BAB III ANALISIS SISTEM Analisis sistem merupakan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan. Pada tahap ini dilakukan penelitian terhadap analisis sistem yang sedang berjalan. Tujuan dari analisis sistem yang sedang berjalan adalah : 1. Menelusuri bagaimana sistem berjalan, dengan memperhatikan proses, aliran data, atau informasi, dan pelaku sistem (dalam flow map sistem yang sedang berjalan). 2. Mengevaluasi sistem sehingga dapat mendukung dan meningkatkan kinerja perangkat lunak yang akan dikembangkan. 3. Mendapatkan kemungkinan pengembangan sistem baru yaitu proses, dan sub proses yang dapat dimodifikasi ke arah yang lebih baik. 3.1. Analisis Sistem Prosedur Dan Dokumen Yang Sedang Berjalan Analisis prosedur merupakan serangkaian proses yang harus dijalankan dengan cara yang telah ditetapkan oleh sekolah sebelum adanya sistem yang baru ini. Analisis prosedur yang sedang berjalan pada SD dan SMP Perguruan Muhammadiyah Tanjungpinang yaitu : 41
42 1. Prosedur siswa baru jenjang SD yang sedang berjalan a. Panitia Penerimaan Siswa Baru atau disingkat dengan panitia PSB memberikan formulir pendaftaran untuk jenjang SD kepada calon siswa yang mendaftar. b. Kemudian calon siswa mengisi formulir pendaftaran tersebut dengan lengkap disertai mencantumkan fotocopy akta kelahiran, kemudian disatukan dalam map dan di hantar ke bagian panitia PSB lagi. c. Panitia PSB mengecek formulir yang diisi oleh calon siswa tersebut, apakah sudah lengkap atau belum, jika belum akan di kembalikan lagi ke calon siswa untuk melengkapinya dan jika sudah lengkap panitia merekap atau menyimpan berkas data calon siswa tersebut untuk di lakukan proses seleksi.
43 Siswa Baru Jenjang SD Panitia PSB Calon Siswa Fotocopy Akta Kelahiran Terisi Fotocopy Akta Kelahiran Pengisian formulir dan melengkapi dokumen syarat Terisi Fotocopy Akta Kelahiran Cek Kelengkapan Tidak Lengkap Ya Terisi Fotocopy Akta Kelahiran Gambar 3.1 Flow map Siswa Baru Jenjang SD
44 2. Prosedur pendaftaran siswa baru jenjang SMP yang sedang berjalan a. Panitia Penerimaan Siswa Baru atau disingkat dengan panitia PSB memberikan formulir pendaftaran untuk jenjang SMP kepada calon siswa yang mendaftar. b. Kemudian calon siswa mengisi formulir pendaftaran tersebut dengan lengkap disertai mencantumkan fotocopy dokumen syarat yang di minta seperti SKHUN (Surat Keterangan Hasil Ujian), fotocopy NISN (Nomor Induk Sekolah Nasional), kemudian disatukan dalam map dan di hantar ke bagian panitia PSB lagi. c. Panitia mengecek formulir yang diisi oleh calon siswa tersebut, apakah sudah lengkap atau belum, jika belum akan di kembalikan lagi ke calon siswa untuk melengkapinya dan jika sudah lengkap panitia merekap atau menyimpan berkas data calon siswa tersebut untuk di lakukan proses seleksi.
45 Siswa Baru Jenjang SMP Panitia PSB Calon Siswa SKHUN, Fotocopy Ijazah legalisir,fotocopy NISN Pengisian formulir dan melengkapi dokumen syarat Terisi SKHUN, Fotocopy Ijazah Legalisir, Fotocopy NISN Terisi SKHUN, Fotocopy Ijazah Legalisir, Fotocopy NISN Cek Kelengkapan Tidak Lengkap Ya Terisi SKHUN, Fotocopy Ijazah Legalisir, Fotocopy NISN Gambar 3.2 Flow map prosedur pendaftaran siswa baru jenjang SMP
46 3. Prosedur seleksi siswa baru jenjang SD yang sedang berjalan a. Panitia memberikan pertanyaan kecerdasan kepada calon siswa, kemudian calon siswa menjawab pertanyaan tersebut. Jawaban calon siswa dinilai oleh panitia PSB b. Hasil seleksi calon siswa ditentukan dari tes kecerdasan dan umurnya > 6 tahun, kemudian di rangking secara descending penilaianya, bagi calon siswa yang termasuk dalam rangking kuota penerimaan dinyatakan diterima atau lulus seleksi. c. Untuk calon siswa yang lulus seleksi akan di buat pernyataan diterima dan informasi daftar ulang. d. Untuk calon siswa yang tidak lulus seleksi akan dibuat pernyataan tidak lulus seleksi dan berkas akan di kembalikan lagi. e. Hasil rangking di arsipkan oleh panitia PSB f. Panitia PSB membuat dan mencetak laporan hasil seleksi penerimaan siswa baru untuk kepala sekolah dan tata usaha.
47 Seleksi Siswa Baru SD Panitia PSB Calon Siswa SD Kepala Sekolah Tata Usaha Terisi Akta Kelahiran Pertanyaan Kecerdasan Menilai Jawaban Pertanyaan Kecerdasan Hasil Tes Kecerdasan Calon Siswa Keseluruhan Merangking Keseluruhan Jawaban Pertanyaan Kecerdasan Pertanyaan Kecerdasan Menjawab Pertanyaan Kecerdasan Jawaban Pertanyaan Kecerdasan Siswa Lulus Seleksi Hasil Ranking Siswa Tidak Lulus Seleksi Data Siswa Lulus Seleksi Data Siswa Tidak Lulus Seleksi Buat Pernyataan siswa di terima dan informasi daftar ulang Buat Pernyataan siswa tidak di terima dan Pengembalian berkas Data Siswa Lulus Seleksi Data Siswa Tidak Lulus Seleksi Pernyataan siswa diterima Informasi Daftar Ulang Pernyataan Siswa Tidak Diterima Fotocopy akta kelahiran Pernyataan Siswa Tidak Diterima Fotocopy akta kelahiran Cetak Laporan Hasil Seleksi Pernyataan siswa diterima Informasi Daftar Ulang Laporan Hasil 2 Seleksi Siswa SD 3 2 1 Laporan Hasil Seleksi Siswa SD Laporan Hasil 3 Seleksi Siswa SD Gambar 3.3 Flow map prosedur seleksi siswa baru jenjang SD
48 4. Prosedur seleksi siswa baru jenjang SMP yang sedang berjalan a. Panitia memberikan bacaan al-quran kepada calon siswa, kemudian calon siswa membaca al-quran tersebut. Hasil bacaan calon siswa dinilai oleh panitia PSB. b. Hasil seleksi calon siswa ditentukan dari tes baca al-quran dan nilai ujian nasional di SKHUN atau di ijazah kemudian di jumlahkan dan di rangking secara descending jumlah nilainya keseluruhan calon siswa, bagi calon siswa yang termasuk dalam rangking kuota penerimaan dinyatakan diterima. c. Untuk calon siswa yang lulus seleksi akan di buat pernyataan diterima dan informasi daftar ulang d. Untuk calon siswa yang tidak lulus seleksi akan dibuat pernyataan tidak lulus seleksi dan akan di kembalikan lagi berkasnya. e. Hasil seleksi di arsipkan. f. Panitia PSB membuat dan mencetak laporan hasil seleksi penerimaan siswa baru untuk kepala sekolah dan tata usaha.
49 Seleksi Siswa Baru SMP PPSB Calon Siswa Kepala Sekolah Tata Usaha Al-Quran Al-Quran Terisi Baca Alquran Menilai calon siswa Tes baca al-quran Tes baca alquran Hasil tes baca alquran Keseluruhan Fotocopy Ijazah, SKHUN, NISN Baca Alquran Merangking kelseluruhan Siswa Lulus Seleksi Hasil Ranking Siswa Tidak Lulus Seleksi Data Siswa Lulus Seleksi Data Siswa Tidak Lulus Seleksi Buat pernyataan siswa di terima dan informasi daftar ulang Pernyataan siswa diterima Informasi Daftar Ulang Data Siswa Lulus Seleksi Data Tidak Siswa Lulus Seleksi Buat pernyataan siswa tidak di terima dan Pengembalian berkas Siswa Tidak Diterima Fotocopy Ijazah, NISN, SKHUN Pernyataan Tidak Diterima Fotocopy Ijazah, SKHUN, NISN Pernyataan siswa diterima Informasi Daftar Ulang Cetak Laporan Siswa Diterima 2 Laporan Siswa SMP Diterima 3 Laporan Siswa SMP Diterima 2 1 3 Laporan Siswa SMP Diterima Gambar 3.4 Flow map prosedur seleksi siswa baru jenjang SMP
50 5. Prosedur Pengolahan Data Siswa Baru Jenjang SD a. Bagian tata usaha membuat data siswa baru di buku induk siswa termasuk membuat NIS siswa baru berserta identitas lengkap siswa baru dari laporan hasil seleksi PSB jenjang SD dan berkas pendaftaranya. b. Kemudian panita membuat dan mencetak laporan data siswa jenjang SD untuk kepala sekolah. Pengolahan Data Siswa Baru Jenjang SD Tata Usaha Kepala Sekolah Laporan Siswa SD Diterima Terisi Fotocopy Akta Kelahiran Buku Induk Siswa Buat data siswa baru di buku induk siswa Buku Induk Siswa Buat dan cetak laporan data siswa jenjang SD 2 1 Laporan Data Siswa SD Laporan Data Siswa SD 2 Gambar 3.5 Flow map prosedur pengolahan data siswa baru jenjang SD
51 6. Prosedur Pengolahan Data Siswa Baru Jenjang SMP a. Bagian tata usaha membuat data siswa baru di buku induk siswa termasuk membuat NIS siswa baru berserta identitas lengkap siswa baru dari laporan siswa SMP diterima dan berkas pendaftarnyanya. b. Kemudian panita membuat dan mencetak laporan data siswa jenjang SMP untuk kepala sekolah. Pengolahan Data Siswa Baru Jenjang SMP Tata Usaha Kepala Sekolah Buku Induk Siswa Laporan Siswa SMP Diterima Terisi Fotocopy Ijazah, SKHUN, NISN Buat data siswa baru di buku induk siswa Buku Induk Siswa Buat dan cetak laporan data siswa jenjang SMP 2 1 Laporan Data Siswa SMP Laporan Data Siswa SMP 2 Gambar 3.6 Flow map prosedur Pengolahan Data Siswa Baru jenjang SMP
52 3.2. Analisis Kelemahan Sistem Berdasarkan analisis prosedur sistem yang berjalan yang di gambarkan melalui flow map diatas, dapat di analisis beberapa kelemahan sistem tersebut yaitu Sistem yang sedang berjalan saat ini pemrosesan data input atau output dan penyimpanan masih bersifat manual, sehingga menyebabkan proses untuk memperoleh informasi memakan waktu yang lama hingga dapat memperlambat informasi terhadap calon siswa dan pihak sekolah. 3.3. Analisis Kebutuhan Sistem Analisis kebutuhan sistem sangat dibutuhkan guna menunjang penerapan sistem baru, sistem baru yang akan diterapkan harus sesuai dengan kebutuhan pada Sekolah Perguruan Muhammadiyah Tanjungpinang, fungsi dari sistem baru ini adalah untuk membantu serta mempermudah sekolah dalam mengelola data input dan output. Untuk mengatasi masalah analisis system diatas maka yang diperlukan adalah memperbaiki sistem pengolahan data tersebut yaitu berupa website yang dapat digunakan terutama dalam hal penerimaan siswa baru, seleksi siswa baru, pengolahan siswa baru, update informasi sekolah sebagai output bagi tersedianya suatu informasi yang dibutuhkan. Dengan sistem yang baru diharapkan permasalahan diatas dapat diatasi. Selain itu, sistem yang dibutuhkan juga perlu ada penyampaian informasi pada masyarakat melalui website seperti profil sekolah, visi dan
53 misi sekolah maupun berita sekolah agar masyarakat dapat mengetahui Sekkolah Perguruan Muhammadiyah Tanjungpinang lebih jelas. Untuk menunjang adanya system yang akan dirancang maka diperluhan kebutuhan lainya antara lain : 1. Analisis Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware) Dalam membangun web ini diperlukan alat pendukung perangkat keras antara lain : a. Processor dengan kecepatan minimal 1 Ghz. b. RAM minimal 256 MB. c. Hardisk 40 GB terpasang. d. VGA minimal 64 MB. e. Monitor dengan resolusi 1024 x 768. f. LAN Card 10/100 Mbps. g. Koneksi internet minimal 64 Kbps. 2. Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak (Software) Kebutuhan perangkat lunak merupakan faktor-faktor yang harus dipenuhi untuk merancang sebuah perangkat lunak sehingga perangkat lunak tersebut sesuai dengan maksud dan tujuan perangkat lunak sistem baru yang di buat.
54 Beberapa perangkat lunak pendukung yaitu : a. Windows XP sebagai sistem operasi. b. MySQL sebagai Database Server (DBMS) c. HTML, PHP, Javascipt, CSS sebagai bahasa pemrograman. d. Macromedia Dreamweaver 8 sebagai editor web. e. Apache sebagai web server. f. Mozilla Firefox 3.6 sebagai browser. 3. Analisis Kebutuhan Pengguna (User) Dari pengamatan tentang prosedur dan dokumen sistem yang sedang berjalan diatas, maka diperoleh beberapa hasil evaluasi terhadap sistem yang berjalan saat ini yaitu penjabaran kebutuhan sistem seperti yang dijelaskan melalui flow map, semua proses masih dilakukan secara manual, sehingga seluruh proses yang ada pada Sekolah Perguruan Muhammadiyah Tanjungpinang akan dikomputerisasi, terutama untuk proses pendaftaran siswa baru dan proses seleksi siswa baru. yaitu : User yang akan memakai sistem baru ini terdiri 4 kategori user Tabel 3.1 Tabel Analisis Kategori User Nama Kategori User Hak Akses Kepala Sekolah Panitia PSB Tata Usaha Kelola Informasi Sekolah Kelola penerimaan siswa baru Kelola data siswa baru
55 Calon siswa Melihat informasi sekolah, melakukan pendaftaran siswa baru