BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Penyebaran informasi menjadi penting bagi suatu organisasi, perusahaan maupun lembaga dalam menginformasikan kebijakan serta acara acara yang dilakukan oleh organisasi, perusahaan maupun lembaga. Dengan melakukan penyebaran informasi suatu lembaga bisa menjadi lebih dikenal oleh masyarakatnya, walaupun di dalam lembaga pemerintahan tidak mencari profit (keuntungan) penyebaran informasi dilakukan dalam rangka publikasi tentang kebijakan lembaga kepada masyarakat luas. Dalam melakukan penyebaran informasi ini Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) mempunyai tujuan khusus yaitu untuk menciptakan public awarness tentang ANRI dan dalam bidang kearsipan. Setelah masyarakat mengetahui tentang ANRI diharapkan dapat meningkatkan pemahaman dan pengetahuan khalayak, khususnya keberadaan dan kiprah ANRI sebagai Lembaga Pemerintah Non Kementerian yang memiliki tugas Negara dibidang kearsipan. Dengan adanya kegiatan ini diharapkan juga menciptakan rasa keingintahuan yang tinggi dalan diri khalayak terhadap ANRI, sehingga mendorong khalayak untuk menggunakan dan mengoptimalkan layanan publik ANRI. Dalam melakukan tugasnya, Subbagian Pubikasi dan Dokumentasi terus berinovasi dalam mengkomunikasikan kebijakan-kebijakan guna menciptakan 1
2 komunikasi yang efektif antara ANRI dengan publiknya. Salah satu cara yang digunakan Subbagian Publikasi dan Dokumentasi ANRI yakni menggunakan media untuk menyampaikan informasi dan kebijakan kearsipan serta kelembagaan. Media yang akan digunakan merupakan media yang menyentuh khalayak, publikasi ini bersifat serentak sesuai dengan segmentasi publik yang telah diinginkan. Pada tahun ini ANRI menggunakan media seperti media cetak yaitu majalah tempo didalam majalah tempo ANRI membuat Advetorial dengan tema Usung Arsip Gerakan Non-Blok Jadi Warisan Memory Of The World, tidak hanya di majalah tempo, ANRI juga memasang iklan persuasif dikoran republika dengan slogan Liburan sambil mengenal Sejarah Bangsa? Ke Gedung Arsip Gajah Mada Aja!. ANRI juga menggunakan media elektronik yaitu dengan mengadakan talkshow tentang arsipan di TVRI yang dihadiri langsung oleh Kepala Arsip Nasional Bapak Mustari Irawan sebagai Narasumber, tidak hanya talkshow di tv, ANRI juga mengadakan talkshow dengan narasumber yang sama di female radio dan mengadakan quiz tentang ANRI di Elshinta radio. Tidak ketinggalan ANRI menggunakan Republika online sebagai media online dalam rangka menyebarluaskan informasi serta kebijakan kebijakan ANRI. Media massa ditujukan agar informasi yang akan disebarkan dapat diterima secara langsung dan langsung menyentuh khalayaknya. Dalam memilih media ANRI mempunyai kriteria khusus yaitu media yang dipilih dianggap mampu
3 menyentuh segmentasi tertentu agar terciptanya tujuan dari diadakannya penyebaran informasi ini. Sudah menjadi tugas humas untuk menginformasikan kebijakan-kebijakan tentang lembaga atau perusahaannya. Dalam melakukan penyebaran informasi di ANRI yang bertugas sebagai penyebar infomasinya adalah unit eselon IV yaitu Subbagian Publikasi dan Dokumentasi yang memang mempunyai tugas melaksanakan publikasi dan dokumentasi, pengelolaan website ANRI, sebagai penerangan masyarakat dan melakukan pelayanan informasi publik. Keputusan ini berdasar oleh peraturan Kepala ANRI nomor 14 tahun 2014 yang dikarenakan kurangnya public awwarness tentang ANRI dan bidang kearsipan dimasyarakat, kurangnya pemahaman dan pengetahuan khalayak, khususnya tentang keberadaan kiprah ANRI sebagai Lembaga Pemerintah Non Kementerian yang memiliki tugas Negara dibidang kearsipan. 1 Arsip Nasional Republik Indonesia merupakan Lembaga Pemerintahan Non Kementerian yang melaksanakan tugas Negara dibidang kearsipan dan memiliki visi Menjadikan Arsip Sebagai Simpul Pemersatu Bangsa Dalam Bingkai Negara Kesatuan Republik Indonesia yang akan dicapai pada Tahun 2025. Dalam upaya mencapai visinya tersebut, dibutuhkan kebijakan dan langkahlangkah strategis agar targer visinya tercapai. Pencapaian ini tidak luput dari peran komunikasi efektif lembaga dalam hal ini ANRI kepada pubik. 1 www.anri.go.id diakses pada 16 Oktober 2015 pukul 14.25wib
4 Keberadaan unit kehumasan di sebuah lembaga atau instansi pemerintah merupakan keharusan secara fungsional dan operasional dalam upaya menyebarluaskan atau untuk mempublikasikan tentang sesuatu kegiatan atau aktivitas instansi bersangkutan yang ditujukan baik untuk masyarakat ke dalam maupun kepada masyarakat luar umumnya. Humas memegang peranan yang sangat penting dalam mempublikasikan kebijakan. Humas dengan publikasinya memiliki kemampuan untuk membuat semua orang yang menjadi target sasaran. Melalui kegiatan penyebaran informasi yang terencana dengan baik, maka akan mendapatkan apa yang diinginkan dari pelaksanaan mempublikasikan kebijakan Pemerintah. Hubungan masyarakat atau disingkat dengan Humas atau Public Relations sangat dibutuhkan hampir disemua bentuk organisasi atau lembaga yang bersifat komersial maupun tidak komersial, dari perusahaan industri, organisasi profesi, institusi pendidikan sampai pemerintahan. Secara garis besar peran humas adalah komunikator dari sebuah organisasi, lembaga atau perusahaan. Selain itu humas juga merupakan salah satu ujung tombak dari organisasi, lembaga atau perusahaan untuk menjalin komunikasi dengan para stakeholders ataupun untuk mengkomunikasikan suatu program dari organisasi, lembaga atau perusahaan kepada publiknya. Humas didalam pemerintah adalah aktifitas yang melakukan fungsi managemen dalam bidang komunikasi dan informasi kepada publik. Humas pemerintah berperan dalam pelayanan terhadap informasi internal
5 organisasi, baik langsung mau pun tidak langsung, mengenai kebijakan dan kegiatan masing-masing instansi pemerintah. Humas melakukan kegiatan komunikasi yang berfungsi sebagai jembatan untuk membangun suasana yang sangat kondusif antar internal maupun membangun citra dari institusi pemerintah tersebut. Oleh karena itu, praktek Humas yang paling ideal adalah dengan berkomunikasi aktif, yaitu menginformasikan berbagai kebijakan pemerintah kepada masyarakat, hal itu bertujuan untuk membentuk citra dimata publiknya Humas disuatu instansi atau lembaga pemerintah dalam masyarakat modern, yakni dalam melakukan kegiatan-kegiatan dan sebagai juru bicara instansi serta melakukan hubungan timbal balik antara pemerintah dengan masyarakat umum, dan organisasi kemasyarakatan, untuk memperjelas suatu kegiatan pemerintah dalam melakukan hubungan intern dengan satuan dan peliputan kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan oleh pemerintah maupun publik yang dimaksud dengan publik adalah publik intern maupun ekstern. Dengan latar belakang tersebut peneliti menetapkan judul untuk penelitian ini adalah sebagai berikut Penyebaran Informasi Kelembagaan Arsip Nasional Republik Indonesia Melalui Media Massa Periode Agustus-Oktober 2015
6 1.2 Fokus Penelitian Penelitian ini difokuskan pada proses Penyebaran Informasi Kelembagaan Arsip Nasional RI Melalui Media Massa Periode Agustus-Oktober 2015. Adapun fokus penelitian yang dilakukan dalam penelitian ini yaitu: Bagaimana proses penyebaran informasi kelembagaan ANRI melalui media masa periode Agustus-Oktober 2015? 1.3 Identifikasi Masalah Berdasarkan uraian latar belakang masalah dan fokus penelitian diatas, maka peneliti mengidentifikasi masalah yang akan dibahas adalah sebagai berikut: 1. Apa yang mendasari humas Arsip Nasional Republik Indonesia melaksanakan penyebaran informasi 2. Bagaimana perencanaan dan pemograman dalam melakukan penyebaran informasi 3. Bagaimana cara humas Arsip Nasional Republik Indonesia dalam mengambil tindakan dan berkomunikasi 4. Bagaimana evaluasi dari kegiatan penyebaran informasi kelembagaan yang dilakukan oleh Arsip Nasional republik Indonesia
7 1.4 Tujuan Penelitian Tujuan diadakannya penelitian ini adalah untuk mengetahui tentang Proses dari Penyebaran Informasi Kelembagaan ANRI Melalui Media Massa Periode Agustus-Oktober 2015. 1.5 Manfaat Penelitian 1.5.1 Manfaat Akademis Penelitian ini diharapkan dapat memberi masukan pengetahuan di bidang Public Relations agar menjadi referensi dan bisa dimanfaatkan untuk keperluan kepustakaan dalam rangka peran humas dalam melakukan penyebaran informasi organisasi, perusahaan maupun lembaga. 1.5.2 Manfaat Praktis Sebagai masukan atau sumbangan pemikiran dan sumber informasi bagi Arsip Nasional Republik Indonesia dalam meningkatkan penyebaran informasinya dan menjadi bahan evaluasi untuk perbaikan dalam upaya menyebarkan informasi kelembagaannya.