29 BAB III. ANALISIS & PERANCANGAN 3.1 Profil Perusahaan Baraha Cellular adalah sebuah distributor pulsa yang terletak di jalan Raya mampang Prapatan nomor 63 yang bisa tergolong sebagai kios besar di area Jakarta Selatan. Kios ini dibentuk pertama kali oleh Ardiansyah sebagai pemilik kios tersebut pada awal 2008. Kios ini awalnya hanya melayani pembelian pulsa untuk kebutuhan telekomunikasi seluler yang biasa digunakan oleh masyarakat saat ini. Tetapi dengan berkembangnya waktu kios ini juga melayani pembelian Pulsa, Voucher fisik dan juga Kartu Perdana baru untuk pelanggan. Visi dari Ardiansyah dalam membentuk kios pulsa Baraha Cell ini adalah untuk : a. Meningkatkan penjualan produk provider telekomunikasi ( Telkomsel, Indosat dan XL ) untuk menambah jumlah pengguna produk telekomunikasi agar semakin berkembang b. Memberikan layanan pembelian kebutuhan telekomunikasi berbasis selular secara langsung ke pelanggan tanpa perlu ke counter asli dari 3 provider tersebut yang hanya menyediakan beberapa tempat saja Selain itu, kios ini diharapkan bisa menjadi kios yang lebih sistematis dalam hal pengoperasiannya, baik dipembelian, penjualan ataupun perhitungan stok barang yang tersedia. 3.1.2 Struktur Perusahaan Di kios Baraha Cell ada 2 status karyawan yang mengoperasikan semua yang berhubungan dengan transaksi yaitu Pemilik Kios dan Pegawai.
30 Gambar 3.1 Struktur perusahaan Baraha Cell Di sistem yang dibuat ini nantinya juga akan melibatkan 2 status pegawai tersebut ditambah 1 Admin sebagai user Administrator dalam aplikasi. Berikut penjelasan tentang pengguna yang terlibat : a) Pemilik kios, adalah orang yang memegang penuh kendali dari kios Baraha Cell. Status ini juga dipakai oleh sistem yang akan dibangun dengan kode yang sama yaitu pemilik. Pemilik kios dalam kesehariannya bertugas untuk mendata karyawan dan juga mengecek laporan hasil transaksi yang sudah dilakukan oleh pegawai selama kurun waktu tertentu b) Pegawai, dalam hal ini pegawai diartikan sebagai karyawan yang mengerjakan transaksi penjualan dan pembelian yang ada di kios. Tugas dari pegawai hanya melakukan penjualan, pembelian serta mengecek jumlah stok yang ada di kios yang nantinya akan diteruskan oleh pemilik kios untuk eskalasi permasalahannya. c) Server, adalah penyedia untuk pengiriman layanan yang dilakukan oleh Kios. Biasanya server ini adalah beberapa tempat dari provider yang khusus menangani provider tersebut misalkan di Telkomsel ada Grapari Telkomsel, Indosat Ooredoo ada Galeri Indosat. Server nantinya yang akan langsung mengirimkan pulsa yang dipesan oleh kios yang nantinya akan langsung masuk ke pelanggan 3.2 Analisa Sistem Berjalan Dalam sebuah kios pulsa ( studi kasus BARAHA Cell ) pasti masih banyak berhubungan dengan penjualan dan pembelian serta stok dari produk yang diakan dijual. Penjualan dan
31 pembelian yang dilakukan saat ini masih kurang efisien dalam pemrosesanya. Dalam perhitungan dan pembentukan laporannya juga masih perlu dilakukan pencatatan-pencatatan dan pemilihan beberapa produk yang akan dibuat laporan dan itu membutuhkan waktu yang lumayan lama dalam pemrosesanya. 3.2.1 Diagram Sistem Berjalan ( Baraha Cell ) Gambar 3.2 Diagram bisnis proses yang dipakai saat ini Keterangan Gambar : 1. Konsumen memilih produk yang ada dalam list produk yang ada di kios pulsa. Dalam kasus ini konsumen masih datang ke kios pulsa. 2. Karyawan melakukan transaksi dengan konsumen tentang barang yang akan dibeli. Pengecekan juga dilakukan dalam tahap ini untuk memastikan produk yang dipilih untuk dibeli sudah sesuai. 3. Pengumpulan dokumen adalah proses dimana setiap transaksi baik sebelum dibayar ataupun sudah akan dicatat oleh karyawan sebagai data informasi transaksi yang sudah dilakukan. 4. Setelah produk diterima oleh pelanggan, pelanggan melakukan pembayaran ke karyawan di kios. 5. Karyawan mencatat produk yang sudah di bayarkan dan mengubah data yang ada di dokumen atau memasukkan data baru kedalamnya. 6. Dalam pembuatan laporan tentang transaksi yang sudah dilakukan dalam beberapa hari, perlu diadakan pemilihan produk tertentu untuk menentukan dan menghitung
32 transaksi yang sudah dilakukan. Dilakukan filter untuk mempermudah dalam pembentukan dan penghitungan laporan. 7. Setelah dilakukan filtering dari beberapa produk yang ada dalam dokumen transaksi, langsung dibentuk laporan penjualan dan pembelian dari beberapa produk yang ada, dan juga perhitungan tentang stok yang ada bisa digunakan untuk berapa hari ke depan 3.3 Analisa Sistem Yang Dirancang Dengan adanya kasus-kasus yang sudah dijelaskan di rumusan masalah, dibuatlah sistem yang bisa menangani apa yang dimau oleh pemakai dan yang paling dibutuhkan oleh pemakai. 3.3.1 Diagram Konseptual Gambar 3.3 Diagram bisnis proses yang dirancang Keterangan sistem yang akan dibuat : 1. Konsumen memilih produk yang akan dibeli. Produk yang ditampilkan adalah produk yang tersedia di daftar barang yang dipunya oleh kios. 2. Karyawan menginputkan data transaksi ( pembelian dan penjualan ) yang dilakukan oleh kios Baraha Cell. 3. Data transaksi yang di inputkan akan langsung masuk kedalam sistem Database kios
33 yang sudah dikelompokkan sesuai data yang ada. Proses ini yang akan menjadi inputan dalam semua laporan yang nantinya akan ditampilkan. 4. Proses pembayaran dilakukan setelah proses inputan sudah selesai dan langsung dilakukan oleh pegawai. 5. Pegawai memilih menu yang disediakan untuk pembuatan laporan 6. Proses pembuatan laporan sudah dilakukan oleh sistem Database yang sudah otomatis dalam perumusan dan penghitungan data yang ada. Laporan nantinya akan otomatis ditampilkan sesuai dengan tipe laporan ( penjualan, pembelian, stok ). 3.3.2 Algoritma Metode Weighted Moving Average Algoritma merupakan alur berjalannya suatu proses pada sistem secara logis yang bertujuan untuk menyelesaikan masalah. Pada sistem peramalan ini terdapat proses utama yaitu proses perhitungan metode. Metode weighted moving average memiliki proses algoritma sebagai berikut: Gambar 3.4 Algoritma Weighted Moving Average Keterangan Algoritma untuk Weighted Moving Average : 1. Pemilihan bulan, dalam hal ini bulan yang dimaksud adalah bulan yang akan dipilih
34 untuk dihitung perkembangan statistik penjualan atua pembelian. Dalam pemilihan ini juga memilih bulan yang akan dijadikan acuan untuk pengembangan, digunakan untuk membanding kan data dari bulan yang pertama. 2. Perhitungan periode adalah bulan yang dipilih di proses yang pertama yang dijadikan acuan untuk proses perhitungan. Proses ini sudah dimasukkan langsung didalam sistem dan akan otomatis perhitungannya setelah periode bulan sudah dipilih. 3. Perhitungan rumus yang digunakan dalam perhitungan Moving Average menggunakan data data yang sudah dinputkan dan dikelompokka sesuai kebutuhan. 4. Hasil nantinya akan ditampilkan dalam laporan yang akan dibentuk sesuai dengan kategori yaitu untuk prediksi stok dan juga laporan penjualan dan pembelian. 3.3.3 Use Case Diagram Use case diagram disini adalah alur proses yang digunakan dalam sistem yang akan dikembangkan. Alur proses adalah pembaruan dari apa yang sudah dibuat didalam proses transaksi yang biasanya. Berikut adalah gambaran untuk Use Case Diagram yang dipakai dalam sistem : Gambar 3.5 Use case diagram sistem yang akan dibuat
35 Penjelasan tentang diagram Use Case yang dibuat : 1. Mengelola data karyawan Pengolahan data karyawan hanya bisa dilakukan oleh pemilik kios sebagai pegawai teratas dalam susunan karyawan yang ada. Pengolahan data karyawan ini berisi tentang memasukkan data pegawai baru, pengubahan data pegawai, dan juga menghapus data pegawai. Table 3.1 Usecase Deskripsi mengelola data karyawan Use Case Number 1 Use Case Name Mengelola data karyawan Actor Admin Description Pemakai user admin akan mengelola data pegawai untuk : a) Input data pegawai, jika ada pegawai baru b) Edit data pegawai c) Delete data pegawai, jika pegawai tersebut sudah tidak berkontribusi dalam kios d) Reset password pegawai Precondition Data pegawai sudah ada maupun data yang baru akan masuk Alternative Flow Sistem akan mengeluarkan pop-up error jika data yang dimasukkan ada yang tidak sesuai atau kurang Post-Condition Data pegawai masuk kedalam sistem dan akan ditampilkan di list pegawai 2. Mengelola proses pembelian Untuk pengolahan proses pembelian, hanya dilakukan oleh pegawai. Proses pembelian ini dilakukan untuk menambah stok barang yang ada di kios pulsa. Pembelian yang dilakukan sesuai dengan kebutuhan dari kios untuk kategori mana yang akan ditambah stoknya. Berikut deskripsi untuk usecase ini : Table 3.2 Usecase Deskripsi mengelola transaksi Use Case Number 2 Use Case Name Mengelola pembelian Actor Pegawai
36 Description Precondition Alternative Flow Post-Condition Pegawai akan melakukan proses pembelian barang sesuai dengan kategori ( voucher, pulsa, kartu perdana ) yang dibutuhkan oleh kios stok kurang dari 20 untuk voucher dan perdana, saldo kurang dari Rp 300,000 Sistem akan mengeluarkan pop-up error jika data yang dimasukkan ada yang tidak sesuai atau kurang Data pembelian pembelian akan masuk kedalam sistem yang nantinya akan ditampilkan di list report harian. Stok akan bertambah dan harga jual barang otomatis terupdate sesuai dengan total harga beli produk terakhir. 3. Mengelola proses penjualan Proses penjualan dilakukan oleh pegawai sama halnya dengan pembelian. Penjualan ini dimaksudkan untuk menambah penghasilan yang ada dikios dengan menjual kategori dan produk yang dipilih oleh pelanggan. Table 3.3 Usecase Deskripsi mengelola transaksi Use Case Number 3 Use Case Name Mengelola penjualan Actor Pegawai Description Pegawai menjual produk yang ada di stok kios sesuai dengan kategori dan produk yang di inginkan oleh pelanggan. Precondition Pelanggan datang ke kios dan memilih kategori dan produk yang diinginkan. Pegawai harus menginputkan nomor pelanggan pada saat penjualan kategori pulsa. Alternative Flow Sistem akan mengeluarkan pop-up error jika data yang dimasukkan ada yang tidak sesuai atau kurang Post-Condition Data penjualan akan masuk kedalam sistem yang nantinya akan ditampilkan di list laporan harian. Stok atau saldo akan otomatis berkurang jika transaksi berhasil.
37 4. Melihat data laporan Data laporan biasanya digunakan untuk membuat laporan bulanan, bisa tentang penghasilan ataupun pengeluaran dari kios pulsa. Dalam sistem ini, semua user bisa melihat laporan transaksi jual beli ataupun stok yang ada sampai saat ini. Table 3.4 Usecase Deskripsi melihat data laporan Use Case Number 4 Use Case Name Melihat data laporan Actor Pemilik kios, Pegawai, Admin Description List data laporan transaksi pembelian dan penjualan dan jumlah stok barang yang tersedia sampai sekarang. Precondition Pegawai sudah melakukan transaksi penjualan dan pembelian Alternative Flow Sistem akan mengeluarkan pop-up error jika data yang dimasukkan ada yang tidak sesuai atau kurang Post-Condition Laporan digunakan untuk pendataan transaksi jual beli di periode tertentu sesuai dengan keinginan dan juga tampil jumlah stok yang ada sampai saat ini 5. Melihat prediksi penjualan dan stok Dalam sistem ini juga disediakan prediksi untuk target penjualan di kedepannya dan juga prediksi stok yang ada saat ini bisa menyanggupi transaksi sampai berapa lama. Prediksi ini dihitung berdasarkan metode Wighted Moving Average atau Metode penggunaan Rata-Rata Berjalan. Table 3.5 Usecase Deskripsi melihat prediksi penjualan dan stok Use Case Number 5 Use Case Name Melihat prediksi penjualan dan stok Actor Pemilik kios Description Pemilik melihat hasil transaksi sampai hari ini dengan membandingankan dengan transaksi di bulan tertentu sesuai dengan kebutuhuan dan pencapaian target penjualan yang diharapkan Precondition Pegawai sudah melakukan transaksi penjualan dan pembelian
38 Alternative Flow Post-Condition Sistem akan menampilkan nilai yang kosong jika transaksi di periode tersebut belum ada Pemilik bisa memprediksikan target penjualan untuk beberapa hari kedepan sebagai acuan dalam pencapaian target bulanan. 3.3.4 Activity Diagram Diagram aktifitas yang digambarkan adalah semua aktifitas yang nantinya akan digunakan dalam sistem yang akan dibuat. Aktifitas didalam diagram ini adalah aktifitas dari setiap aktor yang nantinya akan terlibat dengan sistem. Activity Diagram yang digambarkan dipisahkan sesuai dengan use case yang sudah dibuat sebelumnya, yaitu : 3.3.4.1 Activity Diagram Login Berikut adalah activity diagram dalam penerapan sistem login aplikasi : Gambar 3.5 Activity Diagram Login Sistem 3.3.4.2 Activity Diagram Mengolah Data Pegawai
39 Berikut adalah activity diagram dalam proses pengolahan data pegawai yang dilakukan oleh pemilik kios dan admin. Gambar 3.6 Activity Diagram Pengolahan data pegawai 3.3.4.3 Activity Diagram Pengolahan Pembelian Berikut adalah activity diagram untuk pembentukan transaksi pembelian barang yang ada didalam sistem aplikasi :
40 Gambar 3.7 Activity Diagram proses transaksi pembelian 3.3.4.4 Activity Diagram Pengolahan transaksi Penjualan Berikut adalah activity diagram yang dilakukan oleh pegawai untuk mengoperasikan pendataan penjualan yang ada di kios :
41 Gambar 3.8 Activity Diagram mengelola penjualan 3.3.4.5 Activity Diagram Mengelola Laporan Setelah melakukan transaksi kios membutuhkan rekap laporan dari transaksi yang sudah dilakukan oleh pegawai. Berikut adalah activity diagram yang dilakukan untuk mendapatkan laporan dari transaksi ataupun stok : Gambar 3.9 Activity Diagram Pengolahan laporan
42 3.3.4.6 Activity Diagram Prediksi Dalam menu prediksi ini berisikan perkiraan transaksi yang harus dilakukan oleh kios di periode tertentu dan juga jumlah stok yang ada dibandingkan dengan rata-rata transaksi selama satu bulan kebelakang apakah cukup atau tidak. Prediksi penjualan digunakan untuk pengecekan penjualan yang dilakukan selama bebrapa hari sudah mencapai target atau belum. Hasil target bergantung kepada rata-rata transaksi 2 bulan yang dipilih. Sedangkan prediksi stok digunakan untuk melihat kecukupan dari stok yang diada sampai saat ini dibandingkan dengan rata-rata transaksi satu bulan kebelakang akan cukup berapa hari. Keduanya menggunakan metode Weighted Moving Average atau perhitungan rata-rata berjalan. Jadi Reporting ini akan bergerak terus sampai proses ditransaksi di hari ini selesai. Berikut Activity diagram yang dilakukan oleh pemilik kios untuk memperoleh perhitungan tersebut : Gambar 3.10 Activity Diagram laporan prediksi
43 3.3.5 Sequence Diagram Dalam sequence diagram digambarkan proses pembentukan laporan yang dilakukan oleh aktor ( pengguna ) dan juga sistem. Dalam diagram ini digambarkan secara detail apa saja yang dilakukan sistem agar proses pembentukan data dan laporannya bisa sesuai dengan yang diharapkan. Berikut beberapa proses sequence diagram berbasis dari activity diagram yang digunakan dalam sistem. 3.3.5.1 Sequence Diagram Login Perintah untuk melakukan login difungsikan untuk semua pengguna aplikasi Kios Pulsa ini. Berikut adalah alur sistem proses untuk login kedalam sistem : Gambar 3.11 Sequence Diagram Login 3.3.5.2 Sequence Diagram Mengelola data Pegawai Dalam pengolahan data pegawai baik untuk input data baru, merubah data lama ataupun menhapus data membutuhkan alur yang harus dilakukan. Berikut alur proses untuk pengolahan data pegawai yang ada dalam sistem.
44 Gambar 3.12 Sequence Diagram mengelola data pegawai 3.3.5.3 Sequence Diagram Melakukan transaksi Pembelian Pengolahan data transaksi pembelian ini dilakukan oleh pegawai saja. Berikut adalah alur proses yang harus dilakukan pegawai dan alur yang ada dalam sistem untuk transaksi pembelian.
45 Gambar 3.13 Sequence Diagram proses Pembelian 3.3.5.4 Sequence Diagram Melakukan transaksi Penjualan Proses transaksi penjualan juga dilakukan hanya oleh pegawai. Berikut adalah alur proses yang harus dilakukan oleh pegawai dalam transaksi penjualan dan alur yang akan dijalankan oleh sistem.
46 Gambar 3.14 Sequence Diagram proses Penjualan 3.3.5.5 Sequence Diagram Melihat hasil laporan Untuk melihat laporan yang harus dilakukan oleh seluruh pegawai yang ada didalam kios pulsa diperlukan beberapa proses untuk pengecekannya. Laporan ini ditampilkan ke semua user yang ada. Berikut adalah alur proses semua user untuk mendapatkan laporan yang diinginkan.
47 Gambar 3.15 Sequence diagram melihat laporan 3.3.5.6 Sequence Diagram Melihat laporan prediksi Laporan prediksi ini dikhususkan untuk Pemilik kios untuk melihat perkiraan penjualan yang harus dilakukan oleh pegawai di kios tersebut atau dalam artian penentuan target. Berikut adalah alur proses yang harus dilakukan oleh pemilik kios untuk mendapatkan hasil prediksi Penjualan dan prediksi Stok.
48 Gambar 3.16 Sequence Diagram Pengolahan prediksi 3.3.6 Class Diagram Dalam pembentukan lapora-laporan dan halaman yang ada di aplikasi, dibutuhkan class-class yang mengkondisikan semua data yang ada di aplikasi. Dalam class diagram juga digambarkan relasi relasi antar class untuk mendapatkan hasil yang sesuai dengan kententuan yang ada di activity dan sequence. Berikut adalah class diagram yang digunakan oleh aplikasi ini :
49 Gambar 3.17 Class Diagram aplikasi 3.3.6 Tampilan Antar Muka ( Mockup ) Aplikasi Tampilan antar muka ini biasanya digunakan oleh sistem analis untuk mendeskripsikan tampilan sistem atau aplikasi yang akan dibuat kepada pengguna. Tampilan ini harus sudah mendeskripsikan bagaiman bentuk dari aplikasi yang akan dibuat mulai dari awal masuk ( login ) sampai halaman-halaman yang ada didalamnya. Berikut adalah tampilan antar muka yang akan dibuat : a) Tampilan login b) Tampilan Halaman awal Gambar 3.18 Tampilan halaman login
50 Dalam halaman ini, dibagi menjadi 3 tampilan sesuai dengan status pegawai dari pengguna yang login : Gambar 3.19 Tampilan halaman awal user admin Gambar 3.20 Tampilan halaman awal user Pemilik Kios
51 Gambar 3.21 Tampilan halaman awal user Pegawai c) Tampilan Halaman Pegawai Gambar 3.22 Tampilan halaman pengelolaan data pegawai
52 d) Tampilan Halaman Transkasi Gambar 3.23 Tampilan halaman pengolahan transaksi e) Tampilan Halaman Laporan Gambar 3.24 Tampilan halaman laporan
53 f) Tampilan Halaman Prediksi Gambar 3.25 Tampilan halaman prediksi