105 BAB 4 IMPLEMENTASI DAN EVALUASI 4.1. Implementasi Dalam implementasi, sistem solusi yang dikembangkan dibangun dengan perangkat keras dan perangkat lunak. Berikut adalah spesifikasi minimum sistem solusi yang direkomendasikan berdasarkan pengujian yang telah dilakukan. 4.1.1. Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Keras Spesifikasi minimum perangkat keras sistem mobile e-mail, antara lain: Processor RAM Harddisk : Pentium 4 1,8 GHz : 512 MB : 10 GB SMS Gateway : itegno 3000 4.1.2. Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak Kebutuhan perangkat lunak yang digunakan untuk sistem mobile e-mail, antara lain: Sistem Operasi Sistem Basis Data : MS Windows XP : MySQL Database server versi 4.0.x MySQL Administrator 1.0.x E Mail Client : Microsoft Outlook
106 SMS Gateway : Gammu 1.0.0.0 Bahasa pemrograman : Visual Studio 2003 4.2. Prosedur Operasional 4.2.1. Spesifikasi Uji coba Sistem Mobile E-mail Pada tahap implementasi, spesifikasi sistem yang digunakan adalah sebagai berikut: Processor RAM Harddisk : Pentium 4 2,4 GHz : 1GB : 160GB SMS Gateway : itegno 3000 Gammu 1.0.0.0 Sistem Operasi Sistem Basis Data : MS Windows XP : MySQL Database server versi 4.1.12a MySQL Administrator 1.0.21 E Mail Client : Microsoft Outlook 2003 Bahasa pemrograman : Visual Studio 2003 Pada persiapan awal, hal-hal yang perlu dipersiapkan untuk komputer uji coba adalah: Proses instalasi Microsoft Exchange Server pada virtual machine komputer yang terkait. Kemudian, konfigurasi sistem Microsoft Exchange Server yang perlu dilakukan.
107 Instalasi Microsoft Outlook pada komputer user Instalasi bahasa pemrograman Visual Studio 2003 4.2.2. MySQL Langkah langkah instalasi dan konfigurasi sistem terdiri dari beberapa langkah yaitu : Instalasi dan konfigurasi MySQL Database server versi 4.1.12a Untuk installasi database server MySQL, file instalasi terbaru (versi 4.0.x) untuk platform Win32 dapat didownload dari situs http://www.mysql.org, atau file: mysql-4.1.12a-win.zip, yang disertakan dalam paket ini, dapat digunakan. Berikut adalah petunjuk instalasinya : - Extract terlebih dahulu file mysql-4.1.12a-win32.zip dahulu lalu double click setup.exe. - Pilih next lalu untuk tipe installasi pilih complete - Pilih button install - Pada login account mysql pilih skip sign-up - Setelah instalasi selesai, untuk melakukan konfigurasi langsung pilih configure the mysql server now lalu finish. Untuk konfigurasi dari MySQL, langkah langkahnya : - Pilih next untuk masuk ke dalam konfigurasi - Untuk tipe konfigurasi, pilih detailed configuration - Untuk pemanfaatan MySQL, pilih developer machine - Untuk tipe database, pilih multifunctional database
108 - Untuk tempat meletakkan konfigurasi, pilih drive C tempat installlation path - Untuk kegunaan MySQL, pilih decision support (dss)/olap - Kemudian pilih, enable tcp/ip networking dan port number 3306 - Untuk tipe karakter, pilih standard character set - Pilih installl as windows service lalu pilih launch the mysql server automatically - Pada modify security settings, jika password untuk root tidak diisi atau dibuat kosong, hapus pilihan untuk modifikasi security. Jika password diisi, harap dicatat dan diingat dengan baik. - Pilih next lalu execute Installasi dan konfigurasi MySQL Administrator 1.0.21 Langkah langkah untuk instalasi MySQL Administrator 1.0.21, yakni : - Double click pada mysql-administrator-1.0.21-win.msi - Pilih I accept the terms in the license agreement lalu next - Pilih folder tempat instalasi lalu next - Pilih tipe instalasi complete lalu next - Pilih install - Pilih finish
109 Langkah langkah untuk konfigurasi MySQL Administrator 1.0.21, yakni : - Jalankan file exe dari MySQL Administrator 1.0.21 - Isi username dan password dari MySQL lalu tekan OK - Click restore - Lalu click button Open backup file - Pilih database yang akan direstore. File database ini telah disertakan bersama dengan program - Lalu click tombol Open dan Start Restore. - Setelah database selesai di-restore click tombol Close 4.2.3. Microsoft Outlook 2003 Hal-hal yang perlu dilakukan dalam mempersiapkan Microsoft Outlook 2003, yaitu: 1. instalasi Microsoft Outlook 2003 Masukkan dan jalankan CD Office 2003 Pilih program Outlook 2003 untuk di-install lalu tekan tombol install Proses instalasi akan berjalan dan setelah program instalasi selesai dilakukan jawab "OK" untuk pertanyaan "Microsoft Office 2003 has been updated successfully."
110 2. konfigurasi Microsoft Outlook 2003: Setelah anda melakukan instalasi Outlook pada computer client, anda akan diminta untuk mengkonfigurasi saat pertama kali membukanya. Pilihlah yes untuk pertanyaan "Would you like to configure an E-mail account?", lalu next. Pilih tipe server, yaitu Microsoft Exchange Server lalu next Isikan nama Exchange Server beserta username yang dipakai, lalu next Setelah itu tekan finish 4.2.4. Microsoft Exchange Server 2000 Konfigurasi yang perlu dilakukan pada Exchange Server, antara lain: lakukan penambahan user pada active directory Pilih start > programs > administrative tools > active directory users and computer Pada folder user dari astra.com, click kanan new user. Buatlah biodata user dan berikan nama dalam domain Exchange Server. Mis: agus kianto@trac.astra.co.id untuk user e-mail dalam domain Exchange Server: trac.astra.co.id. Kemudian, click next.
111 Isikan password untuk user tersebut lalu click next Pada pembuatan account e-mail, berikan nama alias untuk user tersebut, isi nama server Exchange. Kemudian, click next. Pilih finish 4.2.5. Prosedur Penggunaan Sistem untuk Admin Untuk menggunakan sistem, ada beberapa tahap awal yang perlu dilakukan, yakni : - Admin mempersiapkan alat SMS gateway yang telah terhubung dengan komputer - Admin memeriksa port yang digunakan oleh SMS gateway dan menggantinya pada file gammurc - Admin melakukan login pada account Outlook 4.2.5.1. Memulai Program Agar dapat menjalankan program administrasi sistem, admin harus melakukan prosedur login terlebih dahulu seperti yang terlihat pada Gambar 4.1.
112 Gambar 4.1 Menu login Pada halaman login, masukkan username dan password. Jika admin menekan tombol Login, maka sistem akan melakukan validasi username dan password yang dimasukkan oleh admin tersebut. Jika tombol Batal yang ditekan, maka sistem akan keluar. Jika verifikasi username dan password tidak berhasil maka akan ditampilkan pesan kesalahan seperti pada Gambar 4.2.
113 Gambar 4.2 Tampilan dialog box untuk pesan kesalahan Admin dapat mencoba untuk login kembali setelah tombol OK atau tombol close windows yang ada di pojok kanan atas pesan kesalahan ditekan. Sistem akan menampilkan kembali form untuk melakukan login. Apabila verifikasi username dan password berhasil maka admin akan masuk ke halaman utama dari sistem yang berisi menu menu utama seperti pada Gambar 4.3. Pada halaman utama ini, secara periodik setiap 30 detik sistem akan melakukan pemeriksaan terhadap inbox dari e-mail dan SMS.
114 Gambar 4.3 Menu utama Setelah berhasil melakukan prosedur login, maka akan ditampilkan halaman utama sistem dan aplikasi gammu.exe akan dijalankan. Halaman utama ini merupakan halaman utama yang akan melakukan otomatisasi pengiriman SMS dan e-mail berdasarkan format tertentu serta SMS operasional seperti customer birthday dan maintenance kendaraan. Pada halaman ini terdapat menu menu utama yang berupa link ke halaman tertentu pada sistem. Untuk melakukan manajemen sistem, maka admin
115 dapat memilih menu menu yang terdapat pada menu utama pada bagian atas halaman. Menu menu yang terdapat pada menu utama pada bagian atas halaman halaman utama yaitu : SMS Menu ini merupakan menu yang digunakan untuk mengelompokkan segala sesuatu yang terkait dengan pengiriman SMS oleh admin. Submenu yang terdapat pada menu ini yakni : Kirim SMS Submenu ini digunakan untuk menampilkan halaman yang mengatur pengiriman SMS secara langsung oleh admin. Pengiriman ini dapat dilakukan ke suatu kelompok atau grup atau ke individu tertentu. Manajemen Grup Menu ini merupakan menu yang digunakan untuk mengatur grup dan hak pendistribusian informasi melalui SMS dan e- mail. Submenu submenu yang terdapat pada menu ini, yakni:
116 Master Grup Submenu ini digunakan untuk menampilkan halaman yang mengatur manajemen grup. Pengaturan ini meliputi penambahan dan pengubahan data grup. Grup inilah yang digunakan untuk mengelompokkan user user dari sistem untuk memudahkan dalam operasional sistem. Master User Submenu ini digunakan untuk menampilkan halaman yang mengatur manajemen user. Pengaturan ini meliputi penambahan, pengubahan dan penghapusan data dari user. Data user inilah yang akan digunakan untuk pengiriman SMS dan e-mail maupun untuk autentifikasi sistem. Laporan Menu ini digunakan untuk mengelompokkan submenu yang akan memberikan laporan terkait dengan SMS dan e-mail yang masuk maupun keluar dari sistem. Submenu yang terdapat pada menu ini yakni : Laporan Inbox Submenu ini digunakan untuk menampilkan halaman yang berisi daftar dari SMS atau e-mail yang masuk ke dalam sistem. Data yang diambil dapat dilihat secara harian berdasarkan tanggal tertentu.
117 Laporan Outbox Submenu ini digunakan untuk menampilkan halaman yang berisi daftar dari SMS atau e-mail yang keluar dari sistem. SMS yang keluar dikelompokkan berdasarkan tujuannya, yakni : otomatisasi untuk customer birthday, maintenance dan pengiriman SMS. Data yang diambil dapat dilihat secara harian berdasarkan tanggal tertentu. Setting Menu ini digunakan untuk mengelompokkan submenu yang akan mengatur otomatisasi operasional harian yakni SMS untuk customer birthday dan maintenance. Submenu yang terdapat pada menu ini, yakni : Customer Data Submenu ini digunakan untuk menampilkan halaman yang mengatur manajemen dari otomatisasi pengiriman SMS untuk customer birthday. Pengaturan ini meliputi template SMS yang akan digunakan hingga waktu pengiriman SMS. Maintenance Data Submenu ini digunakan untuk menampilkan halaman yang mengatur manajemen dari otomatisasi pengiriman SMS untuk maintenance kendaraan. Pengaturan ini meliputi template SMS yang akan digunakan hingga jam pengiriman SMS.
118 Template SMS Submenu ini digunakan untuk mengatur manajemen dari template SMS yang ada meliputi penciptaan template SMS untuk customer birthday maupun maintenance kendaraan. LogOut Menu ini digunakan untuk keluar dari sistem. Setelah menu ini di-click, maka pesan konfirmasi akan ditampilkan kepada admin untuk memastikan bahwa admin ingin keluar dari sistem. 4.2.5.2. Mengirim SMS Untuk mengirimkan SMS, admin dapat masuk ke halaman pengiriman SMS dengan meng-click menu SMS lalu submenu kirim SMS. Jika submenu ini di-click maka pada layar akan tampil halaman pengiriman SMS seperti pada Gambar 4.4. Admin mempunyai hak akses penuh untuk mengirimkan SMS.
119 Gambar 4.4 Tampilan halaman pengiriman SMS Halaman ini digunakan untuk melakukan pengiriman SMS secara langsung oleh admin. Pengiriman SMS ini dapat ditujukan ke pihak lain baik secara individu maupun grup. Untuk mengirimkan SMS maka admin harus melakukan beberapa pengisian dan pengaturan : Pengiriman ke individu Langkah langkah yang dapat dilakukan untuk mengirimkan SMS ke individu yakni :
120 Pada tipe pengiriman, click combo box dan pilih kirim ke individu Pada tujuan, masukkan nomor HP dari pihak yang akan menerima SMS. Jika SMS akan dikirimkan ke beberapa nomor HP, silakan memasukkan semua nomor HP tersebut dengan tanda, ( koma ) sebagai pemisah Pada pesan, silakan memasukkan pesan SMS yang akan dikirimkan Pengiriman ke grup Pada tipe pengiriman, click combo box dan pilih kirim ke grup Setelah itu, akan tampil combo box yang berisi nama nama grup yang ada di dalam database. Pilihlah nama grup yang akan dikirimkan SMS. Untuk lebih jelasnya, perhatikan Gambar 4.5 Pada tujuan, admin tidak perlu mengisi apapun karena secara otomatis akan terisi dengan nama grup yang akan menerima SMS Pada pesan, silakan memasukkan pesan SMS yang akan dikirimkan
121 Gambar 4.5 Tampilan pengiriman SMS ke grup Jika tombol kirim ditekan, maka akan dilakukan validasi validasi seperti : Validasi pengisian nomor tujuan Jika admin gagal melewati validasi ini, maka akan muncul pesan kesalahan seperti pada Gambar 4.6
122 Gambar 4.6 Tampilan pesan kesalahan untuk pengisian nomor tujuan Validasi pengisian pesan SMS Jika admin gagal melewati validasi ini, maka akan muncul pesan kesalahan seperti pada Gambar 4.7.
123 Gambar 4.7 Tampilan pesan kesalahan untuk pengisian pesan Validasi pemilihan nama grup Jika admin gagal melewati validasi ini, sebuah pesan kesalahan seperti pada Gambar 4.8 akan muncul.
124 Gambar 4.8 Tampilan pesan kesalahan untuk pengisian nama grup Jika admin menekan tombol Batal maka sistem akan keluar dari halaman pengiriman SMS dan kembali ke halaman Halaman utama. 4.2.5.3. Mengatur Manajemen Grup Untuk mengatur manajemen dari grup pemakai sistem ini, admin dapat masuk ke halaman manajemen grup dengan cara meng-click menu Manajemen Grup lalu memilih submenu Master Grup. Jika submenu Master Grup telah di-click,
125 sistem akan masuk ke dalam halaman manajemen grup seperti yang terlihat pada Gambar 4.9. Gambar 4.9 Tampilan halaman manajemen grup Pada halaman manajemen grup, admin dapat melihat grup grup yang ada dalam database sistem termasuk user user yang menjadi anggotanya. Adapun langkah langkah yang harus dilakukan untuk melihat keseluruhan data dan informasi tersebut yakni : Pilihlah tipe grup yang akan dilihat, yakni internal atau customer. Tipe grup internal dipilih untuk grup dari internal
126 perusahaan. Tipe grup customer dipilih jika grup tersebut berasal dari pihak eksternal perusahaan seperti customer maupun rekan bisnis. Pilihlah nama grup yang akan dilihat anggotanya. Jika nama grup tersebut sudah dipilih maka daftar anggota dari grup tersebut dan tingkat keamanan grup akan muncul seperti pada Gambar 4.10. Gambar 4.10 Tampilan halaman grup Pada halaman ini, admin juga dapat melakukan penambahan grup dengan langkah langkah sebagai berikut :
127 Tekan tombol Tambah sehingga sistem akan menampilkan halaman untuk menambah grup seperti pada Gambar 4.11. Gambar 4.11 Tampilan menu untuk penambahan grup Pada tipe grup, pilihlah tipe dari grup yang akan ditambah dengan ketentuan internal untuk pihak dalam perusahaan dan customer untuk pihak luar perusahaan Selanjutnya, isi nama grup yang akan dibuat. Sebaiknya nama grup ini unik sehingga memudahkan untuk mengenali dan mengidentifikasi grup tersebut.
128 Pilihlah hak akses dari grup tersebut yang terbagi atas : T Tidak dapat mengirimkan e-mail dan SMS E Dapat mengirimkan e-mail S Dapat mengirimkan SMS D Dapat mengirimkan e-mail dan SMS Admin mempunyai wewenang untuk menetapkan hak akses dari setiap grup. Jika sudah yakin dengan data yang dimasukkan, tekanlah tombol Simpan. Sistem kemudian akan melakukan validasi terhadap data yang diisi. Jika admin berhasil melewati validasi ini maka pesan seperti pada Gambar 4.12 akan muncul dan sistem akan kembali ke manajemen grup jika tombol OK diclick. Jika admin gagal melewati validasi akan muncul pesan kesalahan seperti pada Gambar 4.13
129 Gambar 4.12 Tampilan pesan bahwa data berhasil disimpan Gambar 4.13 Tampilan pesan kesalahan untuk pengisian nama grup
130 Jika admin membatalkan keinginan untuk menambah grup maka admin dapat menekan tombol Batal dan akan membuat sistem kembali pada halaman manajemen grup. Manajemen grup juga memberikan fasilitas kepada admin untuk melakukan perubahan pada data grup. Adapun langkah langkah yang dapat dilakukan admin untuk melakukan perubahan ini yakni : Pada halaman manajemen grup, admin dapat menekan tombol Ubah setelah memilih terlebih dahulu nama grup yang akan diubah. Jika berhasil, maka admin akan masuk ke halaman yang disediakan untuk mengubah data grup dan data grup akan tampil secara otomatis seperti pada Gambar 4.14. Gambar 4.14 Tampilan menu grup untuk melakukan perubahan data
131 Jika admin tidak memilih nama grup yang akan diubah, maka akan muncul pesan kesalahan seperti pada Gambar 4.15. Gambar 4.15 Tampilan pesan kesalahan untuk menu edit Pada halaman untuk mengubah data grup, admin dapat mengubah data sesuai dengan keperluan. Jika admin sudah merasa yakin dengan data yang diisi, admin dapat menekan tombol Simpan untuk menyimpan data grup tersebut. Sistem akan melakukan validasi dalam penyimpanan ini. Jika berhasil, maka pesan seperti pada Gambar 4.16 akan muncul
132 dan sistem akan kembali ke manajemen grup jika tombol OK di-click. Gambar 4.16 Tampilan pesan bahwa data berhasil disimpan Jika admin gagal untuk menyimpan, maka akan muncul pesan seperti Gambar 4.17. Gambar 4.17 Tampilan pesan kesalahan pengisian nama grup
133 Jika admin membatalkan keinginan untuk mengubah grup maka admin dapat menekan tombol Batal dan akan membuat sistem kembali pada halaman manajemen grup. Jika admin ingin kembali ke halaman Halaman utama, admin dapat meng-click tombol close windows yang ada di pojok kanan atas layar. 4.2.5.4. Mengatur Manajemen User Untuk mengatur manajemen dari user sistem ini, maka admin dapat masuk ke halaman manajemen user dengan cara meng-click menu Manajemen Grup lalu memilih submenu Master User. Jika submenu Master User telah di-click maka sistem akan masuk ke dalam halaman manajemen user seperti yang terlihat pada Gambar 4.18. Gambar 4.18 Tampilan menu untuk manajemen user
134 Pada halaman manajemen user, admin dapat melihat user user yang ada dalam database sistem termasuk data data yang terkait dengannya. Adapun langkah langkah yang harus dilakukan untuk melihat keseluruhan data dan informasi tersebut yakni : Pilihlah nomor pegawai yang menjadi identitas user tersebut. Jika admin telah memilih maka akan tampil data dan informasi user yang memiliki nomor pegawai tersebut seperti pada Gambar 4.19. Gambar 4.19 Tampilan halaman yang berisi data pegawai
135 Pada halaman ini, admin juga dapat melakukan penambahan user dengan langkah langkah sebagai berikut : Tekan tombol Tambah sehingga sistem akan menampilkan halaman untuk menambah user seperti pada Gambar 4.20 Gambar 4.21 Tampilan menu untuk penambahan user Admin dapat mengisikan data data dari user sistem dengan lengkap Jika sudah yakin dengan data yang dimasukkan, tekan tombol Simpan. Sistem kemudian akan melakukan validasi terhadap data yang diisi. Validasi yang dilakukan meliputi validasi terhadap data data yang akan diisi oleh admin. Jika
136 admin berhasil melewati validasi ini maka akan muncul pesan seperti pada Gambar 4.21 dan sistem akan kembali ke manajemen user jika tombol OK di-click. Gambar 4.21 Tampilan pesan berisi data berhasil disimpan Jika ada validasi yang gagal dilewati admin, pesan kesalahan seperti yang terlihat pada Gambar 4.22 sampai Gambar 4.26 akan muncul.
137 Gambar 4.22 Tampilan pesan kesalahan untuk pengisian nomor pegawai Gambar 4.23 Tampilan pesan kesalahan untuk pengisian nama pegawai
138 Gambar 4.24 Tampilan pesan kesalahan untuk pengisian nomor hp pegawai Gambar 4.25 Tampilan pesan kesalahan untuk pengisian grup pegawai
139 Gambar 4.26 Tampilan pesan kesalahan untuk pengisian e-mail pegawai Jika admin membatalkan keinginan untuk menambah user maka admin dapat menekan tombol Batal dan akan membuat sistem kembali pada halaman manajemen user. Manajemen user juga memberikan fasilitas kepada admin untuk melakukan perubahan pada data user. Adapun langkah langkah yang dapat dilakukan admin untuk melakukan perubahan ini yakni :
140 Pada halaman manajemen user, admin dapat menekan tombol Ubah setelah memilih terlebih dahulu nomor pegawai yang akan diubah. Jika admin berhasil, admin akan masuk ke halaman yang disediakan untuk mengubah data user dan data user akan tampil secara otomatis seperti pada Gambar 4.27. Gambar 4.27 Tampilan data pegawai Jika admin tidak memilih nomor pegawai yang akan diubah, pesan kesalahan seperti pada Gambar 4.28 akan muncul.
141 Gambar 4.28 Tampilan pesan kesalahan untuk pemilihan nomor pegawai Pada halaman untuk mengubah data user, admin dapat mengubah data sesuai dengan keperluan. Jika admin sudah merasa yakin dengan data yang diisi, admin dapat menekan tombol Simpan untuk menyimpan data grup tersebut. Sistem akan melakukan validasi dalam penyimpanan ini. Jika sistem berhasil menyimpan data, pesan seperti pada Gambar 4.29 akan muncul dan sistem akan kembali ke manajemen user jika tombol OK di-click.