BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang dan Permasalahan Informasi telah menjadi kebutuhan mendasar bagi setiap organisasi, baik itu organisasi pemerintahan maupun swasta. Keseluruhan aktivitas yang terdapat dalam organisasi, memerlukan informasi yang tepat. Salah satu informasi yang sangat penting dalam kegiatan organisasi adalah rekaman dari kegiatan organisasi itu sendiri. Rekaman tersebut terdapat pada arsip. Pengertian arsip menurut Undang-Undang No 43 tahun 2009 tentang Kearsipan tertulis bahwa : Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 1 Suatu organisasi tidak akan berjalan dengan lancar tanpa adanya arsip karena arsip merupakan bukti-bukti rekaman kegiatan yang otentik dan dapat dipercaya. Selain itu dalam Terminologi Kearsipan Nasional yang diterbitkan oleh ANRI tahun 2002, menyatakan bahwa: Arsip merupakan informasi yang tercipta, diterima, dan dipelihara sebagai bukti dan informasi oleh sesuatu organisasi dan perseorangan dalam rangka memenuhi kewajiiban hukum atau transaksi kerjanya. 2 1 Undang-Undang No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 1 ayat 2. 2 Terminologi Kearsipan Nasional (Jakarta : ANRI, 2002), hlm. 5.
2 Dari pernyataan diatas terdapat suatu hal yang dapat dikatakan sebagai kata tangkap mengenai arsip itu sendiri. Arsip disini merupakan penggerak roda administrasi bagi suatu organisasi atau instansi. Dalam hal ini arsip mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sumber informasi, dan sebagai alat pengawasan yang dibutuhkan dalam kegiatan organisasi atau instansi. Berdasarkan fungsinya arsip dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan statis. Arsip dinamis (records) digunakan secara langsung dalam kegiatan administrasi dan dipergunakan untuk kegiatan perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan. Pada umumnya arsip dinamis dikelola untuk kepentingan organisasi penciptanya dalam rangka peningkatan efisiensi. Dilihat dari kegunaannya arsip dinamis dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Arsip Statis tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, atau digunakan untuk penyelenggaraan administrasi. Arsip statis disimpan di lembaga kearsipan untuk kepentingan layanan publik, baik digunakan sebagai bukti sejarah aktifitas organisasi maupun digunakan sebagai bahan penelitian. Arsip tidak hanya merupakan warisan budaya bangsa, akan tetapi memberikan informasi mengenai budaya bangsa itu sendiri. Salah satu tujuan penting dalam penyelenggaraan kearsipan adalah memberikan suatu layanan dan memberi fasilitas agar arsip dapat diakses dengan mudah yang bertujuan sebagai bahan atau objek penelitian dan pengayaan pengetahuan bagi bangsa dan negara. Tujuan
3 tersebut harus didukung oleh preservasi arsip yang prima sehingga dapat dimanfaatkan dari generasi ke generasi. Preservasi adalah suatu kegiatan terencana dan terkelola untuk membuat khasanah arsip dapat digunakan dan dipakai selama mungkin dengan memperhatikan metode penanganan dan penyimpanan sesuai dengan standar kearsipan. Pada dasarnya kegiatan preservasi tidak hanya menyelamatkan fisik arsip saja tetapi juga menyelamatkan informasi yang terdapat dalam arsip itu sendiri. Dalam preservasi terdapat dua pendekatan penyelamatan yaitu preventif dan konservatif. Preventif merupakan kegiatan atau tindakan proaktif yang menyeluruh seperti tindakan kontrol lingkungan. Hal ini dapat dilihat dari tempat penyimpanan arsip, suhu ruangan dan kelembaban ruang simpan. Sedangkan kuratif dalam keeping archives 3 rd Edition dituliskan bahwa, conservation treatment, intervention to repairnor stabilize individual records. 3 Dapat diartikan bahwa konservasi merupakan tindakan campur tangan untuk memperbaiki kondisi fisik maupun informasi yang terekam pada tiap berkas. Teknik pemeliharaan arsip secara kuratif adalah dengan perbaikan arsip. Perbaikan arsip atau yang bisa disebut dengan restorasi adalah proses perbaikan terhadap arsip yang telah mengalami degradasi atau kerusakan, khususnya pada fisik media kertas. Faktor kerusakan arsip dibedakan menjadi dua, yaitu faktor intrinsik (kerusakan yang disebabkan dari dalam) misalnya, kualitas kertas, 3 Jackie Bettintgon (e.d), Keeping Archives 3 rd Edition, (Canbera : Australian Society of Archivist, 2008), hlm. 87.
4 pengaruh tinta, pengaruh lem perekat, dan lain-lain. Faktor ekstrinsik (kerusakan akibat serangan dari luar) misalnya, faktor lingkungan fisik, yang berpengaruh besar pada kondisi arsip antara lain temperatur, kelembaban udara, dan debu. Faktor biologis, organisme perusak yang kerap merusak arsip antara lain jamur, kutu buku, ngengat, rayap, kecoa, dan tikus. Faktor kimiawi, yaitu kerusakan yang diakibatkan merosotnya kualitas kandungan bahan kimia dalam bahan arsip. Dan yang terakhir adalah kelalaian manusia itu sendiri, misalnya percikan bara api, tumpahan minuman, dan lain-lain. Teknik restorasi terbagi dua cara, yaitu tradisional dan laminasi. Cara tradisonal ini adalah melapiskan kertas handmade dan chiffon, sedangkan laminasi adalah menutup kertas atau arsip antara 2 lembar plastik. Media kertas pada umumnya digunakan sebagai bahan arsip yang kurang diperhatikan kualitasnya. Bahkan organisasi atau instansi relatif tidak membedakan penggunaan bahan kertas yang digunakan untuk arsip vital, permanen, atau yang bersifat sementara. Oleh karena itu, pada saat arsip tersebut diperlukan atau dibutuhkan kembali terlebih arsip yang bernilai sejarah untuk organisasi atau instansinya dan masa simpannya sudah lama sehingga kondisi arsip sudah mulai rapuh, berlubang dan robek. Perbaikan arsip yang mengalami kerusakan yang tertera tersbut dapat dilakukan dengan berbagai cara sesuai kondisi dan tingkat kerusakan arsip, diantaranya dengan menambal dan menyambung, laminasi, dan enkapsulasi terhadap arsip yang sangat rusak sekalipun.
5 Arsip Nasional Republik Indonesia yang terletak di Jalan Ampera Raya No. 7 Jakarta Selatan 12560 ini merupakan lembaga kearsipan nasional berbentuk Lembaga Pemerintahan Non Kementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan. ANRI sebagai lembaga kearsipan nasional wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis berskala nasional yang diterima dari lembaga negara, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan. Atas dasar pemikiran tersebut dapat diketahui bahwa sebagai lembaga kearsipan yang berskala nasional, tentunya ANRI memiliki prasarana dan sarana yang menunjang serta memadai untuk kegiatan restorasi. Selain itu, ANRI juga memiliki dan melaksanakan prosedur-prosedur restorasi yang sudah sesuai dengan pedoman kearsipan. Sumber daya yang bekerja di bidang restorasi tersebut pastinya sudah berpengalaman dan kompeten. Oleh karena itu, ANRI sangat tepat untuk dijadikan sebagai tempat praktik kerja lapangan. Berdasarkan latar belakang yang telah dipaparkan, maka dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut: 1. Arsip-arsip konvensional seperti apa saja yang memerlukan tindakan restorasi? 2. Bagaimana proses restorasi arsip konvensional di Sub Direktorat Restorasi Arsip Konvensional Arsip Nasional Republik Indonesia? 3. Kendala-kendala apa saja yang dihadapi dalam pelaksanaan kegiatan proses restorasi di Sub Direktorat Restorasi Arsip Konvensional Arsip Nasional Republik Indonesia?
6 B. Tujuan dan Manfaat Praktik Kerja Lapangan Adapun tujuan dari praktik kerja lapangan adalah: 1. Mengetahui arsip-arsip konvensional apa saja yang memerlukan tindakan restorasi. 2. Mengetahui proses restorasi arsip konvensional di Arsip Nasional Republik Indonesia. 3. Mengetahui kendala-kendala pengelolaan restorasi arsip konvensional di Arsip Nasional Republik Indonesia. Praktik kerja lapangan ini mempunyai manfaat untuk memberikan informasi kepada pengguna mengenai proses restorasi di Arsip Nasional Republik Indonesia. Manfaat berikutnya dari kegiatan ini adalah mendapatkan pembelajaran bersosialisasi dilingkungan kerja serta memberi masukan dan solusi apabila terdapat masalah saat melakukan kegiatan restorasi arsip. C. Tinjauan Pustaka Untuk menunjang praktik kerja lapangan ini, terutama untuk pemahaman tentang restorasi arsip konvensional, bahan pustaka yang ditinjau dan relevan dengan topik yang dipilih sebagai acuan teori dalam penulisan diantaranya buku Manajemen Kearsipan, karangan Basir Barthos yang diterbitkan oleh Bumi Aksara, Pelestarian Bahan Pustaka dan Arsip, karangan Muhammadin Razak, Retno Anggarini dan Supriyanto yang diterbitkan dengan dukungan dana dari yayasan ford oleh program pelestarian bahan pustaka dan arsip, Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip, karangan Yayan Daryana dkk, yang diterbitkan oleh
7 Universitas Terbuka serta Records Management : Integrated Information Systems 3 rd Edition karangan Patricia E. Wallace dan Jo Ann Lee yang diterbitkan oleh Prentice Hall. Inc. Buku pertama adalah buku Manajemen Kearsipan, karangan Basir Barthos. Buku ini terdiri dari 9 bab. Bab yang paling relevan dengan judul yaitu terdapat pada bab 4. Bab ini membahas mengenai ruang lingkup pemeliharaan dan penjagaan arsip. Dalam bab tersebut di jelaskan tentang beberapa jenis musuh kertas, faktor-faktor perusak kertas, baik kerusakan yang disebabkan dari dalam maupun kerusakan yang disebabkan dari luar dan pada bab tersebut juga menjelaskan tentang pertolongan pertama arsip-arsip yang rusak serta perbaikan kecil. Buku kedua adalah Pelestarian Bahan Pustaka dan Arsip, karangan Muhammadin Razak, Retno Anggarini dan Supriyanto. Buku ini terdiri dari IV bab. Dalam buku ini membahas tentang kiat-kiat melestarikan bahan pustaka dan arsip, buku ini juga menjelaskan tentang bahan baku kertas, sifat kertas, sampai dengan penjelasan mengenai pemeliharaan dan pengawetan bahan pustaka dan arsip. Bab yang paling relevan dengan judul adalah bab IV yaitu mengenai pemeliharaan dan pengawetan bahan pustaka dan arsip. Dalam bab ini dibahas mengenai perbaikan arsip, diantaranya adalah menambal dan menyambung, laminasi, dan enkapsulasi. Buku ketiga adalah Pemeliharaan dan pengamanan Arsip, karangan Yayan Daryana dkk. Buku ini terdiri dari 9 bab. Di buku ini membahas mengenai
8 pemeliharaan dan pengamanan arsip dari arsip konvensional hingga media baru. Bab yang paling relevan adalah pada bab 1. Dalam bab tersebut membahas mengenai konservasi restorasi (restoration conservation). Buku yang keempat adalah Records Management : Integrated Information Systems 3 rd Edition karangan Patricia E. Wallace dan Jo Ann Lee. Buku ini terdiri dari 18 bab. Bab yang paling relevan dengan judul adalah bab 12. Pada bab ini terdapat sub bab mengenai preservasi arsip bermedia kertas atau tekstual dan di jelaskan juga mengenai laminasi serta enkapsulasi. D. Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yang digunakn untuk mendapat informasi dan data yang akurat serta relevan dengan tema yang dipilih, antara lain : 1. Studi Pustaka Studi kepustakaan adalah teknik pengumpulan data dengan mengadakan studi penelaahan terhadap buku-buku, literatur-literatur, catatan-catatan, dan laporan-laporan yang ada hubungannya dengan masalah yang dipecahkan. Dengan metode ini dapat diperoleh data-data yang akan digunakan sebagai sumber penulisan laporan tugas akhir. Hal tersebut dapat dilakukan dengan cara membaca dan menelaah bahan-bahan pustaka yang sesuai dengan tema sebagai referensi atau acuan untuk menganalisis data-data yang diperoleh di tempat praktik dan dituangkan dengan hasil praktik kerja lapangan ini.
9 2. Wawancara Merupakan percakapan antara dua orang atau lebih dan berlangsung antara narasumber dan pewawancara. Metode wawancara dilakukan untuk memperoleh informasi dari narasumber yang ahli di bidangnya. Selain itu metode wawancara juga digunakan untuk melengkapi data-data dalam penulisan laporan tugas akhir. Wawancara dapat dilakukan secara formal maupun informal. Wawancara berfungsi sebagai metode utama dalam pencarian data yang dipergunakan untuk meyakinkan kebenaran suatu informasi. Fungsi wawancara adalah untuk menunjang dalam pembuatan tugas akhir. 3. Observasi Partisipasi Observasi merupakan teknik pengumpulan data dengan menggunakan indra, jadi tidak hanya dengan pengamatan menggunakan mata saja. Dalam hal ini teknik observasi yang digunakan adalah observasi partisipasi, yaitu peneliti melakukan pengamatan terhadap kegiatan restorasi arsip konvensional, tetapi juga turut andil dalam kegiatan restorasi arsip konvensional. Selain itu, juga untuk menambah informasi yang berguna untuk penulisan laporan tugas akhir. E. Sistematika Penulisan Laporan tugas akhir ini terdiri dari empat bab yang memiliki hubungan saling berkesinambungan. Bab pertama merupakan pendahuluan yang memuat latar belakang dan permasalahan dalam melakukan restorasi arsip konvensional, berserta alasan penulis memilih tema tersebut dan memilih Arsip Nasional
10 Republik Indonesia menjadi tempat untuk melakukan praktik kerja lapangan. Tujuan penulis melakukan praktik kerja lapangan di ANRI adalah mengetahui bagaimana proses restorasi arsip konvensional dan kendala-kendala apa saja yang dihadapi dalam pelaksanaan kegiatan proses restorasi arsip konvensional. Dalam tinjauan pustaka memuat tentang kepustakaan yang dipergunakan sebagai rujukan dan pegangan teori dalam membantu penyusunan tugas akhir ini. Penulis menggunakan tiga metode pengumpulan data yaitu, studi pustaka, wawancara, dan observasi partisipasi. Terakhir adalah sistematika penulisan, yang memberikan gambaran secara umum bab per bab dan bagian dari bab dalam tugas akhir ini. Bab kedua menggambarkan secara umum tentang tempat praktik kerja lapangan, dari saat sejarah berdirinya instansi tersebut hingga sekarang. Pada bab ini terdapat penjelasan secara detail mengenai visi dan misi instansi saat ini dan jangka panjang kegiatan instansi. Selanjutnya adalah tugas pokok dan fungsi yang menggambarkan detail kegiatan instansi dan detail dari Sub Direktorat Restorasi Arsip. Struktur organisasi adalah bahasan selanjutnya yang menggambarkan alur tangung jawab ke atas dan ke bawah. Bab ketiga merupakan pembahasan mengenai restorasi arsip konvensional secara terperinci. Mulai dari, pengertian arsip konvensional, pengertian restorasi, faktor-faktor penyebab kerusakan kertas, arsip apa saja yang memerlukan tindakan restorasi, dan apa saja metode penangan arsip yang dipergunakan untuk restorasi arsip konvensional serta apa saja kendala-kendala yang dihadapi selama melakukan kegiatan restorasi.
11 Bab keempat berisi tentang penutup yang memuat Kesimpulan dan Saran. Kesimpulan adalah jawaban atas permasalahan yang telah dirumuskan dalam bab kesatu. Saran mengulas mengenai berbagai hal yang yang berguna bagi instansi terkait setelah dianalisa pada masalah yang ada dalam pembahasan di bab isi dalam tugas akhir ini.