BAB 4 METODOLOGI PEMECAHAN MASALAH 4.1. Model Rumusan Masalah dan Pengambilan Keputusan Penelitian pendahuluan Identifikasi dan perumusan masalah Tujuan dan manfaat penelitian Tinjauan pustaka Pengumpulan data Pembuatan procedure Procedure ok? NO Analisa procedure YES Pembuatan check list Check list ok? NO Analisa check list YES Analisa sistem 1
57 1 Pembuatan Data Flow Diagram Pembuatan kamus data Pembuatan normalisasi Pembuatan Entity Relationship Diagram Pembuatan spesifikasi file Pembuatan bagan terstruktur Pembuatan spesifikasi proses Implementasi program Analisa hasil perancangan Gambar 4.1 Kerangka Metodologi Penelitian 1. Penelitian Pendahuluan Penelitian pendahuluan dilakukan dengan melakukan peninjauan langsung pada PT BERKAH LOGAM MAKMUR, yaitu dengan melakukan wawancara dengan direktur factory untuk memperoleh data-data, mengetahui
58 tentang gambaran umum perusahaan, proses produksi dan produk-produk yang dihasilkan, serta masalah-masalah yang dihadapi perusahaan saat ini. 2. Identifikasi dan Perumusan Masalah Dari hasil wawancara dan peninjauan yang dilakukan secara langsung, maka dapat diketahui bahwa PT BERKAH LOGAM MAKMUR seringkali mengalami masalah dalam pelaksanaan berbagai aktivitas perusahaan terutama pada bagian produksi, misalnya masalah proses produksi dan masalah untuk menyelesaikan masalah tersebut sering mengalami hambatan sehingga akan menyebabkan proses produksi menjadi terhambat dan pihak perusahaan tidak dapat menghasilkan produk tepat waktu, yang akan mengakibatkan perusahaan tidak dapat memenuhi permintaan konsumen atau pelanggan. 3. Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan penelitian yang dilakukan adalah untuk memperbaiki sistem produksi yang ada pada perusahaan, yaitu dengan menerapkan SOP (Standart Operating Prosedure) pada bagian produksi, dimana SOP ini diharapkan dapat menjadi patokan/tolak ukur atau standar bagi perusahaan dalam melaksanakan aktivitas secara teratur dan konsisten karena dengan SOP ini perusahaan dapat menghasilkan produk tepat waktu, dan untuk produk yang dihasilkan tersebut juga adalah produk yang bermutu yang sesuai dengan keinginan pelanggan, dimana proses produksi yang terlaksana telah melewati prosedur yang ditetapkan perusahaan.
59 4. Pengumpulan Data a. Tinjauan Lapangan Pengumpulan data dilakukan dengan melakukan tinjauan langsung ke lapangan (bagian produksi), yaitu dengan melakukan wawancara dengan manajer produksi untuk memperoleh data mengenai urutan proses produksi yang berlangsung pada perusahaan. b. Tinjauan Kepustakaan Selain melakukan tinjauan lapangan, dilakukan juga tinjauan kepustakaan yaitu dengan cara mengumpulkan informasi dan teori-teori yang berhubungan dengan pembahasan yang dilakukan sehingga dapat membantu dalam mengolah dan menganalisa data yang telah dikumpulkan, sehingga dapat menyelesaikan masalah yang ada. 5. Pembuatan Prosedur Setelah semua data mengenai proses produksi terkumpulkan, maka dapat dibuat suatu urutan kerja (prosedur) yang dapat mempermudah di dalam menjalankan proses produksi, karena dengan adanya prosedur ini maka dapat diketahui aliran (flow) dari proses produksi sehingga proses produksi yang berlangsung dapat diketahui secara pasti dan dapat lebih menghemat waktu dan tenaga. 6. Analisa Prosedur Prosedur-prosedur yang telah dibuat itu harus dianalisa untuk mengecek apakah pelaksanaan proses produksi di lapangan sesuai dengan prosedur yang
60 dibuat telah dijalankan atau belum. Jika pelaksanaan proses produksi di lapangan tidak sesuai dengan prosedur yang telah dibuat maka harus dilakukan perbaikan-perbaikan terhadap prosedur tersebut sedangkan jika prosedur yang telah dibuat telah sesuai dengan proses produksi di lapangan maka prosedur yang dibuat dapat diterapkan oleh perusahaan. 7. Pembuatan checklist Setelah prosedur yang dibuat telah sesuai dengan proses di lapangan, maka dapat dilakukan kontrol terhadap prosedur tersebut, yaitu dengan membuat form pengecekan yang disebut dengan checklist. Checklist dibuat untuk mengecek pelaksanaan prosedur di lapangan, apakah setiap karyawan telah menjalankan prosedur yang telah dibuat atau belum. 8. Analisa checklist Analisa checklist dimaksudkan untuk mengetahui persentase sukses atau gagalnya pelaksanaan prosedur yang telah diterapkan di lapangan. Sukses berarti prosedur yang dibuat telah dijalankan dengan baik di lapangan sedangkan gagal berarti seluruh kegiatan di lapangan tidak sesuai dengan prosedur yang telah dibuat. 8. Analisa Sistem Analisa sistem yang akan dikembangkan adalah suatu sistem yang dapat membantu di dalam melakukan penyimpanan dokumen dan mempermudah untuk mengetahui bahwa prosedur yang diterapkan tidak menyimpang dari standar yang ditetapkan.
61 9. Pembuatan Data Flow Diagram Langkah selanjutnya adalah pembuatan Data Flow Diagram. Data Flow Diagram berisikan penjelasan mengenai aliran-aliran data yang terjadi pada suatu sistem secara keseluruhan. 10. Pembuatan Kamus Data Selanjutnya dilakukan pembuatan kamus data, dimana kamus data berisikan data-data yang mengalir masuk dan keluar serta data-data yang disimpan pada suatu sistem. 11. Pembuatan Normalisasi Tujuan dari pembuatan normalisasi adalah untuk menghilangkan redundansi data semaksimal mungkin pada penyimpanan data (data store) sehingga memudahkan kegiatan insert, update, dan delete pada database.pembuatan Entity Relationship Diagram 12. Entity Relationship Diagram (ERD) Selanjutnya adalah pembuatan Entity Relationship Diagram. Pembuatan Entity Relationship Diagram didasarkan pada Data Flow Diagram. Entity Relationship Diagram menggambarkan hubungan antar entitas yang ada pada suatu sistem. 13. Pembuatan Spesifikasi File Spesifikasi file berisikan jenis data yang digunakan pada datastore, panjang data, serta penjelasan mengenai data tersebut.
62 14. Pembuatan Bagan Terstruktur Pada bagan terstruktur dijelaskan mengenai data-data yang masuk, diambil atau keluar dari suatu proses. Pembuatan bagan terstruktur berguna untuk mempermudah dan memperjelas proses yang terjadi pada suatu sistem. 15. Pembuatan Spesifikasi Proses Pada spesifikasi proses dijelaskan secara garis besar input dan output dari suatu proses. Tujuan dari spesifikasi proses adalah untuk mempermudah di dalam pembuatan program. 16. Implementasi Program Langkah selanjutnya adalah pembuatan perangkat lunak sistem pengecekan SOP dimana pembuatan perangkat lunak tersebut didasarkan pada data-data yang telah dihasilkan dari langkah-langkah diatas. Pembuatan perangkat lunak tersebut menggunakan Visual Basic 6.0. 17. Analisa Hasil Perancangan Langkah terakhir adalah analisa hasil perancangan, dimana dalam langkah ini perancangan sistem mengenai analisa check sheet yang menghasilkan persentase prosedur yang berhasil dilaksanakan dan persentase prosedur yang gagal dilaksanakan.
63 4.2. Teknik Pengambilan Data dan Penentuan Parameter Dalam pengumpulan data dan informasi yang diperlukan dalam penelitian ini, penulis menggunakan metode pengumpulan data sebagai berikut : 1. Metode Penelitan Lapangan (Field Research) Penelitian ini dilakukan dengan cara mengadakan peninjauan langsung ke perusahaan sebagai obyek penelitian guna memperoleh data dan informasi tentang perencanaan produksi. Penelitian ini dilakukan dengan cara mengumpulkan data melalui : a. Wawancara, yaitu pengumpulan data dengan mengadakan tanya jawab langsung kepada departemen produksi, departemen pergudangan dan departemen QC dan pihak-pihak lain yang terlibat di dalamnya. b. Pengamatan (observasi), dilakukan dengan mengadakan pengamatan langsung ke lokasi perusahaan dan melakukan pencatatan secara sistematis data-data penting yang diperoleh dari hasil pengamatan. 2. Metode Penelitan Kepustakaan (Library Research) Penelitian ini dilakukan melalui studi kepustakaan yaitu dengan mempelajari pengetahuan teoritis yang berhubungan dengan permasalahan yang hendak diteliti. Data yang dihasilkan merupakan data sekunder yaitu data yang tidak berhubungan langsung dengan perusahaan. Data ini bersifat teoritis dan ilmiah serta dapat dijadikan landasan dalam menganalisa subyek penelitian. Penelitian ini dilakukan dengan cara mengumpulkan data melalui buku-buku,
64 literatur-literatur, diktat-diktat, serta sumber data lainnya untuk mengetahui teori-teori apa saja yang terdapat dalam manajemen operasional. Sedangkan untuk penentuan parameter,parameter-parameter yang berpengaruh terhadap proses produksi, yaitu : 1. Mesin-mesin Jumlah mesin yang dimiliki sangat mempengaruhi kapasitas produksi suatu pabrik. Dan setiap mesin pasti memiliki pula kapasitas, hal inilah yang menjadi keterbatasannya. Selain itu, kerusakan yang terjadi pada mesin-mesin merupakan masalah yang sangat penting, yang harus segera ditangani. Karena tanpa mesin, perusahaan tidak akan dapat melakukan produksi. Sehingga merupakan salah satu parameter penting yang harus diperhitungkan. 2. Order Jumlah dan batas waktu dari tiap order yang diterima merupakan parameter yang penting dan sangat diharapkan, elemen-elemen yang terdapat order ini, seperti jumlah produk, jenis produk, batas waktu, dan sebagainya, tidak mengalami perubahan. 3. Kapasitas Yang berhubungan dengan kapasitas adalah jumlah tenaga kerja yang tersedia dan kapasitas mempengaruhi penjadwalan, karena penjadwalan pasti dibuat berdasarkan kapasitas tersedia yang dimiliki. Jadi agar dapat
65 melakukan penjadwalan dengan baik maka perlu diperhatikan perencanaan kapasitas yang merupakan bagian dari perencanaan produksi. 4. Bahan baku Ketersediaan material sangat mempengaruhi perencanaan yang akan dibuat, terutama jumlah material yang tersedia dan kapan materialmaterial tersebut tersedia. Hal ini disebabkan karena dalam melakukan produksi, kita harus memiliki bahan mentah atau material yang ingin diolah. Maka material merupakan faktor penting sehingga diharapkan material selalu tersedia.