BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 1.1. Identifikasi Masalah Dari hasil wawancara dengan Tim Aset dan Tim Pengadaan Divisi TI Bank Indonesia, penulis mendapatkan beberapa masalah pada tata cara pencatatan data untuk melakukan inventarisir IP Tel yang ada saat ini sehingga mengurangi efisiensi dalam pengambilan kebijakan terkait data tersebut. Permasalahan yang ada yaitu: 1. Pencatatan IP Tel di Bank Indonesia saat ini menggunakan pencatatan manual, sehingga data dan informasi rawan hilang; 2. Dalam pendistribusian IP Tel tidak dilakukannya update data user, sehingga apabila perangkat tersebut berpindah user, Tim Asset tidak mendapatkan informasi terbaru dari pemakai perangkat tersebut. Dari permasalahan tersebut maka dapat diidentifikasikan mengenai kebutuhan sistem pencatatan inventarisasi IP Tel di Bank Indonesia yaitu aplikasi yang dapat mengatur kegiatan pencatatan tersebut agar segala aktifitas pencatatannya dapat berjalan secara cepat, tepat, dan efisien. Agar penelitian yang dilakukan terfokus maka penulis membatasi lingkungan penelitian yang akan diterapkan dalam rancangan aplikasi yaitu pada sistem pencatatan IP Tel, penginputan data, laporan ketersediaan IP Tel dan data user. 1.1.1. Lingkup Sistem Berdasarkan hasil dari identifikasi masalah di atas, penulis akan membuat rancangan aplikasi inventarisasi IP Tel di Bank Indonesia yang meliputi pencatatan IP Tel, penginputan data user dan laporan ketersediaan perangkat. Sistem ini akan dijalankan pada web browser dengan server Apache, serta menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL. 1.1.2. Tujuan Penggunaan aplikasi inventarisasi IP Tel ini bertujuan untuk memudahkan segala aktifitas pencatatan aset IP Tel yang dapat berjalan secara cepat, tepat dan 1
efisien sehingga segala kebijakan yang akan dilakukan terkait dengan perangkat tersebut dapat dilakukan dengan lebih baik dan tepat. 1.2. Gambaran Umum 1.2.1. Sejarah Bank Indonesia Sejarah kelembagaan Bank Indonesia dimulai sejak berlakunya Undang- Undang (UU) No. 11/1953 tentang Penetapan Undang-Undang Pokok Bank Indonesia pada tanggal 1 Juli 1953. Dalam melakukan tugasnya sebagai bank sentral, Bank Indonesia dipimpin oleh Dewan Moneter, Direksi, dan Dewan Penasehat. Di tangan Dewan Moneter inilah, kebijakan moneter ditetapkan, meski tanggung jawabnya berada pada pemerintah. Setelah sempat dilebur ke dalam bank tunggal, pada masa awal orde baru, landasan Bank Indonesia berubah melalui UU No. 13/1968 tentang Bank Sentral. Sejak saat itu, Bank Indonesia berfungsi sebagai bank sentral dan sekaligus membantu pemerintah dalam pembangunan dengan menjalankan kebijakan yang ditetapkan pemerintah dengan bantuan Dewan Moneter. Dengan demikian, Bank Indonesia tidak lagi dipimpin oleh Dewan Moneter. Setelah orde baru berlalu, Bank Indonesia dapat mencapai independensinya melalui UU No. 23/1999 tentang Bank Indonesia yang kemudian diubah dengan UU No. 3/2004. Sejak saat itu, Bank Indonesia memiliki kedudukan khusus dalam struktur kenegaraan sebagai lembaga negara yang independen dan bebas dari campur tangan pemerintah dan/atau pihak-pihak lain. Namun, dalam melaksanakan kebijakan moneter secara berkelanjutan, konsisten, dan transparan, Bank Indonesia harus mempertimbangkan pula kebijakan umum pemerintah di bidang perekonomian. 1.2.2. Visi dan Misi Bank Indonesia a. Visi Menjadi lembaga bank sentral yang kredibel dan terbaik di regional melalui penguatan nilai-nilai strategis yang dimiliki serta pencapaian inflasi yang rendah dan nilai tukar yang stabil b. Misi i. Mencapai stabilitas nilai rupiah dan menjaga efektivitas transmisi kebijakan moneter untuk mendorong pertumbuhan ekonomi yang berkualitas.
ii. Mendorong sistem keuangan nasional bekerja secara efektif dan efisien serta mampu bertahan terhadap gejolak internal dan eksternal untuk mendukung alokasi sumber pendanaan/pembiayaan dapat berkontribusi pada pertumbuhan dan stabilitas perekonomian nasional. iii. Mewujudkan sistem pembayaran yang aman, efisien, dan lancar yang berkontribusi terhadap perekonomian, stabilitas moneter dan stabilitas sistem keuangan dengan memperhatikan aspek perluasan akses dan kepentingan nasional. iv. Meningkatkan dan memelihara organisasi dan SDM Bank Indonesia yang menjunjung tinggi nilai-nilai strategis dan berbasis kinerja, serta melaksanakan tata kelola (governance) yang berkualitas dalam rangka melaksanakan tugas yang diamanatkan UU. 1.2.3. Logo Bank Indonesia Gambar 3.1 Logo Bank Indonesia 1.2.4. Struktur Organisasi Bank Indonesia Divisi Teknologi Informasi Gambar 3.2 Struktur Organisasi Bank Indonesia Departemen Pengelolaan SI Sumber : Data primer instansi
Tugas dan Fungsi Pokok Tabel 3.1 Tugas dan Fungsi Pokok Departemen Teknologi Informasi BI No. Tugas Pokok Produk Pokok 1. Menyusun dan menetapkan rencana strategis, kebijakan, dan ketentuan sistem informasi Bank Indonesia yang selaras dengan strategi Bank Indonesia. a. Rencana strategis sistem informasi Bank Indonesia. b. Kebijakan dan ketentuan pengelolaan sistem informasi. 2. Merancang, mengembangkan, dan menyediakan sistem informasi yang terintegrasi dan sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan strategi Bank Indonesia. 3. Mengelola, mengoperasionalkan dan memberikan sarana, layanan, dan bantuan teknis sistem informasi 4. Mengelola sumber daya internal secara efektif dan efisien dalam rangka mencapai misi dan visi departemen Sistem informasi, terutama berupa informasi, aplikasi dan teknologi, yang terintegrasi dan sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan strategi Bank Indonesia Penyediaan sarana, pelayanan, dan pengoperasian sistem informasi yang efektif dan efisien guna mendukung kelancaran pelaksanaan tugas Bank Indonesia Pengelolaan sumber daya internal yang efektif dan efisien 1.3. Analisis Sistem Berjalan Tata cara yang dilakukan dalam proses serah terima perangkat sampai pencatatan aset IP Tel yang berjalan saat ini adalah sebagai berikut: 1.3.1. Bisnis Proses Sistem Berjalan Berikut adalah bisnis proses dari sistem yang berjalan : a. Tim Pengadaan melakukan pengadaan perangkat sesuai dengan rekomendasi yang diberikan;
b. Setelah proses pengadaan selesai, perangkat dicek kemudian staff dari Tim Pengadaan melakukan pencatatan Serial Number perangkat dengan menggunakan alat barcode kemudian disimpan melalui Microsoft Excel. c. Setelah barang selesai diperiksa dan dicatat, Tim Pengadaan menerbitkan Dokumen Perjanjian dan juga Dokumen Serah Terima Barang kepada Vendor. d. Barang yang telah dicatatkan kemudian diserahterimakan juga ke Tim Asset, yang bertugas untuk mencatat Asset tersebut. e. Tim Asset akan menerima Memorandum permintaan Perangkat dari User yang kemudian Perangkat tersebut didistribusikan kepada User. 1.3.2. Diagram Alur Berikut Alur bisnis yang sedang berjalan : Gambar 3.3 Diagram Alur Sistem Eksisting
1.3.3. Kebutuhan User Sesuai dengan penjabaran sistem yang berjalan di atas, maka selanjutnya dibutuhkan user yang akan diterapkan pada aplikasi inventarisasi IP Tel sesuai dengan peran dan kebijakan masing-masing, yaitu Admin, User Tim Pengadaan, User Tim Aset dan User Tim Operasional. 1.4. Perancangan Usulan Usulan rancangan pembuatan sistem dilakukan pembuatan UML, sebagai rancangan dari Aplikasi adalah sebagai berikut : 1.4.1. Use Case Diagram Use Case Diagram mendeskripsikan interaksi antara actor dengan aplikasi tersebut, dengan rincian sebagai berikut : Tabel 3.2 Identifikasi Aktor No. Aktor Depcription 1. Tim Aset Orang yang melakukan penginputan data user (Nama, Lokasi dan Unit Kerja) 2. Tim Pengadaan Orang yang melakukan pengadaan, menginput data teknis perangkat dan memantau data kontrak pemeliharaan. 3. Admin Orang yang memanajemen aplikasi, dapat melakukan penambahan user atas permintaan Unit Kerja.
Gambar 3.4 Use Case Diagram Perancangan Aplikasi Inventaris IP Tel di Bank Indonesia 1. Use Case Login Use case Name Use case Id 1 Actor Description Pre condition - Trigger Typical course of events Tabel 3.3 Narasi Use Case Login Login ALL Use case ini menggambarkan kegiatan user untuk masuk ke dalam sistem Use case ini dilakukan oleh semua user untuk masuk ke dalam sistem. Actor Action Input username dan password, kemudian memilih Login. System response 1. validasi username dan password user.
Alternate courses Conclusion Post condition 2. Menampilkan pesan login sukses 3. Membuat session user. 4. Menampilkan halaman utama (Home). Jika username atau password salah maka kembali ke no.1 dan menampilkan pesan kesalahan. Data sesuai dalam database User masuk ke dalam menu utama (home) sistem 2. Use Case Ubah Password Tabel 3.4 Use Case Ubah Password Use case Ubah Password Name Use case Id 2 Actor ALL Use case ini menggambarkan kegiatan user dalam Description mengganti password untuk masuk ke dalam sistem. Pre condition Login Use case ini dilakukan oleh user untuk mengganti Trigger password agar kemanan hak akses user terjaga. Actor Action System response 1. Input password lama, Typical course password baru of events dan verifikasi password baru 3. verifikasi password yang 2. Pilih Ubah diinputkan. 4. Mengubah password dalam
database user. 5. pemberitahuan perubahan password. 1. jika user ingin membatalkan maka dapat memilih Alternate batal courses 2. Jika password yang diinputkan tidak sama maka kembali ke no 1 dan menampilkan pesan kesalahan Conclusion Password berhasil diubah. Post condition - 3. Use Case Manage User / Vendor Tabel 3.5 Use Case Manager User / Vendor Use case Name Manage User / Vendor Use case Id 3 Actor Admin Aplikasi Description Use Case ini dilakukan oleh Admin Aplikasi untuk menambahkan User dan menambahkan Vendor Pre condition Login Trigger Use case ini dilakukan oleh Admin aplikasi apabila ada tambahan User atau tambahan Vendor Actor Action System response 1. Pilih Manage User / Typical course Vendor of events 2. Isi Form 3. Mengirim data ke dalam Database Alternate courses - Conclusion Berhasil menambah Data Post condition -
4. Use Case Input data Kontrak Tabel 3.6 Tabel Use Case menginput data kontrak UsecaseName Input Data kontrak Use case Id 4 Actor Tim Pengadaan Description Use case ini menggambarkan user dalam menginput data kontrak pengadaan Pre condition Login Trigger Use case ini dilakukan setelah user menyelesaikan proses pengadaan Typical course Actor Action System response of events 1. Isi Form 2. memilih submit 3. Menambah informasi pengadaan dalam database Alternate 1. Memilih reset courses 2. Mengosongkan (mengembalikan) form input Conclusion Data berhasil di input Post condition Melihat data kontrak pengadaan dan pemeliharaan 5. Use Case Input Data Teknis Tabel 3.7 Tabel Use Case menginput Data Teknis UsecaseName Input Data Teknis Use case Id 5 Actor Tim Pengadaan Description Use case ini menggambarkan user dalam menginput data teknis Pre condition Login Trigger Use case ini dilakukan setelah user mendapatkan data pengadaan IP Tel Typical course Actor Action System response
of events Alternate courses Conclusion Post condition 1. Melakukan input data teknis 2. memilih submit 3. Menambah data ke dalam database 1. Memilih reset 2. Mengosongkan (mengembalikan) forminput Data berhasil di input Melihat data teknis 6. Use Case Lihat Data Kontrak Tabel 3.8 Tabel Use Case melihat Data Kontrak UsecaseName Lihat Data Kontrak Use case Id 7 Actor Tim Aset Description Use case ini menggambarkan user dalam melihat data kontrak pengadaan IP Tel Pre condition Input data kontrak Trigger Use case ini dilakukan setelah user dari Tim Pengadaan menginpu data kontrak setelah pengadaan selesai Typical course Actor Action System response of events 1. Memilih menu 2. Menampilkan data kontrak kontrak Alternate courses - Conclusion User melihat data kontrak Post condition - 7. Use Case Melihat data teknis
Tabel 3.9 Tabel Use Case melihat data teknis Use case Lihat Data Teknis Name Use case Id 8 Actor Tim Aset Description Use case ini menggambarkan user dalam melihat data teknis perangkat IP Tel setelah pengadaan selesai Pre condition Input data teknis Trigger Use case ini dilakukan oleh Tim Asset setelah Tim Pengadaan menginput data teknis. Typical course Actor Action System response of events 1. Pilih Menu Data Teknis 2. Menampilkan list perangkat IP Tel 3. Memilih detail 4. Menampilkan detail informasi perangkat IP Tel Alternate courses - Conclusion User melihat data teknis perangkat Post condition - 1.4.2. Activity Diagram Activity Diagram menggambarkan aktifitas-aktifitas yang terjadi dalam sistem, berikut adalah activity diagram pada rancangan aplikasi inventaris IP Telephony di Bank Indonesia:
1. Activity Diagram Login Gambar 3.5 Activity Diagram Login Gambar 3.5 menggambarkan user yang akan masuk ke dalam sistem, user memasukan username dan password jika data yang dimasukkan benar maka sistem akan menampilkan halaman utama (home) tapi jika salah sistem akan menampilkan pesan invalid username atau password yang dimasukan dan user harus memasukan username dan password ulang.
2. Activity Diagram Ubah Password Gambar 3.6 Activity Diagram Ubah Password Pada Activity Diagram ini menggambarkan user dalam mengubah password, user mengisi form password lama dan password baru maka sistem akan melakukan verifikasi password yang ada dalam database jika benar maka sistem akan merubah password lama dengan password baru dan jika password baru yang dimasukkan tidak cocok maka sistem akan menampilkan pesan kesalahan lalu user mengisi ulang password baru.
3. Activity Diagram Manage User / Vendor Gambar 3.7 Activity Diagram Manage User / Vendor Pada activity ini, admin manambahkan user baru dengan role yang disesuaikan dengan kebutuhan. Pada activity admin juga dapat mengubah dan menghapus user.
4. Activity Diagram Input data kontrak Gambar 3.8 Activity Diagram Input Data Kontrak Pada Activity Diagram ini menggambarkan admin untuk melakukan input data kontrak berupa tambah, ubah dan hapus data kontrak.
5. Activity Diagram Input data teknis Gambar 3.9 Activity Diagram Input data teknis Pada Activity Diagram ini menggambarkan user mengisi form input data teknis berupa informasi tentang Serial Number, Part Number, Tahun Pengadaan dan juga Nama Vendor. Jika user memilih ya maka data teknis disimpan dalam database, jika memilih reset maka sistem akan mengosongkan form input.
6. Activity Diagram Melihat Data Kontrak Gambar 3.10 Activity Diagram lihat data kontrak Pada Activity Diagram ini menggambarkan user memilih data kontrak, kemudian sistem menampilkan list data kontrak. User dapat memilih detail untuk melihat detail dari kontrak tersebut.
7. Activity Diagram Melihat data teknis Gambar 3.11 Activity Diagram Melihat data teknis Pada Activity Diagram ini menggambarkan user memilih data teknis, kemudian sistem menampilkan list data teknis dengan memasukan nomor kontrak. User dapat memilih detail untuk melihat detail dari isi data teknis perangkat tersebut.
1.4.3. Sequence Diagram Sequence diagram ini menjelaskan secara detail urutan proses yang dilakukan dalam sistem untuk mencapai tujuan dari use case, digambarkan pada sequence diagram berikut: 1. Sequence Diagram Login Gambar 3.12 Sequence Diagram Login Pada sequence diagram login, user menginputkan username dan password kemudian sistem akan mengirimkan data tersebut untuk selanjutnya divalidasi jika benar sistem akan menampilkan pesan sukses dan jika salah maka sistem akan menampilkan halaman utama (home) sesuai role user.
2. Sequence Diagram Input Data Kontrak Gambar 3.13 Sequence Diagram Input Data Kontrak Pada sequence diagram Input Data Kontrak, Tim Pengadaan menginputkan form data kontrak kemudian sistem akan mengirimkan data tersebut untuk disimpan, selanjutnya sistem akan menampilkan notifikasi bahwa data kontrak telah tersimpan.
3. Sequence Diagram Input Data Teknis Gambar 3.14 Sequence Diagram Data Teknis Pada sequence diagram Data Teknis, user Tim Pengadaan menginputkan data pada form kemudian sistem akan mengirimkan data tersebut untuk disimpan, selanjutnya sistem akan menampilkan notifikasi bahwa data teknis telah tersimpan. 4. Sequence Diagram Manage User Gambar 3.15 Sequence Diagram Manage User
Pada sequence diagram Manage User, admin menginputkan form input untuk menambahkan user baru kemudian sistem akan menyimpan ke dalam database, selanjutnya sistem akan menampilkan notifikasi bahwa data kontrak telah tersimpan. 5. Sequence Diagram Manage Vendor Gambar 3.16 Sequence Diagram Manage Vendor Pada sequence diagram Manage Vendor, admin menginputkan form input untuk menambahkan vendor baru kemudian sistem akan menyimpan ke dalam database, selanjutnya sistem akan menampilkan notifikasi bahwa data kontrak telah tersimpan.
1.4.4. Class Diagram Class diagram yang menggambarkan interaksi antar kelas pada aplikasi inventaris IP Telephony di Bank Indonesia adalah sebagai berikut: Gambar 3.17 Class Diagram perancangan aplikasi inventaris IP Telephony di Bank Indonesia 1.4.5. Perancangan User Interface 1.4.5.1. Struktur Menu Dalam tahapan ini, akan dirancang struktur menu berdasarkan jenis proses pada aplikasi inventaris IP Telephony di Bank Indonesia yang akan dibangun. Perancangan struktur menu ini dimulai dari menu utama dan submenu berdasarkan Role User dalam sistem ini, diantaranya menu admin, menu Tim Pengadaan, dan menu Tim Asset. Gambar 3.18 Struktur Menu Website
1.4.6. Perancangan Layout 1.4.6.1. Bagian Login Menampilkan halaman Login dari seluruh aktor pada aplikasi sebagai akses untuk masuk ke dalam aplikasi. 1.4.6.2. Form Admin Gambar 3.19 Layout Login Gambar 3.20 Layout Form Admin
1.4.6.3. Manage User Berikut tampilan untuk Menu Manage User / Vendor, sebagai berikut : 1.4.6.4. Manage Vendor Gambar 3.21 Layout Form Input untuk Manage User Berikut tampilan untuk Manage Vendor : Gambar 3.22 Layout Form Input untuk Manage Vendor
1.4.6.5. Form Tim Pengadaan 1.4.6.6. Form Input Data Kontrak Gambar 3.23 Layout Form Tim Pengadaan Gambar 3.24 Layout Form Input Data Kontrak
1.4.6.7. Form Input Data Teknis Gambar 3.25 Layout Form Input Data Input 1.4.6.8. Form Tim Asset Gambar 3.26 Layout Form Tim Asset
1.4.6.9. Form Lihat Data Kontrak dan Data Teknis Gambar 3.27 Layout Lihat Data Kontrak