BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perkembangan teknologi sistem informasi sekarang ini sangat pesat, hampir semua kegiatan menggunakan sistem informasi sebagai penunjang kegiatannya, salah satunya adalah penerapan sistem informasi pada perusahaan. Perkembangan tersebut membawa dampak yang besar di dalam berbagai aspek kehidupan, misalnya untuk berkomunikasi dengan sesorang di luar negeri dapat dilakukan melalui internet (International Network) dengan berbagai cara yaitu dengan e- mail (surat elektronik), chatting (berbicara dengan satu atau banyak orang secara langsung). Selain itu, perkembangan TI juga berpengaruh terhadap bidang pekerjaan yaitu dengan menggunakan sistem komputerisasi untuk efisiensi pekerjaan. Seiring dengan perkembangan TI pula, sistem informasi pada perusahaan mulai menggunakan sistem tersebut. Cara ini banyak digunakan karena memudahkan di dalam pencarian informasi. Selain itu, dengan sistem komputerisasi maka datadata dapat tersimpan dengan baik dan juga dapat terhindar dari kelalaian-kelalaian apabila penyimpanan dilakukan secara manual. PT Guna Elektro adalah sebuah perusahaan yang salah satu kegiatannya melakukan inventarisasi barang yang meliputi pengajuan, pembelian, pencatatan dan pendisribusian untuk penunjang kegiatan operasional kantor yaitu pengadaan alat tulis kantor (ATK) yang selama ini proses kegiatan tersebut masih dilakukan secara manual. Dalam setiap pelaksanaan kerjanya, sistem komputerisasi sangat diperlukan untuk menunjang kegiatan yang akan dilaksanakan sehingga pencatatan yang 1
2 dilakukan lebih efektif dan efisien serta informasi yang dihasilkan lebih tepat dan akurat. Pada kegiatan inventarisnya, permintaan setiap divisi dilakukan dengan menggunakan form permintaan yang diajukan ke bagian pengadaan dan pencatatan persediaan ATK masih menggunakan kartu stok, dengan mencatat setiap transaksi keluar masuk barang. Inventarisasi barang yang apabila tidak dilakukan dengan menggunakan program aplikasi akan terasa kurang efisien dan tidak akan menghasilkan informasi yang tepat waktu dengan ketelitian yang tinggi. Oleh karena itu diperlukan suatu sistem inventarisasi yang baik agar dapat meningkatkan kinerja instansi tersebut. Penulis berharap dengan adanya program aplikasi ini nantinya akan dapat membantu dalam proses pekerjaan persediaan barang di PT Guna Elektro dapat mengatasi segala kekurangan dan kendala-kendala yang dihadapi dan nantinya pekerjaan yang dilakukan akan lebih efektif dan efisien. Adapun sistem yang akan dibuat yaitu dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan Framework Code Igniter serta menggunakan database MySql. Aplikasi ini juga diharapkan dapat mengatasi kendala-kendala yang dihadapi oleh sistem sebelumnya yg masih manual dalam proses persediaan ATK. Adapun judul yang penulis angkat dalam membuat skripsi ini adalah Sistem Aplikasi Pengadaan ATK pada PT Guna Elektro dengan menggunakan Framework PHP Code Igniter. 1.2 Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang penulis paparkan di atas, maka permasalahan yang diajukan adalah bagaimana merancang suatu sistem informasi persediaan ATK untuk dapat mencatat dan mengontrol pemakaian ATK beserta laporannya. Adapun masalah yang dihadapi antara lain : 1. Pencatatan keluar masuk ATK yang dilakukan secara manual
3 2. Pembelian ATK yang tidak terkontrol karena tidak terpantaunya ketersediaan barang 3. Pengarsipan 1.3 Batasan Masalah Agar dalam pembahasan ini tidak terlalu meluas, terarah dan berjalan dengan baik, perlu adanya batasan masalah. Masalah yang dibatasi pada persediaan yang berkaitan dengan prosedur penyediaan serta permintaan ATK dari setiap divisi untuk digunakan dalam kegiatan operasional perusahaan, pengeluaran ATK serta perhitungan fisik (stock opname) ATK di Gudang, meliputi : - Menginventarisasi barang yang meliputi mencatat pemasukan dan pemakaian, pengajuan, membuat laporan ketersediaan serta melakukan pemesanan ATK ke vendor. 1.4 Tujuan dan Manfaat Proses kerja pada bagian pengadaan dalam menghitung stock ATK dilakukan secara manual diubah menjadi elektronik sehingga dapat memberikan efisiensi. Tujuan dari penulisan ini adalah untuk : - Merancang suatu sistem informasi persediaan ATK yang terintegrasi antara bagian Pengadaan dan Divisi yang membutuhkan ATK sehingga membantu penyediaan dan pendistribusian ATK yang cepat. - Memudahkan dalam mencatat dan mengontrol pemakaian ATK, proses pengolahan dan penyimpanan data barang. - Memberikan laporan ATK yang cepat dan akurat, baik yang masuk maupun yang keluar. Manfaat yang diperoleh adalah sebagai berikut : - Dapat memberikan informasi kepada divisi Pengadaan mengenai stock ATK yang ada - Perhitungan stock ATK lebih akurat karena sudah terkomputerisasi
4 - Mengurangi resiko duplikasi barang 1.5 Metode Penelitian Metode penelitian yang dilakukan penulis untuk memperoleh data adalah sebagai berikut : 1.5.1 Metode Pengumpulan Data a. Wawancara Wawancara dilakukan untuk mengetahui masalah yang timbul yang dialami langsung oleh yang bersangkutan. Dalam kegiatan ini diajukan pertanyaan lisan untuk melengkapi data-data yang akan dipeoleh. b. Observasi Melakukan observasi yaitu dengan melihat secara langsung cara kerja yang masih berjalan di PT. Guna Elektro perhitungan stok ATK c. Studi Pustaka saat melakukan Metode ini sangat penting bagi penulis, karena penulis berusaha mencari sumber-sumber materi yang diperlukan dalam penyusunan laporan ini. 1.5.2 Metode Pengembangan Sistem Terdapat banyak metode yang bisa digunakan untuk pengembangan sistem, namun yang sering digunakan dalam pengembang sistem seperti : System Development Life Cycle (SDLC) atau sering juga disebut sebagai Water Fall Method, Prototyping, Application Software, End-User Development, Outsourcing, dan lain-lain. Model SDLC air terjun (waterfall) sering juga disebut sekuensial linier (sequential liniear) atau alur hidup klasik (classic life cycle). Model air terjun menyediakan pendekatan alur hidup perangkat lunak secara
5 sekuensial atau terurut dimulai dari analisis, desain, pengodean, pengujian, dan tahap pendukung (support). 1.5.3 Metode Perancangan Sistem Aplikasi perhitungan stock ATK pada PT. Guna Elektro berbasis desktop menggunakan metode perancangan Unified Modeling Language (UML) yang akan dituangkan dalam beberapa tahapan, yaitu : a. Use Case Diagram b. Activity Diagram c. Class Diagram d. Sequence Diagram Software yang digunakan dalam Perancangan Sistem Pengadaan ATK pada PT. Guna Elektro Antara lain : a. Framework PHP Code Igniter, merupakan bahasa pemrograman yang akan digunakan; b. Database, menggunakan MySQL c. Web server, menggunakan Apache d. Dreamweaver, merupakan software yang akan digunakan untuk men-design tampilan web yang akan dibuat; e. Microsoft Office Visio, merupakan software yang akan digunakan 1.6 Sistematika Penulisan untuk men-design dan membuat suatu model diagram. BAB I PENDAHULUAN Berisi tentang Latar Belakang, Perumusan Masalah, Tujuan dan Manfaat Ruang Lingkup Penelitian dan Sistematika Penulisan. BAB II LANDASAN TEORI
6 Bab ini berisikan teori berupa pengertian dan definisi yang diambil dari kutipan buku yang berkaitan dengan penyusunan laporan. BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM Bab ini berisikan tentang sejarah perusahaan, struktur organisasi dan analisa sistem, menjabarkan tentang gambaran umum aplikasi, perancangan sistem dan perancangan antar muka. BAB IV TESTING DAN IMPLEMENTASI Bab ini berisikan tentang algoritma dan implementasi. BAB V PENUTUP Bab ini berisikan kesimpulan dan saran berdasarkan tujuan penelitian yang dilakukan oleh penulis. LAMPIRAN DAFTAR PUSTAKA