21 BAB II LANDASAN TEORI 2.1. Pengertian Manejemen Manajemen adalah suatu proses / kegiatan / pencapaian tujuan tertentu melalui kerja sama dengan orang lain, dimana dapat dimanfaatkan / digunakan sebagai sumber / sarana-sarana manajemen. Menurut Stoner (1996 : 11) Manejemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Sedangkan, menurut Follet (1986 : 19) Manejemen adalah seni dalam menyelesaikan suatu pekerjaan melalui orang lain. Berdasarkan pengertian diatas maka dapat disimpulkan bahwa manajemen pada dasarnya merupakan seni atau proses dalam menyelesaikan sesuatu yang terkait dengan pencapaian tujuan. Dalam penyelesaian akan sesuatu tersebut, terdapat tiga faktor yang terlibat : 1) Adanya penggunaan sumber daya organisasi, baik sumber daya manusia, maupun factor - faktor produksi lain. Atau sebagaimana menurut Griffin, sumber daya tersebut meliputi sumber daya manusia, sumber daya alam, sumber daya keuangan serta informasi. 2) Adanya proses yang bertahap dari mulai perancangan, pengorganisasian, hingga pengendalian dan pengawasan.
22 3) Adanya seni dalam pekerjaan. Fungsi manajemen adalah elemen - elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. Adapun fungsi-fungsi manajemen adalah: a. Planning merupakan fungsi manajemen yang berkenan dengan pendefinisian sasaran untuk kinerja organisasi dimasa depan dan untuk memutuskan tugas-tugas dan suumber daya-sumber daya yang digunakan yang dibutuhkan untuk mencapai sasaran tersebut. b. Organizing merupakan fungsi manajemen yang berkenan dengan penugasan mengelompokan tugas-tugas dalam departemen-departemen dan mengalokasikan sumber daya ke departemen. c. Leading fungsi manjemen yang berkenan dengan bagaimana menggunakan pengaruh untuk memotivasi karyawan dalam mancapai sasaran organisasi. d. Controlling fungsi manajemen yang berkenan dengan pengawasan terhadapa aktifitas karyawan menjaga orgaanisasi agar tetap berada pada jalur yang sesuai dengan sasaran dan melakukan koreksi apabila diperlukan. 2.2 Manajemen Perkantoran 2.2.1 Pengertian Manajemen Perkantoran
23 Manajemen Perkantoran menurut Goerge R. Terry dirumuskan sebagai perencanaan, pengawasan, dan pengorganisasian pekerjaan kantor tersebut untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Manajemen perkantoran menurut The Liang Gie (2007:12) : Sebagai perencanan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta menggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan tujuan yang telah ditentukan. Manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai meyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan itu pada umumnya ialah bekerja perkantoran (office work). Yang termasuk pekerjaan perkantoran diantaranya : a. Mengetik (typing), b. Menghitung (calculating), c. Memeriksa (checking), d. Menyimpan warkat / arsip (filing), e. Menelpon (telephoning), f. Menggandakan (duplicating), g. Mengirim surat (mailing), dan
24 h. Kegiatan lainnya. 2.2.2 Sistem informasi manajemen Informasi atau keterangan adalah data dalam bentuk kata, angka dan simbol yang harus sampai kepada orang yang tepat, pada waktu dan bentuk yang tepat sehingga memberikan pengetahuan yang berguna. Kegiatan pokok penyediaan informasi dapat berupa : a. Pengumupulan Data Dasar pengorganisasian dari perusahaan adalah mengumpulkan data dari seluruh kegiatan kantor, baik yang penting maupun yang dianggap kurang penting, sehingga bila sewaktu-waktu perusahaan memerlukannya, maka data telah tersedia. b. Memproses Data Pemprosesan data dilakukan setelah semua data masuk, yaitu mengadakan penelitian serta pemisahan data, yang dibagi dalam beberapa kelompok data, sesuai dengan jenis kesamaan atau bidang penyelesaiannya. c. Filing Data / Penyimpanan Data Semua data yang masuk, maupun yang sudah diproses, disimpan sesuai dengan pembagiannya, dengan maksud untuk lebih mempermudah dalam mencari data yang dibutuhkan. Data yang sudah di proses ini akan menjadi dokumentasi, yang suatu saat
25 bermanfaat dan dapat di perlukan kembali untuk menyelesaikan tugas operasional. d. Pendistribusian Pendistribusian data kepada yang memerlukan dapat berbentuk laporan atau lembar informasi dengan menggunakan peralatan komunikasi seperti telepon, surat, dan peralatan elektronik lain. 2.2.3 Tujuan Manajemen Perkantoran a. Memberikan catatan dan laporan, yang bermanfaat dan biaya yang sesuai. b. Membantu organisasi atau peerusahaan, memelihara serta memenuhi kebutuhannya. c. Membuat catatan secara lengkap, relevan, up to date (tidak terlambat), akurat dan dapat dipertanggung jawabkan. d. Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan dan dimana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien. e. Memberikan pekerjaan tata usaha yang cermat dan memberi pelayanan secara efektif kepada para langganan atau mitra kerja. 2.2.4 Fungsi Manajemen Perkantoran Manajemen kantor berarti suatu pengolaan data dan informasi tertulis yang dilakukan secara teratur, sistematis dan terus menerus mengikuti kegiatan organisasi, dengan tujuan untuk membantu
26 keberhasilan organisasi yang bersangkutan. Dengan demikian fungsi manajemen kantor sama dengan fungsi manajemen pada umumnya, dimana pengolaannya terfokus pada lingkup pekerjaan kantor, Seperti : a. Perencanaan Kegiatan pertama dari pimpinan organisasi / kantor adalah menyusun perencanaan. Yaitu keseluruhan proses pemikiran dan penentuan cara yang matang dari kegiatan-kegiatan yang akan dikerjakan dimasa yang akan datang, dalam rangka pencapaian tujuan yang dimaksud, perlu ditentukan cara mana yang harus ditempuh dengan mempertimbangkan resiko yang mungkin terjadi. b. Pengorganisasian Pengoganisasian adalah keseluruhan proses pengelompokan orang, alat - alat, tugas - tugas, tanggung jawab dan wewenang untuk menciptakan organisasi yang dapat digerakan sebagai suatu kesatuan dan kekuatan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan. c. Penggerakan Penggerakan adalah keseluruhan proses memberikan motif bekerja kepada para pegawai agar mereka mau bekerja dengan ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi. d. Pengawasan
27 Pengawasan yaitu proses pengamatan dari pelaksanan seluruh kegiatan organisasi guna menjamin agar pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai rancana yang telah ditentukan objek pengawasan dalam bidang manajemen perkantoran meliputi : a) Kualitas pekerjaan kantor. b) Waktu pekerjaan kantor. c) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor. d) Biaya perkantoran. e) Alat peralatan dan perabotan kantor. f) Pelayanan kantor. g) Dokumentasi. 2.2.5 Kegiatan Pekerjaan Perkantoran Menurut Laksmi, Fuad, dan Budiarto (2002:26-27) sebagai berikut: 1. Menerima pesanan pesanan barang atau jasa, mengantarkan dan mengirimkannya. 2. Membuat rekening. 3. Surat menyurat, korespondensi, mendikte, dan mengetik surat. 4. Menyimpan arsip dinamis dan arsip inaktif serta arsip statis. 5. Menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan perhitungan yang belum di selesaikan. 6. Mengurus, mendistribusikan, dan mengurimkan surat surat pos
28 7. Pekerjaan memperbanyak atau menggandakan arsip dinamis dan membutuhkan alamat. 8. Macam macam pekerjaan seperti menerima telepon, menerima tamu, dan pekerjaan pesuruh. 9. Tugas tugas khusus dengan maksud menyederhanakan sistem, menggabungkan, menambah atau mengapus perkerjaan yang tidak perlu. 10. Membuat arsip arsip dinamis atau laporan (mencatat data yang diinginkan). 2.3 Manajemen Kearsipan Menurut The Goergia Archives (2004), dokumen adalah informasi yang dikumpulkan dan bisa diakses serta digunakan. Adapun The International Standard Organization (ISO on Records Management ISO 15489) mendefinisikan Record (dokumen) sebagai informasi yang diciptakan, diterima dan dikelola sebagi bukti maupun informasi yang oleh organisasi atau perorangan digunakan untuk memenuhi kewajiban hukum atau transaksi bisnis. Dokumen ini mempunyai awal dan akhir yang dapat berupa teks, data, peta digital, spreadsheat. database, gambar dan data suara. Sedangkan arsip didefinisikan oleh Doserno dan Kaynaston (2005) sebuah dokumen dalam sebuah media yang mempunyai nilai historis atau hukum sehingga disimpan secara permanen. Odgers (2005)
29 mendefinisikan manajemen arsip sebagai proses pengawasan, penyimpanan dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik. Lebih lanjut, Bank Dunia (2005) menjelaskan bahwa tujuan pengolaan dokumen yang terintegrasi adalah: 1. Untuk menjaga dokumen maupun arsip agar dapat diakses dan digunakan sepanjang ada nilai keguanaanya. 2. Untuk membuat informasi dari dokumen dan arsip, tersedia dalam format yang tepat, digunakan oleh oarang yang tepat dan dapat digunakan pada saat yang tepat. Ada dua model dalam mengelola arsip, yaitu Life Cycle Mode (Model Siklus Hidup) yang.lebih tepat untuk mengelola dokumen kertas secara manual dan Record Continuum Model (Model Arsip Berkelanjutan) yang lebih tepat guna mengelola arsip elektronis. 2.3.1 Arsip Manual Dewasa ini, sistem kearsipan secara manual kurang begitu populer karna banyak organisasi yang mulai mengimplementasikan program paperless office dan arsip digital. Namun, Barber (2000) menjelaskan bahwa saat ini hampir sebagian besar organisasi masih menggunakan atau mengelola arsip secara manual, karena dokumen yang dikelola masih berupa kertas, CD maupun media fisik lainnya. Hal inilah yang
30 menjadikan pengolaan arsip secara manual masih relevan untuk dibahas pada era digital ini. 2.3.2 Arsip Elektronik Setiap organisasi menghasilkan sejumlah besar dokumen dalam bentuk kertas dan elektronik. The George Archivess (2004) menyebutkan bahwa arsip atau dokumen elektronik dapat berasal dari berbagai bentuk, yaitu semua dokumen, kertas, surat, peta, buku (kecuali buku yang dikelola oleh perpustakaan), mikrofilm, magnetic tape, atau bahan lain tanpa menghiraukan bentuk fisik atau karakteristik, dibuat atau diterima menurut undang - undang. Komputerisasi dokumen telah mengubah cara pengarsipan informasi dengan memberikan kecepatan dan ketepatan dalam penyimpanan, pencairan, penemuan kembali, hingga pendistribusian dokumen dalam organisasi sehingga fungsi dokumen sebagai sumber informasi dalam pengambilan keputusan oleh organisasi dapat dioptimalkan. Komputerisasi dokumen dibangun pada kekuatan dokumen kertas : Data di - scan atau dipindahkan secara elektronik dan kopi digital dengan resolusi tinggi disimpan dalam hard drive atau optical disk. 2.3.3 Tujuan Kearsipan Tujuan dari kearsipan itu sendiri adalah : a. Menjaga keselamatan bahan (dokumen / warkat) pertanggungjawaban.
31 b. Menyimpan warkat secara sistematis. c. Mempermudah menemukan warkat pada saat diperlukan. d. Menjaga / memelihara kelestarian dan kerahasiaan arsip. e. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas. 2.3.4 Fungsi Kearsipan Fungsi kearsipan dalam kantor, yaitu : a. Membantu kita untuk membuat keputusan yang tepat. b. Membantu kita dalam berkomunikasi dengan orang lain. c. Sebagai memori. 2.4 Penyimpanan Arsip Arsip menurut perumusan Drs. The Liang Gie (1972:3) dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistemastis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara tepat ditemukan kembali. Bedasarkan pengertian diatas, yang termasuk dalam pengertian arsip yaitu surat surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, foto foto dan lain sebagainya. Aktivitas pokok dalam bidang kearsipan berupa penyimpanan arsip arsip. Menurut The Liang Gie (2007-122) arsip arsip itu harus di simpan menurut suatu sistem yang memungkinkan penemuan kembali
32 dengan cepat apabila di perlukan. Berikut ini ada lima macam penyimpanan arsip yang sudah dikenal yaitu : a. Penyimpanan Arsip Menurut Abjad (Alphabetic) b. Penyimpanan Arsip Menurut Pokok Soal (Subject Filling) c. Penyimpanan Arsip Menurut Wilayah (Geographic Filling) d. Penyimpanan Arsip Menurut Nomor (Numeric Filling) e. Penyimpanan Arsip menurut Tanggal (Chronological Filling) Keuntungan sistem kearsipan yang baik, yaitu : a. Kepadatan : tidak mengunakan terlalu banyak tempat, khususnya ruang lantai. b. Hal dapat didekati : lemari lemari arsip harus ditempatkan sedemikian rupa, sehingga mudah menyimpan surat surat atau mengambilnya. c. Kesederhanaan : sistem (khususnya sistem penggolongan) harus mudah dimengerti dan dilaksanakan. d. Keamanan : kepada dokumen - dokumen harus diberikan tingkat keamanan yang tepat sesuai dengan kepentingannya. e. Kehematan : sistem kearsipan harus hemat dalam biaya uang, tenaga kerja, dan biaya lainnya. f. Elastisitas : bilamana perlu sistem kearsipan harus dapat diperluas. g. Harus dipergunakan sistem penggolongan yang paling tepat.
33 2.5 Peranan Kearsipan Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sebagai sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisasian, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusa, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian, dan pengendalian setepat tepatnya. Dari pengertian tersebut tampak bahwa arti pentingnya kearsipan mempunyai jangkauan yang amat luas, yaitu baik sebagai alat untuk membantu daya ingatan manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan pelaksanaan kehidupan kebangsaan. 2.6 Kearsipan dan Pegawai Penempatan pegawai yang baik untuk pekerjaan kearsipan adalah penting. Sering sikap yang lebih banyak adalah bahwa pegawai kantor yang tidak cakap dan tidak sesuai dimana mana, karna tidak memiliki kecakapan kantor harus diberi pekerjaan kearsipan. Sering dilupakan bahwa pegawai kearsipan harus mempunyai sifat sifat tertentu, antara lain : a sense of ordeliness, accuracy, manual dexterity, quick reading comprehension, and a liking for detail. (Kerapihan, ketelitian, ketangkasan (kecakapan) tangan, cepat mengerti dalam membaca, dan perasaan senang akan rincian).
34 2.7 Kesalahan Umum Dalam Administrasi Kearsipan Kesalahan yang sering dijumpai dalam administrasi kearsipan adalah : a. Dipergunkan sistem penggolongan yang salah. b. Organisasi yang kurang baik dan perumusan tanggung jawab dan kekuasaan yang tidak jelas. c. Pegawai pegawai yang tidak terlatih dan tidak sesuai. d. Tidak ada prosedur kearsipan tertentu. e. Tidak ada penentuan waktu yang direncankan untuk menyimpan atau menghapuskan warkat warkat. f. Ruang dan perlengkapan tidak sesuai dengan tujuan. g. Kurang adanya pengawasan terhadap warkat warkat (surat surat) yang dipinjam atau pengembaliannya. 2.8 Keunggulan dan Fungsi Arsip Adapun keungulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu : 1) Aktivitas kantor atau organisasi akan berjalan dengan lancar. 2) Dapat dijaadikan bukti butki tertulis apabila terjadi masalah. 3) Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis. 4) Dapat dijadikan bahan dokumentasi. 5) Dapat menghemat waktu, biaya dan tenaga. 6) Sebagai alat pengingat. 7) Sebagai alat penyimpan warkat.
35 8) Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan. 9) Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi. 10) Kerasipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat warkat penting mengenai kemajuan organisasi.