BAB II KAJIAN TEORITIS 2.1 Pengertian Arsip Arsip berasal dari bahasa Yunani, yaitu arche yang kemudian berubah menjadi archea, lalu berubah lagi menjadi archeon. Arche berarti permulaan, jabatan, atau fungsi kekuasaan peradilan dan archea artinya dokumen atau catatan mengenai permasalahan. Gie (dalam Sugiarto dan Wahyono, 2005: 4) mengemukakan bahwa arsip merupakan suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Menurut istilah bahasa Indonesia (dalam Barthos, 2009: 1) bahwa arsip (record) sebagai warkat, pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang itu pula. Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 (dalam Amsyah 2005: 2) menegaskan bahwa yang dimaksud arsip itu: 1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. 2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan Swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. 6
Dengan demikian penulis dapat menyimpulkan bahwa arsip merupakan suatu dokumen atau catatan yang diterima oleh baik pemerintah maupun swasta dalam bentuk surat, rekaman, maupun gambar yang mempunyai tujuan tertentu. 2.2 Pengertian Arsip dan Kearsipan Menurut UU Nomor 43 Tahun 2009 Menurut Undang-Undang (UU) Nomor 43 Tahun 2009 mengenai Kearsipan, beberapa pengertian mengenai arsip dan kearsipan telah terangkum di dalam Bab I Ketentuan Umum Pasal 1. Berikut ini pengertian arsip dan kearsipan menurut UU No. 43 Tahun 2009: 1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip. 2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 3. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 4. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. 5. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. 6. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. 7. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah
diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. 8. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. 9. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga. Sedemikian lengkap UU No. 43 Tahun 2009 ini mewadahi pengertian arsip dan kearsipan. Tinggal bagaimana penerapannya dalam pengelolaan arsip bagi kehidupan kebangsaan, organisasi, perusahaan dan perkantoran sehingga pada akhirnya dapat terwujud dunia kearsipan tanah air yang terkelola secara optimal, efektif dan efisien. 2.3 Peranan dan Tujuan Kearsipan Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan. Oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar, haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik dalam bidang pengelolaan arsip. Barthos (2009: 2) mengatakan bahwa kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sebagai sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. Peranan arsip atau kearsipan adalah merupakan sumber informasi dan dokumentasi. Sebagai sumber informasi, arsip akan dapat membantu mengingatkan petugas yang lupa mengenai suatu masalah. Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat digunakan oleh pimpinan
organisasi untuk membuat ataupun mengambil keputusan secara tepat mengenai masalah yang sedang dihadapinya. (Mardiana dan Setiawan, 1999: 35) Selain itu kearsipan juga memiliki tujuan yaitu: 1. Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman 2. Mudah ditemukan kembali dengan cepat dan tepat 3. Menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari yang dibutuhkan 4. Untuk menjaga kerahasiaan suatu organisasi 2.4 Peralatan dan Perlengkapan Arsip Peralatan yang penting dipergunakan dalam penyimpanan arsip dapat yaitu: 1. Alat penyimpanan tegak (vertical file); jenis yang umum dipergunakan dalam kegiatan pengurusan arsip. Jenis ini sering disebut dengan lemari arsip (filling cabinet). 2. Alat penyimpanan menyamping (lateral file); walaupun sebenarnya arsip diletakkan secara vertical, tetapi peralatan ini tetap saja disebut lateral file, karena letak map-mapnya menyamping laci. Dengan demikian file ini lebih menghemat tempat dibanding dengan filling cabinet. Selain peralatan utama untuk penyimpanan arsip perlu juga disediakan perlengkapanperlengkapan dalam penyimpanan arsip, yakni: 1. Penyekat; lembaran yang dapat dibuat dari karton atau tripleks yang digunakan sebagai pembatas dari arsip-arsip yang disimpan. 2. Map (folder); berguna untuk menyimpan berkas arsip-arsip/surat-surat. 3. Penunjuk (guide); berfungsi sebagai tanda untuk membimbing dan melihat cepat kepada tempat-tempat yang diinginkan di dalam file. 2.5 Sistem Penataan Arsip
Menurut Kamus Bahasa Indonesia Kontemporer, penataan berasal dari kata tata yang artinya adalah aturan, biasanya dipakai dalam kata majemuk, kaidah aturan dan susunan, cara menyusun, sistem. Jadi yang dimaksud dengan penataan adalah merupakan suatu proses, cara atau pembuatan, menata, pengaturan, penyusunan. Menurut Martono (1992: 21), penataan berkas adalah mengatur dan menyusun sehingga membentuk berkas sesuai dengan tipe dan kegunaan arsip bagi kepentingan pekerjaan. Dalam kegiatan ini termasuk didalamnya mempersiapkan kelengkapan atau sarana penempatan arsip pada tempat penyimpanannya. Sedangkan menurut Abubakar (1991: 66) penataan arsip merupakan proses menata berkas, mengatur, menyusun berkas-berkas sesuai dengan pola klasifikasi kearsipan yang telah dibuat. Penataan arsip dikatakan baik jika pada waktu diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat. Kunci utama agar arsip ditemukan kembali terletak pada ketepatan mengenali dan memilih informasi untuk dijadikan petunjuk atau tanda pengenal (indeks). Dan selanjutnya bagaimana cara melakukan penyimpanan arsip yang baik sehingga arsip mudah kembali ditemukan. 2.6 Struktur Penataan Arsip Ada beberapa macam struktur/tata penataan arsip, yakni sebagaimana terdapat di standar ISAD (G): General International Standard Archives Description (1999) yang ditetapkan oleh International Council on Archives adalah sebagai berikut: 1. Item adalah unit arsip terkecil yang tidak dapat dibagi lagi secara intelektual, misalnya sebuah surat, memo, laporan, foto dan lain-lain.
2. Berkas adalah unit/himpunan arsip terorganisir yang dikelompokkan bersama baik untuk penggunaan saat ini oleh penciptanya ataupun saat dalam proses manajemen arsip statis karena arsip-arsip tersebut berkaitan dengan subjek aktivitas atau transaksi yang sama. Berkas biasanya merupakan unit dasar dari suatu seri arsip. 3. Seri adalah sejumah arsip yang ditata sesuai dengan sistem pemberkasan atau disimpan sebagai suatu unit karena arsip-arsip tersebut merupakan hasil dan akumulasi atau proses pemberkasan yang sama, atau aktivitas yang sama, memiliki bentuk (format) yang sama, atau karena keterkaitan lainnya yang muncul pada saat pembuatan, penerimaan atau penggunaannya. 4. Fond adalah keseluruhan arsip, apapun bentuk ataupun medianya yang diciptakan dan/atau diakumulasi secara terstruktur dan digunakan oleh baik instansi pemerintah, swasta ataupun badan hukum tertentu dalam menjalankan aktivitas dan fungsinya. 2.7 Petugas Kearsipan Untuk dapat menjadi petugas kearsipan yang baik diperlukan sekurang-kurangnya 4 (empat) syarat, yakni sebagai berikut (Gie, 2000: 150): 1. Ketelitian Pegawai itu dapat membedakan perkataan, nama-nama atau angka-angka yang sepintas lalu tampaknya sama. Disamping itu pegawai harus memiliki jiwa yang cermat. 2. Kecerdasan Untuk ini memang tidak perlu suatu pendidikan yang sangat tinggi, tetapi sekurangkurangnya pegawai arsip harus dapat menggunakan pikirannya dengan baik, karena ia harus memilih kata-kata untuk sesuatu pokok soal. Selain itu daya ingatnya juga cukup tajam sehingga ia tidak melupakan sesuatu pokok soal yang telah ada di kartu arsipnya.
3. Kecekatan Pegawai arsip harus memiliki kondisi jasmani yang baik sehingga ia dapat bekerja secara gesit, terlebih kedua tangannya harus digunakan dengan leluasa untuk dapat mengambil surat dari berkasnya secara tepat. 4. Kerapian Sifat ini diperlukan agar kartu-kartu, berkas-berkas dan tumpukan surat tersusun rapi. Surat yang disimpan dengan rapi akan lebih mudah ditemukan kembali, selain itu surat juga menjadi lebih awet karena tidak sembarangan ditumpuk. Menurut Littlefield dan Peterson (dalam Tjandra dkk, 2008: 290), seorang arsiparis harus memenuhi 6 (enam) syarat pokok yang mutlak dan harus dimiliki, yakni: 1. Berpendidikan sekolah menengah dan memiliki kecerdasan yang normal. 2. Memahami susunan abjad dengan baik dan memiliki penglihatan yang tajam untuk dapat membedakan nama-nama kecil dan angka-angka dalam warkat. 3. Memiliki kecermatan 4. Memiliki suatu pikiran yang tertarik pada perincian-perincian yang kecil. 5. Memiliki sifat kerapihan dalam bekerja. 6. Memiliki sifat pertimbangan yang baik.