1 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM MANAJEMEN KUALITAS PADA PT. MAYORA INDAH, TBK MENGGUNAKAN SISTEM OPERASI ANDROID Irwan Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia. 0878 8860 1919. wan.lynnfield@gmail.com Robin Revialus Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia. 0878 7790 7695. robinrev.etc@gmail.com dan Ichwan Ridwan Tandjung, B.Sc., M. Sc. Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia. 0818 928 807. tandjung@binus.ac.id ABSTRACT Quality management in PT. Mayora Indah, Tbk, that hasn t utilized technology still having some problem, like worker s indiscipline and high operational cost. The goal of this research is to solve the problem using technology. Research is done by doing analysis of the existing system to understand the business process, and design a new system using Android Operating System to solve the problem. The new system is designed, developed, and tested using Incremental Development Software Process Model. Worker s indiscipline can be solved using technology to restrict their work schedule. The work that has been through the schedule can t be done anymore. Operational costs in the current system arising from the printing paper form used for the management of quality, and this problem can be overcome by replacing paper forms with a Mobile Device-shaped tablet. The results showed that the problem can be solved. (IR). Keyword: Quality Management, technology, Android, mobile device, tablet
2 ABSTRAK Manajemen kualitas pada PT. Mayora Indah, Tbk. yang belum memanfaatkan teknologi informasi masih mengalami berbagai permasalahan, seperti ketidakdisiplinan petugas dan biaya operasional yang tinggi. Tujuan penelitian adalah untuk mengatasi permasalahan di atas dengan memanfaatkan teknologi informasi. Penelitian dilakukan dengan melakukan analisis pada sistem yang sedang berjalan untuk mendapatkan proses bisnisnya, dan merancang sistem usulan yang menggunakan sistem operasi Android untuk mengatasi permasalahan. Sistem usulan dirancang, dikembangkan, dan diuji coba dengan menggunakan model pengembangan Incremental. Ketidakdisiplinan petugas dalam menjalankan proses manajemen kualitas dapat diatasi dengan memanfaatkan teknologi informasi untuk membatasi jadwal pekerjaan. Pekerjaan yang telah lewat jadwal tidak dapat dikerjakan lagi. Biaya operasional pada sistem yang sedang berjalan ditimbulkan dari pencetakan kertas-kertas form yang digunakan untuk manajemen kualitas, dan permasalahan ini dapat diatasi dengan cara menggantikan kertas form tersebut dengan sebuah Mobile Device berbentuk tablet. Hasil penelitian menunjukkan bahwa permasalahan dapat diatasi. (IR). Kata Kunci: manajemen kualitas, teknologi, Android, mobile device, tablet. PENDAHULUAN Kualitas atau mutu dipandang sebagai suatu derajat atau taraf pengukuran yang biasanya digunakan untuk menyatakan baik atau buruknya suatu produk atau jasa. Istilah ini sering digunakan dalam dunia sehari-hari, contohnya dalam bisnis, keuangan, dan banyak hal lainnya. Kualitas ini sendiri tidak dapat dipisahkan dari produk-produk yang dihasilkan oleh manusia. Kualitas yang baik adalah batasan yang diinginkan oleh banyak orang. Dalam dunia bisnis, suatu produk yang memiliki kualitas baik akan memiliki nilai jual yang baik juga. Oleh karena itu, proses produksi biasanya dilengkapi dengan suatu sistem yang disebut dengan sistem manajemen kualitas atau Quality Management System. Sistem ini merupakan salah satu sistem yang paling banyak dianut oleh perusahaanperusahaan besar, khususnya produsen, agar produk yang dihasilkannya dapat memiliki nilai jual yang baik. Sistem manajemen kualitas ini memiliki standar yang berbeda-beda di setiap perusahaan. Sistem ini memiliki banyak kendala dalam pelaksanaannya, seperti kurangnya tenaga kerja, hilangnya data saat pengecekan kualitas, atau bahkan bahan baku yang kualitasnya kurang baik. Beberapa hal di atas akan memberikan dampak yang cukup fatal dalam kegiatan produksi. PT. Mayora Indah, Tbk. adalah salah satu perusahaan yang memperhatikan kualitas dari produk-produk yang diproduksinya setiap hari. Perusahaan ini memiliki standar kualitas sendiri, mulai dari bahan baku, proses produksi, dan hasil akhir dari produk tersebut. PT. Mayora Indah, Tbk. sudah menganut sistem manajemen kualitas ini sejak awal, dan semua kegiatan manajemen dilakukan dengan cara konvensional. Perkembangan teknologi sendiri sampai saat ini masih terus berkembang dan telah sampai pada era mobile. Sebagian besar teknologi yang ada saat ini merupakan teknologi yang membantu pekerjaan manusia. Perkembangan teknologi inilah yang tidak ingin disia-siakan oleh PT. Mayora Indah, Tbk. untuk mengakomodasi pekerjanya dalam melakukan pekerjaan agar lebih efektif dan efisien dibandingkan sebelumnya. PT. Mayora Indah, Tbk. ingin mengadopsi teknologi mobile yang berbasis Android agar dapat digunakan dalam sistem manajemen kualitas yang telah mereka miliki saat ini. Tantangannya adalah bagaimana caranya agar teknologi ini dapat membantu petugas pemeriksa
3 kualitas bekerja secara lebih efektif dan efisien. Salah satu caranya adalah dengan mengganti kertas-kertas yang berisi daftar standar dengan suatu perangkat berbasis Android yang bisa dibawa kemana saja, mampu menyimpan data kualitas yang dicatat oleh para petugas, dan mengirimkan data-data tersebut langsung ke kantor pusat. Beberapa hambatan yang berkaitan dengan petugas Quality Control adalah terkadang mereka melaksanakan tugasnya tidak tepat pada jadwal pemeriksaan. Oleh karena beberapa hal yang telah disebutkan di atas, maka pada penulisan skripsi ini akan dilakukan analisis dan perancangan aplikasi yang difokuskan pada perpaduan teknologi mobile, sistem manajemen kualitas, dan pengiriman data-data pencatatan tersebut ke kantor pusat dengan menggunakan sistem operasi Android. Aplikasi yang hendak dibangun ini diharapkan mampu membantu petugas Quality Control bekerja lebih mudah dan cepat. METODE PENELITIAN Langkah-langkah yang digunakan dalam penelitian yaitu : 1. Analisis Metode ini dilakukan dengan melakukan survei, observasi lapangan, dan juga wawancara terhadap pihak perusahaan. Pada tahapan ini akan dihasilkan Functional dan Non-Functional Requirements. 2. Perancangan Dalam melakukan perancangan, adapun metode yang digunakan adalah sebagai berikut: a. Perancangan UML, b. Perancangan basis data, dan c. Perancangan layar. 3. Implementasi Dalam implementasi, hasil perancangan yang telah selesai akan digunakan untuk membuat aplikasi. 4. Testing Dalam tahapan ini, aplikasi yang telah selesai akan diuji dengan melakukan beberapa kegiatan sebagai berikut: a. Uji coba terhadap pemasukkan data, b. Uji coba terhadap fitur-fitur pada aplikasi, c. Uji coba terhadap pengguna, dan d. Uji coba sebagai satu sistem baru. Software process model yang digunakan dalam pengembangan sistem adalah model proses Incremental Development. Menurut Ian Sommerville, model proses Incremental didasarkan pada pengembangan tahap awal dan penyaluran hasil pengembangan tersebut kepada user untuk mendapatkan feedback. Feedback tersebut digunakan untuk mengembangkan fitur-fitur selanjutnya dari sistem sampai seluruh fitur yang diperlukan oleh user tersedia pada sistem. Proses spesifikasi, pengembangan, dan validasi pada proses model Incremental dilakukan secara bergantian. Hasil dari proses tersebut adalah versi-versi baru pada sistem. Terdapat tiga keuntungan dalam menggunakan proses model Incremental apabila dibandingkan dengan proses model Waterfall, yaitu: 1. Biaya dari akomodasi perubahan kebutuhan klien akan berkurang. Jumlah analisis dan dokumentasi yang harus dikerjakan ulang jauh lebih sedikit dibandingkan dengan model Waterfall. 2. Lebih mudah mendapatkan umpan balik klien dari hasil pengembangan yang telah dilakukan. Klien dapat memberikan umpan balik dari hasil demo
4 program dan melihat sudah sampai sejauh mana sistem dikembangkan. Biasanya klien mengalami kesulitan lebih banyak dalam menentukan progres dari dokumen hasil rancangan. 3. Proses model Incremental memungkinkan pengiriman dan implementasi sistem yang lebih cepat meskipun tidak semua fungsionalitas terpenuhi. Klien dapat merasakan keuntungan dan nilai jual dari sistem yang telah dikembangkan lebih cepat dibandingkan proses model Waterfall. Gambar 1 Proses Model Incremental HASIL DAN BAHASAN Sistem manajemen kualitas yang sedang berjalan akan digantikan fungsinya dengan sistem manajemen kualitas yang baru. Sistem manajemen kualitas usulan ini akan memanfaatkan teknologi informasi dalam implementasinya. Sistem usulan akan mempunyai dua aplikasi utama, yaitu: 1. Aplikasi QMS (Quality Management System), dan 2. Aplikasi QMS Connector (Quality Management System Connector). Aplikasi QMS akan dijalankan pada Mobile Device yang memiliki sistem operasi Android. Aplikasi QMS dikembangkan menggunakan IDE Eclipse dan bahasa pemrograman Java. Aplikasi QMS akan digunakan pada Mobile Device dengan spesifikasi sebagai berikut:
5 Tabel 1 Spesifikasi Minimal Aplikasi QMS Kamera 5 MP (Autofocus) Prosesor 800 MHz Ukuran Layar 7 Touchscreen Tablet WiFi Tersedia Kabel USB Tersedia Aplikasi QMS Connector akan dijalankan pada komputer atau server dengan sistem operasi Windows XP / Vista / 7 / 8 atau Linux. Aplikasi dikembangkan menggunakan IDE Eclipse dan bahasa pemrograman Java. Aplikasi QMS Connector akan digunakan pada komputer atau server dengan spesifikasi minimum sebagai berikut: Tabel 2 Spesifikasi Minimal Aplikasi QMS Connector Prosesor Dual Core @2.0 Ghz RAM 2 GB WiFi Tersedia USB Slot Tersedia Sistem manajemen kualitas usulan akan mempunyai arsitektur yang berbeda dibandingkan sistem manajemenn kualitas yang sedang berjalan. Berikut adalah arsitektur dari sistem manajemen kualitas usulan. Gambar 2 Arsitektur Sistem Usulan
6 Berikut adalah contoh tampilan layar dari aplikasi QMS: Gambar 3 Tampilan Layar Login Gambar 4 Tampilan Layar Main Menu
7 Berikut adalah contoh tampilan layar aplikasi QMS Connector: Gambar 5 Tampilan Login QMS Connector Gambar 6 Tampilan Menu Utama QMS Connector
8 Sistem manajemen kualitas yang telah dibangun akan diimplementasikan dengan strategi konversi pilot. Strategi konversi pilot ini adalah strategi merubah sistem lama ke sistem baru dengan memilih satu bagian tertentu dari organisasi atau perusahaan untuk dijadikan sebagai suatu pelopor. Apabila sistem baru yang diimplementasikan pada pelopor tersebut berjalan dengan baik, maka bagian-bagian lain akan mulai merubah sistem lama ke sistem baru. Konversi ini dilakukan pada salah satu pabrik yang dimiliki oleh PT. Mayora Indah, Tbk. yang berlokasi di Tangerang, Banten, Indonesia. Pabrik tersebut bernama Jatake 2. Produk yang diuji pada sistem hanya satu produk dan line produksi yang diuji hanya satu. Dari hasil implementasi, diketahui bahwa sistem manajemen kualitas yang baru telah dapat memenuhi kebutuhan perusahaan yaitu sebagai berikut: 1. Memudahkan pencatatan data pengecekan kualitas produksi dan pengiriman data pencatatan ke kantor pusat. 2. Mengurangi biaya operasional yang diakibatkan dari penggunaan sistem yang sedang berjalan. 3. Memudahkan perubahan standar kualitas yang sewaktu-waktu bisa terjadi. 4. Mendisiplinkan petugas Quality Control dalam melaksanakan tugas tepat pada jadwal yang diberikan. SIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan hasil analisis bab-bab sebelumnya, maka dapat ditarik beberapa kesimpulan yaitu sebagai berikut: 1. Aplikasi QMS mampu menggantikan fungsi dari Quality Form untuk menginput dan menyimpan data. 2. Aplikasi QMS Connector mampu memenuhi fungsi sebagai berikut: a. Mengolah dan menyimpan data di server, b. Menampilkan data-data transaksi, dan c. Melakukan penyesuaian (adjustment) terhadap standar kualitas. 3. Sistem mampu mengatasi permasalahan dengan solusi sebagai berikut: a. Mendisiplinkan Quality Control melalui Mobile Device yang jadwal kerjanya sudah dibatasi, b. Biaya operasional berkurang dengan menggantikan Quality Form dengan Mobile Device, dan c. Hanya dapat digunakan oleh orang-orang tertentu yang berwenang. Dari hasil simpulan yang telah diperoleh, maka dapat pula dirangkum saran-saran yang dapat digunakan untuk peningkatan pengembangan aplikasi ini lebih lanjut di kemudian hari, yaitu: 1. Aplikasi perlu diterapkan pada setiap line produksi yang ada pada pabrik. 2. Mobile Device yang digunakan untuk menjalankan aplikasi, paling tidak harus memiliki spesifikasi perangkat keras yang lebih baik. 3. Diharapkan di masa yang mendatang, aplikasi server mampu dijalankan pada platform yang berbeda. 4. Berdasarkan hasil evaluasi, refactor perlu dilakukan terhadap kode program. REFERENSI Burnette, E. (2010). Hello, Android Introducing Google s Mobile Development Platform. (3 rd edition). United States of America: Pragmatic Programmers.
9 Knowles, G. (2011). Quality Management. (1 st edition). United States of America: Ventus Publishing ApS. Mallach, E. G. (2009). Information System Conversion Strategies: A Unified View. International Journal of Enterprise Information Systems, 5(1), 44-54. Sommerville, I. (2011). Software Engineering. (9 th edition). United States of America: Pearson Education, Inc. RIWAYAT PENULIS Irwan lahir di kota Lhoksemauwe pada 2 November 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang Teknik Informatika pada 2013. Robin Revialus lahir di kota Jakarta pada 30 Juli 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang Teknik Informatika pada 2013.