MODUL 2 PEMODELAN PROSES BISNIS

MODUL 2 PEMODELAN PROSES BISNIS TI-3205 Perancangan Teknik Industri II Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Manajemen 1 : Pemodelan Proses Bisnis PROGRAM STUDI TEKNIK INDUSTRI INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG 2011 LSIK ITB MODUL 2 PEMODELAN PROSES BISNIS 1

Judul Praktikum Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Manajemen I : Pemodelan Proses Bisnis Tujuan Praktikum Tujuan Umum : 1. Mahasiswa mengetahui definisi sistem informasi, klasifikasi sistem informasi, dan pelaku sistem informasi. 2. Mahasiswa memahami berbagai pendekatan dalam analisis dan perancangan sistem informasi. 3. Mahasiswa dapat melakukan analisis dan perancangan sistem informasi manajemen sederhana dalam sebuah perusahaan manufaktur. Tujuan Khusus : 1. Mahasiswa memahami dan mampu mentransformasikan proses bisnis dari IDEF 0 ke DFD. 2. Mahasiswa dapat melakukan analisis dan perancangan sistem informasi dengan menggunakan pendekatan model-driven. 3. Mahasiswa dapat memahami dan mampu merancang context diagram, decomposition diagram, dan data-dictionary. Teori Singkat Pendahuluan Sistem Sistem adalah sekumpulan elemen yang saling berinteraksi dalam satu lingkungan tertentu untuk menampilkan fungsi-fungsi apapun yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan dari sistem tersebut. Suatu sistem tersusun atas bagian-bagian sebagai berikut: Scope : ruang lingkup operasi/pengaruh Environment : di luar sistem (tidak dapat dikontrol) Boundary : batas scope dari sistem Interface : interaksi dengan lingkungan Subsystem (komponen) : bagian dari sistem Sistem Informasi Sistem Informasi adalah pengaturan sekelompok elemen-elemen yang terdiri atas sekumpulan orang, proses, data dan teknologi informasi yang saling berinteraksi untuk mendukung dan meningkatkan kegiatan operasional bisnis, maupun penyelesaian masalah dan pembuatan keputusan. Perlu diperhatikan perbedaan antara data dan informasi. Data adalah fakta mentah yang belum diolah, sedangkan informasi adalah fakta yang sudah diolah, diorganisasikan, sehingga dapat memberi arti dan relevan dengan tujuan pengolahannya. LSIK ITB MODUL 2 PEMODELAN PROSES BISNIS 1

Pelaku dalam sistem informasi (Whitten, 2004) : System owners Membiayai pembangunan dan perawatan sistem. Mereka memiliki sistem, menentukan prioritas, tujuan sistem, dan kebijakan penggunaannya. Fokus utama dari system owners adalah biaya untuk merancang sistem dan keuntungan apa yang diberikan sistem kepada perusahaan. System users Pengguna sebenarnya dari sistem. Ia menggunakan sistem untuk mendukung atau menyelesaikan suatu pekerjaan. System users mendefinisikan kebutuhan bisnis dan ekspektasi performansi sistem yang akan dibangun. Fokus utama dari system users yaitu fungsionalitas sistem yang dirancang untuk mendukung pekerjaan mereka, kemudahan penggunaan, dan kemudahan untuk dipelajari. System designers Spesialis teknis yang merancang sistem sesuai dengan kebutuhan user. System designers merancang blueprint sistem sebagai pedoman sistem informasi yang akan dirancang. Dalam beberapa kasus, system designers adalah juga system builders. System builders Spesialis teknis yang membangun sistem informasi dan komponen-komponennya berdasarkan spesifikasi yang dirancang oleh system builder. Contoh dari system builder adalah systems programmers, network administrators, webmasters, dsb.. System analyst Spesialis yang mempelajari permasalahan dan kebutuhan dari perusahaan untuk menentukan bagaimana orang, data, proses, dan teknologi informasi dapat meningkatkan kinerja perusahaan. System analyst memfasilitasi pembangunan sistem informasi dan aplikasi komputer dengan menjembatani celah komunikasi antara pelaku nonteknis (owners dan users) dan teknis (designers dan builders) IT vendors and consultants Menyediakan perangkat keras, perangkat lunak, dan pelayanan berkaitan dengan sistem informasi yang dibangun. Dalam praktikum ini praktikan akan berperan sebagai system analyst, kemudian dilanjutkan sebagai system designer. Peran ini dimulai dengan memodelkan proses bisnis perusahaan yang memiliki karakteristik berbeda-beda. Klasifikasi sistem informasi Sistem informasi hadir dalam berbagai bentuk dan ukuran. Maka untuk 2 MODUL 2 PEMODELAN PROSES BISNIS LSIK ITB memudahkan, sistem informasi diklasifikasikan berdasarkan fungsi yang disediakan sistem tersebut. Sistem informasi secara umum dapat diklasifikasikan sebagai berikut: Transaction processing system (TPS) Sebuah sistem informasi yang meng-capture dan memproses data transaksi bisnis. Penggunaannya pada level operasional dan berfokus pada data. Management information system (MIS) Sebuahi sistem informasi yang bertujuan menyediakan informasi dan laporan di bidang manajemen (management-oriented reporting) berdasarkan proses transaksi dan operasi dalam sebuah organisasi tersebut. Decision support system (DSS) Sebuah sistem informasi yang membantu mengidentifikasi alternatif keputusan dan menyediakan informasi pada situasi pengambilan keputusan (decision-oriented information) Executive Information System (EIS)

Sebuah sistem informasi untuk mendukung perencanaan dan asesmen kebutuhan dari level eksekutif (executive manager) Expert system Sebuah sistem informasi yang diprogram untuk menghasilkan keputusan dengan memindahkan dan mereproduksi pengetahuan serta keahlian dari seorang pakar (expertise) dan problem solver kemudian mensimulasikannya. Office automation system Sistem yang membantu pegawai untuk membuat dan membagikan dokumen yang mendukung aktivitas bisnis. Analisis dan perancangan sistem informasi Analisis Sistem Perancangan Sistem Pendekatan Analisis dan Perancangan Sistem : Model -Driven Traditional Method Object Oriented Method Analisis sistem adalah salah satu teknik pemecahan masalah yang mendekomposisi sistem menjadi komponen-komponen yang lebih kecil dengan tujuan mempelajari kinerja dan interaksi yang terjadi antar komponen-komponen tersebut untuk mencapai tujuan sistem. Perancangan sistem (disebut juga sintesis sistem) adalah teknik pemecahan masalah yang melengkapi analisis sistem, merakit ulang komponen-komponen sistem yang telah didekomposisi menjadi satu sistem yang lengkap, yang diharapkan telah lebih baik. Analisis sistem informasi memiliki fokus pada business problem dan independen dari teknologi apapun yang dapat atau akan digunakan dalam implementasi solusi. Adapun perancangan sistem informasi memiliki fokus pada spesifikasi solusi yang bersifat computer based dan merupakan desain fisik solusi. Pendekatan dalam analisis dan perancangan sistem informasi Terdapat berbagai pendekatan dalam analisis dan perancangan sistem informasi. Pada kesempatan ini praktikan akan diperkenalkan kepada beberapa pendekatan yang bersifat model-driven, mempelajari dan menerapkannya pada analisis dan perancangan sistem informasi manajemen pada praktikum ini. Model merupakan representasi sederhana dari sebuah realita yang kompleks, di mana hanya hal-hal yang relevan saja yang perlu untuk dimodelkan. Model hanya merepresentasikan aspek-aspek tertentu yang menjadi tujuan dalam memodelkan suatu sistem. Pendekatan yang bersifat model-driven terbagi dua: Traditional method Pendekatan ini memisahkan analisis proses dan data, dan merupakan pendekatan yang telah digunakan selama paling tidak 25 tahun terakhir. Pendekatan ini terbagi dua, yaitu: LSIK ITB MODUL 2 PEMODELAN PROSES BISNIS 3

o o Structured analysis (process centered) Metode ini lebih menitikberatkan pada analisis proses baru kemudian analisis data. Dengan kata lain metode ini membuat model proses terlebih dahulu daripada model data. Salah satu metode dalam pendekatan ini adalah structured spesification. Dalam metode ini, system analyst menggambar model proses bisnis dalam serangkaian Data Flow Diagram (DFD). Metode inilah yang akan digunakan dalam parktikum ini. Penjelasan lebih lanjut dari metode ini terdapat dalam subbab selanjutnya. Contoh lain dari structured analysis adalah Bussiness System Planning (BSP) yang dikembangkan IBM, BSP memetakan hubungan proses bisnis dengan kelas data dalam bentuk matriks untuk memudahkan analyst melakukan analisis terhadap sistem. Information engineering (data centered) Metode ini lebih menitkberatkan pada analisis kebutuhan data baru kemudian analisis kebutuhan proses. Dengan kata lain metode ini membuat model data terlebih dahulu daripada model proses. Object oriented method Pendekatan ini baru berkembang beberapa tahun terakhir. Menurut Whitten (2004), Object Oriented Method (OOM) merupakan teknik model-driven yang mengintegrasikan data dan proses dalam sebuah object. OOM mengilustrasikan objek-objek dari sistem dari berbagai perspektif, seperti struktur, perilaku, dan interaksi antar objek. Metode Structured Spesification System Description (Business Process Decomposition) Salah satu pendekatan yang dapat digunakan untuk mendeskripsikan dan menganalisis sistem adalah dengan memetakan (memodelkan) proses bisnis yang terjadi dalam sistem tersebut. Sebuah proses bisnis menjelaskan bagaimana sebuah organisasi mencapai tujuannya. Dalam kaitannya dengan praktikum yang akan dilakukan, perusahaan (sebagai organisasi) yang memiliki salah satu tujuan menghasilkan profit melalui berbagai cara, salah satunya adalah kebijakan mengenai tipe perusahaan (Job shop, Mass Production, dll.), maupun penentuan target pasar. Maka dapat disimpulkan, cara organisasi mencapai tujuan yang berbeda berarti memiliki proses bisnis yang berbeda pula. Proses bisnis memiliki banyak pengertian, yaitu : Proses-proses yang mewakili aliran dari pekerjaan dan informasi seluruh bisnis yang bersangkutan. Proses-proses ini berinteraksi dalam entitas-entitas bisnis untuk menjalankan bisnis tersebut. Proses bisnis dapat bertahan lama, seperti siklus permintaan, atau hanya dalam jangka yang pendek, seperti laporan akhir tahun. Proses bisnis dengan siklus yang lama merupakan tipikal bagian dari analisa Business Process Reengineering (BPR) [OMG, 2003]. Sebuah bagian dari sekumpulan langkah-langkah yang ditujukan untuk mencapai tujuan. Sebuah proses dapat didekomposisi menjadi langkah-langkah proses dan komponen-komponen proses. Langkah proses menunjukkan bagian yang terkecil, level atomik, komponen proses dapat berupa daerah dari langkah-langkah proses individual menuju bagian yang paling besar dari proses-proses. [CMU/SEI-93-TR-23] 4 MODUL 2 PEMODELAN PROSES BISNIS LSIK ITB

Proses-proses secara umum diidentifikasikan sebagai titik awal dan akhir, interface, dan unit organisasi terkait, khususnya unit konsumen. Contoh dari proses-proses tersebut adalah: menciptakan produk baru, pemesanan kebutuhan dari sebuah supplier, membuat rencana marketing, pemrosesan dan pembayaran klaim asuransi dan lain-lain. Pemodelan proses adalah suatu teknik untuk mengorganisasikan dan mendokumentasikan struktur dan aliran data yang melalui proses sistem, dan/atau logika, kebijakan, dan prosedur yang diimplementasikan oleh proses sistem. Sistem kompleks biasanya terlalu sulit untuk dipahami secara menyeluruh pada saat ditampilkan sebagai suatu keseluruhan (dalam artian suatu proses tunggal). Oleh karena itu dalam analisis sistem, dipisahkan sistem menjadi subsistem komponennya, yang diuraikan menjadi subsistem yang lebih kecil, sampai didapatkan subset yang mampu dikelola dari keseluruhan sistem. Hal ini disebut dekomposisi. Dalam analisis sistem, dekomposisi memungkinkan analis mempartisi sistem menjadi subsistem logika dari proses untuk peningkatan komunikasi, analisis dan desain. Pada perancangan kali ini digunakan Decomposition Diagram untuk mempartisi sistem. Decomposition diagram menunjukan dekomposisi sistem secara top-down. Diagram Dekomposisi pada dasarnya adalah alat perencanaan untuk model proses yang lebih detail, yang disebut data flow diagram. Aturan pembuatan Diagram Dekomposisi : Tiap proses dalam diagram dekomposisi merupakan proses induk, proses anak atau keduanya. Induk harus memiliki dua anak atau lebih, satu anak tunggal tidak masuk akal karena tidak akan menunjukan detail tambahan mengenai sistem tersebut. Dalam sebagian besar standar pendiagraman dekomposisi, satu anak hanya bisa memiliki satu induk. Pada akhirnya, anak daru satu induk dapat menjadi induk dari anak-anaknya sendiri. Setiap penulisan fungsi dalam induk maupun anak, haruslah diawali dengan menggunakan kata kerja Berikut ini adalah contoh dari Decomposition Diagram Sistem Informasi Rental VCD : 1 Mengelola Sistem Informasi Rental VCD 1.1 Mendaftarkan pelanggan 1.2 Mengadakan VCD 1.3 Meminjamkan VCD Data Flow Diagram Data Flow Diagram (DFD) merupakan jenis dari sebuah pemodelan proses yang digunakan untuk menggambarkan aliran dari data pada suatu sistem dan proses atau kerja yang dikerjakan pada sistem tersebut (Whitten, et al,2004). Dengan kata lain, DFD adalah metode yang menggambarkan aliran data melalui sistem informasi dan aktivitas atau proses yang dilakukan oleh sistem tersebut. Dengan DFD, pemakai dapat memvisualisasikan bagaimana sebuah sistem bekerja, apa yang akan dibangun oleh sistem, dan bagaimana sistem akan diimplementasikan. DFD berbeda dengan flow diagram, karena DFD tidak menggambarkan waktu proses maupun urutan proses. LSIK ITB MODUL 2 PEMODELAN PROSES BISNIS 5

Terdapat empat simbol yang digunakan untuk membuat DFD : Lingkaran menggambarkan proses, yang mengambil data sebagai input, melakukan sesuatu, dan kemudian mengeluarkannya. Persegi dengan garis kanan dan kiri yang terbuka menggambarkan penyimpanan data, meliputi penyimpanan elektronik seperti database. Persegi merepresentasikan external entity yang berhubungan dengan sistem (memberi/mengambil data). External entitas adalah sumber dan tujuan dari sistem input dan output. Jika ada bagian dari sistem yang perlu menerima data hasil olahan dari sistem SI itu sendiri, maka dia akan menjadi entitas luar. Misalnya direktur pt pti yang perlu menerima data laporan dari sistem, maka direktur pt pti dijadikan eksternal entitas Tanda panah menggambarkan aliran data, yang dapat berupa elektronik data item fisik. Function Database Entity Flow Gambar 1. Simbol DFD Beberapa aturan permodelan yang harus diperhatikan untuk merancang DFD, yaitu : 1. Setiap proses dan data store harus mempunyai paling tidak satu data yang masuk dan satu data yang keluar 2. Penamaan proses harus diawali dengan kata kerja dan diakhiri dengan kata benda 3. Setiap data store harus dilibatkan oleh minimal satu aliran data masuk dan satu aliran data keluar 4. Setiap external entity harus dilibatkan dengan paling tidak satu aliran data 5. Satu aliran data harus meliputi paling tidak satu proses. 6. Tidak mungkin terdapat aliran data antar data store 7. Tidak boleh terdapat aliran data antar entitas 8. Aliran data keluar masuk suatu proses = aliran data keluar masuk hasil dekomposisi proses tersebut 9. Pada setiap level diagram harus terdapat data store, kecuali pada context diagram 10. Boleh terdapat aliran data dari suatu proses ke proses lainnya, namun hanya jika data pada aliran tersebut tidak disimpan (kasus khusus) Untuk merancang DFD, dapat digunakan pendekatan Top-Down. Langkah langkah pembuatan DFD dengan menggunakan pendekatan ini adalah sebagai berikut : 1. System designer membuat context diagram yang menunjukkan interaksi (flow data) antara sistem (yang direpresentasikan dengan satu proses) dan sistem lingkungan (direpresentasikan dengan entitas). 2. Sistem didekompos pada level DFD yang lebih rendah menjadi satu set proses, dimana terdapat external entities, data storage dan aliran data antara ketiganya 3. Setiap proses kemudian didekompos menjadi diagram dengan level lebih rendah yang terdiri dari subprosesnya. 4. Pendekatan ini kemudian berlanjut pada subproses berikutnya, sampai detail kebutuhan cukup untuk mencapai 'primitive process' Context Diagram adalah level tertinggi dari DFD yang menunjukan relasi aliran data antara sistem dan entitas eksternalnya. Disebut juga DFD level 0 (nol). Tujuan dari diagram ini adalah untuk menggambarkan aliran data 6 MODUL 2 PEMODELAN PROSES BISNIS LSIK ITB

dari dan ke sistem terhadap entitas-entitas eksternal yang berkepentingan terhadap sistem tersebut. Context Diagram berisi : Orang/organisasi yang berkomunikasi dengan sistem Data yang diterima sistem untuk diproses Data yang dihasilkan sistem dan diekspor Batas antara sistem dan lingkungannya Hanya berisi satu buah proses Proses-proses di dalamnya tidak tampak karena yang digambarkan hanya batasan sistemnya. Berikut ini adalah contoh dari Context Diagram Sistem Informasi Rental VCD : Gambar 2. Context Diagram SI Rental VCD Dekomposisi dari Context Diagram menghasilkan Data Flow Diagram Level 1. Dalam DFD Level 1 ini, sistem dalam Context Diagram di break-down hingga menjadi komponen-komponen sistem yang lebih detail. Dekomposisi ini bersifat partisi top-down, dimulai dari yang umum hingga menjadi lebih spesifik. Berikut ini adalah contoh DFD level 1 dari Sistem Informasi Rental VCD : LSIK ITB MODUL 2 PEMODELAN PROSES BISNIS 7

Gambar 3. DFD level 1 SI Rental VCD Data Dictionary merupakan pendeskripsian makna tiap aliran data yang meliputi nama, deskripsi, dan tipe atau jenis datanya. Data dictionary adalah sebuah referensi yang digunakan untuk menjelaskan struktur dari elemen-elemen data (untuk user, desainer dan programmer). Berikut ini adalah aturan untuk membuat Data Dictionary : Definisi-definisi diusahakan berurutan sesuai urutan alfabet Dictionaries kecil dapat mengkategorikan entries (masukan) Berikan indent untuk definisi-definisi komponen dalam urutan seperti terlihat pada struktur Lebih praktis untuk mengasumsikan bahwa tipe low-level tertentu ada untuk mengurangi ukuran dan detail yang tidak perlu dalam data dictionary. Berikut adalah contoh data dictionary dari Sistem Informasi Rental VCD : No Nama Proses Name Code Description Type 1 Mengelola Sistem Informasi Rental VCD Alamat Pelanggan ALAMAT_PELANGGAN Alamat pelanggan rental TXT500 ID Pelanggan ID_PELANGGAN Kode (unik) pelanggan rental TXT5 ID Supplier ID_SUPPLIER Kode (unik) supplier rental TXT5 ID Transaksi ID_TRANSAKSI Kode (unik) transaksi TXT5 ID VCD ID_VCD Kode (unik) VCD yang dimiliki rental TXT5 Judul VCD JUDUL_VCD Judul VCD yang dimiliki rental TXT50 Nama Pelanggan NAMA_PELANGGAN Nama pelanggan rental TXT50 Tgl Transaksi TGL_TRANSAKSI Tanggal terjadinya transaksi peminjaman VCD D 8 MODUL 2 PEMODELAN PROSES BISNIS LSIK ITB

WARNING!! SEGALA BENTUK PLAGIATISME MAUPUN KECURANGAN AKADEMIS LAINNYA AKAN MENERIMA SANKSI SESUAI PERATURAN YANG BERLAKU DI ITB. Sumber Tambahan: http://yourdon.com/strucanalysis/wiki/index.php?title=chapter_9 ATURAN DASAR: HARAP BERKEMEJA DAN BERSEPATU SAAT MENGIKUTI RESPONSI DAN PRAKTIKUM KETERLAMBATAN DALAM MENGHADIRI RESPONSI DAN PRAKTIKUM SERTA PENGUMPULAN LAPORAN AKAN MENGAKIBATKAN PENGURANGAN NILAI SECARA LINEAR 1 MENIT = 1 POIN JIKA SAKIT ATAU BERHALANGAN HARAP MENYIAPKAN BUKTI TERTULIS DAN SURAT IZIN DAN MENYERAHKANNYA KE PJ MODUL 2 WILLIAM RUSLI P. LSIK ITB MODUL 2 PEMODELAN PROSES BISNIS 9