BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Penelitian Dengan kemajuan teknologi yang semakin pesat dan semakin berkembangnya sumber informasi yang cepat dan tepat, akan membawa dampak yang besar dan luas terhadap perubahan struktur ekonomi. Perubahan ini melanda pula pada setiap badan usaha, sehingga perubahan teknologi yang terjadi akan mengubah pula struktur kehidupan dan operasi setiap badan usaha. Peranan teknologi informasi saat ini dan saat yang akan datang tidak akan dapat ditawarkan lagi. Segala aktivitas yang dilakukan baik oleh individu maupun oleh kelompok dalam kaitannya dengan kegiatan bisnis dan administratif maupun bukan, tidak akan lepas dari peranan teknologi informasi khususnya dibidang pengolahan data elektronik. Oleh karena itu tanpa adanya peranan pengolahan data elektronik tersebut, maka perusahaan kemungkinan besar dapat mengalami berbagai macam permasalahan seperti penyelewengan-pengelewengan yang dilakukan oleh pihak yang tidak berwenang. Secara umum, informasi dibutuhkan agar perusahaan dapat dikelola dengan baik, informasi yang diberikan juga harus berkualitas, dalam arti informasi tersebut harus akurat, relevan dan tepat waktu. Tanpa adanya informasi yang akurat dan tepat waktu maka perusahaan dapat mengalami kerugian, karena keputusan yang dihasilkan menjadi kurang tepat dan tentunya akan menggangu kelancaran aktivitas perusahaan. Perkembangan teknologi informasi berupa komputer telah menciptakan suatu lingkungan yang berorientasi pada pengolahan informasi secara cepat dan tepat dengan volume besar dan terintegrasi. Hal ini sejalan dengan perkembangan teknologi dalam pengolahan data dan dunia usaha yang semakin cepat, yang mana diperlukan suatu sistem informasi yang dapat menghasilkan informasi yang cepat, akurat dan tepat waktu. Kebutuhan tersebut terutama dirasakan oleh perusahaan- 1
2 perusahaan besar dengan permasalahannya yang kompleks, sehingga informasi dijadikan salah satu sumber bagi manajemen dalam proses pengambilan keputusan. Sejalan dengan pesatnya laju teknologi, maka kebutuhan informasi dan data yang cermat, cepat dan akurat dapat diperoleh dengan menggunakan pengolahan data elektronik yang dapat dibantu oleh perangkat keras seperti komputer. Komputer sebagai hasil perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi mampu menjawab tantangan-tantangan yang dihadapi oleh perusahaan yang menyediakan kemampuan pengolahan data yang cepat dan tepat. Komputer mampu mengerjakan apa saja (general purpose) sesuai dengan kemampuan software yang sedang dioperasikan. Jadi komputer merupakan alat bantu yang harus dimanfaatkan dan diikuti perkembangannya guna memperlancar jalannya suatu perusahaan. Pemakaian komputer sangat disarankan pada perusahaan besar maupun perusahaan yang sedang berkembang, dimana bidang usahanya telah semakin luas dan menjadi sangat rumit. Pemakaian komputer dapat menghemat waktu serta memiliki ketelitian yang tinggi. Pengolahan data dengan volume yang besar dan sifatnya rumit akan memakan waktu yang cukup lama apabila dilakukan secara manual dan akan terdapat kesalahan-kesalahan atau kekurangantepatan. Dengan adanya bantuan komputer maka dapat memberikan informasi yang lebih akurat. Kegiatan-kegiatan yang ada dalam perusahaan merupakan kegiatan yang saling berkaitan satu dengan lainnya. Kegagalan melaksanakan salah satu kegiatan yang mempunyai akibat terhadap kegiatan lain dalam suatu bagian atau manajemen perusahaan dituntut untuk berupaya sebaik-baiknya supaya pelaksanaan seluruh kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan baik. Pesatnya perkembangan dunia usaha pada saat ini dibuktikan dengan perkembangan yang pesat dalam ruang lingkup aktivitasnya. Keadaan ini menuntut para pengelola perusahaan dengan menggunakan segala kemampuan dan alat yang tersedia dalam memecahkan berbagai permasalahan yang akan dihadapi. Salah satu kecenderungan utama di Indonesia dalam beberapa tahun terakhir adalah pertumbuhan dramatis bisnis di bidang jasa, bidang jasa tumbuh
3 lebih cepat dari bidang ekonomi yang memberikan kontribusi yang besar dalam perdagangan internasional. Salah satu kegiatan penting dalam perusahaan adalah kegiatan transaksi. Tujuan perusahaan adalah untuk memperoleh laba, karena laba dari transaksi tersebut merupakan unsur terpenting untuk mempertahankan kelangsungan hidup suatu perusahaan terutama dalam menjalankan kegiatan operasional selanjutnya. Terutama dalam transaksi jasa yang memberikan kepuasan bagi konsumen. Saat ini banyak sekali transaksi yang dilakukan tetapi antara pembeli dan penjual tidak harus bertatap muka langsung. Pembeli tinggal memesan dan mentransfer uangnya, setelah itu barang akan tiba melalui pengiriman paket yang dilakukan oleh pihak penjual. Suatu perusahaan jasa didirikan untuk memberikan pelayanan jasa yang dibutuhkan oleh konsumen. Ini berarti perusahaan dituntut menyediakan jasa yang berpengaruh bagi konsumen. Perkembangan suatu perusahaan akan mengakibatkan kegiatan semakin bertambah luas dan masalah-masalah yang dihadapi semakin kompleks. Masalahnya adalah bagaimana agar proses transaksi jasa dapat berperan dengan efektif, untuk mengatasinya diperlukan alat pengolahan data berbasis komputer memadai sehingga dapat membantu proses secara efektif, maka dalam penelitian ini penulis memilih judul PERANAN PENGOLAHAN DATA ELEKTRONIK DALAM MENUNJANG EFEKTIVITAS PROSES TRANSAKSI JASA PENGIRIMAN PAKET. 1.2 Identifikasi Masalah Berdasarkan latar belakang pemilihan judul yang telah dikemukakan diatas, maka penulis mengidentifikasi masalah dalam penelitian adalah: 1. Apakah peranan pengolahan data elektronik yang diterapkan oleh PT Pos Indonesia (Persero) sudah memadai. 2. Bagaimana peranan pengolahan data elektronik dalam menunjang efektivitas proses transaksi jasa pengiriman paket pada PT Pos Indonesia (Persero).
4 1.3 Maksud dan Tujuan Penelitian Maksud dari penelitian ini adalah mempelajari lebih dalam mengenai pengetahuan yang telah penulis terima dimasa perkuliahan untuk menambah pengalaman penulis dalam obyek yang akan diteliti. Tujuan peneliti adalah untuk memahami pengetahuan yang telah dipelajari oleh penulis dengan melihat penerapannya dalam praktek sebenarnya. Sesuai dengan permasalahan diatas, tujuan penelitian yang lebih spesifik adalah sebagai berikut: 1. Untuk mengetahui penerapan pengolahan data elektronik yang dilakukan PT Pos Indonesia (Persero). 2. Untuk mengetahui peranan pengolahan data elektronik dalam menunjang efektivitas proses transaksi jasa pengiriman paket. 1.4 Kegunaan Penelitian Penelitian yang dilakukan ini diharapkan dapat memberi manfaat baik secara langsung maupun tidak langsung bagi: 1. Penulis Penelitian ini berperan sebagai sarana untuk meningkatkan pemahaman tentang penerapan sistem pengolahan data elektronik dalam perusahaan dan salah satu syarat dalam menempuh ujian sarjana. 2. Perusahaan Penelitian ini diharapkan dapat memberikan gambaran perusahaan dan masukan kepada pihak manajemen perusahaan untuk digunakan sebagai tujuan pengolahan data elektronik sebagai alat bantu dalam proses transaksi jasa yang telah dijalankan secara efisien dan efektif sehingga dapat menghasilkan keuntungan yang optimal bagi perusahaan. 3. Pembaca Hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadi ilmu pengetahuan serta menjadi sumbangan pemikiran dan berguna sebagai acuan (referensi) bagi pihak-pihak yang membutuhkan dalam penelitian yang relevan serta tidak
5 menutup kemungkinan untuk mengadakan penyempurna terhadap hasil penelitian ini. 1.5 Kerangka Pemikiran Pada perusahaan berskala besar, perusahaan membutuhkan suatu sistem informasi yang memadai. Dalam transaksi jasa pengiriman paket, perusahaan membutuhkan penerapan sistem yang dapat mengolah data serta memberikan informasi yang cepat, tepat, akurat dan terpercaya dalam aktivitas transaksi jasa tersebut. Dengan adanya pengolahan data akan sangat membantu perusahaan untuk mengolah data yang ada sehingga bisa mempercepat transaksi jasa pengiriman paket dan barang bisa segera dikirim lebih cepat karena perusahaan sudah memperhitungkan segalanya melalui pengolahan data tersebut. Data merupakan kumpulan kejadian yang diangkat dari suatu kenyataan. Data dapat berupa angka-angka, huruf-huruf atau simbol-simbol khusus atau gabungan dari kumpulan kejadian. Data mentah masih belum bisa bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Manajemen sangat memerlukan adanya informasi yang paling penting mengenai keadaan atas segala sesuatu yang terjadi didalam atau yang berhubungan dengan perusahaan dan bagian yang berada dibawah tanggung jawab. Pengolahan data merupakan manipulasi data dari data mentah kedalam bentuk yang lebih berguna, berupa suatu informasi. Dimana informasi merupakan hasil dari kegiatan pengolahan data yang memberikan bentuk lebih berarti dari suatu kegiatan. Sehingga hal ini sekarang lebih dikenal dengan sistem pengolahan data elektronik. Pengertian pengolahan data elektronik menurut Sondang P. Siagian (2003;81) adalah: Pengolahan data secara elektronik merupakan serangkaian kegiatan yang dimaksud untuk penyedia informasi dengan menggunakan komputer dengan yang mencakup pengumpulan, pemrosesan, penyimpanan, dan pengawasan hasil olahan tersebut.
6 Mengingat perkembangan teknologi yang terjadi begitu pesatnya, maka perusahaan yang bergerak dibidang jasa pengiriman paket juga perlu mengikuti perkembangan teknologi agar perusahaan tidak ketinggalan informasi. Karena jika hal ini terjadi, maka perusahaan akan mengalami kerugian, oleh karena itulah perlu adanya pengolahan data elektronik. Karena dengan adanya pengolahan data yang dilakukan maka akan mempermudah perusahaan untuk bisa mendapatkan informasi yang benar. Ada beberapa unsur yang terdapat dalam pengolahan data elektronik. Unsur-unsur inilah yang membantu proses pengolahan tersebut. Terdapat tiga unsur yang ada pada sistem pengolahan data elektronik menurut La Midjan dan Azhar Susanto (2003;66) yaitu: 1. Perangkat keras (Hardware) 2. Perangkat Lunak (Software) 3. Manusia (Brainware). Unsur-unsur yang terdapat dalam pengolahan data elektronik ini harus saling berhubungan satu sama lainnya dan harus membentuk satu kesatuan dan unsur sistem pengolahan data elektronik. Hal ini harus dilakukan karena sistem pengolahan data elektronik akan menghasilkan informasi penting yang nantinya akan digunakan oleh manajemen dalam pengambilan keputusan demi kelangsungan hidup perusahaan yang sedang dijalaninya. Oleh sebab itu tujuan sistem pengolahan data elektronik menurut Wilkinson (2003;89) yang dialihbahasakan oleh Agus Maulana yaitu sistem pengolahan data menghasilkan informasi yang: 1. Relevansi 2. Laju konversi 3. Efisiensi 4. Ketepatan waktu 5. Fleksibilitas 6. Ketepatan dan keamanan 7. Kehematan
7 Banyak manfaat yang dapat dirasakan oleh perusahaan jika menggunakan pengolahan data elektronik Penggunaan komputer sebagai pengolah data menjadi semakin tidak terhindarkan oleh perusahaan karena komputer akan memperbesar kemampuan sistem informasi. Pengolahan data elektronik juga bermanfaat untuk memperlancar proses transaksi yang ada pada perusahaan. Pemrosesan transaksi dapat menghasilkan informasi secara komputerisasi ketepatan dan kecepatan relisasi pengiriman barang yang merupakan salah satu sasaran perusahaan guna mempertahankan kontinuitas kegiatan jasa dan memperoleh kepercayaan dari pelanggan. Penelitian ini pernah dilakukan sebelumnya oleh Mayangsari Hidayati Npm: 01.06.092 dengan judul Peranan Sistem Pengolahan Data Elektronik Dalam Menunjang Efektivitas Proses Pelayanan Jasa Training Telekomunikasi Pada Pelanggan (Studi Kasus pada ZTE-IT Telkom Asian Pasific R&D and Training Center di Bandung) pada tahun 2009. Dari penelitian tersebut dapat ditarik kesimpulan: 1. Pelaksanaan sistem pengolahan data elektronik sangat berperan dalam menunjang efektivitas proses pelayanan jasa training telekomunikasi pada pelanggan. Perbedaan dengan penulis, tentang penelitian ini adalah: 1. Pada objek studi kasus dan transaksi jasa pengiriman paket. 2. Pengolahan data elektronik pada proses transaksi oleh perusahaan yang bergerak di bidang jasa. Suatu perusahaan dalam melaksanakan kegiatan transaksi jasa dapat dikatakan efektif apabila sesuai dengan yang telah direncanakan sebelumnya. Hasil dari kegiatan transaksi jasa tersebut dapat menjamin kelangsungan hidup perusahaan yang bersangkutan. Apabila hasil yang dicapai belum sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan maka perlu langkah-langkah perbaikan untuk meningkatkan efektivitas transaksi jasa. Pengertian efektivitas menurut Arens, Elder dan Beasley (2005;767) adalah:
8 Effectiveness refers to the accomplishment of objectives, whereas efficiency refers to the resources used to achieve those objective. Berdasarkan definisi diatas efektivitas dapat diartikan sebagai tingkat dimana tujuan dari perusahaan atau organisasi dapat tercapai. Efektivitas dapat dihubungkan dengan keberhasilan pencapaian tujuan, sedangkan efisiensi dihubungkan dengan penggunaan sumber daya alam rangka pencapaian suatu tujuan tersebut. Peranan sistem pengolahan data elektronik yang memadai, akan menunjang efektivitas proses transaksi jasa pengiriman paket sehingga dapat mengurangi kesalahan-kesalahan sampai biaya yang wajar dalam transaksi jasa. Berdasarkan kerangka pemikiran diatas, maka penulis mengemukakan suatu hipotesis sebagai berikut: Penerapan pengolahan data elektronik yang memadai dapat berperan dalam menunjang efektivitas proses transaksi jasa pengiriman paket.
9 Gambar 1.1 Kerangka Pemikiran Peranan Pengolahan Data Elektronik Efektivitas Proses Transaksi Jasa Pengiriman Paket Indikator: 1. Elemen Komputer: a. Hardware b. Software c. Brainware 2. Tujuan Pengolahan Data Elektronik: a. Relevansi b. Laju Konversi c. Efisiensi d. Ketepatan Waktu e. Fleksibilitas f. Ketepatan dan Keamanan g. Kehematan 3. Metode Pengolahan Data Elektronik: a. Batch Processing b. Online Processing Indikator: 1. Proses Pengolahan Data Transaksi Jasa Pengiriman Paket: a. Pengiriman b. Penerimaan Kas 2. Tujuan Transaksi Jasa Pengiriman Paket: a. Harga dan syarat barang dan jasa yang disediakan diotorisasi sesuai dengan kriteria manajemen b. Jumlah dan waktu transaksitransaksi harus diotorisasi sesuai dengan kriteria manajemen c. Akses ke kas hanya diperbolehkan sesuai dengan kriteria Metode Deskriptif Hipotesis Ho : Sistem pengolahan data elektronik tidak berperan dalam menunjang efektivitas proses transaksi jasa pengiriman paket Ha : Sistem pengolahan data elektronik berperan dalam menunjang efektivitas proses transaksi jasa pengiriman paket Kesimpulan
10 1.6 Metodologi Penelitian Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif. Menurut Sugiyono (2004;11) metode deskriptif yaitu: Penelitian deskriptif adalah penelitian yang dilakukan untuk mengetahui nilai variabel atau lebih (independen) tanpa membuat perbandingan, atau menghubungkan dengan variabel yang lain. Tujuan penelitian deskriptif adalah membuat pencadaran secara sistematis, faktual, dan akurat, mengenai fakta-fakta dan sifat-sifat populasi atau daerah tertentu. Jenis penelitian dengan metode deskriptif yang digunakan adalah riset korelasi yaitu penelitian yang dirancang untuk menentukan tingkat hubungan variabel-variabel yang berbeda dalam suatu populasi, disini peneliti dapat mengetahui besarnya kontribusi variabel bebas, terhadap variabel terikat serta besarnya arah hubungan yang terjadi. Dalam teknik pengumpulan data-data yang dibutuhkan, penulis menggunakan beberapa metode, yaitu: 1. Penelitian Lapangan (Field Research) Yaitu penelitian langsung yang dilakukan oleh penulis pada perusahaan jasa mengenai permasalahan yang menjadi objek penelitian, guna memperoleh data yang dibutuhkan dengan cara: a. Observasi : yaitu metode pengumpulan data dengan cara peninjauan langsung ke lapangan atas aktivitas yang terjadi dalam suatu perusahaan. b. Wawancara : proses memperoleh keterangan untuk tujuan penelitian dengan tanya jawab sambil bertatap muka antara penulis (pewawancara) dengan pihak perusahaan jasa (sebagai penjawab)
11 c. Kuesioner : proses memperoleh data dengan cara mengumpulkan data melalui daftar pertanyaan dan penyebaran angket kepada para responden. Dari jawaban tersebut diharapkan dapat diketahui reaksi dan pendapat mereka secara langsung sehingga dapat memudahkan penulis dalam menganalisis apa yang menjadi topik penelitian ini. 2. Penelitian Kepustakaan (Library Research) Yaitu penelitian yang dilakukan dengan mempelajari berbagai literatur, catatan perkuliahan maupun sumber lain yang berhubungan dengan masalah yang dibahas dalam penulis skripsi, guna memperoleh data yang akan dijadikan landasan teori dalam penulisan skripsi ini. 1.7 Lokasi dan Waktu Penelitian Untuk mendapatkan data dalam penelitian ini, penulis melakukan penelitian di PT POS INDONESIA (PERSERO). Jl. Asia Afrika No.49 Bandung. Penelitian dilaksanakan pada bulan Maret 2012 sampai dengan selesai.