TUGAS AKHIR PERANAN SEKRETARIS DALAM PERJALANAN DINAS STAF AHLI GUBERNUR PADA SEKRETARIAT STAF AHLI GUBERNUR DI KANTOR GUBERNUR PROVINSI SUMATERA UTARA OLEH : VIHATI SISILIA SIMBOLON 122103037 PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2015 1
2
3
4 KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, yang telah melimpahkan rahmat dan karunianya serta masih diberikan kesempatan dan kesehatan sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir dengan judul Peranan Sekretaris dalam Perjalanan Dinas Staf Ahli Gubernur pada Sekretariat Staf Ahli Gubernur di Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Utara dengan baik. Penyusunan Tugas Akhir ini merupakan salah satu syarat yang harus dipenuhi dalam menyelesaikan pendidikan pada program Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. Dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini, penulis banyak mendapatkan dukungan, bantuan, bimbingan, dorongan dan pengarahan, baik secara langsung maupun tidak langsung dari berbagai pihak. Pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih kepada : 1. Bapak Prof. Subhilhar, Ph.D selaku Plt. Rektor Universitas Sumatera Utara. 2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, SE, M.Ec.Ac, Ak, CA selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. 3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, S.E, M.M selaku Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. 4. IbuMagdalena Linda Leonita Sibarani, S.E, M.Si selaku Sekretaris ProgramStudi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. i
5 5. Ibu Frida Ramadhini Harahap, S.E, M.M selaku Dosen Pembimbing Tugas Akhir yang telah memberikan bimbingan dengan baik. 6. Seluruh staf, pengajar atau dosen serta karyawan/karyawatifakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. 7. Bapak Fachrizal,S.Sos, M.M, selaku pembimbing lapangan dan seluruh staf, dan karyawan/karyawati pada Sekretariat Staf Ahli Gubernur di Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Utara. 8. Teristimewa kepada Bapak M. Simbolon dan Ibu R. Sipayung selaku orang tua penulis yang telah memberikan motivasi dan dukungan. 9. Rekan penulis selama meneliti, yaitu Sabrina Dwi Anggreini Sitohang, Nora Sihombing atas kerja sama yang baik. 10. Seluruh teman seperjuangan yaitu mahasiswa D-III Kesekretaritan stambuk 2012 Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. 11. Serta semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu. Semoga Tuhan Yang Maha Esa dapat memberikan balasan atas kebaikankebaikan yang telah diberikan kepada penulis, baik di dunia maupun di akhirat kelak. Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun dari pembaca untuk perbaikan-perbaikan di masa yang akan datang. Medan, 23 April 2015 Penulis, Vihati Sisilia Simbolon NIM: 122103037 ii
6 DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR... DAFTAR ISI... DAFTAR TABEL... DAFTAR GAMBAR... i iii v vi BAB I PENDAHULUAN... 1 1.1 Latar Belakang... 1 1.2 Perumusan Masalah... 7 1.3 Tujuan Penelitian... 7 1.4 Manfaat Penelitian... 7 1.5 Sistematika Penelitian... 8 1.6 Sistematika Pembahasan... 8 BAB II PROFIL INSTANSI... 10 2.1 Sejarah Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Utara... 10 2.1.1 Sejarah Berdirinya Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Utara... 10 2.1.2 Tonggak Sejarah Provinsi Sumatera Utara... 11 2.1.3 Visi, Misi, dan Makna Lambang Provinsi Sumatera Utara... 12 2.2 Struktur Organisasi... 14 2.3 Job Description... 18 iii
7 2.4 Jaringan Kegiatan... 26 2.5 Kinerja Kegiatan Terkini... 26 2.6 Rencana Kegiatan... 27 BAB III PEMBAHASAN... 30 3.1 Tempat dan Waktu Penelitian... 30 3.2 Landasan Teori... 30 3.2.1 Pengertian Sekretaris... 30 3.2.2 Syarat-Syarat Sekretaris... 32 3.2.3 Jenis-Jenis Sekretaris... 34 3.2.4 Fungsi Sekretaris... 36 3.2.5 Tugas Sekretaris... 39 3.2.6 Peranan Sekretaris... 44 3.2.7 Pengertian Sekretariat... 46 3.2.8 Pengertian Perjalanan Dinas... 48 3.2.9 Jenis-Jenis Perjalanan Dinas... 48 3.2.10 Mengatur Perjalanan Dinas... 51 3.3 Peran Sekretaris dalam Perjalanan Dinas Staf Ahli Gubernur pada Sekretariat Staf Ahli Gubernur di Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Utara... 67 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... 82 4.1 Simpulan... 82 4.2 Saran... 83 DAFTAR PUSTAKA... 85 iv
8 DAFTAR TABEL No. Judul Halaman Tabel 1.1 Sistematika Penulisan... 8 Tabel 2.1 Struktur Organisasi pada Sekretariat Daerah di Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Utara... 16 Tabel 3.1 Timetable... 53 v
9 DAFTAR GAMBAR No. Judul Halaman Gambar 2.1 Lambang Provinsi Sumatera Utara... 13 Gambar 2.2 Struktur Organisasi Sekretariat Daerah di Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Utara... 15 Gambar 2.3 Struktur Organisasi Sekretariat Staf Ahli Gubernur di Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Utara... 17 Gambar 3.1 Surat Perintah Tugas... 70 Gambar 3.2 Nota Dinas... 71 Gambar 3.3 Laporan Hasil Perjalanan Dinas... 72 Gambar 3.4 Laporan Hasil Perjalanan Dinas... 73 Gambar 3.5 Surat Perintah Perjalanan Dinas (tampak depan)... 74 Gambar 3.6 Surat Perintah Perjalanan Dinas (tampak belakang)... 75 Gambar 3.7 Tiket... 77 Gambar 3.8 Tiket Pesawat... 78 Gambar 3.9 Tiket Pesawat... 79 Gambar 3.10 Voucher Penginapan... 81 vi