BAB I PENDAHULUAN 1. Latar Belakang Masalah Dokumentasi adalah kegiatan yang sangat penting dan terjadi setiap hari, terutama dilingkungan kantor suatu perusahaan swasta atau instansi pemerintah, dari perusahaan kecil sampai besar, dari tingkat RT sampai tingkat suatu departemen pemerintahan. Proses ini dimulai dengan proses pencatatan jenis/kategori, nomor kegiatan dan keterangan atau deskripsi, kegiatan pembuatan isi dokumen dan pengarsipan dokumen tersebut bila sudah selesai. Jenis dokumen yang dibuat sangat beragam untuk setiap kantor dan jumlahnya pun juga beragam, tergantung jenis dari ukuran institusi atau perusahaannya.tapi secara kumulatif jumlahnya sangat banyak dan harus disimpan dalam kurun waktu yang lama. Dalam era digital saat ini, pembuatan suatu dokumen sudah menggunakan bantuan komputer. Akan tetapi sistem pencatatan dan pengarsipan atau penyimpanan suatu dokumen secara umum masih menggunakan cara manual, yang disimpan dalam bentuk kertas yang tersusun dalam suatu binder dokumen, dalam map atau odner. Tantangan dalam tata kelola dokumen yang ada disetiap kantor tentulah berbeda-beda, akan tetapi yang membuat sama adalah waktu pencarian suatu dokumen apabila akan digunakan kembali atau akan menjadi suatu bukti untuk kegiatan tertentu. Makin banyak dan makin lama dokumen disimpan, cenderung makin lama waktu pencarian. Banyak waktu terbuang hanya untuk mencari suatu dokumen tertentu. Hal ini makin diperparah apabila sistem penyimpanannya tidak teratur dan tidak tersusun secara rapi, tidak terstruktur dan tidak sistematis. Pergantian suatu team atau staff administrasi juga mempengaruhi kecepatan dalam pencarian suatu dokumen kembali. 1
2 Adakalanya yang terjadi adalah pencarian suatu dokumen akan lebih cepat apabila yang mencari dokumen tersebut adalah si pembuat dokumen tersebut. Masalah tata kelola dokumen yang kurang efektif juga terjadi di PT. Indo Mindstorm Wizzard (PT. Imwizz). Meskipun PT. Imwizz adalah bergerak dalam bidang solusi TI (Teknologi Informasi), akan tetapi dalam sistem pengelolaan dokumen atau pengarsipannya masih dilakukan secara manual. Dokumen yang berupa hardcopy disimpan secara manual dalam bentuk asli atau foto copy, dikumpulkan dalam map atau binder yang disusun sesuai jenis, tahun pembuatan dan kelompok tertentu. Ada juga dokumen yang tersimpan dalam bentuk softcopy di komputer staff tertentu yang tidak tersentralisasi dimana cara pengelolaannya tidak teratur dan tidak standard. Kendala yang sering terjadi adalah pencarian dokumen yang cukup lama, terutama dokumen-dokumen yang dibuatnya beberapa tahun yang lalu dan si pembuatnya sudah tidak bekerja di kantor lagi. Dan sering dokumen sulit ditemukan, karena lupa apakah dalam bentuk hardcopy atau softcopy. Dengan latar belakang permasalahan dalam bidang pengarsipan dokumen administrasi kantor secara umum diatas dan khususnya yang terjadi di PT. Imwizz, saya sangat tertarik untuk membuat suatu perancangan sistem berbasis teknologi informasi yang dapat membantu menyelesaikan kendala yang ada dalam pengelolaan dokumen yang pernah dibuat. Kata e-filling adalah sebagai kata kunci dari solusi ini dan untuk judul proposal Tugas Akhir,dan untuk lebih spesifik diberi judul PERANCANGAN SISTEM TATA KELOLA e-filling DOKUMEN ADMINISTRASI PERKANTORAN DI PT. INDO MINDSTORM WIZZARD. Tujuan dari pembuatan sistem informasi e-filling tersebut dalam rangka untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam bidang pengarsipan atau tata kelola dokumen-dokumen yang ada di PT. Imwizz agar lebih baik. Waktu
3 pencarian suatu dokumen yang lebih cepat dan akurat, juga akan meningkatkan produktiftas karyawan secara umum, khususnya dibagian administrasi. Dengan memanfaatkan teknologi informasi yang berbasis web dan internet dalam pembuatan e-filing ini, juga memungkinkan sistem dapat diakses kapan saja, dimana saja dan oleh siapa saja sesuai tingkat otoritasnya. Diharapkan solusi tersebut dapat memberikan sumbangsih serta kontribusi yang positif bagi perusahaan, khususnya untuk PT. Imwizz, dimana penulis bekerja. 2. Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang di atas, berikut adalah rumusan masalah yang akan dikaji pada tugas kahir ini, yaitu : 1. Bagaimana merancang sistem untuk aplikasi dokumentasi yang cepat, efisien dan efektif? 2. Bagaimana merancang sistem untuk aplikasi yang dapat menyimpan dokumen sesuai kategori kategori yang ditentukan? 3. Bagaimana merancang sistem untuk aplikasi penyimpanan dokumen secara elektronik berbasis web? 4. Bagaimana merancang sistem untuk aplikasi dokumentasi yang dapat di akses oleh seluruh staff sesuai dengan hak aksesnya? 3. Batasan Masalah Penulis ingin menggambarkan atau mendeskripsikan bagaimana sistem tata kelola dokumen administrasi perkantoran pola lama dan merancang pola baru menggunakan sistem e-filling di PT. Indo Mindstorm Wizzard. Penulis hanya akan merancang sistemnya saja tanpa membuat aplikasinya. Dari latar belakang ini, maka penulis menyususn batasan masalah dalam bentuk pertanyaan sebagai berikut : Bagaimana Merancang Sistem Informasi Tata Kelola e-filling Dokumen Administrasi Perkantoran di PT. Indo Mindstrom Wizzard?
4 4. Tujuan dan Manfaat 4.1.Tujuan Tujuan dari penelitian ini adalah : 1. Membuat rancangan sistem dokumentasi yang tepat untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja karyawan. 2. Membuat rancangan sistem dari aplikasi yang dapat menyimpan dokumen secara elektronik yang dapat diakses oleh seluruh staff sesuai dengan hak aksesnya. 4.2. Manfaat Manfaat dari penelitian ini adalah : Dengan adanya perancangan sistem e-filling, maka akan memberikan kemudahan dalam pembangunan aplikasi e-filling, di mana aplikasi e- filling nantinya dapat memudahkan proses layanan manajemen atau perencanaan atau pengelolaan serta kearsipan (database) di PT. Indo Mindstorm Wizzard, serta memungkinkan manajemen / pimpinan untuk tetap melakukan aktifitas pencarian dokumen walau berada di luar kantor, sehingga mempercepat proses pengambilan keputusan. 5. Metodologi Penelitian 5.1.Jenis Penelitian Studi Lapangan (field research), yaitu metode penelitian untuk mendapatkan data dengan cara mengadakan riset langsung pada perusahaan yang menjadi objek dalam penyusunan skripsi ini. 5.2.Metode Pengumpulan Data Adapun metode dalam pengumpulan data sebagai berikut : a. Observasi, yaitu teknik pengumpulan data dengan cara mengamati langsung terhadap operasi maupun prosedur yang berlaku pada objek penelitian.
5 b. Interview (wawancara), yaitu teknik pengumpulan data dengan mengadakan wawancara dengan pihak-pihak terkait guna memberikan data-data serta keterangan yang dibutuhkan oleh penulis. 5.3.Metode Pengembangan Sistem Metodologi pengembangan sistem yang penulis gunakan adalah SDLC (Software Development Life Cycle) merupakan sebuah siklus hidup pengembangan perangkat lunak yang terdiri dari beberapa tahapan-tahapan penting dalam membangun perangkat lunak yang dilihat dari segi pengembangannya. Model yang digunakan yaitu Model Waterfall (Classic Life Cycle) merupakan model yang melakukan pendekatan secara sistematis dan urut mulai dari level kebutuhan sistem lalu menuju ke tahap analisis, desain, coding, testing / verification, dan maintenance. Disebut dengan waterfall karena tahap demi tahap yang dilalui harus menunggu selesainya tahap sebelumnya dan berjalan berurutan. 6. Sistematika Penulisan Untuk mempermudah laporan penyusunan tugas akhir ini, penulis membagi sistematika penulisan menjadi lima bab, dan setiap bab merupakan rangkaian dengan bab yang lainnya yang saling berhubungan, di uraikan sebagai berikut: BAB I Pendahuluan Bab ini menguraikan tentang latar belakang, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, metode penelitian dan sistematika penulisan BAB II Landasan Teori Memuat study literature mengenai kepustakaan untuk mendukung sistem yang akan dirancang.
6 BAB III Analisa dan Perancangan Memuat profil perusahaan, sejarah perusahaan, struktur organisasi perusahaan yang diteliti dan analisa sistem yang akan dirancang dan memuat penjabaran mengenai proses dan hasil perancangan sistem yang akan dibangun. BAB IV Implementasi dan Pengujian Bab ini menguraikan tentang hasil dari proyek yang dikerjakan dan mengujinya agar dapat melihat hasilnya dalam bentuk program, dan membadingkan dengan cara manual dengan program yang dibuat dengan sistem komputerisasi. BAB V Penutup Memuat kesimpulan dan saran terkait sistem yang dirancang.