BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Perpustakaan Khusus Perpustakaan khusus merupakan perpustakaan yang mempunyai koleksi khusus bidang tertentu yang digunakan sebagai sarana penunjang kegiatan suatu lembaga atau instansi. Menurut Rahayuningsih (2007, 5) perpustakaan khusus adalah perpustakaan yang mengkhususkan diri dalam subjek koleksi bidang tertentu saja, minsalnya bidang hukum, bidang musik, bidang teologi, dan sebagainya. Sedangkan Hermawan (2006, 40) menyatakan bahwa perpustakaan khusus termasuk didalamnya perpustakaan kedinasan adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh lembaga / instansi pemerintah atau swasta. Definisi tersebut juga didukung oleh Prastowo (2012, 71) yang menyatakan bahwa perpustakaan khusus merupakan sebuah departemen, lembaga negara, lembaga penelitian, organisasi massa, militer, industri, maupun perusahaan swasta. Sehubungan dengan hal tersebut di atas, dalam buku Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Khusus (2006, 6) dinyatakan bahwa: Perpustakaan khusus adalah salah satu jenis perpustakaan yang dibentuk oleh lembaga (pemerintah/swasta) atau perusahaan atau asosiasi menangani atau mempunyai misi bidang tertentu dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan dilingkungannya baik dalam hal pengelolaan maupun pelayanan informasi pustaka dalam rangka mendukung pengembangan dan peningkatan lembaga maupun kemampuan sumber daya manusia. Dari definisi di atas, dapat diketahui bahwa perpustakaan khusus merupakan perpustakaan yang didirikan untuk mendukung visi dan misi 6
lembaga/instansi (pemerintah/swasta) yang berperan menyimpan, mengelola, menyediakan informasi untuk memenuhi kebutuhan informasi pengguna. 2.1.1 Ciri-ciri Perpustakaan Khusus Di perpustakaan khusus cakupan informasinya khusus dan terbatas, mendalam dan mutakhir, mengingat para pengguna perpustakaannya adalah pegawai di lembaga induknya. Rahayuningsih (2007, 5) mengemukakan ciri-ciri perpustakaan khusus antara lain: 1. Memiliki koleksi yang terbatas pada satu atau beberapa subjek. 2. Memiliki informasi yang luas dan mendalam dalam bidang kekhususannya itu. 3. Keanggotaan perpustakaan khusus biasanya terbatas, yaitu orang orang yang berminat atau berkarya dalam bidang subjek koleksi perpustakaan itu. 4. Ukuran perpustakaan khusus relatif kecil dan jumlah koleksinya relatif sedikit. Pendapat tersebut didukung oleh Prastowo (2012, 72) yang menyatakan bahwa perpustakaan khusus memiliki ciri-ciri sebagai berikut: 1. Memiliki buku yang terbatas pada satu atau beberapa disiplin ilmu saja. 2. Keanggotaan perpustakaan pada sejumlah anggota yang ditentukan oleh kebijakan perpustakaan atau kebijakan badan induk tempat perpustakaan tersebut bernaung. 3. Peran utama pustakawan adalah melakukan penelitian kepustakaan untuk anggota. 4. Tekanan koleksi bukan pada buku (dalam artian sempit), melainkan pada majalah, pamlfet, paten, laporan penelitian, abstrak, atau indeks. 5. Jasa yang diberikan lebih mengarah kepada minat anggota perorangan. Dari uraian di atas, dapat diketahui bahwa ciri-ciri perpustakaan khusus terdapat pada koleksinya yang terbatas atau memiliki buku dari beberapa disiplin ilmu saja, dan keanggotaannya terbatas serta ukuran perpustakaan khusus relatif kecil. 7
2.1.2 Visi dan Misi Perpustakaan Khusus Visi adalah cara memandang tentang kondisi dan situasi masa depan. Visi juga dapat diartikan sebagai gambaran keadaan yang lebih baik atau keinginan yang ingin dicapai dan secara rasional dapat diwujudkan. Sementara visi perpustakaan khusus/kedinasan merupakan satu kesatuan dari lembaga induknya yang mempunyai visi yang sama dengan lembaga tempat perpustakaan tersebut berada (Suwarno 2009, 37-38). Dalam buku Standar Nasional Indonesia (SNI) bidang perpustakaan (2011, 37), misi perpustakaan khusus adalah menyediakan materi perpustakaan dan akses informasi bagi lembaga induknya. Dari penjelasan di atas, dapat diketahui bahwa visi dan misi perpustakaan khusus adalah menyediakan koleksi/informasi perpustakaan dan akses informasi pengguna sesuai dengan bidang lembaga induknya. 2.1.3 Tujuan Perpustakaan Khusus Tujuan perpustakaan adalah untuk menyediakan fasilitas dan sumber informasi sesuai kebutuhan penggunanya. Menurut Soeaminah yang disitir oleh Saifullah (2008, 14) tujuan perpustakaan secara umum untuk memberikan layanan informasi literer kepada masyarakat pengguna. Sedangkan tujuan perpustakaan secara khusus dibedakan menurut jenis perpustakaan. Tujuan perpustakaan khusus menurut Sulistyo-Basuki yang disitir oleh Prastowo (2012, 72) bahwa tujuan perpustakaan khusus adalah untuk membantu tugas badan induk, dimana tempat perpustakaan tersebut bernaung. Sedangkan menurut Hermawan (2006, 40) tujuan utama perpustakaan khusus adalah untuk 8
mendukung tujuan organisasi. Umumnya bersifat tertutup dan hanya melayani anggota organisasi. Dari beberapa pendapat di atas dapat diketahui bahwa tujuan perpustakaan khusus adalah untuk memenuhi kebutuhan informasi pengguna dalam rangka mendukung pengembangan dan kemampuan sumber daya manusianya di lingkungannya. 2.1.4 Fungsi Perpustakaan Khusus Perpustakaan khusus berfungsi sebagai pusat informasi di lingkungannya. Adapun fungsi perpustakaan khusus dalam buku Badan Standarisasi Nasional (2009, 7) adalah sebagai berikut: 1. Mengembangkan koleksi yang dapat menunjang kinerja lembaga induknya. 2. Menyimpan semua terbitan dari tentang lembaga induknya. 3. Menjadi focal point untuk informasi terbitan lembaga induknya. 4. Menjadi pusat referral dalam bidang yang sesuai dengan lembaga induknya. 5. Mengorganisasikan materi perpustakaan. 6. Mendayagunakan koleksi 7. Menerbitkan literature sekunder dan tersier dalam lembaga induknya, baik cetak maupun elektronik. 8. Menyelenggarakan pendidikan pengguna. 9. Menyelenggarakan kegiatan literasi informasi untuk pengembangan kompetensi sumber daya manusia lembaga induknya 10. Melestarikan materi perpustakaan materi preventif maupun kuratif. 11. Ikut serta dalam kerjasama perpustakaan serta jaringan perpustakaan. 12. Menyelenggarakan otomasi perpustakaan. 13. Melaksanakan digitalisasi materi perpustakaan. 14. Menyajikan layanan koleksi digital. 15. Menyediakan akses informasi pada tingkat lokal, nasional, regional dan global. 9
Sedangkan dalam buku Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Khusus (2006, 6) dinyatakan bahwa: Fungsi-fungsi minimal yang perlu ada dalam penyelenggaraan perpustakaan khusus adalah fungsi pengembangan dan pembinaan koleksi, pengolahan bahan pustaka, pengelolaan dan pelestarian bahan pustaka, pelayanan bahan pustaka dan informasi serta pelayanan dan bimbingan pengunjung. Dari uraian di atas, dapat diketahui bahwa fungsi perpustakaan khusus adalah mengembangkan koleksi, mengelola, menyimpan, menjadi focal point, menjadi pusat referral, menyelenggarakan pendidikan pengguna, menyelenggarakan kegiatan literasi informasi, melestarikan materi perpustakaan, kerjasama antar perpustakaan, menyelenggarakan otomasi perpustakaan, melaksanakan digitalisasi materi perpustakaan, menyajikan layanan koleksi digital, dan menyediakan akses informasi pada tingkat lokal, nasional, regional dan global. 2.1.5 Tugas Perpustakaan Khusus Keberadaan suatu perpustakaan memiliki tugas dan fungsi yang harus dilaksanakan, sesuai dengan tujuan perpustakaan tersebut. Ada tiga bagian tugas perpustakaan secara garis besar menurut Sutarno yang disitir oleh Suwarno (2009, 41-42), yaitu: 1. Menghimpun informasi, meliputi kegiatan mencari, menyeleksi, mengisi perpustakaan dengan sumber informasi yang memadai/lengkap baik arti jumlah, jenis, maupun mutu yang disesuaikan dengan kebijakan organisasi, ketersediaan dana, dan keinginan pemakai secara mutakhir. 2. Mengelola, meliputi proses pengolahan, penyusunan, penyimpanan, pengemasan agar tersusun rapi, mudah ditelusuri kembali (temu balik informasi) dan diakses oleh pemakai, dan merawat bahan pustaka. Pekerjaan pengolahan mencakup pemeliharaan atau perawatan agar seluruh koleksi perpustakaan tetap dalam kondisi bersih, utuh, dan baik. 10
Sedangkan kegiatan mengelola dalam pengertian merawat adalah kegiatan yang dilakukan dalam rangka preservasi dan konservasi untuk menjaga nilai-nilai sejarah dan dokumentasi. 3. Memberdayakan dan memberikan layanan secara optimal. Perpustakaan sebagai pusat informasi yang menyimpan berbagai ilmu pengetahuan, memberikan layanan informasi yang ada untuk diberdayakan kepada masyarakat pengguna, sehingga perpustakaan menjadi agen perkembangan ilmu pengetahuan dan informasi, teknologi dan budaya budaya masyarakat. Termasuk dalam tugas ini adalah upaya promosi dan publikasi serta sosialisasi agar masyarakat pengguna mengetahui dengan jelas apa yang ada dan dapat dimanfaatkan dari perpustakaan. Namun perpustakaan khusus berbeda tugasnya dari kebanyakan perpustakaan, seperti yang dijelaskan oleh Yusuf (2010, 24) bahwa: Tugas dari perpustakaan khusus adalah mengelola sumber informasi khusus yang sesuai dengan program-program lembaga induknya. Segala informasi dari jenis media apapun, berupa cetakan atau bahan dari bukan hasil cetakan, termasuk didalamnya media elektronik, khususnya yang banyak mendukung kebutuhan-kebutuhan khusus lembaga, selalu diupayakan pengadaannya untuk kemudian diolah dan dimanfaatkan (dilayankan) kepada para peneliti di lingkungan lembaga yang bersangkutan. Sedangkan dalam buku Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Khusus (2006, 7), tugas perpustakaan khusus adalah: Melakukan kegiatan pengumpulan/pengadaan, pengolahan, penyimpanan dan pendayagunaan bahan pustaka bidang ilmu pengetahuan tertentu untuk memenuhi misi lembaga yang harus diemban dalam rangka mendukung organisasi induknya dan masyarakat yang berminat mengkaji/mempelajari disiplin ilmu bidang yang menjadi misi perpustakaan tersebut. Dari uraian di atas, dapat diketahui bahwa tugas perpustakaan khusus adalah mengumpul, mengelola, menyimpan, dan pendayagunaan bahan pustaka sesuai program lembaga induknya, baik tercetak maupun elektronik. 11
2.1.6 Koleksi dan Pengembangan Koleksi Perpustakaan Khusus Koleksi perpustakaan merupakan salah satu faktor utama yang menentukan kriteria dan jenis suatu perpustakaan. Pada perpustakaan khusus koleksi yang disediakan relatif terbatas karena koleksi perpustakaan hanya yang berhubungan dengan misi lembaga bersangkutan. Menurut Sutarno (2006, 39) koleksi yang ada di perpustakaan khusus walaupun terbatas, biasanya terdapat sejumlah tambahan lainnya yang berisi hiburan dan pengetahuan umum, seperti majalah dan surat kabar. Sedangkan dalam buku Standar Perpustakaan Khusus (2002, 2) koleksi perpustakaan adalah: Semua bahan pustaka baik dalam bentuk buku, film, majalah, dan sejenisnya yang dikumpulkandan diproses berdasarkan aturan tertentu untuk disajikan dalam rangka memenuhi kebutuhan informasi pengguna, mencakup koleksi umum, koleksi referensi dan koleksi inti. Koleksi umum dalam hal ini diperuntukkan bagi pemakai perpustakaan tidak terbatas bagi kalangan sendiri, tetapi juga dapat digunakan oleh pemakai dari lembaga/organisasi/perorangan yang bergerak dalam bidang yang sama. Koleksi umum ini meliputi monografi, majalah dan jurnal yang dilayankan dalam bentuk akses terbuka. Sedangkan koleksi referensi mencakup eksiklopedia, kamus, literatur kelabu (tesis, disertasi, laporan hasil penelitian, statistik) yang dengan berbagai pertimbangan dalam hal kelangkaan atau cakupan yang sangat spesifik dilayankan dalam bentuk akses tertutup. Selanjutnya koleksi inti yang merupakan koleksi utama perpustakaan yang digunakan untuk mendukung misi organisasi/instansi induk perpustakaan. Menurut Hasugian (2009, 82) koleksi perpustakaan khusus terbatas dalam keanekaragaman koleksinya yaitu hanya menyediakan koleksi yang khusus berkaitan dengan misi dan tujuan dari organisasi atau lembaga yang memilikinya, biasanya hanya memberikan pelayanan khusus kepada staf organisasi atau lembaganya saja. 12
Ada beberapa koleksi dasar yang menjadi acuan dan pertimbangan perpustakaan khusus dalam pengembangan koleksinya. Adapun koleksi dasar tersebut dijelaskan dalam buku Panduan Badan Standarisasi Nasional (2009, 3) adalah sebagai berikut: 1. Perpustakaan khusus instansi pemerintah memiliki koleksi buku sekurang-kurangnya 1.000 judul dalam bidang kekhususannya. 2. Sekurang-kurangnya 80% koleksinya terdiri dari subjek/disiplin ilmu tententu sesuai dengan kebutuhan instansi induknya. 3. Perpustakaan menyediakan koleksi terbitan dari dan tentang instansi induknya. 4. Perpustakaan melanggan minimal 10 judul majalah yang berkaitan dengan kekhususan instansi induknya. Selain pengembangan koleksi dasar yang harus diperhatikan pengembangan/pengadaan koleksi juga penting diperhatikan agar terjaga ketersediaan dan kemutakhirannya. Berikut hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengembangan/pengadaan koleksi yang dijelaskan dalam buku Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Khusus (2006, 19-22): 1. Sumber/alat seleksi Untuk mendukung proses pemilihan bahan pustaka secara baik dan optimal, perpustakaan perlu memupuk alat bantu seleksi bahan pustaka seperti katalog penerbit, bibliografi nasional, maupun manca Negara (minsal books in print), bibliorafi subyek, daftar tambahan koleksi (accession list) perpustakaan lain, timbangan/resensi buku, catalog penerbit, daftar majalah terbit di dalam negeri maupun diluar negeri dan usulan dari pimpinan atau pengguna perpustakaan. Sumber/alat bantu seleksi tersebut harus selalu diperbaharui atau mutakhir. Juduljudul buku terpilih dipindahkan dalam lembar/kartu isian yang disebut desiderata atau selanjutnya disimpan menurut tata penjajaran tertentu. 2. Tim seleksi bahan pustaka Untuk memperoleh koleksi perpustakaan yang komprehensif dan memenuhi kebutuhan pengguna penpustakaan, penseleksian dan penetapan bahan pustaka yang akan diadakan dilakukan oleh tim seleksi bahan pustaka. Tim seleksi terdiri dari unsure pengguna potensial, pejabat struktural terkain dan unsur lain yang peduli perpustakaan. Tim seleksi dibentuk oleh pejabat tertinggi atau yang berwenang di perpustakaan atau menurut ketentuan lembaga induk. 13
3. Kebijakan pemilihan bahan pustaka Langkah awal dari pengadaan koleksi adalah melakukan pemilihanatau seleksi. Dalam melakukan pemilihan hendaknya perpustakaan mempunyai kebijaksaan tertulis. Kebijaksaan ini dalam kurun waktu tertentu selalu disempurnakan yang dituangkan dalam bentuk kebijaksanaan umum dan program perpustakaan sesuai dengan perkembangan. Beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah: a. Pemilihan dilakukan dengan cermat berdasarkan skala prioritas dan kemampuan perpustakaan oleh pihak yang diberi wewenang memilih bahan pustaka. b. Pengadaan bahan pustaka disesuaikan dengan misi dan programprogram perpustakaan. c. Komposisi cakupan subyek dan jenis koleksi hendaknya proporsional dan diupayakan mencukupi kebutuhan dan memuaskan penggunanya (internal atau target pelayanan). d. Bahan pustaka yang diusahakan hendaknya dipilih yang mutakhir atau edisi terakhir. e. Pemilihan bahan pustaka didasarkan atas azas manfaat dan efisiensi 4. Pengadaan bahan pustaka Dalam rangka pengadaan bahan pustaka, perpustakaan perlu membina hubungan kerja dengan berbagai mitra kerja agar perpustakaan memperoleh informasi yang selalu mutakhir dan cepat. Untuk mengurangi kesalahan dan kegagalan dalam pengadaan perpustakaan sebelumnya perlu mencatat dengan benar tentang data bibliografi bahan pustaka dan melakukan verifikasi pada katalog perpustakaan, kartu desiderata, daftar bahan pustaka yang sedang dalam proses pembelian dan daftar bahan pustaka yang sedang diolah. Pengadaan bahan pustaka dapat dilakukan berbagai cara, yaitu: a. Pembelian meliputi: pembelian langsung atau pemesanan kepada penerbit toko buku, atau agen, baik pemesanan secara tetap (standing order) atau sesuai kebutuhan. b. Tukar menukar biasanya dilakukan dengan perpustakaan atau lembaga lain. Untuk melakukan cara ini perpustakaan harus mempunyai bahan pustaka yang dapat dipertukar-kan, seperti terbitan perpustakaan, terbitan institusi induk, atau diambil dari koleksi yang jumlah kopinya berlebih. c. Hadiah dari lembaga lain: penambhan melalui cara ini lebih ekonomis, namun sering tidak sesuai dengan kebutuhan dan bahkan kadang-kadang sudah kadaluwarsa. Karena itu perpustakaan harus selektif secara ketat agar tidak terjadi peledakan koleksi tidur. d. Titipan perpustakaan kadang-kadang memperoleh titipan bahan pustaka dari perorangan atau lembaga lain agar dapat dimanfaatkan oleh pemakai perpustakaan. Dalam hal ini perpustakaan sekedar menjaga keberadaannya tanpa memikul resiko. 14
e. Terbitan sendiri: perpustakaan hendaknya menghimpun semua bahan pustaka seperti majalah, buku, brosur, laporan direktori, yang diterbitkan baik oleh perpustakaan atau lembaga. Yang perlu diperhatikan dalam pengadaan bahan pustaka adalah: 1) Buku pustaka sejenis Pembelian bahan pustaka jenis ini dapat dilakukan langsung ke toko buku secara kontan. Apabila buku tersebut tidak ada di pasar, perpustakaan dapat memesan langsung ke penerbit dan membayar di muka sesuai tagihan yang diterima. Pengadaan dengan sistem ini disarankan dalam jumlah tertentu (sistem paket/ tidak satu per satu) agar lebih ekonomis. 2) Majalah dan terbitan berkala lainnya Pengadaan bahan pustaka jenis ini biasanya dilakukan dalam bentuk anggaran untuk periode tertentu. Pengadaannya dapat dilakukan langsung ke penerbit atau melalui agenan. 3) Media elektronik CD-ROM (Compact Disk Read Only Memory) Media ini pengadaannya agak berbeda dengan bahan pustaka tercetak. Pengadaan CD-ROM dilakukan baik dengan cara langganan (untuk pembaharuan) atau cara beli (untuk sekali terbit). 4) Bahan pustaka khusus (film, mikrofis/film, A/V, standar, paten, terbitan pemerintah atau badan internasional, dll). Pengadaan bahan pustaka jenis ini biasanya dilakukan langsung ke penerbit atau perpustakaan yang bersangkutan. Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa koleksi perpustakaan khusus harus memiliki koleksi dalam bidang kekhususannya yang sesuai dengan kebutuhan lembaga induknya. 2.1.7 Layanan Perpustakaan Khusus Layanan yang ada di perpustakaan merupakan kegiatan utama untuk mendorong pemanfaatan koleksi di perpustakaan. Ada beberapa jenis layanan menurut Lasa (2002, 101) dimana jenis-jenis layanan informasi harus diselenggarakan oleh suatu perpustakaan sesuai kemampuan antara lain dalam bentuk pelayanan sirkulasi, pelayanan referensi, penelusuran literatur, pelayanan informasi terseleksi, bimbingan pemakai, dan pelayanan audio visual. 15
Sedangkan Sutarno (2006, 73) menyatakan bahwa: Layanan yang ada di perpustakaan meliputi: sirkulasi (peminjaman/pengembalian), keanggotaan, referensi, bimbingan dan penyuluhan kepada pemakai, layanan pembaca, layanan unit perpustakaan keliling, layanan ekstensi, penelitian, layanan lain yang mungkin dilakukan, dan pendidikan pemakai. Jadi, pelayanan yang ada di perpustakaan tergantung dari jenis perpustakaan dalam melayani masyarakat yang dilayaninya. Seperti di perpustakaan khusus, layanan yang disediakannya harus dapat memberikan nilai lebih kepada pengguna dan organisasi/badan induk yang membawahinya. Menurut Kusmayadi (2006, 51) layanan pada perpustakaan khusus adalah: Layanan lebih bertujuan untuk memenuhi kebutuhan informasi para pengguna di lembaga induknya, menyimpan dan menemukan kembali informasi serta penyebarkan secara cepat dan tepat kepada para staf, dan membantu pimpinan memperoleh bahan untuk pengambilan keputusan. Dalam menerapkan sistem layanan, menurut Surachman (2005, 3): Kebanyakan perpustakaan khusus menerapkan sistem terbuka dengan akses terbatas. Hal ini untuk lebih memberikan peluang kepada penggunaan yang lebih luas namun tetap terkontrol. Terbuka artinya siapapun dapat memanfaatkan koleksi yang ada, sedangkan akses terbatas adalah pengaturan terhadap proses pemanfaatan koleksi seperti fasilitas pinjam, fasilitas baca, fotokopi, dan sebagainya. Sedangkan dalam buku Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Khusus (2006, 34), sistem layanan bahan pustaka dapat dilaksanakan dengan sistem layanan terbuka atau sistem layanan tertutup, yaitu: 1. Layanan tebuka Sistem ini memberikan kebebasan kepada pengguna perpustakaan untuk memilih dan mengambil sendiri bahan pustaka yang diinginkan dari ruang koleksi. 2. Layanan tertutup Sistem ini tidak memberi kebebasan kepada pengguna, karena pengguna tidak dapat mengambil sendiri bahan pustaka dari ruang koleksi. Pengambilan bahan pustaka dilakukan oleh petugas perpustakaan. Sistem ini ditujukan untuk koleksi khusus yang keberadaannya perlu memperoleh pengamanan. 16
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa layanan yang ada di perpustakaan khusus meliputi, layanan sirkulasi, layanan referensi, penelusuran literatur, layanan informasi terseleksi, bimbingan pemakai, layanan audio visual. Layanan tersebut bertujuan untuk memenuhi kebutuhan informasi pengguna di lembaga induknya baik menggunakan sistem terbuka maupun tertutup, tergantung kebijakan dari lembaga induknya. 2.2 Peran Perpustakaan Khusus Peran perpustakaan khusus adalah sebagai tempat untuk menyediakan informasi sesuai kebutuhan di lingkungannya. Menurut Sutoyo (2001, 194) perpustakaan khusus berperan penting di lembaganya yang berkaitan dengan kebutuhan informasi untuk mendukung lembaga induknya, serta perpustakaan khusus mempunyai sumber informasi yang penting dan di dalam subyek khusus. Sedangkan Andriani (2010, 84) menyatakan bahwa peran perpustakaan khusus adalah untuk memenuhi kebutuhan bahan pustaka/informasi di lingkungannya dalam rangka mendukung pengembangan dan peningkatan lembaga maupun kemampuan sumber daya manusia. Pendapat lain Rufaidah (2009, 13-14) menyatakan bahwa perpustakaan khusus berperan penting dalam kegiatan penyediaan dan penyebaran informasi hasil-hasil penelitian dan pengkajian serta informasi ilmiah kepada peneliti, penyuluh, para pembuat kebijakan dan pengguna lainnya. Sedangkan menurut Anang (2013, 7): Perpustakaan instansi memiliki peran penting dalam penyelenggaraan suatu instansi, yaitu sebagai pusat dokumentasi dan informasi, pendukung kegiatan riset pengembangan produk instansi induk dan pengolahan data terkait kebutuhan informasi penggunanya. 17
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa perpustakaan khusus berperan sebagai: (1) pusat sumber informasi, (2) penyedia informasi (3) dan media penyebaran informasi yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan penggunanya akan informasi dan dapat mendukung kegiatan lembaga induknya. 2.2.1 Peran Perpustakaan Sebagai Pusat Sumber Informasi Peran perpustakaan sebagai pusat informasi menjadi bahan rujukan bagi pengguna di lingkungannya. Menurut Fadhilah (2013,1) perpustakaan memiliki peranan penting dalam memberikan suatu informasi. Hal ini dikarenakan suatu perpustakaan memiliki koleksi tidak hanya satu, bisa ratusan, bahkan ribuan yang didalamnya terdapat berbagai jenis buku. Sedangkan Anang (2013, 7) menyatakan bahwa: Perpustakaan khusus juga berperan dalam membangun koleksi yang menjadi kebutuhan informasi instansi dimana perpustakaan bernaung. Terdapat dua aspek dalam membangun koleksi perpustakaan: (1) Pembentukan koleksi inti, sumber referensi, literatur dari bidang subjek (2) Sebuah program yang dijalankan secara berkelanjutan berupa survei terhadap terbitan-terbitan mutakhir untuk seleksi dan pengadaan. Menurut Clair yang dikutip oleh Lestari (2009, 12) peran perpustakaan khusus sebagai pusat informasi adalah: Mempertemukan kebutuhan-kebutuhan infomasi dari pemakainya yang dalam hal ini adalah para staf/karyawan dengan sumber-sumber yang dikehendaki. Selain itu perpustakaan khusus instansi atau lembaga harus dapat mendukung tujuan lembaga induknya apabila perpustakaan tersebut merupakan badan bawahan. Sedangkan menurut Tambunan (2013, 31) perpustakaan khusus akan memberikan informasi secara aktif kepada pemakai yang memungkinkan mereka untuk memperoleh informasi terbaru dalam pengkhususan masing-masing. 18
Dari uraian diatas dapat diketahui bahwa peran perpustakaan sebagai pusat informasi adalah menyediakan kebutuhan pengguna akan informasi, sesuai dengan bidang kekhususannya. Dalam penyedia informasi harus ada koleksi inti, sumber referensi dan literature dari bidang subjek agar dapat mendukung tujuan lembaga induknya. 2.2.2 Peran Perpustakaan Sebagai Penyedia Informasi Menyediakan informasi merupakan peranan penting dari perpustakaan khusus dalam memenuhi kebutuhan informasi penggunanya. Menurut Igna (2012) peran perpustakaan khusus sebagai penyediaan informasi adalah bertujuan untuk memperlancarkan tugas lembaga induk yang menaunginya. Sedangkan menurut Sutarsyah (2009, 1) perpustakaan sebagai salah satu penyedia informasi harus berjalan seiring dengan pesatnya kemajuan teknologi informasi dan komunikasi, serta informasi kebutuhan pengguna. Selanjutnya Sutarsyah (2009, 1) menyatakan bahwa: Peran perpustakaan khusus sebagai penyedia informasi dituntut dengan kebutuhan pengguna yang serba cepat dan cenderung selalu ingin lebih mudah untuk mendapatkan informasi sehingga berdampak kepada layanan informasi di perpustakaan dari media tercetak ke media elektronik dengan jaringan komunikasi sebagai sumber daya pendukung yang dapat mempercepat dan memudahkan distribusi informasi. Sedangkan menurut Suryantini (2007, 26) peran perpustakaan khusus perlu didukung tenaga pengelola dan fasilitas yang memadai untuk memberdayakan koleksi dan informasi yang dimiliki, termasuk pemanfaatan sumber informasi yang diperoleh melalui jaringan informasi. Sedangkan menurut Saefudin (2007, 58) perpustakaan khusus yang tangguh adalah perpustakaan 19
yang mampu menyediakan informasi yang dibutuhkan pengguna dalam cakupan misi dan visi lembaga induknya. Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa peran perpustakaan sebagai penyedia informasi merupakan sarana untuk memperlancarkan tugas lembaga induknya. Dalam penyedia informasi tersebut perlu didukung tenaga pengelola perpustakaan dan fasilitas yang memadai untuk mendapatkan informasi secara cepat dan akurat. 2.2.3 Peran Perpustakaan Sebagai Media Penyebaran Informasi Peran perpustakaan sebagai media penyebaran informasi adalah sebagai penyalur antara informasi dengan penggunanya, sebab berbagai sumber informasi yang ada di perpustakaan yang dapat disebarkan kepada penggunanya, dengan tujuan agar dapat membantu memperlancar kegiatan di lingkungannya. Menurut Sutarsyah (2009, 2) peran perpustakaan khusus sebagai media penyebaran informasi: Dapat memanfaatkan internet sebagai sarana pendukung dan fasilitas web yang memungkinkan informasi yang dimiliki dapat diakses banyak orang dan dalam cakupan yang luas. Dengan fasilitas internet memungkinkan pengguna memperoleh informasi secara cepat dan akurat sehingga pertukaran pengetahuan dapat berjalan dengan cepat, hal ini dapat meningkatkan kinerja organisasi. Sedangkan menurut Surachman (2003, 3) perpustakaan dapat memanfaat teknologi yang memberikan kepada pengguna untuk memperoleh informasi lebih luas, cepat, tepat, dan up to date, misalnya melalui fasilitas internet, database online, media compact disk dan sebagainya. 20
Pendapat lain Agussyafii (2004, 2) menyatakan bahwa: Peranan perpustakaan sebagai mediator, perpustakaan dituntut untuk menyediakan hubungan-hubungan dengan para ahli atau pun pusat informasi dengan cara mencari, mengumpulkan, bekerja sama, baik secara gratis maupun berlangganan pangkalan data yang sesuai agar dapat diakses oleh pengguna dari mana saja dan kapan saja secara fleksibel. Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa peran perpustakaan khusus sebagai media penyebaran informasi dapat memanfaatkan teknologi, seperti internet, database online, dan media compact disk, serta menjalin hubungan dengan para ahli, pusat informasi untuk mencari, mengumpulkan, dan bekerja sama. Hal tersebut bertujuan agar pengguna dapat memperoleh informasi lebih luas, cepat, tepat, dan up to date. 2.3 Kebutuhan Informasi Informasi menjadi suatu kebutuhan yang tidak dapat dipisahkan dari diri seseorang, sebab kebutuhan informasi merupakan rangsangan dari dalam diri manusia untuk mengerjakan/menyelesaikan kegiatannya sesuai dengan tujuantujuan tertentu. Menurut Voight yang dikutip oleh Lestari (2009, 20) bahwa seseorang membutuhkan informasi pada saat: 1. Memerlukan informasi terbaru untuk bidang tertentu atau bidang yang berhubungan. 2. Melakukan pekerjaan sehari-hari yang membutuhkan informasi faktual, seperti gambar, metode dan rancangan. 3. Menyelesaikan masalah atau proyek 21
Sedangkan menurut Tan yang dikutip oleh Yusuf (2010, 82-83) kebutuhan akan informasi setiap individu berbeda-beda sesuai dengan latar belakang pencarian informasi, maka dapat dikemukakan kebutuhan informasi, sebagai berikut: 1. Kebutuhan Kognitif Kebutuhan ini berkaitan erat dengan kebutuhan untuk memperkuat atau menambah informasi, pengetahuan dan pemahaman seseorang akan lingkungannya. Kebutuhan ini didasarkan pada hasrat seseorang untuk memahami dan menguasai lingkungannya. Hal ini memang benar bahwa orang menurut pandangan psikologi kognitif mempunyai kecenderungan untuk mengerti dan menguasai lingkungannya. Di samping itu, kebutuhan ini juga dapat memberi kepuasaan atas hasrat keingintahuan dan penyelidikan seseorang 2. Kebutuhan Afektif Kebutuhan ini dikaitkan dengan penguatan estetis, hal yang dapat menyenangkan, dan pengalaman-pengalaman emosional. Berbagai media, baik media cetak maupun media elektronik, sering dijadikan alat untuk mengejar kesenangan dan hiburan. Minsalnya, Orang membeli radio, televisi, menonton film, dan membaca buku-buku bacaan ringan. Tiada lain mereka bertujuan untuk mencari hiburan. 3. Kebutuhan Integrasi Personal (Personal Integrative Needs). Kebutuhan ini sering dikaitkan dengan penguatan kreadibilitas, kepercayaan, stabilitas, dan status individu. Kebutuhan ini berasal dari hasrat seseorang mencari harga diri. 4. Kebutuhan Integrasi Sosial Kebutuhan ini dikaitkan dengan penguatan hubungan dengan keluarga, teman, dan orang lain di dunia. Kebutuhan ini didasarkan oleh hasrat seseorang untuk bergabung atau berkelompok dengan orang lain. 5. Kebutuhan Berkhayal Kebutuhan ini dikaitkan dengan kebutuhan-kebutuhan untuk melarikan diri, melepaskan ketegangan, dan hasrat untuk mencari hiburan dan pengalihan (diversion). Sedangkan menurut Prawati (2003, 27) kebutuhan pengguna akan informasi berbeda-beda sesuai dengan latar belakang pencarian informasi, antara lain untuk meningkatkan pengetahuan, mengikuti perkembangan baru, mendukung dan merencanakan penelitian, mengajar, manajemen, serta sitasi bibliografi bagi karya tulis. 22
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa perpustakaan memegang peranan penting dalam rangka menyajikan dan memenuhi kebutuhan informasi bagi pengguna, sehingga perpustakaan dapat memenuhi kebutuhan informasi yang dibutuhkan pengguna. Kebutuhan pengguna akan informasi juga merupakan tuntutan bagi perpustakaan dalam menyediakan koleksi sesuai tugas dan kegiatan penggunanya. 2.3.2 Jenis Informasi Informasi memiliki jenis yang beraneka ragam. Menurut Purwono (2010, 25) Ada 4 jenis informasi yaitu: 1. Informasi ilmiah, berasal dari para peneliti ditujukan kepada peneliti lain. 2. Informasi profesional, merupakan informasi berasal dari dan untuk pelaksan, pimpinan, dan pendidik. Sifatnya praktis, cepat digunakan, kebanyakan disebarluaskan dalam bidang tertentu. 3. Informasi komunitas, ditujukan pada tokoh masyarakat, pembentuk undang- undang dan media massa. 4. Informasi individu, ditujukan kepada individu untuk kepentingan individu dan perubahan sikap individu. Sedangkan Arifin (2014) mengemukakan bahwa jenis informasi perpustakaan khusus pada umumnya adalah berupa jurnal-jurnal penelitian dan laporan hasil penelitian. Selanjutnya Arifin (2014) mengemukakan bahwa informasi yang mutakhir dan spesifik biasanya terdapat pada: 1. Karya tulis 2. Rekaman, berupa majalah atau jurnal ilmiah 3. Karya laporan hasil seminar 4. Proseding 5. Lokakarya 6. Karya ilmiah yang sangat spesifik dan mutakhir 23
Pendapat lain dikemukakan oleh Yuyum yang dikutip oleh Putri (2013, 15) menyatakan bahwa jenis informasi yang terdapat di perpustakaan khusus adalah: Semua hasil karya tulis, karya cetak (printed materials), dan karya rekam (non printed materials) yang dikumpulkan dan diproses berdasarkan aturan tertentu untuk dilayankan dalam rangka untuk memenuhi kebutuhan informasi pengguna, dan dikembangkan sesuai dengan kepentingan pengguna dengan memperhatikan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Pengertian tersebut juga dijelaskan dalam Peraturan Jaksa Agung Republik Indonesia No. 38 tahun 2011 pasal 1 ayat 7 bahwa informasi perpustakaan khusus adalah semua informasi dalam bentuk karya tulis, karya cetak, karya rekam, dalam berbagai media yang mempunyai nilai pendidikan yang dihimpun, diolah dan dilayankan. Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa jenis informasi perpustakaan khusus terdapat beraneka ragam jenisnya, diantaranya adalah informasi ilmiah, informasi profesional, informasi komunitas, informasi individu, informasi tertulis, informasi tercetak, dan informasi terekam. 2.3.3 Faktor-faktor yang Mempengaruhi Kebutuhan Informasi Ada beberapa faktor yang dapat mempengaruhi kebutuhan informasi seseorang, salah satu diantaranya adalah jenis pekerjaan. Menurut Nicholas yang dikutip oleh Ishak (2006, 93), ada lima faktor yang mempengaruhi kebutuhan informasi, yaitu: a) Jenis pekerjaan b) Personalitas, yaitu aspek psikologi dari pencari informasi, meliputi, ketepatan, ketekunan mencari informasi, pencarian secara sistematis, 24
motivasi dan kemauan menerima informasi dari teman, kolega dan atasan. c) Akses, yaitu menelusur informasi secara internal (di dalam organisasi) atau eksternal (di luar organisasi) d) Sumber daya teknologi yang digunakan untuk mencari informasi. Sedangkan menurut Pannen yang dikutip oleh Ishak (2006, 93) bahwa yang paling umum mempengaruhi kebutuhan informasi adalah pekerjaan, termasuk kegiatan profesi, disiplin ilmu yang diminati, kebiasaan, dan lingkungan pekerjaan. Hal yang sama juga dijelaskan oleh Wilson yang dikutip oleh Ishak (2006, 93) bahwa kebutuhan informasi berkaitan erat dengan masalah yang dihadapi, kesenjangan atau ketidakberdayaan seseorang dalam mendapatkan informasi. Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa faktor yang mempengaruhi kebutuhan informasi pada umumnya adalah jenis pekerjaan, disiplin ilmu yang diminati, kebiasaan, dan lingkungan. 2.3.4 Sumber-sumber Informasi Perpustakaan dapat dijadikan sebagai salah satu sumber informasi bagi pengguna perpustakaan. Menurut Yusup yang dikutip oleh Hasanah (2008, 12) sumber informasi adalah segala macam informasi yang secara khusus bisa diawasi, dikendalikan, diolah, dan dikelola untuk kepentingan umat manusia, yaitu informasi terekam, yang bisa diperoleh di perpustakaan dan segala jenisnya, baik informasi bersifat ilmiah maupun non ilmiah. Sedangkan menurut Arifin (2014) sumber-sumber informasi yang ada pada perpustakaan khusus adalah: Sumber-sumber informasi yang mendalam, mengingat pengguna di perpustakaan ini pada umumnya orang-orang yang mempunyai profesi 25
sebagai peneliti dan pengembang ilmu. Meskipun dimungkinkan pula adanya koleksi sumber informasi tentang hal-hal yang berhubungan dengan, minsalnya apabila seseorang ingin mencari informasi secara lengkap dan terinci sayap berputar pada helicopter, maka dia harus mendatangi perpustakaan khusus tentang kedirgantaraan. Di Indonesia, tentu sumber-sumber informasi ini banyak tersedia di perpustakaan yang berada di bawah naungan Industri Pesawat Terbang Nusantara (IPTN), yakni pusat dokumentasi dan informasi IPTN. Demikian pula perpustakaan bidang geologi, pertambangan, akan banyak menyediakan informasi secara mendalam bidang-bidang yang menyangkut geologi atau pertambangan dan aspek-aspek yang berkaitan. Selanjutnya Arifin (2014) mengemukakan bahwa: Segala fasilitas sumber informasi perpustakaan khusus dapat dimanfaatkan oleh anggota masyarakat di luar lembaga tersebut, karena sebagaimana sudah kita ketahui bersama, bahwa perpustakaan merupakan lembaga yang bersifat sosial, termasuk perpustakaan khusus sekalipun, dalam arti milik orang banyak, dan dimanfaatkan oleh orang banyak. Akan tetapi cakupan bidang informasinya khusus, biasanya masyarakat luas jarang yang memanfaatkan jenis perpustakaan khusus ini, kebanyakan yang memanfaatkannya adalah para peneliti dan manager di lingkungan lembaga yang mengindukinya, karena memang informasi yang dikelolanya sangat berguna dalam bidang penelitian, pengembangan, dan juga sebagai bahan dalam pengambilan keputusan. Menurut Ardiyanti (2014, 1) sumber informasi itu dapat termuat dalam berbagai bentuk, baik informasi yang termuat dalam buku, audiovisual maupun bentuk yang lainnya. Sedangkan menurut Katz yang dikutip oleh Adriani (2011, 81) jurnal/majalah ilmiah merupakan sumber informasi untuk teori baru, penemuan baru, dan materi popular. Menurut Suryantini (2007, 1) sumber informasi yang tersedia di perpustakaan khusus, baik yang dihasilkan oleh unit kerja yang bersangkutan, yang diterima dari instansi lain maupun hasil pembelian perlu dikelola dengan baik agar selalu siap saat dibutuhkan. Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa sumber informasi perpustakaan khusus adalah sumber informasi yang mendalam dalam bidang kekhususannya, 26
baik dalam bentuk tercetak maupun audiovisual. Peran perpustakaan sebagai pusat sumber informasi, penyedia informasi dan media penyebaran informasi pada perpustakaan khusus harus sesuai dengan kebutuhan pengguna di lingkungannya, serta, perlu mengelola sumber-sumber informasi dengan baik agar sistem temu kembali informasi dapat dilakukan secara cepat dan tepat. 27