MEKANISME KERJA ORGANISASI PERIODE 2017 BAB I PENDAHULUAN 1. Pengertian Mekanisme kerja organisasi adalah suatu aturan yang memuat pola kerja dan tata tertib organisasi LDK UKDM UPI. 2. Maksud dan Tujuan Mekanisme kerja organisasi ini disusun untuk menentukan aturan kerja organisasi LDK UKDM UPI. 3. Asas Kerja Organisasi a. Asas Misi Dalam menyelenggarakan kegiatannya, LDK UKDM UPI harus mampu mengemban misi dakwah islamiyah. b. Asas Fleksibilitas Dalam menyelenggarakan kegiatannya, LDK UKDM UPI harus menunjukkan asas fleksibilitas untuk menghasilkan daya guna organisasi secara optimal. c. Asas Mobilitas Dalam menyelenggarakan kegiatannya, LDK UKDM UPI harus mampu memberikan peluang dan ruang gerak organisasi sehingga tercipta suasana organisasi yang progresif dan dinamis.
d. Asas Keterbukaan Dalam pelaksanaan program, LDK UKDM UPI harus bisa menginformasikan kegiatan yang dilaksanakan kepada stakeholder dan mempertanggungjawabkan kegiatan yang dilaksanakan kepada anggota LDK UKDM UPI. BAB II MEKANISME KERJA MAJELIS SYURA Ketentuan Umum Pasal 1 Majelis Syura yang disingkat MS merupakan lembaga tertinggi yang ada di LDK UKDM UPI yang dipimpin oleh seorang Ketua Majelis Syura Peran Majelis Syura Pasal 2 Majelis Syura LDK UKDM UPI berperan sebagai lembaga musyawarah pengambilan kebijakan LDK UKDM UPI Fungsi Majelis Syura Pasal 3 Majelis Syura LDK UKDM UPI mempunyai fungsi pertimbangan, controlling, pendampingan dan ri ayah
Tugas dan Wewenang Majelis Syura Pasal 4 Tugas dan wewenang Majelis Syura adalah: 1. Mengeluarkan kebijakan yang dapat menentukan arah gerak LDK UKDM UPI 2. Mengadakan Musyawarah Besar dan apabila diperlukan mengadakan MusyawarahIstimewa. 3. Mengawasi Pengurus LDK UKDM UPI dalam melaksanakan tugas dan wewenangnya sesuai ketetapan Musyawarah Besar LDK UKDM UPI. 4. Menyusun mekanisme pemilihan ketua umum LDK UKDM UPI. 5. Membentuk kepanitiaan khusus Musyawarah Besar dan Musyawarah Istimewa. 6. Menampung dan menyampaikan aspirasi dari anggota LDK UKDM UPI kepada pengurus. 7. Melaporkan hasil kerja Majelis Syura LDK UKDM UPI melalui Musyawarah Besar. 8. Memberikan pertimbangan kepada Ketua Umum dan atau Pengurus LDK UKDM UPI. 9. Meminta penjelasan atas kebijakan yang akan, sedang dan telah dilaksanakan oleh KetuaUmum LDK UKDM UPI. 10. Memberikan masukan kepada pengurus baik diminta maupun tidak diminta. 11. Membentuk mekanisme kerja Majelis Syura. 12. Menjalankan ketetapan ketetapan Musyawarah Besar. 13. Mengeluarkan surat peringatan kepada pengurus yang melanggar konstitusi. 14. Menyusun Garis-garis Besar Program Kerja (GBPK) LDK UKDM UPI bersama Pengurus Harian.
15. Membuat keputusan dan ketetapan lain yang diperlukan sesuai dengan kebutuhan LDK UKDM UPI. Hak Majelis Syura Pasal 5 1. Meminta penjelasan atas kebijakan yang akan, sedang, dan telah dilaksanakan oleh Ketua Umum dan atau Pengurus LDK UKDM UPI 2. Mempunyai hak bicara, hak suara, hak bertanya, hak inisiatif, hak budget. Penjabaran masing-masing haktersebut adalah: a. Hak suara adalah hak untuk memberikan pertimbangan dalam setiap pembuatan kebijakan pengurus LDK UKDM UPI b. Hak bicara adalah hak untuk mengeluarkan pendapat dalam semua permusyawaratan yang ada di LDK UKDM UPI c. Hak bertanya adalah hak untuk menanyakan segala kebijakan yang akan, sedang dan telah dilaksanakan oleh ketua umum LDK UKDM UPI, baik secara formal maupun nonformal d. Hak inisiatif adalah hak untuk memberikan ide secara lisan maupun tulisan e. Hak budget adalah hak untuk mendapatkan anggaran dari Pengurus LDK UKDM UPI untuk menunjang terlaksananya kinerja Majelis Syura LDK UKDM UPI 3. Memberikan pertimbangan kepada Ketua Umum dan atau Pengurus LDK UKDM UPI 4. Membentuk komisi sesuai dengan GBPK LDK UKDM UPI Kewajiban Majelis Syura Pasal 6
1. Majelis Syura LDK UKDM UPI wajib melaksanakan peran dan fungsinya dengan penuh tanggung jawab 2. Mengawasi ketua umum dan atau Pengurus dalam melaksanakan keputusan Musyawarah Besar LDK UKDM UPI 3. Menjalankan ketetapan-ketetapan Musyawarah Besar LDK UKDM UPI 4. Memberikan masukan kepada pengurus baik diminta maupun tidak diminta 5. Apabila ketua umum melanggar AD/ART dan atau GBPK maka Majelis Syura wajib mengeluarkan memorandum I 6. Apabila memorandum I tidak ditanggapi secara tertulis dan tidak menunjukkan adanya perbaikan dalam jangka waktu dua minggu dan atau pengurus LDK UKDM UPI melakukan kesalahan yang sama atau yang lain, maka Mejelis Syura mengeluarkan memorandum II 7. Apabila memorandum II tidak ditanggapi secara tertulis dan tidak menunjukkan adanya perbaikan dalam jangka waktu dua minggu dan atau pengurus LDK UKDM UPI melakukan kesalahan yang sama atau yang lain, maka Majelis Syura berkewajiban mengadakan Musyawarah Istimewa. 8. Membentuk kepanitiaan khusus Musyawarah Besar dan Musyawarah Istimewa. 9. Majelis Syura LDK LDK UKDM UPI melalui ketua Majelis Syura LDK UKDM UPI melaporkan hasil kerjanya kepada anggota dalam Musyawarah Besar LDK LDK UKDM UPI. 10. Membayar kas awal kepengurusan Rp 30.000,- Kelengkapan Majelis Syura Pasal 7
1. Kelengkapan Majelis Syura terdiri dari Ketua Majelis Syura dan Anggota Majelis Syura 2. Ketua Majelis Syura adalah anggota dewasa yang diangkat dan diberhentikan dalam musyawarah Majelis Syura LDK UKDM UPI 3. Masa jabatan ketua Majelis Syura LDK UKDM UPI berakhir apabila: a. Telah menjabat selama maksimal 1 periode setelah disahkan sebagai Ketua Majelis Syura LDK UKDM UPI b. Mengundurkan diri dan memberikan laporan kerja selama kepengurusannya di depan Musyawarah Istimewa LDK UKDM UPI c. Berhalangan tetap, kemudian untuk mengisi kekosongan jabatan harus diadakan Musyawarah istimewa d. Meninggal dunia e. Hilang status keanggotaan LDK LDK UKDM UPI 5. Anggota Majelis Syura adalah anggota dewasa atau anggota istimewa yang diangkat dan diberhentikan oleh Musyawarah Majelis Syura LDK LDK UKDM UPI 6. Anggota Majelis Syura bertanggung jawab kepada ketua Majelis Syura 7. Komisi adalah salah satu kelengkapan Majelis Syura yang dibentuk sesuai kebutuhan dan keanggotaannya berasal dari ketua dan anggota Majelis Syura 8. Perangkat Khusus adalah salah satu kelengkapan Majelis Syura yang bersifat insidental dan keanggotaannya bersifat terbuka Permusyawaratan Majelis Syura Pasal 8
1. Permusyawaratan Majelis Syura LDK UKDM UPI adalah musyawarah yang dilakukan dalam rangka melaksanakan hak dan kewajibannya 2. Musyawarah Majelis Syura dapat mengundang pengurus dan anggota jika diperlukan 3. Musyawarah Majelis Syura terdiri dari: a. Rapat Kerja diadakan oleh anggota Majelis Syura untuk membahas rancangan dan atau evaluasi program kerja b. Rapat dengar adalah rapat yang diselenggarakan untuk membahas program kerja atau kebijakan ketua umum LDK UKDM UPI c. Rapat koordinasi adalah rapat yang diadakan untuk membahas permasalahan-permasalahan internal lembaga. Pengambilan Keputusan Pasal 9 1. Pengambilan keputusan bisa dilakukan apabila permusyawaratan dihadiri oleh ketua Majelis Syura atau yang mewakilinya dan sekurang-kurangnya 2 orang anggota Majelis syura 2. Pengambilan keputusan dilakukan secara musyawarah untuk mufakat Mekanisme Pengawasan dan Pertimbangan Pasal 10 Mekanisme pengawasan dan pertimbangan terdiri dari : 1. Pengawasan dan pertimbangan pada persiapan kegiatan 2. Pengawasan dan pertimbangan pada pelaksanaan kegiatan 3. Pengawasan dan pertimbangan pada evaluasi kegiatan
BAB III KEPENGURUSAN Pasal 11 Ketentuan Umum Kepengurusan merupakan pelaksana yang ada di LDK UKDM UPI yang dipimpin oleh seorang Ketua Umum LDK UKDM UPI. Pasal 12 Kelengkapan Kepengurusan 1. Komposisi Pengurus LDK UKDM UPI terdiri dari ketua umum, anggota pengurus harian, dan ketua bidang dan staf. 2. Pengurus harian sekurang-kurangnya terdiri dari ketua umum, sekretaris umum, dan ketua departemen. 3. Staf pengurus harian terdiri dari : a. Staf sekretaris umum adalah stafnya b. Staf ketua departemen adalah ketua bidang dan stafnya Pasal 13 Penentuan Kebijakan 1. Penentuan kebijakan LDK UKDM UPI secara krusial ditentukan oleh musyawarah majelis syura. 2. Penentuan kebijakan yang diambil oleh pengurus merupakan kebijakan strategis lapangan.
3. Penentuan kebijakan tersebut ditentukan oleh rapat pengurus harian. 4. Apabila dalam rapat tersebut tidak tercapai kesepakatan, maka ketua umum mempunyai hak untuk menentukan kebijakan. 5. Ketua departemen berhak menentukan kebijakan departemen atas persetujuan ketua umum. 6. Ketua badan semi otonom berhak menentukan kebijakan badan semi otonom atas persetujuan ketua umum. 7. Ketua bidang berhak membuat kebijakan bidang atas persetujuan ketua departemen. 8. Untuk hal-hal yang tidak prinsipil, ketua umum dapat menentukan sendiri kebijakan organisasi. Pasal 14 Jenis-Jenis Rapat 1. Rapat Kerja adalah rapat yang diadakan oleh ketua umum LDK UKDM UPI untuk membahas rancangan, pertanggungjawaban, dan evaluasi program kerja serta mekanisme kerja organisasi berdasarkan ketetapan musyawarah besar LDK UKDM UPI dengan dihadiri pengurus dan mengundang Majelis Syura. 2. Rapat Pengurus Harian adalah rapat pengurus yang diselenggarakan oleh Ketua Umum dengan dihadiri oleh Pengurus Harian dan apabila perlu oleh staf pengurus harian atas kebijakan ketua umum dalam membahas permasalahan organisasi 3. Rapat Departemen adalah rapat yang diselenggarakan oleh Ketua Departemen dan dihadiri stafnya 4. Rapat Bidang adalah rapat yang diselenggarakan oleh Ketua Bidang dan dihadiri stafnya
5. Rapat Badan Semi Otonom adalah rapat yang diselenggarakan oleh Koordinator Badan Semi Otonom dan dihadiri stafnya 6. Rapat Pembentukan Panitia adalah rapat yang diadakan oleh Ketua Pelaksana dan dihadiri oleh Ketua Umum serta anggota LDK UKDM UPI 7. Rapat Panitia adalah rapat yang diselenggarakan oleh Ketua Pelaksana dan dihadiri oleh anggota panitia 8. Rapat Koordinasi adalah rapat yang diselenggarakan oleh ketua umum LDK UKDM UPI yang dihadiri oleh ketua umum, koordinator badan semi otonom, ketua divisi badan semi otonom, dan staf badan semi otonom apabila diperlukan 9. Rapat Umum adalah rapat yang diselenggarakan oleh Ketua Umun dan dihadiri oleh semua pengurus Pasal 15 Pergantian Pengurus Dalam hal pergantian pengurus yaitu pengurus harian atau stafnya, sepenuhnya ditentukan oleh Ketua Umum setelah diadakan Rapat Pengurus Harian dengan pertimbangan Majelis Syuro Pasal 16 Hak Pengurus 1. Mendapatkan perlakuan dan pelayanan secara proporsional dan profesional 2. Mengajukan usul, pendapat dan saran yang mengarah pada perbaikan organisasi LDK UKDM UPI 3. Menggunakan fasilitas dengan bertanggungjawab
4. Dalam hal kebutuhan pribadi dapat menggunakan fasilitas atas seizin ketua umum LDK UKDM UPI 5. Ikut serta dalam kepanitiaan Pasal 17 Kewajiban Pengurus 1. Menyukseskan seluruh program kerja LDK UKDM UPI 2. Memelihara kebersihan, ketertiban dan keamanan kesekretariatan LDK UKDM UPI 3. Menjaga nama baik dan melaksanakan kode etik LDK UKDM UPI 4. Menjalin hubungan baik dan menjaga kekompakan di antara Pengurus dan Anggota LDK UKDM UPI 5. Menghadiri rapat dan kegiatan LDK UKDM UPI tepat pada waktunya, apabila berhalangan hadir atau terlambat harus memberitahui pihak yang terkait sebelum acara dimulai 6. Membayar kas awal kepengurusan sebesar Rp 25.000,- Pasal 18 Kepanitiaan 1. Kepanitiaan dinyatakan sah bila memiliki Surat Keputusan Kepanitiaan yang dikeluarkan oleh Ketua Umum LDK UKDM UPI 2. Kepanitiaan terdiri dari Panitia Pengarah (Steering Commitee disingkat SC) dan Panitia Pelaksana (Organizing Commitee disingkat OC) 3. Panitia merupakan Anggota LDK UKDM UPI 4. Panitia Pelaksana dipimpin oleh seorang Ketua Pelaksana
5. Dalam melaksanakan tugasnya, Ketua Pelaksana berkoordinasi dengan Panitia Pengarah apabila diperlukan 6. Dalam melaksanakan tugasnya, KetuaPelaksana dibantu oleh anggota panitia yang dipilih oleh Ketua Pelaksana dan diketahui oleh Ketua Umum 7. Anggota panitia disusun berdasarkan kebutuhan 8. Anggota panitia melibatkan pengurus dan anggota LDK UKDM UPI 9. Sumber dana kepanitiaan meliputi alokasi kepengurusan dan usaha-usaha lain yang halal 10. Laporan Pertanggungjawaban kegiatan disampaikan secara tertulis oleh Ketua Pelaksana kepada Ketua Umum LDK UKDM UPI 11. Laporan Pertanggungjawaban disampaikan maksimal satu bulan setelah kegiatan berakhir 12. Laporan Pertanggungjawaban berisi kronologis kegiatan dan keuangan sesuai ketentuan yang berlaku 13. Pencabutan Surat Keputusan Kepanitiaan dilakukan jika Laporan Pertanggung jawaban telah diterima Keuangan Pasal 19 1. Manajemen keuangan dilakukan secara terbuka 2. Semua pemasukan dan pengeluaran di bawah tanggungjawab Departemen Ekonomi dan Keuangan atas persetujuan Ketua Umum LDK UKDM UPI 3. Peraturan yang menyangkut keuangan serta administrasinya, diatur dan dibuat oleh Departemen Ekonomi dan Keuangan LDK UKDM UPI 4. Setiap pengambilan atau permintaan uang yang berhubungan dengan kegiatan program kerja departemen ataupun Badan Semi Otonom harus mengisi Daftar
Permintaan Uang (DPU) yang dikeluarkan Departemen Ekonomi dan Keuangan LDK UKDM UPI 5. Kwitansi akan diserahkan kepada pemohon dan DPU akan dipegang Departemen Ekonomi dan Keuangan LDK UKDM UPI 6. Pengeluaran keuangan oleh kepanitiaan harus dipertanggungjawabkan sesuai peraturan dan APBO yang telah ditetapkan 7. Setiap pengambilan atau permintaan uang yang berhubungan dengan nondepartemen dan Badan Semi Otonom dikeluarkan melalui kas kecil yang dipegang oleh Departemen Ekonomi dan Keuangan LDK UKDM UPI 8. Departemen Ekonomi dan Keuangan LDK UKDM UPI membuat laporan keuangan setiap 3 bulan sekali dan melaporkannya ke Majelis Syura. 9. Departemen Ekonomi dan Keuangan LDK UKDM UPI menyusun RAPBO (Rancangan Anggaran Pendapatan Belanja Organisasi) diawal kepengurusan yang kemudian akan disahkan menjadi APBO bersama Majelis Syura Pasal 20 Pertanggungjawaban Pengurus Pertanggungjawaban Pengurus LDK UKDM UPI disampaikan kepada Ketua Umum di Rapat Kerja (Raker) LDK UKDM UPI BAB IV PENUTUP Pasal 21 Penutup
Demikian mekanisme kerja organisasi LDK UKDM UPI periode 2017 untuk dijadikan pedoman dalam memacu gerak organisasi. Bandung, Ketua Umum, Ketua Majelis Syuro, Ahmad Fauzan Aqil NIM 1403205 Farhan Firmansyah NIM 110