BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pertumbuhan ekonomi merupakan salah satu dampak dari meningkatnya teknologi informasi yang memicu berkembangnya perusahaan-perusahaan, instansi atau unit kegiatan dan memicu bertumbuhnya kegiatan pembelian dan penjualan sebagai pilihan untuk berbisnis. Salah satunya adalah Koperasi yang menangani masalah penjualan hingga pembagian laba/rugi kepada anggotanya. Koperasi sebagai salah satu badan usaha yang kegiatannya berlandaskan pada ekonomi kerakyatan dan berdasarkan pada asas kekeluargaan dan telah banyak diterapkan di setiap kehidupan masyarakat Indonesia. Sejarah kelahiran dan berkembangnya koperasi di Negara kita pertama kali adalah sebagai sarana untuk membantu masyarakat yang mempunyai hutang dari rentenir dan mempermudah rakyatnya mendapatkan keuntungan. Hal tersebut tercermin antara lain dalam perputaran modal pada koperasi yang diperoleh dari simpanan anggota koperasi itu sendiri dan keuntungan yang diperoleh dari kegiatan jual-beli yang nantinya akan dibagikan kembali kepada setiap anggota berdasarkan pertisipasi anggota tersebut pada koperasi. Koperasi Mahasiswa Institut Manajemen Telkom adalah sebuah badan usaha yang beralamat di Jalan Telekomunikasi Ters. Buah Batu Bandung, bergerak dibidang penjualan dan simpan pinjam. Pada koperasi mahasiswa ini juga terdapat pembagian Sisa Hasil Usaha (SHU) yang terdapat pada koperasi pada umumnya. Struktur organisasi yang dimiliki oleh koperasi mahasiswa mempunyai kekuasaan tertinggi oleh rapat anggota. Kemudian terdapat pengurus yang diawasi oleh pengawas, ketua umum, sekjen dan bendahara, dan pengurus divsi. Kemudian membawahi anggota aktif dan terbawa adalah anggota pasif. Sistem penjualan dan pembagian SHU pada koperasi mahasiswa ini masih dilakukan secara sederhana, mulai dari pencatatan, dan pembuatan laporan sehingga membuat kinerja menjadi kurang efektif dan efisien. Hal ini menyebabkan 1
seringnya kesalahan dan ketidakteraturan dalam pencatatan atau penyusunan transaksi penjualan yang dilakukan secara tunai setiap harinya, pendapatan penjualan perhari dan perolehan laba-rugi perbulannya. Sering terjadinya kesalahan dalam pencacatan atau perhitungan dalam penyusunan laporan penjualan dan laporan laba-rugi, sehingga harus dilakukan pencatatan ulang yang juga dilakukan masih sederhana dan juga banyaknya arsip yang harus disimpan. Oleh karena itu, dengan adanya sistem akuntasi penjualan ini diharapkan dapat membantu dalam mengelola seluruh transaksi penjualan dan pembagian SHU. Sistem ini akan menggunakan sistem informasi berbasis Web, dikarenakan sistem berbasis Web memiliki beberapa keunggulan, diantaranya mudah digunakan siapa saja dan dapat diakses dimana saja. Melihat masalah-masalah yang timbul dari sistem pengelolaan data yang masih sederhana seperti penjabaran diatas, diperlukan sebuah sistem akuntansi penjualan dan pembagian SHU, juga dapat membantu dalam mengambil keputusan yang berkaitan dengan penjualan dan pembagian SHU. Oleh sebab itu, dibuat sebuah sistem pada bagian penjualan secara terkomputerisasi adalah untuk membantu memaksimalkan sumber daya yang ada pada koperasi mahasiswa ini, seperti kinerja para sumber daya manusia, waktu dalam pengumpulan, pencatatan, pembuatan laporan, penghematan kertas kerja, menyimpan dan mengolah data secara akurat dan tepat. Melihat cukup pentingnya peranan teknologi informasi seperti yang disebut diatas bermaksud untuk menyusun proyek akhir ini dengan judul Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Dan Pembagian Sisa Hasil Usaha. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan, maka dapat rumuskan masalah yang terdapat pada Koperasi Mahasiswa Institut Manajemen Telkom sebagai berikut. a. Bagaimana merancang dan mengimplementasi kedalam aplikasi yang dapat mencatat transaksi penjualan dan dapat mempercepat proses pembuatan laporan penjualan dan laporan laba-rugi. 2
b. Bagaimana merancang dan mengimplementasi kedalam aplikasi yang dapat membantu menghitung Sisa Hasil Usaha (SHU) berdasarkan laporan laba-rugi. 1.3 Tujuan Adapun tujuan yang ingin dicapai sesuai dengan rumusan masalah yang telah diuraikan, sebagai berikut. a. Menghasilkan aplikasi yang dapat menangani pencatatan transaksi penjualan tunai dan mempercepat proses pembuatan laporan penjualan yang dibutuhkan Koperasi Mahasiswa Institut Manajemen Telkom; b. Menghasilkan aplikasi yang dapat membantu mempermudah menangani pembagian Sisa Hasil Usaha (SHU) sesuai dengan perjanjian pada rapat anggota yang terdapat pada Koperasi Mahasiswa Institut Manajemen Telkom; 1.4 Batasan Masalah Yang menjadi batasan masalah pada Proyek Akhir ini adalah sebagai berikut. a. Aplikasi ini menangani mengenai persediaan barang yang terdapat pada Koperasi Mahasiswa Institut Manajemen Telkom; b. Aplikasi ini tidak menangani mengenai metode pencatatan persediaan/stock pada Koperasi Mahasiswa Institut Manajemen Telkom; c. Aplikasi ini nantinya akan menghasilkan Jurnal, Buku Besar, Daftar Stok Barang, Laporan Laba-Rugi, Laporan SHU; d. Aplikasi ini menangani penjualan tunai; e. Aplikasi ini hanya menangani penjualan produk ATK, Makanan, dan Seragam; f. Aplikasi ini juga memberikan laporan SHU sebagai fungsionalitas tambahan. 1.5 Definisi Operasional Sistem akuntansi adalah metode dan prosedur untuk mencatat dan melaporkan informasi keuangan yang disediakan bagi perusahaan atau suatu organisasi bisnis. Sistem akuntansi yang diterapkan pada Koperasi Mahasiswa Institut Manajemen Telkom terbilang masih sederhana. 3
Penjualan adalah salah satu kegiatan akuntansi yang diterapkan oleh Koperasi Mahasiswa Institut Manajemen Telkom sebagai pendapatan utama untuk memperoleh laba/keuntungan. Sisa Hasil Usaha (SHU) adalah pendapatan yang di peroleh dalam waktu satu tahun buku yang di kurang dengan biaya, penyusutan dan kewajiban, termasuk pajak dalam tahun buku yang berhubungan. Pada Koperasi Mahasiswa Institut Manajemen Telkom SHU merupakan selisih dari total penjualan selama satu tahun dengan modal awal dan berbagai biaya yang cnantinya akan dibagikan ke masingmasing anggota sesuai dengan jasa dan total simpanan mereka. 1.6 Metode Pengerjaan Menurut Sommervile dan Ian (2005) System Development Life Cycle (SDLC) adalah tahapan-tahapan pekerjaan yang dilakukan oleh analis sistem dan programmer dalam membangun sistem informasi. SDLC merupakan keseluruhan proses dalam membangun sistem melalui beberapa langkah. Requirements definition System and software design Implementation and unit testing Integration and system testing Operation and maintenance Gambar 1. 1 Model Waterfall Berdasarkan uraian diatas digunakan sebagai Sumber : (Sommervile; lan, 2005) acuan atas alur kerja dalam membangun sistem. Sedangkan tingkatan yang digunakan hingga tahap pengujian ditambah dengan dokumentasi. Berikut ini merupakan penjelasan dari gambar diatas. 4
a. Requirement Definition (Analisis Kebutuhan) Pada tahap ini dilakukan pengumpulan data kebutuhan penggunaan yang berkaitan dengan perangkat lunak sistem akuntasi penjualan dan pembagian SHU yang akan dibangun di Koperasi Mahasiswa Institut Manajemen Telkom. Pada proyek akhir ini pengumpulan data-data yang dibutuhkan dalam proses analisis kebutuhan dilakukan dengan cara wawancara langsung kepada bagian konsumsi dan mengumpulkan dokumen pendukung terkait proses penjualan tunai dan pembagian sisa hasil usaha. b. System and Design (Perancangan Desain) Pada tahap ini dilakukan pembuatan perancangan desain berdasarkan informasi data yang ada di Koperasi Mahasiswa. Dalam proyek akhir ini dilakukan beberapa desain yaitu 1) Desain proses usulan dengan menggunakan Flow map 2) Desain aplikasi menggunakan Data Flow Diagram 3) Desain database menggunakan ER Diagram 4) Desain antarmuka aplikasi menggunakan Ms. Excel c. Implementation and Unit Testing (Pembuatan Kode Program) Pada tahap ini desain harus menerjemahkan ke dalam program perangkat lunak yang akan digunakan oleh user. Pada pembuatan sistem ini menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL. Tahap ini merupakan realisasi dari tahap desain yang sebelumnya. Dalam proyek akhir ini mengimplementasi desain 1) Implementasi aplikasi menggunakan PHP 2) Implementasi database menggunakan MySQL 3) Implementasi antarmuka menggunakan Macromedia Dreamwaever d. Integration and System Testing (Pengujian) Pada tahap ini dilakukan untuk memastikan apakah sistem sesuai dengan kebutuhan yang sudah dirancang. Tahap ini juga bertujuan agar dapat ditemukan kesalahan yang terdapat pada sistem seperti input, proses dan output. Pada proyek akhir ini pengujian program menggunakan metode Black Box. 5
e. Dokumentasi Dokumentasi itu sendiri adalah sebuah pendokumentasian atau pencatatan sejak proses analisis kebutuhan perangkat lunak hingga pengujian sistem itu sendiri. 1.7 Jadwal Pengerjaan Tabel 1. 1 Jadwal Pengerjaan Tahun 2012 6