Modul ke: SURAT DINAS Fakultas Ekonomi dan Bisnis Program Studi Manajemen www.mercubuana.ac.id Dwi Septiani, S.Hum., M.Pd.
1. Pengertian surat dinas surat dinas adalah kertas yang tertulis; secarik kertas sebagai tanda atau keterangan; dan sesuatu yang ditulis. surat adalah jenis karangan (komposisi) paparan. Di dalam paparan, pengarang mengemukakan maksud dan tujuan, menjelaskan apa yang dipikirkan dan dirasakan
2.Fungsi Surat Dinas 1. Surat berfungsi sebagai pedoman dalam melaksanakan suatu kegiatan. 2. Surat dapat dijadikan sebagai alat bukti tertulis. 3. Surat berguna sebagai sarana pengingat dan bukti historis akan aktivitas 4. Surat merupakan cermin atas profesionalisme dan kualitas sebuah lembaga
1. Kepala surat Nama instansi Alamat lengkap Nomor telepon Nomor kotak pos Alamat kawat Lambang atau logo.
2. Tanggal 1) Nama bulan ditulis dengan huruf dan tidak boleh disingkat, misalnya Januari,, atau November, bukan Jan., atau Nov. 2) Nama bulan ditulis dengan cermat, misalnya Februari, November,bukan Vebruari, Nopember. 3) Contoh penulisan tanggal surat: KEPALA SURAT 22 Maret 2003
3. Nomor, Lampiran, dan Hal Nomor, lampiran dan hal ditulis dengan diawali huruf kapital, Nomor, Lampiran, dan hal diikuti oleh tanda titik dua.nomor surat dan kode yang dibatasi oleh garis miring ditulis rapat pada spasi dan tidak diakhiri tanda titik atau tanda hubung. Nomor: 110/U/PPHBI/2003
Kata lampiran atau lamp, diikuti tanda titik dua & disertai jumlah yg dilampir. Jumlah barang yang ditulis dengan huruf Lampiran: Satu berkas Lam: Satu berkas Kata hal diikuti tanda titik dua disertai pokok surat yang diawali dengan huruf kapital dan tidak diakhiri tanda baca lain. Hal: Permohonan tenaga pengajar Hal: Penyeragaman bentuk surat
4. Alamat surat 1. Penulisan nama penerima dan alamat harus lengkap 2. Nama diri penerima diawali huruf kapital pada setiap unsurnya. 3. Untuk menyatakan yang terhormat pada awal penerima surat cukup dituliskan Yth. 4. Kata sapaan seperti ibu, bapak,.jika nama orang yang dituju bergelar akademik, seperti Dr. dr. Ir., Ibu, Bapak, dan Sdr. tidak digunakan. 5. Kata jalan pada alamat ditulis penuh.
Contoh Yth. Bapak Sukoco Kepala Biro Tata Usaha Departemen A Jalan Sarlintan Raya 17 Jakarta
5. Penulisan Salam Ungkapan salam pembuka itu dibubukan tanda koma, bukan tanda titik, tanda seru, atau titik dua. (Dengan hormat,). Salam sejahtera, Saudara...yang terhormat, Ibu...yang terhormat, Assalamuailaikum W.W., Salam pramuka, Salam perjuangan, Merdeka, Salam penutup yang digunakan adalah ungkapan hormat kami, hormat saya, dan wasalam
6. Isi surat Kami ingin memberitahukan kepada saudara bahwa... Salah satu kegiatan proyek penelitian adalah meneliti sastra lisan Sunda. Sehubungan dengan itu... Pada tanggal 14-18 juli 1990 kami akan mengadakan penataran Kebahasaan Indonesia. Tujuan penataran itu adalah sebagai berikut. Contoh pargrah penutup Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih. Atas perhatian dan kerja sama Saudara yang baik selama ini, kami ucapkan terima kasih.
7. Nama Pengirim Penulisan nama menggunakan huruf awal kapital pada setiap unsur nama. Nama jabatan dapat dicantumkan di bawah nama pengirim. Contoh: Drs. Doni Susanto, Kepala Drs. Doni Susanto NIP 130130130
8. Tembusan surat Kata tembusan yang ditulis dengan huruf awal huruf capital (Tembusan) diletakkan di sebelah kiri pada bagian kaki surat, lurus dengan bagian nomor dan hal, serta sejajar dengan nama pengirim surat. Tulisan Tembusan diikuti tanda titik dua, tanpa digaris bawahi. Contoh: Tembusan:» Kepala Bagian Perlengkapan 1. Direktur Pemilihan Bahan 2. Kepala Bagian Perlengkapan 3. Dra. Sabaindah
Inisial di tempatkan pada bagian paling bawah sebelah kiri di bawah tembusan(kalau ada). Inisial merupakan tanda pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep dan pengetik surat. Contoh: 9. Inissial HA/SS HA singkatan nama pengonsep: Hidayah Asmuni SS singkatan nama pengetik: Sandi Susaty
Terima Kasih