1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pada saat ini komputer dapat ditemukan di berbagai instansi pemerintah, instansi swasta, maupun rumah tangga. Perkembangan teknologi yang sangat cepat, membuat komputer sering digunakan dan juga menjadi kebutuhan seharihari. Dengan adanya komputer untuk melakukan pekerjaan lebih mudah, yaitu: pengarsipan surat yang dulunya manual sekarang menjadi digital. Di kelurahan Kapujan tidak ada pengarsipan surat keluar serta tidak adanya format surat dan integrasi dengan data kependudukan pada pembuatan surat sehingga menyulitkan dalam melakukan pencarian data jika suatu waktu diperlukan, maka dibutuhkan suatu sistem informasi yang dapat membantu dalam melakukan pengarsipan dokumen tersebut. Arsip yang tersimpan ada bermacam-macam diantaranya surat keterangan belum nikah, surat keterangan miskin, surat keterangan domisili, surat keterangan usaha dan lain-lain. Program Sistem Informasi Arsip Surat Menyurat ini merupakan sebuah program yang diolah untuk mempermudah dalam pencarian data dari surat dan data penduduk yang membuat surat dengan memasukkan nama penduduk atau tanggal surat, kita sudah bisa melihat data surat yang kita inginkan. Kelurahan Kapujan di Kecamatan Bayang yang terletak di Propinsi Sumatera Barat. Saat ini di Kelurahan Kapujan membuat surat dengan template yang tersedia dan memasukan data secara manual, misalnya mengisi urut surat, tanggal pembuatan, dan data penduduk. Data penduduk yang telah dibuat tidak dapat menyimpan data penduduk, sehingga jika penduduk yang sama membuat surat yang berbeda maka data penduduk dimasukan secara manual lagi dan untuk mencari arsip surat file digital yang telah dibuat susah dicari.
2 Dengan banyaknya jumlah surat yang dibuat dan diterima oleh pihak pegawai kelurahan maka penginputan data akan menjadi tidak efisien dalam hal waktu dan tenaga. Kelemahan dari sistem yang manual ini adalah data tersebut tidak dapat tersimpan dengan baik, nomor urut surat tidak jelas, dan tidak menyimpan surat yang telah dibuat. Sistem informasi ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi, ketepatan dan keamanan dokumen yang diarsipkan. Diharapkan dengan adanya Sistem Informasi untuk pengarsipan ini dapat merubah sistem kinerja di kelurahan bagian surat agar mempermudah dalam pengarsipan surat dan menyimpan data penduduk yang membuat surat, juga dapat memudahkan pihak pegawai kelurahan Kapujan dalam memasukan data penduduk yang ingin membuat surat yang berbeda. 1.2 Rumusan Masalah Rumusan yang akan dibahas dalam penelitian adalah bagaimana merancang dan mengimplementasikan Sistem Informasi Pengarsipan Surat Keluar Administrasi Kependudukan Kelurahan Kapujan Kecamatan Bayang Kabupaten Pesisir Selatan Sumatera Barat untuk menghasilkan surat keluar dan sekaligus pengarsipannya. 1.3 Batasan Masalah Batasan masalah pada Sistem Informasi Pengarsipan Surat Keluar Administrasi Kependudukan Kelurahan Kapujan Kecamatan Bayang Kabupaten Pesisir Selatan Sumatera Barat antara lain : 1. Tidak dapat menyimpan surat masuk kelurahan Kapujan 2. Tidak semua surat keluar yang dapat dibuat oleh Sistem Informasi Surat Kelurahan. Surat yang dapat dibuat adalah : a. Surat Keterangan Miskin b. Surat Keterangan Kelahiran c. Surat Keterangan Kematian d. Surat Keterangan Pindah
3 e. Surat Keterangan Domisili f. Surat Keterangan Usaha g. Surat Keterangan Belum Menikah h. Surat Keterangan Untuk Nikah i. Surat Keterangan Asal-Usul j. Surat Persetujuan Mempelai k. Surat Keterangan Tentang Orang Tua l. Surat Izin Orang Tua m. Surat keterangan Kematian Suami/Isteri 1.4 Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah untuk merancang dan mengimplementasikan Sistem Informasi Pengarsipan Surat Keluar Administrasi Kependudukan Kelurahan Kapujan Kecamatan Bayang Kabupaten Pesisir Selatan Sumatera Barat. 1.5 Manfaat Penelitian Dengan menggunakan program ini pemakai akan memperoleh manfaat sebagai berikut : 1. Pengguna dapat membuat surat keluar di kelurahaan dan dapat menyimpan data tersebut sebagai arsip kelurahaan. 2. Pengguna tidak perlu mengulangi memasukan data penduduk yang telah membuat surat, karena data penduduk yang pernah membuat surat di kelurahaan akan tersimpan. 3. Kelurahan dapat melihat laporan surat yang telah dibuat.
4 1.6 Metode Penelitan 1.6.1 Metode Pengumpulan data Ada beberapa metode yang dignakan dalam pengumpulan data adalah sebagai berikut : 1. Observasi Dengan melakukan pengamatan langsung di kelurahan Kapujan 2. Wawancara Dengan melakukan tanya jawab terhadap pihak-pihak yang berhubungan langsung dengan kelurahan. 3. Studi Literatur Studi dari beberapa literature dan buku referensi yang digunakan sebagai acuan terhadap kasus yang ditemui. 1.6.2 Metode Pengembangan Sistem Dalam Pengembangan sistem, penulis menggunakan model Air Terjun (Waterfall Model). Pemilihan menggunkan model ini di karenakan mudah diaplikasikan dan memberi rancangan sementara tentang metode analisis, desain, pengkodean, dan pengujian. Tahapan-tahapan Waterfall Model mengikuti aktivitas-aktivitas yaitu : 1. Rekayasa dan Pemodelan Sistem/Informasi, adalah tahap rekayasa sistem yang ada, pada tahap ini menetukan kebutuhan-kebutuhan pada sistem yang akan dibangun. 2. Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak, penulis menganalisis dan pengumpulan kebutuhan sistem yang sesuai dengan domain. 2. Tahapan Pengembangan Sistem Tahapan pengembangan sistem yang digunakan adalah melalui tahaptahap sebagai berikut : a. Perancangan, merancang sistem yang akan digunakan dengan membuat Diagram Alir Data, Entity Relationship Diagram dan tabel-tabelnya.
5 b. Implementasi, melakukan coding atau pembuatan web menggunkan PHP dan MySQL. c. Pengujian, menguji hasil aplikasi menggunakan web server Apache. 1.7 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan terdiri dari tujuh bab yang akan menggambarkan secara menyeluruh permaslahan yang akan dibahas dalam permasalahan tugas akhir ini. Pembagian surat tersebut sebagai berikut : 1) BAB I PENDAHULUAN Bab ini berisi tentang latar belakang masalah, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian dan sistematika penulisan. 2) BAB II TINJAUAN PUSTAKA Bab ini berisi uraian sistematika tentang informasi hasil penelitian yang disajikan dalam pustaka dan menghubungkannya Sistem Informasi Kelurahan Kapujan. 3) BAB III LANDASAN TEORI Bab ini menjelaskan landasan teori yang digunakan untuk perancangan sistem. 4) BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Bab ini berisi penjelasan mengenai analisis serta desain system yang digunakan, mulai dari analisis kebutuhan, fasislitas, perancangan basis data yang digunakan, hingga desain antar muka. 5) BAB V IMPLEMENTASI SISTEM Bab ini menjelaskan tentang penerapan rancangan menjadi Sistem Informasi Kelurahan Kapujan dengan menampilkan antar muka aplikasi, disertai cara kerja dan penggunaannya.
6 6) BAB VI HASIL PENGUJIAN DAN PEMBAHASAN Bab ini berisi uraian tentang pengujian sistem yang telah daibuat. 7) BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN Berisi kesimpulan dan saran tentang rancangan Sistem Informasi Kelurahaan Kapujan sebagai evaluasi dan acuan untuk mengembangkan penelitian ini.