BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 4.1 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan Aplikasi perpustakaan merupakan suatu sistem yang sangat penting di suatu perpustakaan atau organisasi karena sangat berpengaruh pada kinerja perpustakaan atau suatu organisasi itu sendiri. Perpustakaan di Balai Diklat Keagamaan Bandung perlu ditingkatkan karena masih terdapat masalah-masalah yang sering di hadapi mulai dari proses pencatatan anggota baru, peminjaman buku, pengembalian buku, serta input data buku yang pengerjaannya masih kurang efektif dan kurang efesien dalam mendukung kelancaran proses pembuatan laporan. 4.1.2 Analisis Perangkat Lunak dan Perangkat Keras 4.1.2.1 Perangkat Keras Hardware (perangkat keras) adalah seluruh komponen fisik yang berada di komputer yang digunakan untuk menunjang pembangunan aplikasi perpustakaan. Hardware yang digunakan dalam menerapkan aplikasi perpustakaan ini secara optimal memerlukan spesifikasi minimum sebagai berikut : Prosesor Intel Pentium IV 2.0 GHz RAM 1 GB Harddisk berkapasitas 80 GB Monitor VGA Onboard dengan resolusi 1024 X 768 Keyboard dan Mouse 26
4.1.2.2 Perangkat Lunak Software (perangkat lunak) adalah komponen logikal untuk pengolahan data. Software yang digunakan untuk membangun aplikasi perpustakaan ini adalah sebagai berikut : Windows Xp Service Pack 2, PHP, XAMPP 1.7.1, Aplikasi pendukung lain lain. 4.1.3 Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan Analisis prosedur bertujuan untuk memahami prosedur atau langkah-langkah yang menerapkan tentang apa yang dikerjakan dan bagaimana proses yang berlangsung. 4.1.3.1 Flow Map yang Sedang Berjalan Flow Map mempunyai fungsi mendefinisikan hubungan antara bagian (pelaku proses), proses (manual/berbasis komputer) dan aliran data (dalam bentuk dokumen keluaran dan masukan). a. Flow Map Pendaftaran yang Sedang Berjalan Prosedur pendaftaran anggota yang sedang berjalan di Balai Diklat Keagamaan Bandung adalah : 1. Calon anggota menyerahkan kartu pegawai atau kartu peserta diklat kepada petugas perpustakaan, 2. Petugas perpustakaan mencatat data anggota ke buku catatan anggota. Flow Map pendaftaran anggota pada gambar 4.1 merupakan bagan alur yang menunjukkan arus data atau dokumen yang digunakan pada saat pendaftaran anggota. 27
Proses Pendaftaran yang Sedang Berjalan Calon Petugas Perpustakaan Kepala Perpustakaan Kartu Pegawai atau Kartu Peserta Diklat Kartu Pegawai atau Kartu Peserta Diklat Catat Data Buku Catatan BCA Buku Catatan Buat Laporan Data Laporan Data Laporan Data LDA Gambar 4.1 Flow Map Pendaftaran yang Sedang Berjalan Keterangan : BCA : Buku Catatan LDA : Laporan Data b. Flow Map Peminjaman Buku yang Sedang Berjalan adalah : Proses peminjaman buku yang sedang berjalan di Balai Diklat Keagamaan Bandung 28
1. menyerahkan buku yang akan dipinjam dan kartu pegawai atau kartu peserta diklat kepada petugas perpustakaan, 2. Petugas akan memeriksa terlebih dahulu status peminjaman anggota yang dilihat dari buku catatan peminjaman, jika status anggota masih dalam masa peminjaman, maka anggota tidak dapat meminjam buku, kartu akan diserahkan kembali oleh petugas kepada anggota. Tapi jika status anggota tidak dalam masa peminjaman, maka anggota dapat meminjam buku, 3. Petugas mencatat data peminjaman pada buku catatan peminjaman, 4. Kartu anggota beserta buku yang dipinjam diserahkan kembali oleh petugas perpustakaan kepada anggota. Flow Map peminjaman buku pada gambar 4.2 merupakan bagan alur yang menunjukkan arus data atau dokumen yang digunakan pada saat input data anggota. 29
Proses Peminjaman Buku yang Sedang Berjalan Petugas Perpustakaan Kepala Perpustakaan KP + Buku KP + Buku BCP Periksa Setatus Pinjam Pada Buku Peminjaman KP YA Status Pinjam Tidak KP + Buku Catat Data Peminjaman Pada Buku Catatan Peminjaman KP + Buku KP + Buku Buku Catatan Peminjaman BCP Membuat Laporan Data peminjaman buku Laporan Peminjaman Buku Laporan Peminjaman Buku LPB Gambar 4.2 Flow Map Peminjaman Buku yang Sedang Berjalan Keterangan : BCP : Buku Catatan Peminjaman LPB : Laporan Peminjaman Buku KP : Kartu Pegawai/Peserta 30
c. Flow Map Pengembalian Buku yang Sedang Berjalan Proses pengembalian buku yang sedang berjalan di Balai Biklat Keagamaan Bandung adalah : 1. menyerahkan kartu pegawai atau kartu peserta diklat beserta buku yang dipinjamnya kepada petugas perpustakaan, 2. Petugas mengecek data peminjaman terlebih dahulu yang dilihat dari buku catatan peminjaman buku, jika tidak sesuai dengan data yang ada dalam catatan maka kartu anggota akan di kembalikan kepada anggota, 3. Apabila pengembalian buku melebihi dari 1 minggu, maka anggota akan dikenakan denda dan petugas akan menghitungnya, jika tidak ada denda kartu diserahkan oleh petugas kepada anggota. Flow Map pengembalian buku pada gambar 4.3 merupakan bagan alur yang menunjukkan arus data atau dokumen yang digunakan pada saat input data anggota. 31
Proses Pengembalian Buku yang Sedang Berjalan Petugas Perpustakaan Kepala Perpustakaan KP + Buku KP + Buku BCP Periksa Peminjaman Bukan Catatan Peminjaman KA KP + + Buku Ya Validasi Pinjam Tdk Periksa Denda Validasi Denda Ya Hitung Denda Tdk KP KP Catat Pengembalian Buka Catatan Pengembalian BCPN Buku Laporan Pengembalian Buku Catatan Pengembalian Laporan Pengembalian Laporan pengembalian LPN Gambar 4.3 Flow Map Pengembalian Buku yang Sedang Berjalan Keterangan : BCP : Buku Catatan Peminjaman BCPN : Buku Catatan Pengembalian LPN : Laporan Pengembalian Buku KP : Kartu Pegawai/Peserta 32
4.1.3.2 Diagram Konteks yang Sedang Berjalan Diagram konteks adalah DFD tingkat paling atas dari sebuah sistem informasi yang menggambarkan sistem dalam satu lingkaran yang merepresentasikan keseluruh proses dalam suatu sistem. Berikut diagram konteks yang sedang berjalan pada gambar 4.4 di bawah ini : Kepala Perpustakaan Laporan Peminjaman Buku, Laporan Pengembalian Buku, Laporan Data KP, Buku Data Buku Data Perpustakaan Balai Diklat Keagamaan Bandung Data Cek Data Petugas KP,Buku Data Peminjaman Buku, Data Pengembalian Buku Gambar 4.4 Diagram Konteks yang Sedang Berjalan Keterangan : KP : Kartu Pegawai/Peserta 4.1.4 Evaluasi Sistem yang Sedang Berjalan Dilihat dari segi keamanan data pada sistem lama yang ada di perpustakaan pada saat ini data yang diarsipkan dalam bentuk kertas, sehingga akan mudah hilang dan rusak, sedangkan pada rancangan sistem yang diusulkan dengan mengupdate komputer setiap minggu sekali akan mencegah masuknya virus kedalam komputer, kemungkinan data yang hilang dan rusak dapat diatasi. 33
Dilihat dari segi sarana dan prasarana pada sistem lama dokumen yang tetulis akan memerlukan tempat yang cukup besar dan biaya untuk membeli tempat dokumen tersebut, sedangkan pada sistem yang akan diusulkan data yang ada disimpan di dalam database dan juga di copy ke dalam CD agar data tersebut tidak lagi memakan ruang dan biaya yang cukup banyak. Dilihat dari segi waktu, pada sistem lama yang ada data harus dicari dari setiap kertas yang diarsipkan sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama. Sedangkan pada rancangan sistem yang diusulkan data tersimpan dalam file yang dapat dibuka kapan saja sekaligus dicetak sesuai kebutuhan. Jadi dengan adanya perancangan sistem yang terkomputerisasi keamanan data akan lebih terjamin, dan dapat meningkatkan kinerja sistem yang ada di suatu perpustakaan. 4.2 Perancangan Sistem Setelah dilakukan tahap analisis sistem, tahap selanjutnya adalah perancangan sistem yang dilanjutkan berdasarkan kebutuhan manajemen dan memperbaiki kelemahan yang ada. 4.2.1 Kebutuhan Fungsional Analisis kebutuhan ini diperlukan untuk menentukan masukan yang diperlukan sistem, keluaran yang akan dihasilkan system, dan proses yang digunakan untuk mengolah masukan menjadi keluaran. Berikut daftar kebutuhan fungsional sistem pada aplikasi perpustakaan balai diklat keagamaan bandung pada table 4.1. 34
Tabel 4.1 Kebutuhan Fungsional Aplikasi Perpustakaan No Kode Kebutuhan Deskripsi Kebutuhan 1 Req-P0 Login Petugas Perpustakaan 2 Req-P01 Login 3 Req-P02 Kelola Data Req-P02.1 Catat Data 4 Req-P03 Kelola Data Buku Req-P03.1 Catat Data Buku 5 Req-P04 Kelola Data Bahasa Req-P04-1 Catat Data Bahasa 6 Req-P05 Kelola Data Penerbit Req-P05.1 Catat Data Penerbit 7 Req-P06 Kelola Data Pegawai Req-P06.1 Catat Data Pegawai 8 Req-P07 Kelola Data Pengarang Req-P07.1 Catat Data Pengarang 9 Req-P08 Kelola Data Peminjaman Buku Req-P08.1 Catat Data Peminjaman Buku 10 Req-P09 Kelola Data Pengembalian Buku Req-P09.1 Catat Data Pengembalian Buku 11 Req-P1.1 Kelola Laporan Data 12 Req-P1.2 Kelola Laporan Data Peminjaman Buku 13 Req-P1.3 Kelola Laporan Data Pengembalian Buku 35
4.2.2 Perancangan Prosedur yang Diusulkan Perancangan peruses ini memberikan gambaran mengenai dokumen-dokumen, proses-proses dan aliran data apa saja yang akan terlibat dalam system yang akan diusulkan. 4.2.2.1 Flow Map yang Diusulkan a. Flow Map Pendaftaran yang Diusulkan Prosedur pendaftaran anggota yang diusulkan di Balai Diklat Keagamaan Bandung adalah : 1. menyerahkan data anggota dan kartu pegawai atau peserta diklat kepada petugas perpustakaan, 2. Petugas menginput data anggota ke file baru, 3.Petugas membuat laporan anggota berdasarkan file anggota yang kemudian diserahkan kepada kepala sekolah. Flow Map pendaftaran anggota yang diusulkan pada gambar 4.5 adalah sebagai berikut : 36
Proses Pendaftaran yang Diusulkan Calon Petugas Perpustakaan Kepala Perpustakaan Kartu Pegawai atau Kartu Peserta Diklat Kartu Pegawai atau Kartu Peserta Diklat Input Data Database Perpustakaan Cetak Laporan Data Laporan Data Laporan Data LDA Gambar 4.5 Flow Map Pendaftaran yang Diusulkan Keterangan : LDA : Laporan Data 37
b. Flow Map Peminjaman Buku yang Diusulkan Prosedur peminjaman buku yang diusulkan Balai Diklat Keagamaan Bandung adalah: 1. Pada saat peminjaman anggota menyerahkan kartu pegawai atau kartu peserta diklat beserta buku yang akan dipinjam kepada petugas perpustakaan, 2. hanya bisa meminjam buku sebanyak 2 buku, dengan masa peminjaman adalah 7 hari, 3. Petugas akan menginputkan kode anggota terlebih dahulu, jika status anggota masih dalam masa peminjaman, maka anggota tidak dapat meminjam buku, kartu anggota akan diserahkan kembali oleh petugas kepada anggota. Tapi jika status anggota tidak dalam masa peminjaman, maka anggota dapat meminjam buku, 4. Petugas menginput data peminjaman ke file peminjaman, dan dibuat laporan peminjaman untuk diserahkan kepada kepala sekolah, 5. Kartu pegawai atau kartu peserta diklat dan buku yang dipinjam diserahkan kembali oleh petugas perpustakaan kepada anggota. Flow Map peminjaman buku yang diusulkan pada gambar 4.6 adalah sebagai berikut : 38
Proses Peminjaman Buku yang Diusulkan Petugas Perpustakaan Kepala Perpustakaan KP + Buku KP + Buku KP YA Status Pinjam Database Perpustakaan Tdk Input Data Perpustakaan KP + Buku KP + Buku Cetak Laporan Peminjaman Laporan Peminjaman Laporan Peminjaman Buku LP Gambar 4.6 Flow Map Peminjaman Buku yang Diusulkan Keterangan : LP : Laporan Peminjaman Buku c. Flow Map Pengembalian Buku yang Diusulkan Prosedur pengembalian buku yang diusulkan di Balai Diklat Keagamaan Bandung adalah : 1. Pada saat pengembalian buku, anggota menyerahkan kartu pegawai atau peserta diklat dan buku yang dipinjam kepada petugas perpustakaan, 2. Petugas perpustakaan mengecek data peminjaman, 39
3. Petugas perpustakaan cek denda, jika tidak ada denda petugas langsung menginput data pengembalian, tetapi jika ada denda petugas melakukan perhitungan denda baru setelah itu petugas menginput data pengembalian, 4. Petugas perpustakaan membuat laporan pengembalian buku dan laporan denda yang akan diserahkan kepada kepala sekolah, 5. Petugas perpustakaan menyerahkan kembali kartu pegawai atau peserta diklat kepada anggota. Flow Map pengembalian buku yang diusulkan pada gambar 4.7 adalah sebagai berikut: Proses Pengembalian Buku yang Diusulkan Petugas Perpustakaan Kepala Perpustakaan KP + Buku KP + Buku Mengecek Data Peminjaman Database Perpustakaan KP,Buku YA Mengecek Data Peminjaman Tdk Cek Denda a KP Cek Data Denda Pengembalian tdk Mengimput Data Pengembalian Ya Menghitung Denda a Cetak Laporan Peminjaman LPN Laporan Pengembalian Buku Laporan Pengembalian Buku Gambar 4.7 Flow Map Pengembalian Buku yang Diusulkan 40
4.2.2.2 Diagram Konteks yang Diusulkan Berikut diagram konteks yang diusulkan pada gambar 4.8 adalah sebagai berikut : KP, Buku Data Buku ID Petugas Data Perpustakaan Balai Diklat Keagamaan Bandung Data Petugas Data Cek Data Petugas KP,Buku Data Peminjaman Buku, Data Pengembalian Buku Gambar 4.8 Diagram Konteks yang Diusulkan 4.2.2.3 Data Flow Diagram yang Diusulkan a. DFD Level 0 Berikut DFD level 0 yang diusulkan pada gambar 4.9 adalah sebagai berikut : Pendaftaran 1.0 Pendaftaran Calon Data KP,Buku Petugas Data Pengembalian Buku KP,Buku KP,Buku KP 3.0 Pengembalian Buku 2.0 Peminjaman Buku Data Peminjaman Buku Gambar 4.9 DFD Level 0 yang Diusulkan 41
b. Data Flow Diagram Level 1 Proses 1.0 Pendaftaran yang Diusulkan Berikut DFD level 1 proses 1.0 pendaftaran anggota yang diusulkan pada gambar 4.10 adalah sebagai berikut : Data 1.1 Input Data Data Petugas Data Data Gambar 4.10 DFD Level 1 Pendaftaran yang Diusulkan c. Data Flow Diagram Level 1 Proses 2.0 Peminjaman Buku yang Diusulkan Berikut DFD level 1 proses 2.0 peminjaman buku yang diusulkan pada gambar 4.11 adalah sebagai berikut : Data KP KP,Buku 2.1 Input Data Peminjaman Data Pinjam Pinjam buku Data Buku Data peminjaman Buku Petugas Gambar 4.11 DFD Level 1 Peminjaman Buku yang Diusulkan 42
d. Data Flow Diagram Level 1 Proses 3.0 Pengembalian Buku yang Diusulkan berikut : Berikut DFD level 1 proses 3.0 yang diusulkan pada gambar 4.12 adalah sebagai KP,Buku Data Pengembalian Buku Petugas KP,Buku 3.1 Input Pengembalian Data Pinjam Peminjaman Buku, DPB KP 3.2 Periksa denda DPB Pengembalian Gambar 4.12 DFD Level 1 Pengembalian Buku yang Diusulkan 4.3 Perancangan Antar Muka Program dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari intruksi-intruksi atau perintahperintah terperinci yang sudah disiapkan oleh komputer sehingga dapat melakukan fungsi sesuai dengan yang telah ditentukan. Tujuan dari pembuatan program ini adalah untuk mempermudah dan mempercepat aktivitas yang berhubungan dengan pengolahan data dan untuk membentuk suatu sistem yang lebih baik. 43
4.3.1 Struktur Menu Struktur menu merupakan bentuk umum dari suatu rancangan program untuk mempermudah pemakai dalam menjalankan program, sehingga pada saat menjalankan program, user dengan mudah dapat memiliki sub menu yang digunakan. a. Struktur menu front end untuk anggota Menu Utama Home About Us My Account Contact Log Out Gambar 4.13 Struktur Menu untuk b. Struktur menu back end untuk petugas Menu Utama Master About Us Data Peribadi Contact Log Out Peminjaman Pinjam Oleh Buku Yang Dipinjam Buku Pengembalian Pinjam oleh Petugas Buku Yang Ready Koleksi Buku Yang Dikembalikan Rekafitulasi pinjam Pengarang Gambar 4.14 Struktur Menu untuk Petugas 44
c. Perancangan form Home d. Perangcangan form About Gambar 4.15 Perancangan Form Home Gambar 4.16 Perancangan Form About 45
e. Perancangan form My Account f. Perancangan form contact Gambar 4.17 Perancangan Form My Account Gambar 4.18 Perancangan Form Contact 46
g. Perancangan form My Account untuk anggota Gambar 4.19 Perancangan Form My Account untuk h. Perancangan form edit account Gambar 4.20 Perancangan Form Edit Account 47
4.3.2 Perancangan Form Perancangan input diperlukan untuk menghasilkan informasi, dimana perancangan input menghasilkan perancangan bentuk dokumen dasar yang akan digunakan untuk mendapatkan data dalam perancangan sistem. a. Perancangan form data buku Gambar 4.21 Perancangan Form Data Buku 48
b. Perancangan form input dan edit buku Gambar 4.22 Perancangan Form Input dan Edit Buku c. Perancangan form data koleksi Gambar 4.23 Perancangan Form Data koleksi 49
d. Perancangan form detail koleksi e. Perancangan form input koleksi Gambar 4.24 Perancangan Form Detail koleksi Gambar 4.25 Perancangan Form Input Koleksi 50
f. Perancangan form data peminjaman Gambar 4.26 Perancangan Form Data Peminjaman g. Perancangan form input peminjaman Gambar 4.27 Perancangan Form Input Peminjaman 51
h. Perancangan form data pengembalian buku Gambar 4.28 Perancangan Form Data Pengembalian Buku i. Perancangan form input pengembalian buku Gambar 4.29 Perancangan Form Input Pengembalian Buku 52
j. Perancangan form pinjam oleh petugas Gambar 4.30 Perancangan Form Peminjaman Oleh Petugas k. Perancangan form buku yang dipinjam Gambar 4.31 Perancangan Form Buku yang Dipinjam 53
l. Perancangan form buku yang ready Gambar 4.32 Perancangan Form Buku yang Ready m. Perancangan form buku yang dikembalikan Gambar 4.33 Perancangan Form Buku yang Dikembalikan 54
4.3.3 Perancangan Output Perancangan Output merupakan hasil dari pengolahan data setelah suatu masukan lengkap, dan diproses hingga menghasilkan keluaran (Output). Dalam perancangan aplikasi ini yang paling penting adalah output yang dihasilkan harus sesuai dengan keinginan dan kebutuhan pemakai atau User. Adapun tampilan output yang dihasilkan dari perancangan aplikasi perpustakaan ini yaitu sebagai berikut : a. Laporan Data Gambar 4.34 Perancangan Laporan Data 55
b. Laporan Data Peminjaman c. Laporan Pengembalian Gambar 4.35 Perancangan Laporan Data Peminjaman Gambar 4.36 Perancangan Laporan Data Pengembalian 56