ERP ( Enterprise Resource Planning ) Perencanaan Sumber Daya Perusahaan Disusun oleh : Ika Risti Purwasih 09.11.2837 09.S1TI.04 SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012 1
ERP ( Enterprise Resource Planning ) Perencanaan Sumber Daya Perusahaan I. ABSTRAK Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan salah satu bentuk Sistem Informasi yang dibangun dan diperuntukkan kepada suatu badan usaha manufaktur maupun jasa yang menginginkan automatisasi proses bisnis yang meliputi aspek Produksi, Operasional dan Distribusi di perusahaan tersebut. Tetapi tidak semua konsep-konsep bisnis ERP tercakup dalam paket Enterprise Software (ES) standar. Demikian juga sebaliknya, dalam paket ES standar terdapat proses-proses bisnis yang bukan bagian dari ERP. Enterprise Resource Planning (ERP) dan pendahulunya, Manufacturing Resource Planning (MRP II), memungkinkan terjadinya kemajuan yang sangat besar dalam manajemen proses-proses manufacturing. ERP juga salah satu faktor penyumbang pada performa ekonomi Amerika yang luar biasa pada era 1990-an. Tidak diragukan bahwa ERP adalah tonggak sejarah dalam proses industri. Secara garis besar, ERP bisa digambarkan sebagai perkakas manajemen yang menyeimbangkan persediaan dan permintaan perusahaan secara menyeluruh, berkemampuan untuk menghubungkan pelanggan dan supplier dalam satu kesatuan rantai ketersediaan, mengadopsi proses-proses bisnis yang telah terbukti dalam pengambilan keputusan, dan mengintegrasikan seluruh bagian fungsional perusahaan; sales, marketing, manufacturing, operations, logistics, purchasing, finance, new product development, dan human resources. Sehingga bisnis dapat berjalan dengan tingkat pelayanan pelanggan dan produktifitas yang tinggi, biaya dan inventory yang lebih rendah, dan menyediakan dasar untuk e-commerce yang efektif. 2
II. Pengertian ERP ( Enterprise Resource Planning ) ERP merupakan kependekan dari Enterprise Resource Planning adalah integrasi dari praktek management bisnis dengan teknologi modern. IT terintegrasi dengan core proses bisnis dari unit bisnis untuk merangkumkan dan menyelesaikan tujuan bisnis secara spesifik. Pada prinsipnya, ERP adalah sebuath gabungan dari 3 buah komponen penting, yaitu: Praktek Management bisnis, IT dan Tujuan dari bisnis yang spesifik. Jadi garis besar dari ERP adalah sebuah arsitektur software yang membantu streaming dan pendistribusian informasi terhadap seluruh bisnis unit. ERP memberikan para eksekutif sebuah overview yang komprehensif yang akan mempengaruhi keputusan bisnis secara produktif. Pada core ERP terdapat sebuah data respository terpusat dan teratur yang memesan dan memberikan informasi atau data untuk suatu aplikasi operasional dalam platform universal komputer yang terintegrasi satu sama lainnya. Pada awalnya ERP hanya diimplementasikan pada organisasi yang besar dengan organisasi yang mengunakan resources yang sangat luas, namun sekarang penggunaan ERP sudah mengalami perubahan beberapa tahun terakhir ini, dan ERP sekarang dapat diimplementasikan pada skala perusahaan menengah dan berbagai macam industri. Arsitektur software ERP sekarang ini dapat merangkum fungsi fungsi yang ada dalam suatu bisnis dan mengintegrasikannya dalam satu tempat 3
dari gabungan database. Misalkan, fungsi dari HRD, Supply Chain Management, Customer Relationship Management, Keuangan, produksi, management gudang dan logistik, yang mana dulunya menggunakan aplikasi / software dan database masing-masing & terpisah, maka sekarang ini masing-masing unit aplikasi itu disatukan dengan satu payung, yaitu arsitektur ERP. III. Modul Yang Digunakan Dalam ERP Secara modular, ERP terdiri dari modul utama yaitu modul Operasi dan modul-modul pendukung seperti Finansial dan Akuntansi Perusahaan dan Sumber Daya Manusia. 4
1. Modul Operasional a. Sistem Proyek b. Manajemen Lingkungan c. Manajemen Material d. Perencanaan dan pengontrolan produksi e. Manajemen Kualitas f. Eksekusi Logistik g. Logistik umum h. Perencanaan perawatan i. Layanan Pelanggan j. Penjualan 2. Modul Finansial dan Akuntansi Perusahaan a. Akuntansi umum b. Akuntasi keuangan c. Manajemen Investasi d. Pengontrolan Perusahaan 3. Modul Sumber Daya Manusia a. Manajemen Karyawan (data karyawan) b. Manajemen Jam Karyawan (presensi karyawan, jam kerja, lembur) c. Manajemen Event dan Pelatihan (agenda pelatihan karyawan) d. Manajemen Organisasi e. Manajemen Travel (Perjalanan) f. Penggajian IV. Kegunaan ERP Kegunaan ERP adalah untuk mengontrol aktivitas bisnis, mulai dari produksi, manajemen kualitas, manajemen persediaan, pengiriman, penjualan hingga sumber daya manusia. ERP juga sering dikatakan sebagai 5
Back Office yaitu perangkat lunak untuk membantu perkantoran dan membantu menjalankan berbagai aktifitasnya, sehingga pelanggan dan publik tidak secara langsung berinteraksi dengan sistem informasi ini. Lain halnya Front Office System, yaitu pelanggan secara langsung berinteraksi dengan Sistem tersebut, contoh Front Office System adalah E-Commerce, CRM (Customer Relational Management), E-Government dan lainnya. V. Keuntungan Menggunakan ERP Berikut beberapa keuntungan yang didapat ketika menggunakan ERP : 1. Mengintegrasikan keuangan, sehingga pada bagian TOP MANAGEMENT dapat mengetahui keadaan keuangan sebagai alat bantu pengambilan keputusan dan mengontrol kinerja bagian keuangan pada perusahaan agar bekerja lebih baik. 2. Standarisasi Proses Opersional, menstandarisasikan proses produksi dengan melihat dari hasil pengujian praktik terbaik yang didapat sehingga dapat meningkatkan produktifitas kerja, mengurangi hal-hal yang tidak efisien dan meningkatkan kualitas produk. 3. Standarisasi Laporan, menstandarisasikan bentuk laporan, terutama bagi perusahaan yang besar yang memiliki unit bisnis yang beragam dengan jumlah dan jenis bisnis yang berbeda-beda, sehingga memudahkan mengerti dalam membaca laporan yang ada. Tolak Ukur Keuntungan yang didapat : 1. Penururan Inventori 2. Penyusutan tenaga kerja yang diperlukan 3. Meningkatkan pelayanan 4. Meningkatkan kontrol keuangan 5. Mengurangi waktu dalam mendapatkan informasi 6
VI. Hal Hal Yang Perlu Dipertimbangkan Dalam Pemilihan ERP ERP bukanlah sistem yang bisa dengan serta merta akan pasti meningkatkan kesuksesan aktifitas bisnis. Didalam penerapannya terdapat hal-hal yang perlu diperhatikan dan dipertimbangkan. Berikut beberapa hal yang perlu dipertimbangkan : 1. Dalam penerapannya, ERP membutuhkan biaya yang besar. 2. ERP yang berhasil diterapkan pada sautu perusahaan belum tentu dapat berhasil diterapkan di perusahaan lain. 3. Dibutuhkannya suatu perencanaan yang baik dalam memilih ERP yang tepat. 4. Dalam peningkatan produktifitas bisnis terkadang pada suatu bentuk bisnis tidak dibutuhkannya ERP, namun harus membenahi proses bisnis yang telah ada. 5. Tidak ada keajaiban pada ERP, keberhasilan yang didapat merupakan hasil dari perencanaan dan penerapan yang efektif. VII. Tanda Tanda Gagalnya Penerapan ERP Berikut beberapa tanda gagalnya penerapan ERP : 1. Kurangnya komitmen dari Top Management. 2. Kurangnya perincian kebutuhan dari perusahaan. 3. Memilih model software yang terburu-buru. 4. kurangnya SDM (sumber daya manusia), infrastruktur dan modal. 5. Kesalahan perhitungan waktu penerapan ERP. 6. Tidak cocoknya software dengan bisnis proses yang sedang berjalan pada perusahaan tersebut. 7. Kurangnya pelatihan dan pembelajaran penggunaan ERP. 8. Kurang Komunikasi. 9. Saran penghematan yang menyesatkan. 7
VIII. Contoh Penerapan ERP Berikut beberapa contoh mengenai penerapan ERP di berbagai perusahaan : 1. Enterprise Resource Planning membantu sebuah perusahaan menaikan 20% tingkat penjualannya di tengah industri yang sedang menurun. Wakil presiden bidang penjualan menjelaskan, "Kita berhasil menangkap bisnis dari saingan-saingan kita. Berkat ERP, kini kita dapat mengirim lebih cepat dari mereka dan tepat waktu. 2. Enterprise Resource Planning membantu sebuah perusahaan Fortune 50 dalam mencapai penghematan biaya yang sangat besar dan mendapatkan keunggulan daya saing yang signifikan. Wakil presiden bidang logistik menyatakan, "ERP menyediakan kunci untuk menjadi perusahaan global. Keputusan dapat diambil dengan data yang akurat dan dengan proses yang menghubungkan demand dan supply di berbagai belahan dunia. Perubahan ini bernilai miliaran bagi kami dalam penjualan di seluruh dunia. IX. Software ERP yang ada di pasaran Berikut beberapa software ERP yang ada dipasaran : 1. Compiere. 2. Dynamix AX. 3. SAP. 4. IFS. 5. JDE. 6. Magic. 7. Euclid System. 8. Mincom Ellipse. 9. SPIN. 10.Datadigi Indonesia, dll. 8
DAFTAR PUSTAKA http://singcat.com/erp.html http://agoenxz21.blogspot.com/2009/10/erp-enterprise-resourceplanning.html http://www.erpweaver.com/index.php?option=com_content&view=article&i d=12:enterprise-resource-planning&catid=1:latest&itemid=2 9