Penulisan Pesan Bisnis
A. Direct Request Direct request atau permintaan langsung suatu kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau suatu organisasi (bisnis maupun nonbisnis) kepada pihak lain (seseorang/individu atau organisasi) Contoh : informasi tentang produk baru, menggunakan faks, e-mail, telepon dsb.
Pengorganisasian direct request : 1. Bagian awal : sajikan ide pokok dengan diikuti dengan fakta-fakta yang rinci. Misalnya dapat dibuat kalimat pembuka :.Saya adalah Manajer Pemasaran Toko Buku Diponegoro dan terarik untuk.. Gunakan bahasa yang sopan : Saya senang sekali atau saya sangat berterima kasih..
Pengorganisasian Direct Request 2. Bagian Pertengahan : Biasanya menjelaskan permintaan yang sebenarnya Saya ingin sekali memesan buku Komunikasi Bisnis, dengan pengaran Djoko Purwanto. 3. Bagian Akhir : Nyatakan dengan jelas tindakan apa yang diinginkan, kemudian akhiri dengan suatu pernyataan yang ramah.
Pengorganisasian Direct Request I. Pembukaan Pada kalimat permulaan Anda harus menyatakan permintaan secara lebih khusus yang memungkinkan pembaca dengan mudah dapat II. III. memahami maksud isi surat. Penjelasan Rinci Jika permintaan Anda lebih dari satu jenis, Anda sebaiknya membuat daftar dan memberi nomor secara berurutan atau berdasarkan tingkat pentingnya. Penutup Sebaiknya diisi dengan suatu permintaan beberapa tanggapan khusus Lengkap dengan batas waktunya. Unutk mempermudah pembaca, cantumkan beberapa informasi penting seperti nomor telepon, jam kerja dan petugas yang dapat dihubungi.
Permintaan Informasi Rutin Dibagi dua : 1. Permintaan di dalam organisasi contoh : memo, 2. Permintaan ke luar organisasi. Meminta informasi produk baru, buku-buku terbaru, keinginan untu berlangganan koran, majalah
Menulis Direct request untuk Pengaduan. Pengembalian arang yang sudah dibeli dan meminta uang kembali. Meminta pengiriman barang yang baru sesuai dengan pesanan Penjelasan atas perubahan kebijakan atau proedur, dsb..
Menulis Direct request untuk Pengaduan. Dalam menulis surat pengaduan perludiperhatikan beberapa hal berikut ini : 1. Jelaskan masalah yang Anda hadapi secara rinci 2. Lampirkan informasi pendukung, seperti faktur pembelian 3. Usahakan nada surat Anda tidak marah atau emosional 4. Permintaan tindakan khusus.
Contoh lain Direct Request Surat Undangan Surat pesanan dan Reservasi.
B. Pesan Rutin, Good News dan Good Will Menulis surat undangan, proposal untuk internal maupun eksternaldan memo merupakan hal yang rutin. Berikut ini pengorganisasi untuk pesan rutin dan good news :
Permintaan Rutin dan good News Routin messages (Pesan Rutin) Pembuka :Pernyataan ide pokok (main) Good News (Berita baik) Pembuka : Pernyataan good News Pertengahan /isi : Penjelasan Rinci Pertengahan /Isi : Penjelasan rinci Penutup : Mengingatkan kembali ide pokok atau mencakup pemikiran penutup yang berorientasi masa depan. Penutup : Mengingatkan kembali good news atau mencakup pemikiran penutup yang berorientasi masa depan.
Strategi Permintaan Pesan Pesan Rutin 1. Bagian Pembukaan : mulai dengan pernyataan ide pokok dengan mengemukakan secara tegas apa yang diinginkan. 2. Bagian Pertengahan : Perlu disampaikan pernyataan yang dapat menarik perhatian pembaca 3. Bagian penuutp : kemukakan pernyataan keramahan, penghargaan dan tindakan khusus yang diinginkan.
Strategi penulisan pesan-pesan positif (good will) Dapat menggunakan pendekatan langsung Apapun bentuk permintaan yang diinginkan, usahakan selalu sopan, ramah dan tidak emosional. Usahakan bagian awal pesan positif dimulai dengan pernyataan yang jelas dan tegas dan mampu menarik perhatian pembaca.
Strategi penulisan pesan-pesan positif (good will) Hal-hal yang berkaitan dengan komponen penting dalam penulisan pesan positif : a. Ide pokok yang jelas, b. Penjelasan rinci c. Penutup Surat.
Contoh pesan good news dan Good will : Finansial Kenaikan gaji Bonus lembur kerja Insentif THR Kredit bunga sangat ringan Nonfinansial Promosi jabatan Tanda penghargaan Fasilitas kendaraan atau perumahan Proposal (usulan ) suatu proyek diterima.