BERITA DAERAH KABUPATEN KARAWANG NO. 36 2011 SERI. E PERATURAN BUPATI KARAWANG NOMOR 36 TAHUN 2010 TENTANG PEDOMAN PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENYELENGGARAAN ADMINISTRASI PEMERINTAHAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN KARAWANG DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA BUPATI KARAWANG Menimbang : a. bahwa dalam rangka mewujudkan penyelenggaraan fungsi pemerintahan berdasarkan prinsip tata kelola pemerintahan yang baik dan kepemerintahan yang bersih, telah ditetapkan Peraturan Bupati Karawang Nomor 20 Tahun 2007 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) di lingkungan Pemerintah. b. bahwa untuk pelaksanaan reformasi birokrasi melalui pengaturan sistem dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien dan terukur serta sesuai dengan perkembangan regulasi, perlu dilakukan peninjauan kembali terhadap Peraturan Bupati Karawang Nomor 20 Tahun 2007 sebagaimana dimaksud pada pertimbangan huruf a, yang ditetapkan dengan Peraturan Bupati Karawang. Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 1950 tentang Pembentukan Daerah-daerah Kabupaten dalam Lingkungan Propinsi Jawa Barat; 2. Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2004 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan; 3. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir dengan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2008 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah; 4. Undang-Undang Nomor 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Negara Yang Bersih dari Korupsi, Kolusi dan Nepotisme; 5. Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan Antara Pemerintah, Pemerintahan Daerah Provinsi dan Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota; 6. Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah; 7. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor Per/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan; 1
8. Peraturan Gubernur Jawa Barat Nomor 16 Tahun 2010 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Di Lingkungan Provinsi Jawa Barat; 9. Peraturan Daerah Nomor 7 Tahun 2008 tentang Urusan Pemerintahan Yang Menjadi Kewenangan ; 10. Peraturan Daerah Nomor 8 Tahun 2008 tentang Prosedur Penyusunan Produk Hukum Daerah; 11. Peraturan Daerah Nomor 10 Tahun 2008 tentang Sekretariat Daerah, Sekretariat DPRD, Dinas Daerah, Lembaga Teknis Daerah, Kecamatan dan Kelurahan; 12. Peraturan Bupati Karawang Nomor 113 Tahun 2008 tentang Pelimpahan Sebagian Urusan Pemerintahan dari Bupati Karawang kepada Organisasi Perangkat Daerah. M E M U T U S K A N : Menetapkan : PERATURAN BUPATI TENTANG PEDOMAN PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENYELENGGARAAN ADMINISTRASI PEMERINTAHAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN KARAWANG. BAB I KETENTUAN UMUM Pasal 1 Dalam Peraturan ini yang dimaksud dengan : a. Daerah adalah. b. Pemerintah Daerah adalah Bupati Karawang beserta Perangkat Daerah sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan Daerah. c. Bupati adalah Bupati Karawang. d. Perangkat Daerah adalah Unsur Pembantu Bupati dalam penyelenggaraan pemerintahan daerah, yang terdiri dari Sekretariat Daerah, Sekretariat DPRD, Dinas Daerah, Lembaga Teknis Daerah, Kecamatan dan Kelurahan. e. Unit Organisasi adalah Satuan Organisasi yang kedudukannya berada di bawah dan bertanggungjawab langsung kepada dan/atau di bawah koordinasi Bupati. f. Satuan Organisasi adalah Perangkat Daerah yang selanjutnya di sebut Satuan Kerja Perangkat Daerah. g. Satuan Kerja Perangkat Daerah yang selanjutnya disebut SKPD adalah Organisasi/Lembaga Pemerintah Daerah yang bertanggung jawab kepada Bupati dalam rangka penyelenggaraan pemerintahan. h. Perangkat Daerah adalah Sekretariat Daerah, Sekretariat DPRD, Dinas Daerah, Lembaga Teknis Daerah, Kecamatan dan Kelurahan. i. Standar Operasional Prosedur yang selanjutnya disebut SOP adalah serangkaian petunjuk tertulis yang dibakukan mengenai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan di Lingkungan Pemerintah. j. Format SOP adalah wadah mentransmisikan informasi yang dibutuhkan secara tepat dan memfasilitasi implementasi SOP secara konsisten. k. Proses kerja adalah langkah-langkah yang diperlukan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. l. Penyelenggaraan pemerintahan adalah segala bentuk kegiatan yang dilaksanakan oleh Pemerintah. 2
m. Diagram alur adalah simbol-simbol atau bentuk-bentuk yang dipergunakan dalam menggambarkan alur dokumen dan aktivitas suatu kegiatan. n. Produk/output adalah hasil dari suatu pekerjaan yang terstandarisasi. o. Prosedur adalah langkah-langkah dan tahapan mekanisme kerja yang harus diikuti oleh seluruh unit organisasi untuk melaksanakan kegiatan sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan. p. Kegiatan adalah penjabaran dari tugas dan rincian tugas untuk mencapai hasil kerja tertentu, sesuai dengan langkah-langkah kerja yang telah ditentukan dalam Standar Operasional Prosedur (SOP). q. Administrasi Pemerintahan adalah pengelolaan proses pelaksanaan tugas dan fungsi pemerintahan yang dijalankan oleh organisasi Pemerintah. r. Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah dokumen yang berfungsi sebagai acuan dalam penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang memuat langkah-langkah persiapan penyusunan, tahap-tahap penyusunan serta pembuatan diagram alur kegiatan setiap SKPD. Prinsip Penyusunan SOP meliputi : a. Kemudahan dan kejelasan; b. Efisiensi dan efektifitas; c. Keselarasan; d. Keterukuran; e. Dinamis; f. Berorientasi pada pengguna; g. Kepatuhan hukum; h. Kepastian hukum. BAB II P R I N S I P Pasal 2 Pasal 3 (1) Prinsip kemudahan dan kejelasan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf a, prosedur yang distandarkan dapat dengan mudah dimengerti dan diterapkan. (2) Prinsip efisiensi dan efektifitas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf b, prosedur yang distandarkan sederhana dan mudah dilaksanakan. (3) Prinsip keselarasan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf c, prosedur yang distandarkan sejalan dengan prosedur standar lain yang terkait. (4) Prinsip keterukuran sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf d, output dari prosedur yang distandarkan berkualitas tertentu yang dapat diukur pencapaian keberhasilannya. (5) Prinsip dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf e, prosedur yang distandarkan cepat dapat disesuaikan dengan kebutuhan kualitas pelayanan. (6) Prinsip berorientasi pada pengguna sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf f, prosedur yang distandarkan mempertimbangkan kebutuhan pengguna. (7) Prinsip kepatuhan hukum sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf g, prosedur yang distandarkan memenuhi ketentuan peraturan perundangundangan. 3
(8) Prinsip kepastian hukum sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf h, prosedur yang distandarkan, ditetapkan oleh pimpinan sebagai sebuah produk hukum yang ditaati, dilaksanakan, dan menjadi instrument untuk melindungi pegawai dari tuntutan hukum. BAB III TUJUAN DAN MANFAAT Pasal 4 SOP bertujuan untuk memberikan pedoman bagi setiap Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) di Lingkungan Pemerintah dalam mengidentifikasi, merumuskan, menyusun, mengembangkan standar operasional prosedur penyelenggaraan administrasi pemerintahan. Pasal 5 Manfaat SOP dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan, adalah : a. Sebagai tolok ukur standar kinerja bagi pegawai dalam menyelesaikan, memperbaiki serta mengevaluasi pekerjaan yang menjadi tugasnya; b. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan seorang pegawai dalam melaksanakan tugas; c. Meningkatkan akuntabilitas, efisiensi dan efektifitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab individual pegawai dan organisasi secara keseluruhan; d. Menjamin konsistensi penyelenggaraan pemerintahan dari aspek mutu, waktu dan prosedur. SOP disusun dengan berpedoman pada : a. Tugas pokok dan fungsi; b. Uraian jabatan. BAB IV PEDOMAN Pasal 6 BAB V S Y A R A T Pasal 7 Syarat SOP meliputi : a. Menghasilkan satu output tertentu; b. Melibatkan minimal 2 (dua) orang; c. Mengacu kepada peraturan perundang-undangan yang berlaku; d. Memperhatikan SOP lainnya yang juga dibakukan; e. Identifikasi SOP. 4
BAB VI PEMBUAT DAN PENYUSUN Pasal 8 (1) SOP dibuat dan disusun oleh masing-masing eselon III yang teknis pelaksanaannya akan disesuaikan pada masing-masing unit kerja eselon II. (2) Pembuatan dan penyusunan SOP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dikoordinir oleh Sekretaris/Kepala Bagian Unit Kerja Eselon II. BAB VII TAHAPAN PENYUSUNAN Pasal 9 Tahapan penyusunan SOP meliputi : a. Analisis pola ketatalaksanaan yang menghasilkan Identifikasi kebutuhan SOP unit kerja eselon II; b. Inventarisasi kebutuhan SOP Unit kerja Eselon II untuk di tindak lanjuti oleh Sekretaris/Kepala Bagian; c. Penyempurnaan pola ketatalaksanaan yang menghasilkan penetapan judul SOP yang menjadi dasar penyusunan SOP; d. Penyusunan SOP dengan membuat penjabaran terhadap suatu kegiatan yang menghasilkan Output, disertai diagram alir; e. Kompilasi SOP pada masing-masing SKPD oleh Sekretaris/Kepala Bagian. BAB VIII PENYEMPURNAAN, KOORDINASI, PENGESAHAN DAN PERSETUJUAN Pasal 10 (1) Setiap usul penyusunan dan/atau penyempurnaan SOP pada masing-masing SKPD pemrakarsa terlebih dahulu berkoordinasi dengan Sekretaris Daerah. (2) SOP lingkup Sekretariat Daerah disahkan oleh Sekretaris Daerah. (3) SOP pada masing-masing SKPD disahkan oleh Kepala SKPD yang bersangkutan, setelah mendapatkan persetujuan dari Sekretaris Daerah. Pasal 11 Seluruh SKPD di lingkungan Pemerintah wajib menyusun SOP, yang pelaksanaannya berkoordinasi dengan Sekretaris Daerah. Pasal 12 Uraian pelaksanaan penyusunan SOP penyelenggaraan pemerintahan di lingkungan Pemerintah dengan format cara pengisian serta contoh SOP sebagaimana tercantum dalam Lampiran Peraturan ini. 5
BAB IX KETENTUAN PENUTUP Pasal 13 Pada saat Peraturan ini mulai berlaku, maka Peraturan Bupati Karawang Nomor 20 Tahun 2007 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) di lingkungan Pemerintah, dicabut dan dinyatakan tidak berlaku. Pasal 14 Peraturan ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang dapat mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah. Ditetapkan di K a r a w a n g pada tanggal, 27 Oktober 2010 BUPATI KARAWANG, TTD Diundangkan di K a r a w a n g pada tanggal, 27 Oktober 2010 SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN K A R A W A N G, TTD DADANG S. MUCHTAR I M A N S U M A N T R I BERITA DAERAH KABUPATEN KARAWANG TAHUN 2010 NOMOR : 36 SERI : E. 6
LAMPIRAN : PERATURAN BUPATI KARAWANG NOMOR : 36 TAHUN 2010 TANGGAL : 27 OKTOBER 2010 FORMAT CARA PENGISIAN SERTA CONTOH SOP A. CONTOH FORMAT IDENTIFIKASI KEBUTUHAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) NO. UNIT KERJA JUDUL SOP OUTPUT 1 Mengendalikan surat SOP Administrasi surat masuk, pendistribusian, masuk dan keluar surat keluar dan pengarsipan 2 Menyusun konsep pedoman standarisasi tata naskah dinas di lingkungan Pemerintah 3 Menyusun konsep pedoman standarisasi Pakaian Dinas Bupati, Wakil Bupati dan Kepala Desa serta Pegawai Negeri Sipil di Lingkungan Pemerintah 4 Menyusun konsep Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Penyelenggaraan Administrasi Pemerintahan di Lingkungan Pemerintah 5 Melakukan fasilitasi bidang ketatalaksanaan di lingkungan Pemerintah SOP Penyusunan konsep pedoman standarisasi tata naskah dinas di lingkungan Pemerintah SOP Penyusunan konsep pedoman standarisasi Pakaian Dinas Bupati, Wakil Bupati dan Kepala Desa serta Pegawai Negeri Sipil di Lingkungan Pemerintah SOP Penyusunan konsep Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Penyelenggaraan Administrasi Pemerintahan di Lingkungan Pemerintah SOP Fasilitasi bidang ketatalaksanaan di lingkungan Pemerintah Dokumen/surat masuk dan surat keluar Perbup tentang tata naskah dinas di lingkungan Pemerintah Perbup tentang Pakaian Dinas Bupati, Wakil Bupati dan Kepala Desa serta Pegawai Negeri Sipil di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Karawang Perbup tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Penyelenggaraan Administrasi Pemerintahan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Karawang Pelayanan 1
B. FORMAT, CARA PENGISIAN. 1. Halaman Judul (Cover). SATUAN KERJA PERANGKAT DAERAH (SKPD) Identitas Instansi PROSEDUR BAKU PELAKSANAAN KEGIATAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) NAMA STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) Judul SOP dari Identifikasi Kebutuhan 2. Informasi prosedur yang akan distandarkan. Lambang Daerah SATUAN KERJA PERANGKAT DAERAH (SKPD) Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Pengesahan Disahkan oleh Nama SOP Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana : 1.... 2.... Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan : 1.... 1.... 2.... 2.... Peringatan : Pencatatan dan Pendataan : 1.... 2.... Cara Pengisian : 1 Nomor SOP Diisi dengan nomor yang di Standar Operasional Prosedur kan, yaitu Nomor Komponen, Unit Kerja, Bagian, Nomor SOP) 2 Tanggal Pembuatan Diisi dengan tanggal pengesahan Standar Operasional Prosedur 3 Tanggal Revisi Diisi dengan tanggal Standar Operasional Prosedur di revisi 4 Tanggal Pengesahan Diisi dengan tanggal mulai berlaku 5 Disahkan oleh Diisi dengan Nama Jabatan yang berkompeten 6 Nama SOP Diisi dengan nama prosedur yang akan di Standar Operasional Prosedur kan dari kegiatan Eselon IV 2
7 Dasar Hukum Diisi dengan peraturan perundang-undangan yang mendasari prosedur 8 Kualifikasi Pelaksana Diisi dengan penjelasan mengenai kualifikasi pegawai yang dibutuhkan dalam melaksanakan perannya pada prosedur yang distandarkan 9 Keterkaitan Diisi dengan penjelasan mengenai keterkaitan prosedur yang distandarkan dengan prosedur lain yang distandarkan 10 Peralatan/perlengkapan Diisi dengan penjelasan mengenai daftar peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan 11 Peringatan Diisi dengan : 1) Penjelasan mengenai kemungkinankemungkinan yang terjadi ketika prosedur dilaksanakan atau tidak dilaksanakan. 2) Peringatan memberikan indikasi berbagai permasalahan yang mungkin muncul dan berada di luar kendali pelaksana ketika prosedur dilaksanakan dan berbagai dampak yang ditimbulkan. 3) Dalam hal ini dijelaskan pula bagaimana cara mengatasinya. 12 Pencatatan/Pendataan Diisi dengan penjelasan mengenai berbagai hal yang perlu didata, dicatat atau diparaf oleh setiap pegawai yang berperan dalam pelaksanaan prosedur yang telah distandarkan. 3. Uraian Prosedur. No Pelaksana Mutu Baku Uraian Persyr / Prosedur Pelaks 1 Pelaks 2 Pelaks 3 Waktu Output Klkpn Ket 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 2 3 Cara Pengisian : 1 Uraian Prosedur Diisi dengan proses sejak dari mulai sampai dihasilkannya sebuah output untuk setiap Standar Operasional Prosedur sesuai dengan tugas pokok dan fungsi kegiatan masingmasing SKPD yang bersangkutan. 2 Pelaksana Diisi dengan pelaksana kegiatan yang bersangkutan, mulai dari jabatan tertinggi sampai dengan jabatan terendah (fungsional umum/staf). 3 Mutu Baku Diisi dengan persyaratan dan kelengkapan yang diperlukan, waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan dan output pada setiap aktivitas yang dilakukan. 3
4. Simbol-Simbol. Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) pada akhirnya akan mengarah pada terbentuknya diagram alur yang menggambarkan aliran aktivitas atau kegiatan masing-masing Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD). Untuk menggambarkan aliran aktivitas tersebut, digunakan simbol, sebagai berikut : SIMBOL DEFINISI Mulai / berakhir Simbol ini digunakan untuk menggambarkan awal dan akhir suatu bagan alir. Proses Simbol ini digunakan untuk menggambarkan proses pelaksanaan kegiatan. Pengambilan Keputusan Simbol ini digunakan untuk menggambarkan keputusan yang harus dibuat dalam proses pelaksanaan kegiatan. Dokumen Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis dokumen sebagai bukti pelaksanaan kegiatan. Penggandaan Dokumen Simbol ini digunakan untuk menggambarkan penggandaan dari semua jenis dokumen. Arsip Manual Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis pengarsipan dokumen dalam bentuk kertas/manual. File Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis penyimpanan dalam bentuk data/file. Konerktor Simbol ini digunakan untuk menggambarkan perpindahan aktivitas dalam satu halaman. Konektor Simbol ini digunakan untuk menggambarkan perpindahan aktivitas dalam halaman yang berbeda. Garis Alir Simbol ini digunakan untuk menggambarkan arah proses pelaksanaan kegiatan. BUPATI KARAWANG, TTD DADANG S. MUCHTAR 4