Modul ke: PENULISAN PR INTERNAL Pokok Pembahasan: SIARAN PERS Fakultas FIKOM Syerli Haryati, S.S. M.IKom Program Studi Public Relations
Bagian Isi Deskripsi mata kuliah Mengulas tentang penulisan siaran pers, perbedaan siaran pers dengan publikasi media dan syarat-syarat dan cara penulisan siaran pers baik untuk media cetak
Bagian Isi Tujuan Instruksional Setelah mengikuti mata kuliah ini diharapkan mahasiswa memahami teknik penulisan siaran pers dan perbedaan siaran pers dengan publikasi media. Selain itu juga mahasiswa diharapkan mengerti dan memahami cara penulisan siaran pers yang baik.
Pengantar Siaran pers atau Press Release adalah kegiatan penulisan public relations yang banyak dilakukan dibandingkan penulisan lainnya.
Pengertian Siaran Pers Warren K. Agee dkk dalam bukunya; An Introduction to Mass Communications mendefinisikan siaran pers atau sering disebut release/rilis adalah sebuah berita atau informasi yang disusun oleh sebuah organisasi/perusahaan yang menggambarkan kegiatannya. (a piece of news written by the organization whose activities it describes). Definisi lain dari press release adalah:
Pengertian Siaran Pers Press Release adalah informasi dalam bentuk berita yang dibuat oleh Public Relations suatu organisasi/perusahaan yang disampaikan kepada pengelola pers/redaksi media massa (tv, radio, suratkabar, majalah) untuk dipublikasikan dalam media massa tersebut. (Soleh Soemirat dkk, 2005:54)
Pengertian Siaran Pers Frank Jefkins memberikan definisi yang lebih luas, release bukan sekedar tulisan dalam bentuk berita tetapi juga dalam bentuk artikel atau foto-foto caption yang memiliki nilai berita yang tinggi (1995:104)
Pengertian Siaran Pers Kesimpulan segala bentuk informasi (baik dalam bentuk tulisan maupun gambar/foto) yang menggambarkan kegiatan perusahaan (baik individu, kegiatan, pelayanan, produk) yang dikirimkan kepada media massa untuk disiarkan oleh media massa tersebut.
Jenis-jenis Siaran Pers Thomas Bavins dalam bukunya Handbook for Public Relations Writing (1991:40) menyebutkan tiga jenis siaran pers yaitu: 1. Basic Press Release Merupakan informasi umum yang memiliki nilai berita tinggi untuk disampaikan kepada media lokal, regional maupun nasional. 2. Product Release Informasi yang disampaikan berkaitan dengan peluncuran produk baru atau berkaitan dengan produk perusahaan. 3. Financial Release Informasi yang berkaitan dengan kinerja perusahaan, neraca keuangan dan kepentingan pemegang saham
Jenis Siaran Pers Terence Shrimp membagi press release ke dalam tiga jenis yaitu 1. Product Release. Mengumumkan produk-produk baru, memberikan informasi yang relevan mengenai fitur dan manfaat produk serta memberitahukan bagaimana tambahan informasi dapat diperoleh. 2. Executive Statement Release Adalah press release mengenai CEO dan para eksekutif perusahaan lainnya. 3. Feature Articles. Merupakan penjelasan yang rinci mengenai produk atau program lain yang layak diberitakan.
Jenis Siaran Pers Tiga jenis lainnya selain yang telah disebutkan diatas adalah: 1. Relational Release. Berisi informasi yang ditujukan untuk menjaga hubungan dengan publik. Misalnya release tentang ucapan terima kasih. 2. Response Release. Rilis yang ditujukan untuk merespon komplain atau keluhan masyarakat terhadap perusahaan. 3. Bad news release. Rilis yang digunakan untuk mengkonter berita-berita negative tentang perusahaan yang muncul di media. Termasuk perstiwa-peristiwa yang terjadi secara spontan seperti kebakaran atau pembajakan pesawat.
Perbedaan antara Berita dan Siaran Pers Berita Tujuannya untuk menginformasikan, mendidik, membimbing, meyakinkan dan membantu perkembangan ekonomi Memberitahukan tentang peristiwa, gagasan dan masalah yang bersifat umum. Melaporkan fakta yang sesungguhnya sebagaimana adanya. Dampaknya tidak selalu membangun sikap yang menguntungkan bahkan bisa saja yang merugikan. Siaran Pers Tujuannya untuk membina dan menumbuhkan sikap atau pendapat atau citra yang baik dari anggota masyarakat kepada perusahaan Memberitahukan tentang peristiwa, gagasan dan masalah yang terkait dengan perusahaan. Tujuannya mengalihkan perhatian publik dari fakta yang merugikan perusahaan/organisasi dan memusatkan kepada fakta yang menguntungkan perusahaan. Dampaknya dapat membangun image yang baik terhadap perusahaan/organisasi
Pengelolaan Siaran Pers oleh Media Ada empat cara: 1. Siaran Pers dimuat sebagaimana adanya, jika formatnya sudah sesuai dengan kebijakan media massa yang bersangkutan. 2. Siaran Pers ditulis ulang untuk disesuaikan dengan format berita pada media massa yang bersangkutan. 3. Siaran Pers dipadatkan, jika susunannya bertele-tele. 4. Informasi dalam siaran Pers dilacak lebih lanjut oleh wartawan untuk kelengkapan berita (Andi Baso Mappatoto, 1993:92)
Hal-hal yang menjadi kriteria editor dalam menyeleksi Siaran Pers 1. Melihat siapa yang mengirimkan siaran pers, bagaimana track record Anda di masa lalu. Apakah Anda memiliki kredibilitas sebagai pemberi informasi yang di percaya, bersikap terbuka, apakah berita siaran pers relevan dan sesuai kebutuhan media dan khalayaknya. 2. Judul yang diangkat dalam siaran pers, menarik perhatian dan mewakili isi berita.
3. Kalimat pembuka mengandung unsur 5W + 1H 4. Akurasi. Editor akan mengecek akurasi berita yang disampaikan public relations. 5. Bahasa. 6. Eksklusifitas Berita eksklusif seharusnya diberikan hanya pada satu media saja. 7. Relevansi.
Kesalahan dalam penulisan Siaran Pers 1. Release tidak mengandung news value. Marguerite H. Sullivan berpendapat Press Release are a summary of facts about a program or issue on which you want media attention The main criteria for a press release is that it must contain news. (Press Release adalah kesimpulan dari fakta-fakta tentang suatu program atau isu yang Anda ingin media memberi perhatian. Kriteria pokok press release adalah harus mengandung berita).
2. Teknik Penulisan release yang jelek. 3. Pengiriman rilis salah media dan salah sasaran. 4. Terlalu sering mengirim rilis. 5. Public Relations gagal membuat beda dengan kompetitor. 6. Rilis terkesan sebagai alat promosi langsung.
Petimbangan dalam menulis Siaran Pers Mengapa peristiwa ini layak disampaikan kepada media? Siapa yang akan tertarik Apa materi pokok informasi yang akan disampaikan?apakah akan memberikan informasi baru? Apakah informasinya dapat dicek oleh media? Apakah tersedia data pendukung? Siapa yang berwenang untuk dikutip sebagai sumber berita? Apakah memerlukan backgrounders atau fact sheets?
Siapa yang berwenang untuk dikutip sebagai sumber berita? Apakah memerlukan backgrounders atau fact sheets? Media apa yang akan mencapai audiens yang tertarik dengan peristiwa ini? (pemilihan media target)
Teknik Penulisan Siaran Pers 1. Menentukan satu tema (key issue atau news value) 2. Penulisan dibuat sesuai dengan piramida terbalik. 3. Rilis harus informatif. Tulisan harus bisa menjelaskan peristiwa secara jelas dan detail sehingga editor media memahaminya. 4. Hindari pesan-pesan menjual. 5. Paragraf singkat, jangan terlalu panjang. Usahakan siaran pers dibuat dalam satu lembar halaman atau sekitar 40-50 kata. Paragraf jangan lebih dari 6 baris. 6. Siaran Pers Diberi Judul
7. Format jangan ditulis tangan. 8. Identifikasi. Berikan identitas pengirim secara jelas, berupa nama, jabatan, nomor telp yang bisa dihubungi seperti nomor seluler dan telpon kantor. 9. Tanggal Rilis. 10. Waktu Pengiriman. 11. Pilih Media pengiriman yang tepat. 12. Pilih asesoris yang menarik seperti bentuk huruf, gaya penulisan, jenis kertas yang bisa membedakan dengan rilis lainnya.
13. Undang Media. 14. Tulisan Eksklusif ditujukan pada satu media saja yang dianggap memiliki pengaruh luas dan sasaran pembaca yang tepat dengan isi rilis. 15. Beri tanda di akhir rilis seperti finish atau cukup sekian. 16. Periksa kembali penulisan agar menghindari salah ketik.
16. Gunakan rumus tujuh unsur (SOLAADS) yaitu: Subject (subyek), apa yang disampaikan oleh penulis? Organization (perusahaan), apa nama perusahaan/organisasi yang membuat rilis? Location (lokasi), dimana alamat perusahaan? Advantages (keuntungan), apa nilai lebih dari subyek? Apa news value? Applications (Penerapan), apa saja manfaatnya? SIapa yang dapat menggunakan manfaat itu? Details (rincian), apa rincian dari subyek yang disampaikan? Source (sumber), dimana produk bisa diperoleh?
Hal-hal penting dalam penulisan Siaran Pers: 1. Subyek selalu dinyatakan di awal kalimat pembuka. Subyek adalah bidang kegiatan atau apa yang tengah dikerjakan oleh perusahaan. Misalkan kegiatan kampanye menabung sejak usia dini, Pembukaan rute penerbangan baru dari sebuah maskapai penerbangan dsb.
Tanda yang biasa dikenal dalam Siaran Pers: 1. Untuk Diterbitkan Segera. 2. Untuk Diterbitkan sebelum Tanggal.. 3. Khusus untuk harian pagi atau harian sore. 4. Embargo, sebelum tanggal.jam.
2. Paragraf pertama biasanya berisi rangkuman pesan. Tujuannya adalah untuk memudahkan pembaca mengetahui dengancepat informasi yang terbaru dan terkini. Ingat pembaca adalah orang yang sibuk sehingga perlu menangkap dengan cepat inti dari berita.
Pedoman Dasar Penulisan Siaran Pers Akurasi/ketelitian. Informasi berdasarkan Laporan peristiwa atau fakta sesungguhnya. Tulisan singkat dan sederhana. Gunakan katakata, kalimat dengan susunan yang sederhana, gunakan istilah umum. Jujur. Informasi siaran pers didasarkan pada fakta dan mengandung kejujuran. Jauhkan informasi siaran pers dari hal-hal yang menimbulkan dampak negatif, kekacauan, keresahan.
Informasi dalam Siaran Pers Aktifitas/peristiwa terkini dari sebuah Institusi/Perusahaan/Individu. Kebijakan/Peraturan baru. Inovasi/produk terbaru. Human interest. Tokoh terkenal atau formasi baru manajemen sebuah institusi/perusahaan. Kinerja institusi/perusahaan
Bagaimana informasi Siaran Pers diperoleh? Manajemen/jajaran Pimpinan institusi/perusahaan. Agenda kegiatan institusi/perusahaan. Pengalaman dan pengamatan aktifitas internal. Riset Kebijakan/peraturan Divisi-divisi lain
Media/Press Kit Sekumpulan materi yang diberikan kepada media massa/pers. Isi Media Kit: 1. Siaran Pers 2. Informasi lengkap tentang Produk atau isu pokok siaran pers. 3. Informasi Latar (Backgroud informations) 4. Foto, gambar, audiovisual. 5. Materi Biografi dari Juru bicara 6. Brosur, leaflet, suvenir dsb
Distribusi Siaran Pers Surat Faksimili Surat elektronik
Pemilihan Media Target Siaran Pers Penting bagi Public Relations untuk mengirimkan siaran pers kepada media massa yang tepat. Media Target dapat dipilih berdasarkan: Media Cetak: Surat kabar atau majalah Media Elektronik : Televisi atau radio Media Online Karakteristik audience Media Massa sesuai dengan audience yang dituju oleh Siaran Pers.
Oplah/tiras Jangkauan Geografis Unsur Demografis: umur, Jenis Kelamin, Pekerjaan, Penghasilan, hobi/minat dsb.
Terima Kasih Syerli Haryati, S.S, M.IKom