BAB IV PEMECAHAN MASALAH DAN UJI COBA APLIKASI Pada bab ini, akan diuraikan mengenai langkah-langkah usulan untuk menangani kekurangan yang telah diuraikan pada bab III. 4.1 Pemecahan Masalah Untuk mengatasi kekurangan yang ada pada sistem pengagendaan dan monitoring surat yang sedang berjalan saat ini, maka penulis mengusulkan perbaikan dan penambahan sebagai berikut : 1. Penggunaan teknologi internet sebagai platform untuk pengembangan sistem. Penggunaan teknologi internet dengan mengembangkan aplikasi web memungkinkan lokasi dengan lokasi geografis yang berjauhan untuk dapat terhubung sehingga memungkinkan lokasi yang berjauhan tersebut untuk saling berbagi sumber daya yang dalam hal ini berupa 41
42 data surat. Hal ini akan menghilangkan duplikasi data yang ada karena semua lalu-lintas surat akan tercatat di satu tempat dan dapat diakses oleh semua lokasi yang memerlukannya 2. Penanganan transmisi data dengan jalur tertutup. Sistem yang diusulkan akan dikembangkan dalam web server internal yang tidak dapat sembarang diakses dari luar. Hal ini dapat dicapai dengan menerapakan teknologi VPN sehingga web server yang digunakan tetap bersifat lokal, akan tetapi tetap dapat diakses dari lokasi-lokasi yang jauh. Berdasarkan hasil analisa yang dilakukan penulis, proses pencatatan agenda dan monitoring surat pada sistem usulan dapat diuraikan menjadi tahapan-tahapan berikut ini : 1. Pengirim surat baik Petugas Puskom Kemlu ataupun petugas di Perwakilan melakukan pencatatan (pengagendaan) surat yang akan dikirim ke dalam Sistem Agenda Elektronis Online. 2. Seluruh surat yang telah dicatat (diagenda) akan tampil pada form Kotak Keluar. 3. Penerima surat baik Petugas Puskom Kemlu ataupun petugas di Perwakilan dapat melihat daftar semua surat yang ditujukan kepadanya pada form Kotak Masuk dan melakukan pencocokan antara daftar agenda surat yang diterimanya dengan fisik surat
43 yang ada di e-mail. Jika ternyata sama, petugas melakukan pengupdate-an status surat pada form Kotak Masuk dengan cara melakukan pen-checklist-an pada check box Inbox (I). Jika penerima surat sudah melakukan perapihan (salin) pada surat tersebut, penerima melakukan pen-checklist-an pada check box Salin (S). Dan jika penerima surat sudah menggandakan surat tersebut sejumlah alamat yang tercantum dalam surat, maka penerima melakukan pen-checklist-an pada check box Penggandaan (P). Selanjutnya jika penerima surat sudah mendistribusikan surat tersebut kepada alamat tujuan maka penerima melakukan pen-checklist-an pada check box Distribusi (D). Terakhir jika penerima surat tersebut sudah mengarsipkan surat tersebut, maka penerima melakukan pen-checklist-an pada check box Arsip (A). Dan selesailah pemrosesan surat yang telah diterimanya. 4. Pada tiap akhir hari kerja, tiap-tiap petugas di Perwakilan dapat melakukan pengecekan/pengontrolan terhadap status surat yang telah dikirimnya dengan melihat pada form Kotak Keluar. 5. Bagaian monitoring di Puskom, dapat melakukan pengecekan/pengontrolan terhadap status surat yang telah dikirim oleh petugas pengirim surat dengan melihat pada form Kotak Keluar.
44 6. Jika ternyata surat yang mereka kirim baik surat dari pusat ke perwakilan maupun dari perwakilan ke pusat ataupun antar perwakilan belum ada statusnya pada Kotak Keluar, maka mereka dapat mengkonfirmasikan surat tersebut kepada penerima surat. Proses pengagendaan dan monitoring tersebut dapat digambarkan menggunakan DFD melalui diagram di bawah Gambar 4.1 DFD Level 0 Sistem Usulan
45 Gambar 4.2 DFD Level 1 Sistem Usulan 4.2 Implementasi Aplikasi Agenda Elektronis Online Aplikasi Agenda Elektronis Online ini diimplementasikan dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP. PHP merupakan salah satu contoh dari pemrograman sisi server yang merupakan sebuah teknologi pemrograman web dimana program dikompilasi atau diterjemahkan di server. Dengan menggunakan sisi server, memungkinkan untuk menghasilkan halaman web yang dinamis.
46 Web Server merupakan sebuah perangkat lunak dalam server yang berfungsi menerima permintaan (request) berupa halaman web melalui HTTP atau HTTPS dari client yang dikenal dengan browser web dan mengirimkan kembali (response) hasilnya dalam bentuk halaman-halaman web. 4.2.1 Menu-Menu Aplikasi Aplikasi ini memiliki beberapa hak akses user yang berkaitan langsung dengan otorisasi yang dimiliki oleh masing-masing user. Untuk membedakan otorisasi setiap user terhadap aplikasi, maka user tersebut harus melakukan proses authentifikasi pada form login. Gambar 4.3 Tampilan Form Login Admin/User Setelah melakukan login, user akan masuk ke halaman utama aplikasi. Untuk user yang memiliki hak akses sebagai admin maka halaman utama yang tampil adalah Data User yang menampilkan daftar
47 data user. Sedangkan untuk user yang memiliki hak akses sebagai user biasa maka halaman utama yang akan tampil adalah Kotak Masuk. 4.2.1.1 Menu Admin telah ditentukan. Admin login dengan memasukkan nama dan password yang Misalkan : nama : susan Password : susan Selanjutnya sistem akan melakukan validasi data yang diinput pada form login dengan data yang ada pada database. Jika admin berhasil masuk ke aplikasi ini maka akan tampil halaman utama untuk admin yang berisi data user. Gambar 4.4 Tampilan Halaman Utama Admin
48 Pada halaman ini, admin dapat melakukan penambahan, pengeditan ataupun penghapusan data user. Misalkan admin menambahkan user baru bernama nita. Gambar 4.5 Tampilan Halaman Tambah User Setelah admin menginput data-data user baru pada form tambah data user dan menekan tombol simpan, maka data tersebut akan masuk ke dalam database dan ditampilkan pada form Data User. Gambar 4.6 Tampilan Data User
49 Jika admin akan melakukan pengeditan data NIP terhadap data user bernama Nita, misalkan dari NIP : 19890807 201005 2 003 menjadi 0020507 maka admin dapat menekan link edit dan akan tampil form seperti dibawah ini : Gambar 4.7 Tampilan Edit Data User Jika admin menekan tombol simpan, maka NIP yang baru akan tersimpan di database dan akan ditampilkan pada form Data User. Gambar 4.8 Tampilan Data User Setelah Pengeditan NIP
50 Selain mempunyai otoritas terhadap data user, admin juga mempunyai otoritas terhadap password user. Menu password user akan tampil jika admin melakukan pengklikan pada Menu Data Password. Gambar 4.9 Tampilan Data Password User Jika admin akan melakukan peresetan password user bernama Nita, maka admin dapat melakukan pengklikan pada link reset. Gambar 4.10 Tampilan Reset Data Password User
51 Disamping kedua otoritas di atas, admin juga dapat melihat atau menambahkan nama Perwakilan RI di luar negeri. Gambar 4.11 Tampilan List Perwakilan RI Jika pada gambar di atas, admin melakukan penambahan nama Perwakilan RI di luar negeri, misalkan : Paris dan admin menekan tombol simpan maka nama Paris akan masuk ke dalam database dan akan tampil pada Data Perwakilan. Gambar 4.12 Tampilan List Perwakilan RI Setelah Penambahan
52 4.2.1.2 Menu User ditentukan. User login dengan memasukkan nama dan password yang telah Misalkan : nama : nita Password : nita123 Selanjutnya sistem akan melakukan validasi data yang diinput pada form login dengan data yang ada pada database. Jika user berhasil masuk ke aplikasi ini maka akan tampil halaman utama untuk user yang berisi data Surat Masuk. Gambar 4.13 Tampilan Halaman Utama User User mempunyai otorisasi yang berupa : Daftar Surat Masuk yang diterimanya, Daftar Surat Keluar yang sudah dikirimnya, Pengagendaan Surat dan Pencarian Surat.
53 Jika user akan mengirim surat, user terlebih dahulu melakukan pengagendaan terhadap surat yang akan dikirimnya. Gambar 4.14 Tampilan Halaman Pengagendaan Surat Hasil pengagendaan ini akan masuk ke dalam database dan akan tampil pada Menu Kotak Keluar.
54 Gambar 4.15 Tampilan Kotak Surat Keluar Kita dapat melihat detail dari surat yang kita kirimkan dengan melakukan pengklikan pada link Nomor Surat. Gambar 4.16 Tampilan Detail Kotak Surat Keluar Pada Agenda Elektronis Online di sisi penerima surat (Jakarta), pada tampilan kotak masuk akan tampil data surat yang kita kirimkan.
55 Gambar 4.17 Tampilan Surat Masuk Penerima Surat Penerima surat akan mencocokkan data surat yang terdapat pada Kotak Masuk dengan fisik surat yang terdapat pada e-mail, jika ternyata sama maka penerima surat melakukan pen-check-list-an pada check box I (Inbox) dan menekan tombol update. Maka status berita sudah di inbox akan terbaca pada Kotak Keluar pengirim surat. Sehingga pengirim surat dapat memantau surat yang dikirimnya. Gambar 4.18 Tampilan Check List Surat Masuk Penerima Surat
56 Gambar 4.19 Tampilan Check List Surat Keluar Pengirim Surat Dengan aplikasi ini, user juga dapat melakukan pencarian surat berdasarkan parameter tertentu dalam menu Pencarian. Gambar 4.20 Tampilan Pencarian Surat
57 4.3 Perbedaan Proses Kerja Sebelum dan Sesudah Pengaplikasian Agenda Online. Dengan diterapkannya Agenda Elektronis Online ini maka akan terdapat perubahan pada proses kerja pengagendaan dan monitoring surat, yang berupa : 1. Sebelum adanya Agenda Online, pencatatan surat dilakukan baik pada sisi pengirim surat sebelum ia mengirim surat dan sisi penerima surat saat ia menerima surat tersebut. Dengan diterapkannya Agenda Online ini, pencatatan surat hanya dilakukan pada saat pengirim ingin mengirimkan suratnya. 2. Sebelum adanya Agenda Online, pencatatan agenda surat dilakukan secara manual dengan menggunakan worksheet yang terpisah, yaitu worksheet penerima dan worksheet pengirim. Dengan diterapkannya Agenda Online, penggunaan worksheet digantikan oleh aplikasi web yang dapat dilihat baik oleh pengirim maupun penerima tanpa batasan letak geografis. 3. Sebelum adanya Agenda Online, setiap akhir waktu kerja dibuat KTD dan PKB untuk memonitor surat yang dikirim dan diterima dimana pencocokan data surat dilakukan oleh manusia secara manual yang memungkinkan terjadinya human error. Dengan diterpakannya Agenda Online ini, proses monitoring berita dilakukan secara langsung dengan melihat status berita pada Kotak Keluar. 4. Sebelum adanya Agenda Online, pengirim surat tidak mengetahui status surat yang dikirimkannya sudah sampai pada tahap ada dan jika pengirim
58 ingin mengetahuinya pengirim berkoordinasi dengan penerima surat. Dengan menggunakan Agenda Online ini, pengirim dapat menlakukan tracking status surat yang dikirimnya dengan melihat status surat tersebut. 4.4 Kelebihan & Kekurangan Penerapan Aplikasi Sistem Agenda Elektronis Online Sebagai aplikasi yang baru, dalam penerapannnyai Agenda Elektronis ini memiliki kelebihan dan kekuarangan, yang antara lain berupa : (a) Kelebihan Agenda Elektronis 1. Tidak ada duplikasi data, hal ini dikarenakan penginput agenda hanya satu orang yaitu pengirim surat. 2. Sistem pencatatan surat lebih terpusat dan konsisten tanpa memandang letak geografis user. 3. Tidak diperlukan lagi adanya pengiriman KTD (Konfirmasi Tutup Dinas) dan PKB (Pertanyaan Konfirmasi Berita) karena proses pencocokan surat sudah dilakukan oleh sistem secara otomatis dimana hanya ada satu daftar surat yang dikirim dan dapat mengurangi adanya human error. 4. Pelacakan status surat dapat diketahui sehingga pengirim dapat memonitor surat yang dikirimnya secara langsung.
59 5. Dapat meminimalisir kehilangan surat dan keterlambatan penyampaian surat ke alamat tujuan. (b) Kekurangan Agenda Elektronis 1. Kecepatan akses di tiap Perwakilan berbeda, bagi Perwakilan yang kecepatan aksesnya lambat, Agenda Online dapat memperlambat pekerjaan. 2. Penerapan aplikasi baru yang merubah proses kerja dapat memperlambat pekerjaan pada awal diterapkannya aplikasi tersebut karena dibutuhkan adanya penyesuaian proses kerja.