User Guide Untuk Dosen (Dosen Ajar & Dosen Wali) Oleh : Departemen Sistem Teknologi Informasi Universitas Narotama - 2012 Revisi 00
Petunjuk Penggunaan Sistem Informasi Akademik UNNAR (Untuk Dosen) 1 Daftar Isi DAFTAR ISI... 1 1 MEMULAI SISTEM INFORMASI AKADEMIK (SIA)... 2 1.1 Masuk ke Sistem / Login...2 1.2 Keluar dari Sistem / Logout...3 2 MENU-MENU PADA APLIKASI (HAK AKSES DOSEN AJAR)... 4 2.1 Menu Data Pribadi...4 2.1.1 Submenu Biodata Dosen...4 2.1.2 Submenu Ganti Password...5 2.2 Menu Perkuliahan...5 2.2.1 Mengajar Kelas...6 2.2.2 Jadwal Mengajar...8 2.2.3 Virtual Kelas...8 2.2.3.1 Diskusi...9 2.2.3.2 Tugas...9 2.2.3.3 Agenda...10 2.2.4 Submenu Nilai Perkuliahan...11 3 MENU-MENU PADA APLIKASI (HAK AKSES DOSEN WALI)... 13 3.1 Menu Data Pribadi...14 3.2 Menu Perwalian...14
Petunjuk Penggunaan Sistem Informasi Akademik UNNAR (Untuk Dosen) 2 Petunjuk penggunaan Sistem Informasi Akademik UNNAR untuk Dosen (Dosen Ajar dan Dosen Wali) 1 Memulai Sistem Informasi Akademik (SIA) Pada bagian ini akan dijelaskan bagaimana cara mengakses sistem dan keluar dari sistem dengan cara yang tepat sehingga kerahasiaan dan keamanan sistem tetap terjaga. 1.1 Masuk ke Sistem / Login SIA UNNAR merupakan salah satu menu utama dari keseluruhan sistem informasi manajemen terintegrasi yang diterapkan di UNNAR, dan merupakan aplikasi berbasis web. Untuk memasuki sistem ini, user tidak perlu melakukan instalasi atau setting khusus pada komputer masing-masing. Sistem ini dapat diakses baik secara intranet (di lingkungan UNNAR) maupun melalui koneksi internet dengan menggunakan komputer, laptop atau mobile device (HP, BB, Tablet) dimana saja, kapan saja. Untuk memulai akses ke sistem / login, ikuti langkah-langkah berikut: 1. Buka Web Browser (Disarankan menggunakan Google Chrome atau Mozilla Firefox) 2. Ketikkan alamat SIA UNNAR : http://simnaro.narotama.ac.id Pada awal aplikasi muncul tampilan seperti berikut: 1. Masukkan username (Nomor Induk Pegawai Yayasan) dan password anda. Pastikan username dan password yang anda masukkan benar.
Petunjuk Penggunaan Sistem Informasi Akademik UNNAR (Untuk Dosen) 2. Klik tombol 3 atau enter. 3. Jika username dan password salah, maka muncul peringatan: Ulangi langkah 1. 4. Jika Anda lupa password anda, hubungi pihak Departemen STI untuk di-reset ke password awal. 5. Jika username dan password benar, maka akan muncul tampilan Sistem Informasi Akademik UNNAR seperti berikut: 6. Pilihan hak akses, dapat dilihat pada bagian Yang terdiri dari Dosen Ajar pada Program Studi tertentu sesuai dengan mata kuliah yang diajar dan Dosen Wali pada homebase Program Studi masing-masing. Untuk memilih hak akses, klik setelah sesuai, maka klik. 1.2 Keluar dari Sistem / Logout Ingat! Selalu gunakan fungsi logout setelah selesai memakai SIA UNNAR dan tutuplah window browser anda. Logout bertujuan untuk menghindari penggunaan aplikasi oleh user
4 lain sehingga mendukung adanya keamanan dan kerahasiaan data. Jangan pernah meninggalkan komputer dengan SIA dalam keadaan aktif, agar user lain yang tidak memiliki hak untuk mengakses menu ini tidak dapat menggunakan fasilitas pada SIA. Untuk fungsi logout, user dapat memilih menu digunakan dalam jangka waktu yang lama (mode standby).. Sistem ini memiliki auto logout jika tidak 2 Menu-menu pada Aplikasi (Hak Akses Dosen Ajar) Pada SIA UNNAR terdapat beberapa menu dimana masing-masing menu tersebut dapat digunakan oleh masing-masing user seperti bag Administrasi/TU, Dosen dan mahasiswa. Pada bagian ini akan dijelaskan menu-menu yang merupakan hak akses Dosen sebagai Dosen Ajar maupun Dosen Wali. 2.1 Menu Data Pribadi Berikut ini tampilannya : 2.1.1 Submenu Biodata Dosen Submenu biodata mahasiswa berfungsi untuk manajemen data pribadi masing-masing Dosen. Tampilannya sebagai berikut:
5 Manajemen boidata Dosen, akan dilakukan pada aplikasi Sistem Informasi SDM yang saat ini sedang dikembangkan. 2.1.2 Submenu Ganti Password Submenu ganti password berfungsi untuk melihat mengganti password pada sistem informasi akademik UNNAR. Mengganti password berguna untuk keperluan keamanan dan kerahasiaan data. Berikut ini langkah-langkahnya: 1. Pilih menu Data Pribadi Ganti Password, muncul tampilan berikut: 2. Masukkan password lama, password baru, dan verifikasi password baru pada field yang tersedia. 3. Pilih untuk penggantian password, atau untuk membatalkan penggantian password. Jika salah, maka muncul peringatan ulang langkah 2. 2.2 Menu Perkuliahan Merupakan menu yang memanajemen seluruh aktifitas belajar mengajar masing-masing dosen di UNNAR. Tampilannya sebagai berikut : Dari tampilan di atas terlihat ada beberapa sub menu Perkuliahan, masing-masing akan dibahas satu per satu dibawah ini.
6 2.2.1 Mengajar Kelas Sub Menu Mengajar Kelas berisikan daftar mata kuliah (kelas dan jadwal perkuliahan) yang diajar oleh dosen yang bersangkutan. Tampilannya sebagai berikut: Untuk mengetahui detil data kelas, dapat diklik kode mata kuliah yang dimaksud,, akan tampil sebagai berikut: Jika ingin kembali ke menu sebelumnya, klik Klik untuk mengetahi daftar mahasiswa yang mengikuti mata kuliah yang diajarkan.
7 Bagaimana cara mengetahui presensi dosen/mahasiswa?, klik bagian untuk mengetahui presensi dosen dan mahasiswa yang telah diinputkan oleh Fakultas. Bagaimana cara mengetahui histori perkuliahan?, klik bagian untuk mengetahui histori perkuliahan yang telah diinputkan oleh Fakultas berdasarkan Berita Acara Perkuliahan yang telah diisi dosen masing-masing (secara manual).
8 2.2.2 Jadwal Mengajar Data Jadwal Mengajar terdiri dari jadwal mingguan, berdasarkan data jadwal mengajar pada semester yang bersangkutan dan Jadwal Harian berdasarkan data histori/jadwal harian perkuliahan yang diinputkan oleh Fakultas. Tampilan dari sub menú tersebut adalah sebagai berikut: 2.2.3 Virtual Kelas Sub menu virtual kelas terdiri dari beberapa sub menu, seperti tampilan di bawah ini:
9 2.2.3.1 Diskusi Merupakan data forum diskusi antara dosen dan mahasiswa per mata kuliah yang yang diajar oleh setiap dosen pada semester berjalan. Untuk menambah data, klik tombol, akan tampil seperti di bawah ini. Jika ingin menyimpan diskusi yang ditambahkan klik tombol 2.2.3.2 Tugas Sub menu Tugas, digunakan untuk memanajemen data tugas, materi atau lainnya yang akan diberikan kepada mahasiswa peserta mata kuliah yang diajarkan oleh dosen bersangkutan.
10 Untuk menambah data tugas/materi, klik tombol, akan tampil seperti di bawah ini. Jika ingin menyimpan tugas/materi yang akan diberikan kepada mahasiswa klik tombol 2.2.3.3 Agenda Submenu Agenda berfungsi untuk menajemen agenda pribadi dari masing-masing dosen.
11 Untuk menambah data agenda pribadi, klik tombol, akan tampil seperti di bawah ini. Jika ingin menyimpan agenda yang ditambahkan klik tombol 2.2.4 Submenu Nilai Perkuliahan Submenu nilai perkuliahan berfungsi untuk manajemen nilai perkuliahan setiap mata kuliah yang diajarkan pada semester yang berjalan. Berikut ini tampilannya :
12 Bagaimana cara mengisi nilai? berikut:, klik bagian, akan muncul tampilan sebagai Catatan: Daftar nama mahasiswa yang terdapat pada menu pengisian nilai adalah mahasiswa yang sudah membayar uang ujian untuk matakuliah tersebut. Jika ada mahasiswa yang namanya terdaftar di absensi ujian, tetapi tidak ada di menu nilai perkuliahan, berilah tanda pada mahasiswa tersebut, yang nantinya nilainya akan diinputkan oleh Kaprodi. Jika telah selesai menginputkan seluruh nilai, klik tombol Dan rubah status pengisian menjadi selesai pada bagian: pada bagian bawah. Status selesai, akan menyebabkan dosen sudah tidak dapat merubah/menambah nilai mata kuliah tersebut. Dan tanggung jawab perubahan/penambahan nilai ada pada Kaprodi. Berikut tampilan nilai perkulihan yang berstatus selesai:
13 Untuk mengetahui perolehan nilai seluruh mahasiswa dan grafik sebaran nilai yang telah diinputkan pada mata kuliah tersebut, klik, tampilannya sebagai berikut: 3 Menu-menu pada Aplikasi (Hak Akses Dosen Wali) Pada bagian ini akan dijelaskan menu-menu yang merupakan hak akses Dosen sebagai Dosen Wali. Untuk login sebagai dosen wali, sama seperti login sebagai dosen ajar, dan pada bagian akses, pilih Dosen Wali... setelah sesuai, maka klik. Tampilan halaman depan sebagai berikut:
14 3.1 Menu Data Pribadi Berikut ini tampilannya : Penjelasan menu data pribadi sama dengan yang terdapat pada menu data pribadi ketika login sebagai dosen ajar. 3.2 Menu Perwalian Berfungsi untuk manajemen mahasiswa yang menjadi mahasiswa walinya, tampilannya sebagai berikut: Tombol, berfungsi untuk melihat halaman, tombol melihat halaman terakhir, tombol, untuk melihat halaman sebelumnya dan tombol untuk melihat halaman paling awal. Klik nim mahasiswa yang bersangkutan untuk melihat detail biodata mahasiswa tersebut, misalnya:. Tampilannya adalah seperti di bawah ini:
15 Klik tombol untuk kembali ke halaman yang berisi daftar mahasiswa wali. Jika pada bagian isi, sudah terdapat tanda centang, maka mahasiswa tersebut sudah mengisi KRS, untuk melihat detilnya klik, tampilannya sebagai berikut, dimana tampilan tersebut sama dengan yang ada pada mahasiswa yang bersangkutan: Klik bagian tampilan sebagai berikut: untuk melihat jadwal perkuliahan, akan muncul
16 Untuk menghapus mata kuliah, klik tombol, akan tampil pesan sebagai berikut: Klik oke jika setuju menghapus atau klik batal jika tidak jadi menghapusnya. Untuk pengambilan mata kuliah, klik kuliah dan kelas yang sesuai seperti pada tampilan berikut:, pilih mata Setelah terpilih mata kuliahnya, klik,
17 Jika jumlah SKS yang diambil melampaui batas SKS yang ditentukan, akan keluar peringatan: Jika mata kuliah yang diambil belum memenuhi prasyarat mata kuliah, maka akan tampil peringatan sebagai berikut: Jika mata kuliah yang diambil double, maka akan tampil peringatan sebagai berikut: Dan jika jadwal mata kuliah yang diambil sama dengan jadwal mata kuliah lain, maka akan tampil peringatan sebagai berikut: Bagaimana cara mengetahui Rekap Hasil Studi mahasiswa?, klik bagian untuk melihat detil rekap hasil studi mahasiswa bersangkutan, tampilannya sebagai berikut:
18 Bagaimana cara mengetahui Hasil Studi mahasiswa (KHS)?, klik bagian untuk melihat detil hasil studi yang telah ditempuh mahasiswa bersangkutan, tampilannya sebagai berikut: Bagaimana cara mengetahui Transkrip mahasiswa?, klik bagian untuk melihat detil transkrip mahasiswa bersangkutan, tampilannya sebagai berikut:
19 Bagaimana mem-validasi/meyetujui KRS Mahasiswa?, klik bagian untuk memvalidasi/menyetujui daftar mata kuliah yang diambil oleh mahasiswa pada semester berjalan (KRS). Dengan mengklik bagian, maka tampilan KRS yang telah disetujui oleh dosen wali adalah sebagai berikut: KRS yang sudah divalidasi/disetujui oleh Dosen Wali tidak dapat dirubah oleh mahasiwa yang bersangkutan. Bagaimana Dosen Wali melakukan perubahan terhadap KRS yang sudah disetujui? Hilangkan tanda centang, dengan mengklik bagian, untuk membatalkan persetujuan terhadap KRS yang telah diambil oleh mahasiswa tertentu, sehingga dosen wali (atau mahasiwa bersangkutan) dapat melakukan perubahan (penghapusan/penambahan) mata kuliah yang akan diambil pada semester berjalan. KRS yang sudah divalidasi/disetujui oleh Dosen Wali, dapat dicetak dengan meng-klik tombol, kemudian ditandatangani oleh Dosen Wali dan Kaprodi, berikut adalah tampilan cetak dari KRS tersebut.
20