Pengembangan Metode Pengukuran Sistem IT Governance dengan Menggunakan Acuan Standard Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi (AIPT) sebagai Critical Succes Factor (CSF ) (Studi Kasus : Perguruan Tinggi XYZ) Uky Yudatama 1, Mukhtar Hanafi 2 123 Universitas Muhammadiyah Magelang Jl. Mayjen Bambang Soegeng Km. 5 Mertoyudan-Magelang E-mail : uky@scientist.com, zulfi_hani@yahoo.com Abstrak Akreditasi institusi perguruan tinggi adalah proses evaluasi dan penilaian secara komprehensif atas komitmen perguruan tinggi terhadap mutu dan kelayakan yang dijabarkan ke dalam sejumlah standar akreditasi. Standar akreditasi adalah tolok ukur yang terdiri atas beberapa parameter/indikator kunci yaitu (1) Visi, misi, tujuan dan sasaran, serta strategi pencapaian (2) Tata pamong, kepemimpinan, sistem pengelolaan, dan penjaminan mutu (3) Mahasiswa dan lulusan (4) Sumber daya manusia (5) Kurikulum, pembelajaran, dan suasana akademik (6) Pembiayaan, sarana dan prasarana, serta sistem informasi (7) Penelitian, pelayanan/pengabdian kepada masyarakat, dan kerjasama. Penelitian ini dilakukan untuk mengembangkan metode pengukuran sistem IT Governance dengan menggunakan acuan standard Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi (AIPT) sebagai factor penentu dalam mencapai suatu tingkat kesuksesan serta beberapa hal-hal yang perlu diperhatikan oleh organisasi dalam mencapai tujuan IT. Data maping Grafik Spider yang dihasilkan dapat dilihat bahwa Perguruan Tinggi Y tingkat kematangan (maturity level) dalam pelaksanaan tata kelola IT lebih baik jika dibandingkan dengan Perguruan Tinggi Z, sedang Perguruan Tinggi Z lebih baik jika dibandingkan dengan Perguruan Tinggi X. Hampir semua Perguruan Tinggi X, Y dan Z ternyata dalam system Tata pamong, kepemimpinan, sistem pengelolaan, dan penjaminan mutu perlu mendapatkan perhatian yang serius oleh organisasi dalam menentukan mutu institusi perguruan tinggi dalam mencapai tujuan IT. Kata Kunci : AIPT, Standard AIPT, IT Governance, COBIT, Critical Succes Factor, Maturity Level I. PENDAHULUAN Mutu institusi perguruan tinggi merupakan totalitas keadaan dan karakteristik masukan, proses dan produk atau layanan institusi perguruan tinggi yang diukur dari sejumlah standar sebagai tolok ukur penilaian untuk menentukan dan mencerminkan mutu institusi perguruan tinggi [1]. Penilaian mutu dalam rangka akreditasi institusi perguruan tinggi harus dilandasi oleh standar yang lengkap dan jelas sebagai tolok ukur penilaian tersebut, dan juga memerlukan penjelasan operasional mengenai prosedur dan langkah-langkah yang ditempuh, sehingga penilaian itu dapat dilakukan secara sistemik dan sistematis. Standar akreditasi adalah tolok ukur yang harus dipenuhi oleh institusi perguruan tinggi. Suatu standar akreditasi terdiri atas beberapa parameter (elemen penilaian) yang dapat digunakan sebagai dasar untuk mengukur dan menetapkan mutu dan kelayakan perguruan tinggi untuk menyelenggarakan programprogramnya [1]. COBIT adalah suatu metodologi yang memberikan kerangka dasar dalam menciptakan sebuah TI yang sesuai dengan kebutuhan organisasi. Tujuan COBIT adalah menyediakan model dasar yang memungkinkan pengembangan aturan yang jelas dan praktek yang baik dalam mengontrol informasi dalam suatu organisasi/perusahaan dalam mencapai tujuannya. COBIT adalah suatu framework untuk membangun suatu IT Governance [3]. Dengan mengacu pada framework COBIT, suatu organisasi diharapkan mampu menerapkan IT governance dalam pencapaian tujuannya. IT governance mengintegrasikan cara optimal
dari proses perencanaan dan pengorganisasian,pengimplementasian,dukung an serta proses pemantauan kinerja TI [4]. Pemanfaatan teknologi informasi dapat memberikan implikasi kinerja yang lebih baik pada teknologi informasi. Penelitian ini bertujuan untuk mengembangkan metode pengukuran sistem IT Governance dengan menggunakan karakteristik proses yaitu dengan menggunakan acuan standard Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi (AIPT) sebagai hal yang perlu diperhatikan oleh organisasi dalam menentukan mutu institusi perguruan tinggi dalam mencapai tujuan IT. 7. Penelitian dan pelayanan/pengabdian kepada masyarakat, dan kerja sama Pengembangan metode pengukuran menggunakan COBIT Process Relation sebagai dasar dimana dalam COBIT Process Relation [5], hasil pengukuran yang dilakukan adalah berupa maturity level. Tetapi dalam COBIT Process relation hasil dari pengukuran masih dibagi ke dalam masing-masing kontrol objectives dan belum menggambarkan operasi internal yang dibutuhkan oleh organisasi untuk mencapai tujuan bisnisnya [4]. II. PEMBAHASAN Dalam melaksanakan keseluruhan proses akreditasi institusi perguruan tinggi terdapat salah satu aspek pokok yang perlu diperhatikan [2]. Aspek tersebut adalah standar akreditasi yang digunakan sebagai tolok ukur dalam mengevaluasi dan menilai mutu kinerja, keadaan dan perangkat kependidikan suatu institusi perguruan tinggi [6]. Dua hal sebagai parameter (indikator kunci) yang dapat digunakan sebagai dasar yaitu [5]: a. Penyajian data dan informasi mengenai kinerja, keadaan dan perangkat kependidikan yang dituangkan dalam instrumen akreditasi. b. Evaluasi dan penilaian mutu kinerja, keadaan dan perangkat kependidikan. Gambar 1. COBIT IT Process Relation Dalam penelitian ini proses pengukuran dikombinasikan dengan proses pemetaan Control Objectives COBIT ke dalam standard yang bada dalam Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi untuk mencapai tujuan IT [5]. Proses pengukuran yang dihasilkan dan digunakan dalam penelitian ini dapat dilihat pada gambar 2. Standar akreditasi program studi sarjana mencakup standar tentang komitmen program studi sarjana terhadap kapasitas institusional (institutional capacity) dan komitmen terhadap efektivitas program pendidikan (educational effectiveness), yang dikemas dalam tujuh standar akreditasi [1], yaitu: 1. Visi, misi, tujuan dan sasaran, serta strategi pencapaian 2. Tata pamong, kepemimpinan, sistem pengelolaan, dan penjaminan mutu 3. Mahasiswa dan lulusan 4. Sumber daya manusia 5. Kurikulum, pembelajaran, dan suasana akademik 6. Pembiayaan, sarana dan prasarana, serta sistem informasi Gambar 2. Proses Pengukuran Framework COBIT terdiri dari 34 high-level control objective, dimana tiap-tiap IT proses
dikelompokkan dalam empat domain utama, yaitu [4]: 1. Planning and Organization: mencakup strategi dan taktik yang menyangkut identifikasi tentang bagaimana TI dapat memberikan kontribusi terbaik dalam pencapaian tujuan bisnis organisasi sehingga terbentuk sebuah organisasi yang baik dengan infrastruktur teknologi yang baik pula. 2. Acquisition and Implementation: identifikasi solusi TI dan kemudian diimplementasikan dan diintegrasikan dalam proses bisnis untuk mewujudkan strategi TI. 3. Delivery and Support: Domain yang berhubungan dengan penyampaian layanan yang diinginkan, yang terdiri dari operasi pada system keamanan dan aspek kesinambungan bisnis sampai dengan pengadaan training. Maping standard akreditasi ke dalam Control Objectives/Detail Control Objectives COBIT dilakukan untuk mendukung perancangan desain kontrol yang sesuai dengan masing-masing CSF (Critical Succes Factor) requirement yang ditetapkan. COBIT digunakan sebagai baseline dan acuan dalam desain kontrol yang dibutuhkan. COBIT dipilih sebagai baseline karena COBIT merupakan good practice kontrol TI yang closely linked dengan obyektif bisnis dalam domain teknologi informasi. Berikut adalah mapping CSF ke COBIT untuk proses pengukuran pada perguruan tinggi. Tabel 1.Pemetaan Proses Kontrol kedalam Cobit 4. Monitoring: Semua proses TI perlu dinilai secara teratur dan berkala bagaimana kualitas dan kesesuaiannya dengan kebutuhan kontrol. Gambar 3 berikut ini adalah bentuk framework COBIT. Framework ini dipilih karena Memiliki tolak ukur dan kontrol yang sesuai dengan karakteristik TI PT dalam menentukan tingkat keberhasilan dalam pelaksanaan IT Governance [2]. Proses pengukuran yang dilakukan diatas baru menghasilkan maturity level pada masing-masing control objectives yang sesuai dengan masing-masing internal proses berdasarkan hasil pemetaan [2]. Model kematangan (Maturity Model) digunakan sebagai alat untuk melakukan self assessment oleh manajemen teknologi informasi secara lebih efisien. Model kematangan untuk pengelolaan dan kontrol pada proses informasi didasarkan pada metode evaluasi perusahaan atau organisasi, sehingga dapat mengevaluasi sendiri [4]. Tabel 2. Representasi Index Kematangan Gambar 3. Framework Cobit Indeks Level Kematangan Kematangan 0,00 0,51 0 Non Existent 0,51 1,50 Initial/ Ad Hoc 1,51 2,50 Repeutable but Intuitive 2,51 3,50 Defined 3,51 4,50 Managed and Measurable 4,51 5,00 Optimised
Dalam penilaian tingkat kematangan tingkat kematangan yang digunakan memiliki rentang 0 sampai 5. Tingkat penilaian yang digunakan ini ditentukan berdasarkan kriteria yang dicapai oleh sebuah tingkat untuk sebuah kategori. Kematangan setiap proses teknologi informasi selanjutnya diidentifikasi dengan membandingkan index kematangan dan level kematangan untuk mengungkapkan kondisi kematangan proses pada saat ini. Maturity level dari masing-masing internal proses dihitung dengan perhitungan berikut [3]: diinginkan, ini berarti tujuan bisnis yang diinginkan hamper sesuai dengan apa yang diharapkan. Untuk level kematangan yang diperoleh pada level Managed and Measurable. Untuk Perguruan Tinggi X perlua adanya evaluasi dan pembenahan serta membuat rencana strategis yang tepat dan sesuai agar ke depannya dapat mendapatkan hasil yang optimal sesuai apa yang diharapkan terutama dalam melaksanakan tata kelola IT. Hampir semua Perguruan Tinggi X, Y dan Z ternyata dalam system Tata pamong, kepemimpinan, sistem pengelolaan, dan penjaminan mutu perlu mendapatkan perhatian yang serius, karena dari hasil yang didapatkan melalui maping maturity level mendapatkan nilai yang lebih kecil jika dibandingkan dengan factor/ standard yang lain. III. KESIMPULAN Pengukuran yang dilakukan pada penelitian ini dilakukan dengan menggunakan pendekatan yang dirancang sebelumnya dimana metode pengumpulan data yang digunakan adalah melalui checklist dan interview. Hasil dari pengukuran yang dilakukan adalah maturity level yang menggambarkan sistem IT organisasi dalam maturity level COBIT dan dalam dilihat pada gambar Gambar 4. Hasil Pengukuran Mapiing CSF ke dalam COBIT (Perguruan Tinggi XYZ) Data maping Grafik Spider yang dihasilkan dapat dilihat bahwa Perguruan Tinggi Y tingkat kematangan (maturity level) dalam pelaksanaan tata kelola IT lebih baik jika dibandingkan dengan Perguruan Tinggi Z, sedang Perguruan Tinggi Z lebih baik jika dibandingkan dengan Perguruan Tinggi X. Hampir semua tingkat kematangan pada Perguruan Tinggi Z mencapai target yang 1. Ada beberapa point penting sebagai CSF (Critical Succes Factor) yang diperoleh bahwa proses yang perlu diperhatikan oleh organisasi dalam mengoptimalkan IT dalam mendukung organisasi untuk mencapai mutu dan tujuannya adalah: a. Visi, misi, tujuan dan sasaran, serta strategi pencapaian. b. Tata pamong, kepemimpinan, sistem pengelolaan, dan penjaminan mutu. c. Mahasiswa dan lulusan. d. Sumber daya manusia. e. Kurikulum, pembelajaran, dan suasana akademik. f. Pembiayaan, sarana dan prasarana, serta sistem informasi. g. Penelitian, pelayanan/pengabdian kepada masyarakat, dan kerjasama. 2. Data maping Grafik Spider yang dihasilkan dapat dilihat bahwa Perguruan Tinggi Y tingkat kematangan (maturity level) dalam pelaksanaan tata kelola IT lebih baik jika dibandingkan dengan Perguruan Tinggi Z, sedang Perguruan Tinggi Z lebih baik jika dibandingkan dengan Perguruan Tinggi X. 3. Hampir semua Perguruan Tinggi X, Y dan Z ternyata dalam system Tata pamong, kepemimpinan, sistem pengelolaan, dan penjaminan mutu perlu mendapatkan perhatian yang serius.
IV. DAFTAR PUSTAKA [1] BAN-PT, Buku I Naskah Akademik Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi, Jakarta, 2008. [2] Muyatrini, Kuswardhani dan Sembiring, Jaka, ARSITEKTUR SISTEM INFORMASI UNTUK INSTITUSI PERGURUAN TINGGI DI INDONESIA, Prosiding Konferensi Nasional Teknologi Informasi & Komunikasi untuk Indonesia 3-4 Mei 2006, Aula Barat & Timur Institut Teknologi Bandung. [3] Pederiva,A.2003. The COBIT Maturity Model in a Vendor Evaluation Case.Information System Control Journal Volume 3 (www.isaca.org) [4] Stuart McGregor, Enterprise Architecture and COBIT, The Open Group, 2003 [5] Supangkat, Suhono Harso dan Ari Jaya, Made, PENGEMBANGAN METODE PENGUKURAN SISTEM IT (KASUS: PERGURUAN TINGGI DI INDONESIA), Prosiding Konferensi Nasional Teknologi Informasi & Komunikasi untuk Indonesia 3-4 Mei 2006, Aula Barat & Timur Institut Teknologi Bandung [6] Setiawan, Alexander, EVALUASI PENERAPAN TEKNOLOGI INFORMASI DI PERGURUAN TINGGI SWASTA YOGYAKARTADENGAN MENGGUNAKAN MODEL COBIT FRAMEWORK, Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi 2008 (SNATI 2008) ISSN: 1907-5022 Yogyakarta.