BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Dalam menghadapi era globalisasi dan persaingan perdagangan bebas yang cukup ketat atas keunggulan kualitas produk dan pelayanan yang dihasilkan, informasi yang cepat, tepat dan akurat merupakan salah satu kunci pemenuhan kepuasan pelanggan dan merupakan kesuksesan memenangkan kompetisi yang semakin ketat. Tanpa dukungan pelayanan yang cepat, tepat dan memuaskan perusahaan akan sulit bersaing dan berkembang bahkan terancam gulung tikar karena ditinggalkan oleh pelanggannya. Didalam kegiatan proyek, kecepatan, ketepatan dan keakuratan pelayanan dari konsultan dan kontraktor adalah ukuran yang sangat penting bagi kepuasan pelanggan dalam hal ini pemilik proyek (owner). Oleh karena itu apabila sebuah proyek dapat diselesaikan tepat waktu sesuai dengan jadwal yang telah direncanakan atau dapat diselesaikan lebih cepat, maka dapat dikatakan bahwa program dapat berjalan dengan baik, dan implikasinya dapat memberikan keuntungan bagi pihak-pihak yang terlibat didalam pelaksanaan proyek tersebut. Keuntungan bagi kontraktor dan konsultan jika proyek dapat diselesaikan lebih cepat dari waktu yang dijadwalkan, maka biaya tak terduga (overhead) menjadi menurun, sedangkan keuntungan bagi pemilik proyek (owner) adalah tidak menambah biaya pekerjaan dan biaya konsultan akibat perpanjangan waktu dari waktu penyelesaian yang telah ditetapkan didalam kontrak. Alur pelaksanan sebuah proyek dimulai dari proses perencanaan yang dilanjutkan dengan proses pelaksanaan fisik. Untuk mencapai tujuan efisiensi dan
efektifitas pada masing-masing proses tersebut biasanya seorang pemilik proyek menggunakan jasa orang lain yang sangat memahami dalam bidangnya dengan sebuah imbalan, dalam hal ini konsultan untuk jasa dalam proses perencanaan dan pengawasan serta kontraktor untuk jasa pelaksanaan fisik. Hal-hal penting yang harus ditentukan dalam proses perencanaan sebuah proyek adalah menyangkut anggaran biaya proyek, jenis kontrak (lumpsum atau harga satuan) dan jangka waktu pelaksanaan. Penentuan jenis kontrak dimaksudkan agar masing-masing pihak antara pemilik proyek dan Kontraktor mudah dalam memperoleh hak dan kewajibannya. Sedangkan penentuan jadwal waktu pelaksanaan dimaksudkan agar memudahkan dalam pemantauan pelaksanaan pekerjaan fisik serta untuk memperoleh manfaat efisien waktu dan efektifitas pelaksanaan sehingga program dapat dicapai sesuai dengan sasaran. Terdapat dua proyek pada pembangunan Bandar Udara Medan Baru, yang pertama proyek yang dilaksanakan oleh Direktorat Jenderal Perhubungan Udara yang mengerjakan fasilitas sisi udara, yaitu : Landas Pacu (Runway), Landas Hubung (Taxiway), Landas Parkir Pesawat (Apron), peralatan suplai tenaga listrik utama (Main Power Supply) dan bangunan penunjang serta bangunan pemerintahan; yang kedua Project Implementation Unit yang dilaksanakan oleh PT. Angkasa Pura II (Persero), yang mengerjakan fasilitas sisi darat antara lain : gedung terminal, gedung kargo dan jalan akses masuk bandara. Dalam penelitian ini peneliti hanya melakukan penelitian pada proyek Bandar Udara Medan Baru yang dilaksanakan oleh Direktorat Jenderal Perhubungan Udara. Tidak terdapat hubungan langsung antara kedua proyek ini, namun yang ada adalah hubungan horisontal yaitu sebatas koordinasi.
Pelaksanaan proyek di Bandar Udara Medan Baru melibatkan tiga institusi yaitu: yang pertama pemilik proyek (owner) dalam hal ini Direktorat Jenderal Perhubungan Udara, yang kedua konsultan manajemen konstruksi (engineer) dalam hal ini adalah afiliasi antara PT. JCM PT. EP PT. VV, dan yang ketiga kontraktor, dimana hubungan ketiga pihak tersebut mempunyai garis instruksi vertikal dua arah. Pelaksanaan proyek Bandar Udara Medan Baru dibagi menjadi 11 (sebelas) paket kontrak yang dikerjakan oleh 11 (sebelas) kontraktor antara lain : Paket-1 Pekerjaan Tanah Tahap II dikerjakan oleh PT. PP PT. LP Joint Operation, Paket-2 Pekerjaan Tanah Tahap II dikerjakan oleh PT. WKT, Paket-3 Pekerjaan Air Navigation System dikerjakan oleh PT. MIY, Paket-4 Pekerjaan Konstruksi Runway dikerjakan oleh PT. WKT PT. YPP Joint Operation, Paket-5 Pekerjaan Konstruksi Apron Rigid dikerjakan oleh PT. HK, Paket-5A Pekerjaan Konstruksi Taxiway Rigid dikerjakan oleh PT. AK, Paket- 6A Pekerjaan Gedung Pemerintahan dan Perumahan dikerjakan oleh PT. SSG, Paket-6B Pekerjaan Bangunan Penunjang Bandar Udara dikerjakan oleh PT. LTM, Paket-6C Pekerjaan Gedung Tower dan Bangunan Operasi dikerjakan oleh PT. NK PT. MSJ Joint Operation, Paket-7A Pekerjaan Mekanikal/Elektrikal dan Utilitas dikerjakan oleh PT. WK, Paket-7B Pekerjaan Peralatan Bandar Udara dikerjakan oleh PT. DM, dimana masing-masing kontraktor melibatkan banyak peralatan, dan personil yang masing-masing mempunyai tingkat pendidikan, kemampuan dan pengalaman yang berbeda yang harus bekerja sesuai dengan kewenangannya dengan satu tujuan yaitu menyelesaikan sebuah proyek sesuai dengan anggaran dan jadwal waktu yang telah ditentukan didalam kontrak.
Waktu penyelesaian pekerjaan dan urut-urutannya secara rinci dituangkan didalam jadwal waktu pelaksanaan pekerjaan (Time Schedule). Sebelum pelaksanaan pekerjaan dimulai kontraktor harus mengajukan usulan gambar kerja, usulan material, usulan metode pelaksanaan pekerjaan terlebih dahulu kepada konsultan untuk disetujui dan kemudian disahkan oleh pemilik proyek (owner), setelah itu kontraktor baru dapat memulai melaksanakan pekerjaan berdasarkan gambar, material atau metode kerja yang telah disetujui. Pelaksanaan pekerjaan dilaksanakan setelah penandatanganan kontrak dan diterbitkannya Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) yang dimulai dengan pengukuran di lapangan untuk memperoleh data yang sesungguhnya kemudian diolah oleh kontraktor menjadi informasi untuk selanjutnya dicocokkan dengan informasi yang ada didalam kontrak dengan maksud untuk mengetahui apakah informasi yang sesungguhnya diperoleh di lapangan telah sesuai dengan informasi yang terdapat didalam dokumen kontrak. Informasi tersebut sangat penting karena merupakan informasi awal untuk menentukan proses penyiapan gambar, metode pelaksanaan pekerjaan, persetujuan material, penyampaian laporan mingguan, penyampaian laporan bulanan, permohonan pembayaran atas kemajuan pelaksanaan pekerjaan, perencanaan logistik sampai dengan pelaksanaan konstruksi. Ini adalah sebagian data yang akan diolah untuk menjadikannya sebuah informasi, dan masih banyak data lain yang berhubungan dengan pelaksanaan proyek.
Proses pengolahan data dan informasi pada proyek Bandar Udara Medan Baru dapat diilustrasikan sebagai berikut : Masukan (Input) Pengolahan data dengan komputer Sistem Manajemen Data base Keluaran (Output) Data dan informasi : 1. Hasil pengukuran 2. Jumlah peralatan 3. Jumlah tenaga kerja 4. Jumlah material 5. Kemajuan pekerjaan (%) 6. Informasi anggaran 7. Kemajuan keuangan (%) 8. Informasi suplaier 9. Informasi cuaca 10. Informasi kenaikan harga 11. Informasi sumber material 12. Informasi produk baru 13. Informasi sosial 1. Klasifikasi data 2. Rancang bangun sistem & struktur data 3. Kalkulasi sistem 4. Integrasi sistem 5. Penyimpanan data dan informasi 1. Retrive data dan informasi 2. Reproduksi 3. Penyebaran, komunikasi Sistem Informasi Manajemen dan Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan Konsultan & kontraktor Konsultan & kontraktor Konsultan & Owner Sumber : Kerangka Acuan Kerja Konsultan (2009) Gambar 1.1 Proses Pengolahan Data dan Informasi Proses pengolahan data memerlukan kapabilitas operator dan kemampuan perangkat keras untuk menjamin bahwa proses pengolahan data dapat dilakukan dengan cepat. Suatu sistem pengolahan data secara elektronik terdiri dari lima komponen, yaitu sumber daya manusia, prosedur, infrastruktur, perangkat keras, dan perangkat lunak. Sebagaimana halnya dengan segi-segi lain dalam manajemen bisnis, sumber daya manusia merupakan sumber (resource) yang paling strategis (Siagian, 2011:98). Betapapun cermatnya rancangan prosedur kerja, lengkapnya infrastuktur fisik, canggihnya teknologi perangkat keras dan mutakhirnya perangkat lunak yang tersedia, pada analisis terakhir kesemuanya sangat tergantung pada unsur manusia yang memanfaatkan dan menggunakannya.
Hubungan antar bagian pada sistem manajemen data base (Relational Data Base Management System /RDBMS) Proyek Bandar Udara Medan Baru dapat digambarkan sebagai berikut : Lain-lain : Dokumen kontrak Standarisasi Mitra Bisnis Data base umum Data base masingmasing kontrak Sistem Organisasi dan Manajemen Sistem Informasi Manajemen Proyek Laporan Keuangan Laporan harian Laporan Mingguan Laporan bulanan Laporan Rapat Data base fasilitas dan peralatan Data base sumberdaya Sistem dan Teknologi Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support System) Sumber : Kerangka Acuan Kerja Konsultan (2009) Gambar 1.2 : Hubungan Sistem Manajemen Data Base (Relational Data Base Management System) Keberhasilan suatu sistem informasi manajemen (SIM) sangat dipengaruhi oleh sistem data base yang merupakan salah satu elemen penyusun sistem tersebut (Sutabri, 2005: 159). Semakin lengkap, akurat, dan mudah dalam menampilkan kembali data yang termuat didalam sistem data base, akan semakin meningkatkan kualitas SIM tersebut. Oleh karena itu, sangatlah penting menyusun sistem data base yang baik, yang mampu memenuhi segala kebutuhan data atau informasi pemakainya. Adapun komponen fisik sistem informasi manajemen terdiri atas perangkat keras, perangkat lunak, prosedur, personil, dan data base (Sutabri, 2005:96).
Sistem informasi sangat berperan pada proyek, khususnya dalam hubungan dengan pengiriman dan pertukaran informasi data proyek baik dari dan ke kantor pusat maupun perusahaan-perusahaan lainnya yang mempunyai hubungan terkait dengan penyediaan material ataupun jasa lainnya. Sistem informasi manajemen bertujuan untuk meningkatkan kinerja proyek dan kinerja perusahaan dengan skala luas dalam hal fungsi ekonomi, fungsi teknis, fungsi jaminan kualitas, fungsi waktu serta fungsi evaluasi proyek dengan beberapa tampilan data dan informasi lengkap yang berguna dalam pengambilan keputusan. Meskipun proyek pembangunan Bandar Udara Medan Baru telah menjalankan sistem informasi manajemen dan standar operasional prosedur, namun masih banyak ditemui hambatan-hambatan dalam pelaksanaannya. Desain sistem informasi manajemen sudah cukup baik untuk diterapkan dalam kegiatan proyek walaupun masih dimungkinkan untuk disesuaikan dengan perkembangan dan kondisi yang terjadi di lapangan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas penerapan sistem informasi manajemen. Sistem penyimpanan data base di kantor konsultan dan kontraktor masih kurang baik, yang menyebabkan terhambatnya proses untuk mengakses data dan menjadi salah satu faktor penghambat dalam pengolahan data. Kondisi tersebut dapat dilihat dari rendahnya tingkat capaian antara rencana kerja dengan hasil kerja, seperti terlambatnya konsultan dalam memberikan rekomendasi, terlambatnya kontraktor dalam menyampaikan dan menyiapkan : laporan mingguan dan bulanan, usulan gambar kerja, perubahan jadwal utama (master schedule) dan pengolahan data pengukuran, terlambatnya kemajuan pelaksanaan pekerjaan serta rendahnya penyerapan anggaran, sehingga menghambat proses pengambilan keputusan.
Perangkat lunak (software) yang paling banyak berperan di dalam pekerjaan proyek adalah AutoCAD, Microsoft Project dan Exel. AutoCAD adalah program perangkat lunak yang digunakan untuk menggambar desain dengan bantuan perangkat komputer yang memiliki ketelitian yang tinggi; Microsoft Project yaitu perangkat lunak yang digunakan untuk melakukan perencanaan, pengelolaan, pengawasan dan pelaporan data dari suatu proyek, termasuk jadwal detail pelaksanaan kegiatan dalam bentuk diagram balok; sedangkan Exel adalah sebuah program perangkat lunak yang dipergunakan untuk pengolahan data proyek. Dalam pelaksanaan pekerjaan di lapangan masih banyak ditemui pegawai dan manajer konsultan dan kontraktor yang tidak dapat mengoperasikan program AutoCAD dan Microsoft Project, sehingga hal ini merupakan salah satu faktor penghambat dalam proses pengolahan data, sehingga mempengaruhi proses evaluasi dan pelaksanaan pekerjaan. Dengan menguasai program Microsoft Project, maka seorang manajer dapat mengetahui sejak dini jalur-jalur kegiatan kritis dan dapat mengantisipasinya supaya pelaksanaan pekerjaan tidak terlambat. Karakteristik perangkat komputer yang digunakan didalam kegiatan proyek pembangunan bandar udara Medan Baru telah menggunakan sistem operasi Window-7, dengan fitur-fitur yang lengkap. Dengan kemajuan teknologi saat ini dan dengan harga perangkat komputer yang relatif murah, mendorong setiap orang untuk dapat memiliki perangkat komputer. Hampir setiap pegawai baik pada pemilik proyek, pegawai konsultan maupun pegawai kontraktor memiliki atau mengoperasikan komputer secara individu untuk melaksanakan pekerjaan, namun kebanyakan program yang dikuasai oleh para pegawai adalah Microsoft Words dan Microsoft Exel.
Komputer yang dipergunakan didalam sistem informasi manajemen di bandar udara Medan Baru adalah komputer digital yang mengolah data dalam bentuk huruf atau angka yang berlainan dan menggunakan line printer untuk membuat laporan-laporan atau formulir-formulir yang bentuknya standar, serta ploter untuk mencetak gambar secara otomatis baik untuk gambar maupun Barchart, baik yang berukuran A1 maupun berukuran A0. Ploter didalam kegiatan proyek bandar udara Medan baru ini mempunyai kapasitas cetak yang sangat tinggi dan sangat akurat, yang tidak mungkin dikerjakan oleh manusia. Begitu pentingnya keberadaan mesin ploter dalam kegiatan proyek, maka kemampuan cetak ploter sangat menentukan ketepatan waktu penyerahan gambar kerja, sehingga dalam pelaksanaan proyek kesiapan dan kemampuan mesin ploter harus selalu dijaga agar tidak mengalami gangguan. Walau demikian jika dalam proses pencetakan gambar kerja mengalami gangguan, maka para kontraktor dalam pencetakan gambar kerja dilakukan ditempat lain oleh pihak ketiga yaitu di percetakan. Untuk memudahkan proses pengawasan konsultan terhadap pelaksanaan pekerjaan kepada setiap kontraktor, konsultan menerapkan standar operasi prosedur pelaksanaan pekerjaan atau biasa disebut (SOP) guna menyamakan proses pelaksanaan pekerjaan konstruksi pada proyek Bandar Udara Medan Baru dengan maksud agar diperoleh keseragaman, efisiensi dan efektifitas dalam pelaksanaan setiap pekerjaan, mulai dari pengumpulan data di lapangan, pemrosesan data, proses persetujuan gambar, proses persetujuan material, proses persetujuan metode pelaksanaan pekerjaan sampai dengan proses permintaan pembayaran.
Meskipun standar operasional prosedur selain digunakan untuk mengukur kinerja organisasi publik yang berkaitan dengan ketepatan program dan waktu, juga digunakan untuk menilai kinerja organisasi publik (Atmoko, 2010:8), pengaruh penerapan standar operasional prosedur terhadap kinerja manajerial masih perlu dianalisa lebih lanjut. Dalam pemantauan pelaksanaan proyek di lapangan, kegiatan pelaksanaan pekerjaan kontraktor cenderung menumpuk di akhir waktu pelaksanaan kontrak, sehingga untuk mencapai batas waktu pelaksanaan kontrak tersebut dan untuk menghindari denda atas keterlambatan pelaksanaan kontrak, maka kontraktor memangkas jalur prosedur pelaksanaan pekerjaan. Kondisi ini akan menyebabkan menurunnya kualitas pekerjaan, dan mengindikasikan lemahnya kinerja manajer baik disisi konsultan maupun kontraktor, dalam mengelola waktu, serta menggambarkan penerapan standar operasional prosedur (SOP) tidak dilaksanakan secara konsisten. Dengan melihat kendala yang ada para manajer dari ketiga instansi yang terlibat didalam proyek Bandar Udara Medan Baru, bersama-sama untuk berusaha meningkatkan kemampuan sumber daya dan teknologi, menjalankan sistem informasi manajemen dan standar operasional prosedur secara konsisten agar setiap tahapan kegiatan, pekerjaan dapat diselesaikan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan sehingga target waktu pelaksanaan pekerjaan dapat dicapai. Penggunaan konsultan Manajemen Konstruksi dalam pengawasan proyek multi kontrak di lingkungan Direktorat Jenderal Perhubungan Udara relatif baru, yang penggunaannya diawali pada pembangunan Bandar Udara Medan Baru, dimana sebelumnya untuk pelaksanaan proyek-proyek biasa dilaksanakan oleh
kontraktor dengan pengawasan konsultan supervisi, bukan konsultan manajemen konstruksi. Untuk kontraktor pelaksana skala kecil (termasuk sub kontraktor) mempunyai tingkat pemahaman yang berbeda tentang manajemen proyek bahkan sering mengabaikan prosedur-prosedur didalam pelaksanaannya, yang dapat mengalami kegagalan dalam pelaksanaan pekerjaan. Lokasi proyek bandar udara Medan Baru terletak jauh dari perkotaan dan berada di lingkungan dan sosial masyarakat yang sangat kompleks, dimana pelaksanaannya tidak terlepas dari tantangan dan tekanan baik yang berasal dari faktor internal maupun dari faktor eksternal. Faktor internal seperti tersedianya sumber daya yang mencukupi, baik sumber daya manusia, peralatan, material dan keuangan; faktor eksternal seperti faktor alam (cuaca) dan lingkungan sosial masyarakat, maka seorang manajer dituntut untuk memiliki kemampuan manajerial yang mampu mengelola waktu dan sumber daya yang ada, memberikan arahan dan perhatian kepada bawahan baik secara individu maupun secara berkelompok. Dengan karakteristik proyek seperti ini, maka para manajer di masingmasing kontraktor, konsultan dan owner dituntut untuk dapat mempengaruhi dan memberikan perhatian yang tinggi kepada pegawai proyek, sehingga para pegawai proyek merasa mendapatkan keseimbangan dari apa yang diberikan dengan apa yang diperoleh, jika tidak maka dapat menyebabkan pegawai meninggalkan proyek dan mencari pekerjaan lain untuk mendapatkan perolehan yang lebih baik. 1.2. Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang permasalahan tersebut dalam penelitian dapat disusun rumusan masalah sebagai berikut :
1. Apakah sumber daya manusia dan perangkat komputer berpengaruh terhadap penerapan sistem informasi manajemen dalam penyelesaian proyek Bandar Udara Medan Baru? 2. Apakah penerapan sistem informasi manajemen dan standar operasional prosedur berpengaruh terhadap kinerja manajerial dalam penyelesaian proyek Bandar Udara Medan Baru? 1.3. Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah : 1. Untuk mengetahui dan menganalisis pengaruh sumber daya manusia dan perangkat komputer terhadap penerapan sistem informasi manajemen dalam penyelesaian proyek Bandar Udara Medan Baru. 2. Untuk mengetahui dan menganalisis pengaruh penerapan sistem informasi manajemen dan standar operasional prosedur terhadap kinerja manajerial dalam penyelesaian proyek Bandar Udara Medan Baru. 1.4. Manfaat Penelitian 1. Sebagai bahan masukan kepada pemilik proyek (owner) untuk mengharuskan setiap konsultan yang ditugaskan dalam melaksanakan pengawasan (supervisi) dalam proyek-proyek di Badar Udara untuk menerapkan sistem informasi manajemen dan standar operasional prosedur. 2. Sebagai bahan masukan kepada pemilik proyek (owner) dalam hal ini Satuan Kerja untuk meningkatkan kinerja manajerial dalam setiap melaksanakan proyek-proyek di Bandar Udara.
3. Sebagai bahan masukan kepada pemilik proyek (owner) untuk mengharuskan setiap kontraktor yang melaksanakan proyek-proyek di Badar Udara untuk menerapkan sistem informasi manajemen dan standar operasional prosedur. 4. Sebagai bahan referensi bagi peneliti selanjutnya yang akan melakukan penelitian yang sama di masa mendatang. 5. Untuk menambah pengetahuan peneliti agar dapat mengevaluasi dan menerapkan sistem informasi manajemen dan standar operasional prosedur dalam menjalankan suatu kegiatan secara baik dan benar.