BAB III ANALISIS SISTEM BERJALAN DAN USULAN 3.1 Tentang PT asuransi jiwa Central Asia Raya Tahap awal yang dilakukan agar bisa menghasilkan sistem yang baik adalah dengan mempelajari dan menganalisa sistem yang sedang berjalan di PT A.J. Central Asia Raya, yaitu dengan meneliti hal-hal berhubungan dengan proses asuransi jiwa. 3.1.1. Sejarah Perkembangan PT Asuransi Jiwa Central Asia Raya. PT A.J. Central Asia Raya didirikan pada tanggal 30 April 1975 berdasarkan Akta Notaris Ridwan Suselo no. 357, 30 April 1975 dengan modal Rp. 500 juta. Sejak semula, seluruh pemegang saham, komisaris dan direksi telah sepakat untuk menjadikan PT. A.J. Central Asia Raya sebagai salah satu perusahaan asuransi jiwa yang terkemuka di Indonesia. Hal ini telah dibuktikan oleh perseroan dengan memiliki kekayaan lebih dari Rp. 1,620 triliun, solvabilitas atau risk based capital lebih dari 120 % serta satu-satunya perusahaan asuransi jiwa yang berhasil meraih predikat sangat bagus selama 6 (enam) tahun berturut-turut (1999 s/d 2004) dari majalah InfoBank sehingga berhak atas anugerah Golden Award. Menjadi perusahaan asuransi jiwa terkemuka di Indonesia saat ini tidaklah mudah karena Pemerintah semakin serius membenahi institusi keuangan yang menghimpun dana masyarakat baik perbankan, sekuritas, maupun asuransi (jiwa dan umum). Banyak faktor yang dibutuhkan untuk menjadi yang terbaik seperti 28
29 dukungan pemegang saham, komitmen manajemen, kerja keras seluruh staf, permodalan, sumber daya manusia, teknologi informasi, luasnya distribusi pemasaran, produk-produk bermutu, dan layanan prima bagi nasabah. Dukungan pemegang saham sangat penting terutama dari segi permodalan dan ini dilakukan dengan menambah modal disetor dari Rp 2 miliar menjadi Rp 50 miliar dan modal sendiri menjadi lebih dari Rp 228 miliar pada tahun 2005. Hal ini sangat penting sekali, terutama untuk mengantisipasi cetak biru industri (arsitektur perasuransian Indonesia) yang sedang disusun oleh Departemen Keuangan Republik Indonesia. Komitmen manajemen (komisaris dan direksi) paling berperan dalam memberikan arah bagi perusahaan sehingga dapat berkembang dan bertambah maju sehingga menjadi salah satu perusahaan asuransi jiwa yang terkemuka dan terbaik di Indonesia. Komitmen teguh manajemen membuat perusahaan dapat tetap bertahan meski didera oleh krisis moneter dan krisis ekonomi pada tahun 1997 / 1998, bahkan malah bertumbuh secara signifikan dalam enam tahun terakhir. 3.1.2. Produk Asuransi Produk asuransi pada PT. AJ Central Asia Raya terbagi menjadi 5 (lima) katagori, yaitu : 1. Individu 2. Group 3. Bancassurance
30 4. Dana Pensiun 5. Syariah Pada katagori individu yang menjadi fokus penelitian ini, ada 12 (dua belas) jenis produk yaitu : 1. Beasiswa Ananda 2. Whole Life 3. CAR LegacWhole Life Eksekutif 4. Dana Carity 20 5. Unit Link 6. Eksekutif Rupiah 7. Eksekutif Dollar 8. Asuransi Tumpangan Produk CAR Legacy adalah produk yang akan menjadi objek penelitian ini dengan membuat sistem dan dan layanan terhadap pelanggan mulai dari Registrasi, daftar menjadi member, klaim dan pembayaran klaim secara online melalui sebuah website yang terkoneksi dengan web resmi PT. AJ Central Asia Raya. 3.2 Analisis Masalah Mengidentifikasi masalah merupakan langkah awal yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang
31 diinginkan untuk dipecahkan. Langkah awal yang harus dilakukan pada tahap ini adalah mengidentifikasi terlebih dahulu masalah-masalah yang terjadi. Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan di PT. AJ Central Asia Raya masih terdapat masalah dalam sistem klaim asuransi yang nantinya dijadikan acuan atau landasan usulan perancangan system yang baru, permasalahan tersebut antara lain : 1. Pemaanfaatan teknologi informasi yang belum optimal, sehingga adanya eksistensi website resmi belum dapat menjadi suatu sarana atau alat yang dapat membantu manajemen dalam melakukan kebijakan-kebijakan penting perusahaan yang sangat dibutuhkan oleh karyawan ataupun customer. 2. Proses klaim asuransi yang masih dilayani secara manual mengakibatkan banyak permasalahan seperti keterlambatan pembayaran klaim yang merugikan member, keterlambatan laporan yang sangat dibutuhkan oleh level managemen. 3.2.1 Analisis Prosedur Sistem Yang Sedang Berjalan Di dalam analisis ini dijelaskan tentang tahapan-tahapan dan urutan yang menerangkan prosedur tentang proses klaim asuransi jiwa, prosedur yang sedang berjalan saat ini adalah : 1. Pelanggan melalui Telepon atau datang langsung ke kantor mengajukan klaim
32 2. Pihak PT AJ. Central Asia Raya akan mengecek keanggotaan dan dokumen pendukung lainnya. 3. Jika dokumen sudah lengkap maka klaim akan di proses. Pada asuransi CARLegacy, system yang diterapkan adalah sebagai berikut : 1. Pada saat usia Tertanggung 55 Tahun, Tertanggung akan mendapatkan 100% Uang Pertanggungan. 2. Pada saat usia Tertanggung 70 Tahun, Tertanggung akan mendapatkan 100% Uang Pertanggungan. 3. Pada saat usia Tertanggung 56 Tahun, Tertanggung akan mendapatlan 10% / 12,5% / 15% Uang Pertanggungan setiap tahun (tergantung plan yang diambil) sampai dengan usia tertanggung berusia 69 Tahun. 4. Jika Tertanggung Meninggal Dunia atau Menderita Cacat Tetap Total sebelum berusia 54 Tahun, maka akan dibayarkan 150% Uang Pertanggungan dan pada tahun polis berikutnya akan dibayarkan 10% / 12,5% / 15% Uang Pertanggungan setiap tahun (tergantung plan yang diambil), sampai dengan usia Tertanggung 54 Tahun. Manfaat Pasti lainnya tetap diberikan sesuai jadwal. 5. Jika Tertanggung Meninggal Dunia atau Menderita Cacat Tetap Total setelah berusia 54 Tahun dan sebelum 70 Tahun, maka akan dibayarkan 150% Uang Pertanggungan. Manfaat Pasti lainnya tetap diberikan sesuai jadwal.
33 3.2.3 Ilustrasi Carlegacy Sebagai ilustrasi dapat digambarkan pada tabel di bawah ini : Tabel 3.1 Ilustrasi Produk Asuransi Carlegacy Usia masuk Uang pertanggungan 35 50 tahun 100 juta rupiah Premi pertahun Rp 7.649.609 Masa Pembayaran Masa Pertanggungan 5, 7, 10, 15, atau 20 tahun 70 tahun Berdasarkan ilustrasi tabel di atas maka disusun suatu analisis kebutuhan fungsional pengembangan sistem yang menjelaskan kebutuhan yang diperlukan agar sistem dapat berjalan dengan baik serta sesuai dengan kebutuhan proses klaim asuransi. Analisis yang dilakukan dengan menggunakan UML ( Unifield Modeling Language). Tahapan pemodelan dalam analisis tersebut. 3.2.4 Feasibility study Suatu proyek sebagai bahan pembelajaran dari IT kantor tersebut sehingga dapat memudahkan member,agen serta admin untuk mengerti program yang dibuat 3.2.5 Feasibility technical Kelayakan Teknis adalah ukuran kepraktisan solusi teknis tertentu atau ketersediaan sumber dan pakar teknis.
34 3.2.6 Feability ekonomi Kelayakan Ekonomis adalah ukuran efektivitas biaya sebuah proyek atau solusinya. Kelayakan Ekonomis didefinisikan sebagai Analisis Cost Benefit,serta bagai mana biaya dan keuntungan diperkirakan dan keuntungan dibandingkan untuk kelayakan ekonomis. 3.2.7 Analisis Kebutuhan Fungsional Pengembangan Sistem Analisis ini menggambarkan proses kegiatan yang akan diterapkan dalam proses klaim asuransi jiwa dan menjelaskan kebutuhan yang diperlukan agar sistem dapat berjalan dengan baik serta sesuai dengan kebutuhan proses klaim asuransi jiwa. Analisis yang dilakukan dengan menggunakan UML (Unifield Modeling language). Tahapan pemodelan dalam analisis tersebut antara lain mengidentifikasi Actor, pembuatan Use Case Diagram, Use Case Scenario, Sequence Diagram, Activity Diagram. 3.2.7.1 Identifikasi -aktor yang terlibat pada sistem traking dokumen klaim asuransi ini ada 3 aktor yaitu Member, Agen, dan Admin. Tabel 3.2 Identifikasi Keterangan Admin Mempunyai hak akses untuk tambah member, mengelola status klaim, mengelola status member, melihat laporan. Agen Mempunyai hak akses untuk tambah member dengan cara registrasi member Member Melihat informasi status klaim, melakukan klaim secara
35 online. 3.2.7.2 Wawancara 1. Aplikasi yang saya buat apa sangat membantu? Jawab : sangat membantu sebab selama ini pihak staff asuransi masih mengerjakan secara manual. 2. Aplikasi apa yang dibutuhkan perusahaan ini Jawab : aplikasih yg sangat mudah untuk membantu admin dan agen serta member 3. Saya melakukan riset dikantor ini buat studi skripsi saya apa bapak merasa keberatan atau tidak Jawab : tidak sama sekali sebab saya juga berfikir aplikasi yang anda buat buat kedepannya perusahaan ini juga 4. Untuk pengembangan sistem, kira kira apa saja yang bisa dilakukan sistem agar dapat membantu menyelesaikan pekerjaan di kantor bapak? Jawab : untuk siatem yang anda buat itu sudah sangat membantu kami jadi kami tidak banyak menuntut anda untuk membuat sistem yang terlalu rumit karna sistem yang anda buat akan kami kembangkan pada pihak IT kami untuk membuat sistem yang seperti anda buat jadi kami mengambil sampel dari studi skripsi anda. Sistem ini sangat membantu dalam segi waktu dalam pekerjaan kami
36 3.2.7.3 Use Case Diagram Use case diagram adalah diagram yang menunjukkan fungsionalitas yang diharapkan dari sebuah sistem. Use Case mendeskripsikan hubungan yang terjadi antara aktor dengan aktivitas yang terdapat pada sistem. Dari identifikasi aktor yang terlibat di atas maka Use case Diagram untuk proses klaim asuransi dapat digambarkan pada gambar di bawah ini. 3.1 Use Case Diagram Klaim Asuransi Jiwa 3.2.7.4 Use Case Scenario Use Case Scenario bertujuan untuk mendeskripsikan urutan langkahlangkah dalam proses bisnis baik yang dilakukan aktor terhadap sistem maupun yang dilakukan oleh sistem terhadap aktor. Berdasarkan Use Case Diagram pada gambar di atas, ilustrasi skenario per Use case sebagai berikut :
37 a. Skenario Login Use Case Scenario proses login penguna dapat dijelaskan sebagai berikut : Tabel 3.3 Use Case Scenario Login Use Case Deskripsi Login Member, Agen, Admin Pengguna harus melakukan login terlebih dahulu Scenario Utama Kondisi Awal Tampilan halaman depan web Sistem 1) Menampilkan halaman depan web 2) Mengisi data login 3) Menekan tombol login 4) Proses Autentivikasi login 5) Menampilkam halaman depan web Skenario alternatif jika data tidak ditemukan 1) Menampilkan pesan data login salah dan menampilkan halaman form login kembali 2) Mengisi data login kembali 3) Menekan tombol login 4) Proses Autentivikasi login
38 5) Menampilkan halaman depan Kondisi Akhir Halaman Utama Web Ditampilkan b. Scenario logout Use Case Scenario proses logout dapat dijelaskan sebagai berikut : Tabel 3.4 Use Case Scenario Logout Use Case Deskripsi Logout Member, Agen, Admin Pengguna harus melakukan logout terlebih dahulu pada saat keluar sistem Scenario Utama Kondisi Awal Tampilan halaman depan web Sistem 1) Berada pada posisi login 2) Memilih logout Kondisi Akhir Halaman Utama Web Ditampilkan c. Skenario Tambah Data Member Use Case Scenario tambah data member dapat dijelaskan sebagai berikut : Tabel 3.5 Use Case Scenario Tambah Data Member Use Case Deskripsi Mengelola Data Member Agen Agen melakukan proses tambah data member
39 Scenario Utama Kondisi Awal Tampilan halaman form input member Sistem 1) Menampilkan halaman form input member 2) Melakukan penginputan atau penambahan data member 3) Pilih tombol simpan 4) Memproses penambahan data member 5) Menyimpan data member baru ke database Kondisi Akhir Data di sistem sudah mengalami proses penambahan data member d. Skenario Melakukan Proses Klaim Asuransi Use Case Scenario melakukan proses klaim dapat dijelaskan sebagai berikut : Tabel 3.6 Use Case Scenario melakukan klaim Use Case Deskripsi Melakukan Klaim Member Member mengajukjan klaim secara online
40 Scenario Utama Kondisi Awal Tampilan halaman form klaim Sistem 1) Menampilkan halaman form klaim 2) Memasukkan Data Klaim 3) Pilih tombol simpan 4) Sistem memproses penambahan klaim 5) Menyimpan penambahan klaim ke database Kondisi Akhir Data di sistem sudah tersimpan e. Skenario Mengelola Status Klaim Use Case scenario mengelola status klaim sebagai berikut : Tabel 3.7 Use Case Scenario mengelola status klaim Use Case Deskripsi Mengelola Status Klaim Asuransi Admin Admin melakukan proses mengubah status klaim Scenario Utama Kondisi Awal Tampilan halaman depan form data update klaim Sistem 1) Menampilkan halaman depan form data
41 update klaim 2) Melihat klaim yang masuk 3) Mengecek kelengkapan dokumen klaim asuransi 4) Mengubah keterangan klaim 5) Sistem melakukan proses update Kondisi Akhir Data di sistem sudah mengalami proses update data klaim f. Scenario Melihat Repot klaim Use Case scenario melihat report klaim sebagai berikut : Tabel 3.8 Use Case Scenario melihat report klaim Use Case Deskripsi Melihat report klaim Admin Admin meliaht report klaim asuransi Scenario Utama Kondisi Awal Tampilan halaman report Sistem 1) Menampilkan halaman report 2) Melihat report Kondisi Akhir Sistem dapat memperlihatkan report klaim
42 asuransi g. Scenario Melihat Report Data Member Use Case Scenario Melihat Report member sebagai berikut : Tabel 3.9 Use Case Scenario melihat Report Member Use Case Deskripsi Melihat report Member Admin Admin melihat report member Scenario Utama Kondisi Awal Tampilan halaman report Sistem 1) Menampilkan halaman report 2) Melihat report Kondisi Akhir Sistem dapat memperlihatkan report member h. Scenario Melihat report data polis asuransi Use Case Scenario melihat report polis asuransi sebagai berikut : Tabel 3.10 Use Case Melihat Report Data Polis Asuransi Use Case Deskripsi Melihat report Polis Asuransi Admin Admin meliaht report Polis Asuransi
43 Scenario Utama Kondisi Awal Tampilan halaman report polis asuransi Sistem 1) Melihat Report Polis Asuransi 2) Menampilkan data polis asuransi Kondisi Akhir Menampilkan data polis asuransi berhasil 3.2.7.5 Squence Diagram Sequence Diagram menggambarkan kelakuan objek pada use case dengan mendeskripsikan waktu hidup objek dan message yang dikirimkan dan diterima antar objek. Sequence Diagram menggambarkan interaksi antar objek di dalam dan di sekitar sistem berupa message yang digambarkan terhadap waktu. Berikut Sequence Diagram yang dapat diambil dari penggambaran Skenario Use Case. a. Squence Diagram Login Interaksi antar aktor dengan use case login dijelaskan dalam Sequence Diagram berikut :
44 Gambar 3.2 Diagram Sequence login b. Squence Tambah Data Member Proses mengelola data member yaitu dengan menambahkan data member, adapun sequence diagram dari menambahkan member sebagai berikut :
45 Gambar 3.3 Diagram Squence Tambah Data Member c. Squence Melihat Report Member Proses melihat report member adapun sequence diagram dari melihat report member sebagai berikut :
46 Gambar 3.4 Diagram Squence Melihat Report Member d. Sequence Menambah Agen Proses menambah data agen adapun sequence diagram dari menambah data agen sebagai berikut :
47 Gambar 3.5 Diagram Squence Menambah Agen e. Squence Diagram Melihat Report Klaim
48 Proses melihat report klaim asuransi adapun sequence diagram dari melihat report klaim sebagai berikut : Gambar 3.6 Squence diagram melihat report klaim f. Squence Merubah Status Klaim
49 Proses melihat report klaim asuransi adapun sequence diagram dari melihat report klaim sebagai berikut : 3.2.4.5 Activity Diagram Gambar 3.7 Squence diagram merubah status klaim
50 Activity Diagram menggambarkan workflow (aliran kerja) atau aktivitas dari sebuah sistem atau proses bisnis dari urutan aktivitas dalam suatu proses yang mengacu pada use case diagram yang ada. Berikut ini penjelasan dengan activity diagram untuk penjelasan dari masing-masing use case scenario. a. Activity Diagram Klaim Asuransi Proses activity diagram klaim asuransi adapun activity diagram dari diagram klaim sebagai berikut : Member PT. AJ Central Asia Raya Gambar 3.8. Activity Diagram klaim asuransi yang sedang berjalan b. Activity Diagram Login
51 Proses activity diagram login asuransi adapun activity diagram dari diagram login sebagai berikut : Gambar 3.9. Activity Diagram Login c. Activity Diagram Tambah Member
52 Proses activity diagram Tambah Member asuransi adapun activity diagram dari diagram tambah member sebagai berikut : Gambar 3.10. Activity Diagram Tambah Member
53 d. Activity Diagram Tambah Agen Proses activity diagram tambah agen asuransi adapun activity diagram dari diagram tambah agen sebagai berikut : Gambar 3.11 Activity Diagram Tambah Agen
54 e. Activity Diagram Mengubah Status Klaim Proses activity diagram Mengubah Status Klaim asuransi adapun activity diagram dari diagram Mengubah Status Klaim sebagai berikut : Gambar 3.12 Activity Diagram Mengubah Status Klaim
55 3.2.4.6. Class Diagram Gambar 3.13 Class Diagram