BAB II LANDASAN TEORI 2.1. Tinjauan Umum Sistem pengolahan data secara manual akan membuat keterbatasan penyajian informasi yang terkadang informasi ini sangat dibutuhkan secepat mungkin oleh pengguna informasi. Hal ini berarti membuat pemborosan waktu, selain keterlambatan penyajian informasi yang sangat berpengaruh adalah faktor ketelitian. Sistem manual mempunyai faktor ketelitian yang tidak begitu baik dan tentu saja hal ini tergantung juga pada faktor manusia sebagai pelaksana. Untuk mengatasi keterlambatan penyajian informasi dan kelemahan faktor ketelitian ini, maka cara yang paling efektif adalah membuat suatu sistem informasi untuk mengolah data yang mampu mengatasi kelemahan tersebut diatas. Penggunaan komputer sebagai alat bantu sangat baik dalam hal ini. Selain itu harus diperhatikan dalam pembuatan sistem pengolahan data adalah faktor kesesuaian sistem dengan pemakai, agar dalam penggunaannya pemakai tidak menemui kesulitan baru yang justru berakibat tidak bisa dioperasikan. 2.2. Kajian Pustaka 2.2.1. Sistem Informasi Akademik Sistem informasi akademik adalah suatu disiplin akademik atau bidang studi, juga merupakan suatu cabang pengetahuan yang diajarkan atau diteliti ditingkat sekolah dan perguruan tinggi. Disiplin akademik ini didefinisikan dan diakui jurnal akademik yang mempublikasikan riset pada suatu bidang serta masyarakat terpelajar dan departemen atau fakultas akademik yang menjadi tempat para praktisi tersebut. Febryimam Munandar, (2008:31). 6
7 Sistem infromasi akademik pada SDN Darmorejo 02 yang dimaksud adalah sistem pengolahan data yang berhubungan dengan proses belajar mengajar siswa antara lain: pengolahan data siswa, mata pelajaran, data guru, data nilai, kelas juga sistem untuk penyimpanan data dan Persiapan dokumen untuk membantu dalam pengambilan keputusan yang dilakukan manusia dengan dibantu alat berupa sistem komputer. Tujuan diadakan pengolahan data sekolah yaitu untuk memperlancar kegiatan belajar mengajar didukung administrasi yang rapi dan terstruktur, menyajikan informasi yang penting dalam bentuk tertulis serta penyimpanan semua dokumen. 2.2.2. Pengertian Sistem Informasi Menurut Sutanta (2003), sistem informasi dapat didefinisikan sebagai sekumpulan sub sistem yang saling berkaitan, berkumpul bersama-sama dan membentuk satu kesatuan, saling berinteraksi dan bekerja sama antara bagian satu dengan yang lainnya dengan caracara tertentu untuk melakukan fungsi pengolahan data, menerima masukkan (input) berupa data-data, kemudian mengolahnya (processing), dan menghasilkan keluaran (output) berupa informasi sebagai dasar bagi pengambilan keputusan yang berguna dan mempunyai nilai nyata yang dapat dirasakan akibatnya baik pada saat itu juga maupun di masa mendatang, mendukung kegiatan operasional, manajerial, dan strategis organisasi dengan memanfaatkan sumber daya yang ada dan tersedia bagi fungsi tersebut guna mencapai tujuan. Sistem informasi merupakan suatu sistem yang dibuat manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi (Kristanto, 2003).
8 2.2.3. Basis Data Basis data atau yang sering disebut database adalah kumpulan data satu dengan yang lainnya yang tersimpan dalam suatu tempat penyimpanan luar dan membutuhkan suatu perangkat lunak untuk menjalankannya (Jogiyanto, 2001). Database adalah kumpulan file-file yang saling berelasi, relasi tersebut biasa ditunjukkan dengan kunci dari tiap file yang ada. Satu database menunjukkan satu kesimpulan data yang dipakai dalam satu lingkup perusahaan, instansi (Kristanto, 2003). Tabel 1 1 Basis Data Tabel 2 Tabel 1 1... Tabel n 1 Gambar 2.1. Ilustrasi Basis Data Sistem informasi tidak dapat dipisahkan dengan kebutuhan akan basis data apapun bentuknya, entah berupa file teks ataupun Database Management System (DBMS). Kebutuhan basis data dalam sistem informasi meliputi: 1. Memasukkan, menyimpan, dan mengambil data. 2. Membuat laporan berdasarkan data yang telah disimpan. Tujuan dari dibuatnya tabel-tabel di sini adalah untuk menyimpan data ke dalam tabel-tabel agar mudah diakses. Oleh karena itu, untuk merancang tabel-tabel yang akan dibuat maka
9 dibutuhkan pola pikir penyimpanan data nantinya jika dalam bentuk baris-baris data (record) dimana setiap baris terdiri dari beberapa kolom. 2.2.4. Entity Relationship Diagram (ERD) ERD adalah suatu diagram yang menunjukan entitas dan relasinya. Berhubungan dengan analisis data bisnis dan perancangan basis data. Diagram Entity-Relationship bisa dibangun dengan Oracle Designer (Simarmata, 2007). Tabel 2.1 Simbol ERD Simbol Keterangan Entity Suatu entity merupakan suatu objek atau konsep mengenai tempat yang digunakan untuk menyimpan informasi. Weak Entity Suatu weak entity tergantung pada entitas lainnya untuk eksis. Attributes Merupakan sifat-sifat atau karakteristik dari suatu entitas. Key Attributes Merupakan suatu key yang unik dan memiliki karakteristik pembeda dari entitas. Multivalued Attribute Adalah atribut yang memiliki beberapa nilai.
10 Relationship Mengilustrasikan bagaimana dua entitas berbagi informasi di dalam struktur basis data. 2.2.5. Data Flow Diagram (DFD) DFD adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan darimana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut (Kistanto, 2003). 2.2.6. Diagram Konteks (Context Diagram) Diagram konteks adalah sebuah diagram sederhana yang menggambarkan hubungan antara entitas luar, masukan dan keluaran dari sistem (Kristanto, 2003). Tabel 2.2 Simbol DFD dan CD Simbol Arti Keterangan Entitas Suatu entitas berupa orang, kelompok, departemen, atau sistem yang bisa menerima informasi atau data-data awal. Arus data yang menunjukkan bahwa Aliran Data informasi sedang melintas dari atau menuju suatu proses.
11 Simbol Arti Keterangan Suatu proses dimana beberapa tindakan atau Proses sekelompok tindakan dijalankan. Penyimpanan data yang Penyimpanan digunakan untuk menyimpan data data-data dari suatu proses. 2.2.7. Flowchart Flowchart merupakan diagram alur yang menggambarkan urutan logika dari suatu prosedur pemecahan dari suatu masalah (Sutedjo dan Michael, 2000). Berikut beberapa simbol yang digunakan dalam flowchart : Tabel 2.3 Simbol Flowchart Simbol Keterangan Menunjukkan awal atau akhir program/terminator. Menunjukkan input atau output Menunjukkan arah arus aliran Menunjukkan proses Menunjukkan pengujian atau keputusan
12 2.3. Analisis dan Perancangan 2.3.1. Analisis Sistem Analisis sistem adalah sebuah istilah yang mendeskripsikan fase-fase awal pengembangan sistem. Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian-bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan. Tujuan utama dari analisis sistem (systems analysis) adalah mengidentifikasi dan mengevaluasi masalah-masalah, kesempatankesempatan, hambatan- hambatan dan kebutuhan-kebutuhan yang ada agar selanjutnya dapat dilakukan pembenahan. Dalam melakukan analis sistem, melakukan beberapa langkah-langkah sebagai berikut: 1. Identify Mengidentifikasi permasalahan-permasalahan yang ada, dimana suatu masalah adalah pertanyaan yang harus dapat dipecahkan untuk mencapai sasaran-sasaran yang diharapkan. 2. Understand Langkah selanjutnya adalah memahami cara kerja sistem yang sedang berjalan. Untuk dapat memahami sistem yang ada diperlukan data-data yang diperoleh dari langkah pertama identifikasi secara terperinci. Tugas yang dilakukan meliputi penentuan jenis penelitian, perencanaan jadwal penelitian, pembuat tugas penelitian, pembuat agenda penelitian dan pengumpulan hasil penelitian. 3. Analyze Berdasarkan data yang diperoleh dari penelitian, maka dilakukan analisis hasil penelitian. Dimana dalam hal ini diperlukan suatu pengalaman yang cukup untuk mendapatkan hasil maksimal, karena biasanya seorang analis sistem yang baru merasa kesuliatan pada tahapan ini. Analisis sistem yang dilakukan harus dapat menjawab pertanyaan apa, bagaimana, siapa dan dimana sistem
13 tersebut dikerjakan? Kemudian mengapa dikerjakan, perlukah dikerjakan dan apakah yang telah dikerjakan dengan baik? 4. Report Langkah terakhir dari analisis sistem adalah pembuatan laporan dari hasil penelitian yang kemudian dicatat dan di dokumentasikan sebagai panduan untuk mendesain sebuah sistem. 2.3.2. Analisis Pendukung Berdasarkan wawancara dan observasi yang telah dilakukan di tempat Kerja Praktek (KP) maka dapat disimpulkan bahwa admin mereka memaparkan tentang kesulitan yang dihadapi selama menggunakan sistem lama yang masih manual. Tentunya mereka sangat mengharapkan adanya sistem baru yang lebih baik serta lebih efektif dan efisien. Sehingga mereka mampu mengerjakan pekerjaan dengan lebih mudah dan cepat serta dengan hasil yang baik.