BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN 3.1 Gambaran Ilustrasi Organisasi 3.1.1 Bidan Praktik Mandiri Nurkayati, AM.KEB Bidan Praktik Mandiri (BPN) Nurkayati yang berdiri pada bulan tahun 2006, merupakan sebuah perusahaan keluarga yang menyediakan jasa pemeriksaan kesehatan kandungan ibu hamil, praktik dokter proses kelahiran dan menyediakan obat yang dijual bebas maupun melalui resep dokter. Bidan Praktik Mandiri ini berlokasi di Jl Raden Fatah P&K 2 No.7, RT.005/RW.09, Kel.Parung Serab, Kec Ciledug, Kota Tangerang, Provinsi Banten. Bidan Praktik Mandiri Nurkayati menjadi suatu pilihan untuk masyarakat di sekitar lokasi untuk memeriksaan kesehatannya dengan harga yang relatif murah. Bidan Praktik Mandiri Nurkayati memiliki 3 orang bidan dan 2 orang asisten bidan. Masing-masing bidan memiliki jadwal praktik 24 jam untuk persalinan. Klinik bidan Nurkayati memiliki 1 ruang periksa yaitu ruang periksa untuk praktik bersalin dan ruang periksa kesehatan kehamilan, 1 ruang USG, 1 ruang bersalin. Dan Klinik bidan Nurkayati memiliki 3 ruang rawat inap bagi pasien yang telah melahirkan untuk dirawat. Bidan Praktik Mandiri Nurkayati telah memiliki izin penyelenggaraan praktik seusai dengan Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1464/Menkes/PER/X/2010 Tentang Izin dan penyelenggaraan Praktik Bidan Retribusi Pelayanan Kesehatan. yang diberikan oleh dinas kesehatan. Ada pun jalin kerja sama dengan beberapa perusahaan menunjungan fasilitas dan ketersedian obat untuk meningkatkan mutu pada proses bisnis. Bidan Praktik Mandiri Nurkayati telah bekerjasama dengan Pt Sunti sepuri untuk keperluan peralatan KB, Apotek Berkat untuk persedian obat, RSIA Insan Permata dan RS Mulya jika pasien memerlukan rujuk untuk melakukan operasi pada proses melahirkan. Dengan pelayanan dan harga yang menarik, nama bidan Nurkayati terus tersebar melalui pasien-pasien nya yang telah menggunakan jasa pemeriksaan di sana dari mulut ke mulut sehingga pasien baru terus bertambah. Saat ini Bidan Praktik Mandiri Nurkayati sudah memiliki kurang lebih dari 500 orang pasien pada setiap bulan nya yang terus bertambah. 39
40 dengan pelanggan yang begitu banyak, Bidan Praktik Mandiri Nurkayati terus menjaga mutu pelayanan dan kepercayaan pasien. Mutu pelayanan, ketersediaan fasilitas yang terbaik dan hal-hal yang menunjang kualitas terus ditingkatkan. 3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan Bidan Praktik Mandiri Nurkayati mempunyai Visi dan Misi dalam pencapaiannya untuk menjadikan klinik ini menjadi lebih baik ke depannya. Adapun Visi dan Misi dari Bidan Praktik Mandiri Nurkayati, yaitu; Visi: Menjadi klinik pilihan bagi pelanggan terutama penduduk di daerah Ciledug Misi: Memberikan kepuasan terhadap pelanggan dengan mengutamakan kualitas dan pelayanan Menjaga tarif yang relatif lebih murah dari klinik lain Menciptakan kerja sama yang baik dengan rekan. 3.1.3 Struktur Organisasi Owner Manager Bidan Apoteker Admin Asisten Bidan Staff Gambar 3.1 Struktur Organisasi Bidan Praktik Mandiri Nurkayati Sumber: Bidan Praktik Mandiri Nurkayati, 2014
41 3.1.4 Pembagian Tugas dan Wewenang Owner sebagai posisi tertinggi memiliki tugas dan tanggung jawab yaitu: 1. Menentukan Visi dan Misi apotek 2. Menentukan kebijakan 3. Membuat keputusan 4. Mengawasi kegiatan yang ada di BPM Nurkayati melakui laporan manager Manager memiliki tugas dan tanggung jawab yaitu: 1. Memimpin kegiatan pada BPM Nurkayati untuk mencapai Visi dan Misi 2. Membuat laporan secara keseluruhan untuk diberikan kepada Owner Apoteker memiliki tugas dan tanggung jawab yaitu: 1. Mengatur dan mengawasi kegiatan yang terjadi pada pengadaan obat. 2. Melayani pelanggan dalam hal pembelian obat. 3. Meracik obat sesuai resep. 4. Bertanggung jawab atas ketersediaan stok obat. Admin memiliki tugas dan tanggung jawab yaitu: 1. Mencatat seluruh transaksi yang terjadi di BPM Nurkayati. 2. Membuat laporan keuangan. Bagian Staff memiliki tugas dan tanggung jawab yaitu: 1. Melakukan pembelian kebutuhan BPM Nurkayati. 2. Berhubungan dengan supplier.
42 3. Melakukan perawatan rutin pada fasilitas yang terdapat pada BPM Nurkayati. Bidan memiliki tugas dan tanggung jawab yaitu: 1. Memberikan jasa pemeriksaan kesehatan kepada pasien. 2. Mencatat riwayat pemeriksaan pasien. 3. Memberikan hasil laporan pemeriksaan pada pasien. 4. Membuat resep obat. 5. Melakukan proses kelahiran pasien. Asisten Bidan memiliki tugas dan tanggung jawab yaitu: 1. Melayani pendaftaran pasien. 2. Membuat nomor antrian. 3. Memanggil pasien sesuai nomor antrian. 4. Membantu bidan dalam proses kelahiran. 3.2 Prosedur yang Sedang Berjalan Bidan Praktik Mandiri Nurkayati adalah sebuah klinik bersalin yang menyediakan praktik pemeriksaan kesehatan kandungan dan proses persalinan. Selain jasa praktik, Bidan Praktik Mandiri Nurkayati juga menyediakan layanan untuk rawat inap bagi pasien setelah melakukan proses bersalin. Pembelian dan penjualan obat juga termasuk kegiatan dalam klinik ini. Sistem yang sedang berjalan di Bidan Praktik Mandiri Nurkayati adalah sebagai berikut: Kegiatan utama Bidan Praktik Mandiri Nurkayati adalah praktik bidan kandungan yang dilakukan oleh bidan. Untuk itu customer akan
43 menggunakan jasa praktik bidan untuk mendapatkan resep dan hasil diagnosa serta informasi perkembangan janin dalam kandungan. Customer Services akan melayani pendaftaran pasien baru. Pasien akan diminta untuk mengisi formulir yang disediakan selanjutnya akan diberi nomor antri. Asisten bidan akan memanggil pasien sesuai urutan untuk langsung bertemu dengan bidan yang bertugas. Setelah bertemu, bidan akan melakukan pemeriksaan terhadap pasien dan mencatat data dari pemeriksaan ke dalam catatan medik. Selanjutnya bidan akan membuat resep obat dan diagnosa sesuai dengan perkembangan kandungan yang dialami pasien dan memberikannya kepada pasien. Jika pasien melakukan proses melahirkan, asisten bidan dan bidan akan mengambil tindakan proses persalinan. Pasien akan di periksa jika pasien melahirkan tanpa proses operasi pasien akan di tangani oleh bidan dan asisten bidan melahirkan diklinik. Namun jika pasien memerlukan proses operasi dalam melahirkan, bidan akan membuat surat rujukan kepada pasien untuk ditangani dirumah sakit yang telah menjalin kerjasama dengan pihak Bidan Praktik Mandiri Nurkayati. Setelah proses persalinan selesai, pasien akan mendapatkan perawatan khusus pada ruang pemulihan berdasarkan kelas kamar yang di inginkan pasien. Selama proses pemulihan asisten bidan akan memenuhi segala kebutuhan pasien dan pemberian obat serta vitamin kepada pasien. Bidan akan melakukan pemeriksaan rutin pada pasien serta bayi yang dilahirkan untuk menjaga kesehatan ibu dan bayi. Setelah pasien dinyatakan pulih atau sehat. Bidan akan mempersilahkan pasien untuk pulang dan memberikan resep kepada pasien. Setelah menerima resep, pasien akan memberikan resep tersebut kepada apoteker yang akan melayani penebusan obat.
44 Apoteker akan memeriksa persediaan obat apakah stok obat yang diminta. sesuai resep yang akan ditebus pasien. Jika stok obat ada, maka Apoteker akan meracik dan menyiapkan obat sesuai dengan resep yang diberikan. Setelah itu Apoteker akan membuat nota resep yang dilanjutkan dengan pembayaran oleh pasien. Setelah itu Apoteker akan meng-update stok obat dan membuat laporan penjualan. Jika stok obat sudah mencapai batas minimum, maka Apoteker akan membuat Surat Permintaan Pembelian (SPP) 2 rangkap dan mengajukan 1 rangkap kepada Bagian Pembelian. Setelah menerima SPP, Bagian Pembelian akan mencatat permintaan pembelian tersebut dan akan melakukan pembelian sesuai permintaan tersebut dengan supplier. Setelah menerima pesanan supplier akan membuatkan faktur dan mengirimkan pesanan tersebut. Selanjutnya Bagian Pembelian akan menerima barang yang nantinya akan dicek oleh Apoteker. Jika pembelian tidak sesuai, maka akan dilakukan retur. Jika pembelian sesuai maka Asisten Apoteker akan meng-update stok obat dan membuat laporan pembelian.
45 Pelanggan Customer Service Bidan Asisten Apoteker Mulai Memiliki kartu berobat? Menunju k bidan yang kosong Memerik sa Pasien Melahirkan? Melakuk an penndaft aran Memberi kan rekam medis Melayan i pendafta ran Memberi kan kartu berobat Caesar? Membua t resep Membua t surat rujukan Resep Data pelanggan Surat rujukan Kartu berobat Arsip Melahirk an di klinik Dirujuk ke RS Perawat an intensif Perawatan sampai akhir? Menyiap kan obat Melakuk an administ rasi Melayan i administ rasi Pemberi an obat Kwitansi pembayaran Kwitansi pembayaran Membua t rekam medis Selesai Arsip Gambar 3.2 Flow Chart Pemeriksaan Pasien
46 Pelanggan cs Bidan Asisten Apoteker Mulai Memberi kan rekam medis Memberi kan kartu berobat Menunju k bidan yang kosong Memberi kan kartu berobat & rekam medis Memerik sa Pasien Melahirkan? Perawat an Ringan Resep Kartu berobat Caesar? Membua t surat rujukan Surat rujukan Cukup sehat? Melahirk an di klinik Dirujuk ke RS Perawat an intensif Perawatan sampai akhir? Menyiap kan obat Melakuk an administ rasi Melayan i administ rasi Membua t resep Pemberi an obat Kwitansi pembayaran Kwitansi pembayaran Membua t rekam medis Selesai Arsip Gambar 3.3 Flow Chart Rawat Inap Pasien
Gambar 3.4 Flow Chart Pengadaan Obat 47
48 Gambar 3.5 Diagram Konteks yang Sedang Berjalan pada Bidan Praktik Mandiri Nurkayati
49 Customer Services Kartu berobat Form pendaftaran 1.0 Pendaftaran Data pasien Arsip Bidan 2.0 Pemeriksaan Resep Asisten Resep Surat rujukan Kwitansi pembayaran Apoteker 3.0 Pembayaran Pembayaran Arsip Persediaan CS Pembukuan 4.0 Membuat Laporan Data Owner Laporan akhir Gambar 3.6 Diagram Nol yang Sedang Berjalan pada Bidan Praktik Mandiri Nurkayati
50 Customer Services Kartu berobat Form pendaftaran 1.1 Input Data Data pasien Arsip Bidan 2.1 Cek Kesehatan Asisten Resep Surat rujukan 2.2 Melakukan Perawatan Kwitansi pembayaran Resep Apoteker 3.0 Pembayaran Pembayaran Arsip Persediaan CS Pembukuan 4.1 Cek Stok Data Owner Laporan akhir Gambar 3.7 Diagram 1 yang Sedang Berjalan pada Bidan Praktik Mandiri Nurkayati 3.3. Analisis Kebutuhan User Untuk memahami kebutuhan pengguna, digunakan analisis kebutuhan berdasarkan visi dan misi dari Bidan Praktik Mandiri Nurkayati. Informasi yang dibutuhkan oleh Bidan Praktik Mandiri Nurkayati adalah sebagai berikut: Informasi mengenai respon sedikit / banyaknya jumlah keluhan terhadap pelayanan pemeriksaan beserta jenis keluhan terhadap penjualan obat dan fasilitas yang dimiliki, sebagai bentuk pengawasan kualitas dan tolak ukur kepuasan pelanggan.
51 Informasi mengenai jumlah pasien pemeriksaan rutin atau pasien melahirkan, sebagai tolak ukur meningkatnya / menurunnya pelayanan. Informasi mengenai pesaing berupa rumah sakit atau puskesmas sebagai tolak ukur meningkatnya pelayanan. Informasi mengenai luas lingkup pasar sebagai tolak ukur meningkatnya pemasaran. Informasi mengenai pihak rumah sakit lain untuk kebutuhan pasien jika pasien membutuhkan rujukan bila mengalami operasi sebagai bentuk kerja sama yang baik dengan rekan bisnis. Informasi mengenai rekan kerja sebagai bentuk menjalin kerja sama yang baik dalam hal pengadaan stok obat oleh supplier untuk meningkatkan pelayanan. Akses data historis yang lebih mudah untuk dijadikan referensi dalam pengambilan keputusan bagi Bidan Praktik Mandiri Nurkayati di masa yang akan datang untuk meningkatkan mutu kualitas dan pelayanan. 3.4 Permasalahan yang Sedang Dihadapi Berdasarkan analisis dari visi misi pada Bidan Praktik Mandiri Nurkayati terdapat berbagai masalah dalam menjalankan proses bisnis dalam transaksi pemeriksaan pasien, rawat inap pasien, dan pengadaan obat.. Adapun masalah tersebut akan diuraikan sebagai berikut: Penyimpanan dokumen tidak terintegrassi dan sering terjadinya redudansi sehingga membebani pihak bidan terutama saat jam sibuk Sistem pengolahan data dan penyimpan saat ini lambat sehingga menghambat proses bisnis dan pemeriksaan pasien sehari-hari. Proses Pengajuan rawat inap memakan waktu yang lama Sulit menentukan informasi ketersediaan ruangan dalam proses rawat inap
52 Pengumpulan dokumen serta nota - nota transaksi mulai dari pasien masuk hingga keluar rawat inap rentan hilang ataupun terjadi redudansi. Sehingga Pada saat melakukan perhitungan biaya data pembayaran tidak akurat. Perlunya data tentang peningkatan pembelian dan penjualan sehingga membutuhkan data yang berasal dari penjualan, pembelian dan persediaan stok obat. Perlunya data kegiatan bisnis sehari-hari sebagai referensi pengambilan keputusan dalam meningkatkan kwalitas pelayanan Diperlukannya back up data historis untuk dijadikan referensi dalam pengambilan keputusan bagi perusahaan di masa yang akan datang. 3.5 Usulan Pemecahan Masalah Untuk menyelesaikan masalah pada Bidan Praktik Mandiri Nurkayati diperlukan cara pemecahan masalah. Berikut adalah usulan untuk memecahkan masalah: Merancang database untuk menyimpan transaksi pemeriksaan, resep obat, rawat inap, dan pengadaan obat pada Bidan Praktik Mandiri Nurkayati. Membangun sistem komputerisasi untuk mengorganisir penyimpanan data. Membuat fitur yang memudahkan melakukan pencarian data pasien. Membuat fitur sistem informasi administrasi rawat inap terintegrasi yang memberikan informasi ketersedian ruangan. serta mengurangi penggunaan nota transaksi karena digunakan satu form yang mencatat segala tindakan medis serta penggunaan obat. dan dokumen administrasi sudah tersistematisasi. Membuat fitur yang dapat menampilkan ketersedian stok obat, serta laporan pembelian, dan penjualan obat.