BAB II LANDASAN TEORI 2.1. Konsep Keputusan Pengambilan keputusan merupakan hal yang pokok bagi pemegang jabatan manajer. Karena keputusan merupakan rangkaian tindakan yang perlu diikuti dalam memecahkan masalah untuk menghindari atau mengurangi dampak negatif atau untuk memanfaatkan kesempatan di dalam perusahaan. Pengambilan keputusan yang baik adalah yang berlandaskan pada pemilihan atas sejumlah alternatif setelah melalui analisis dan pertimbangan yang matang (Hartono, 2013, h. 114). Model sistem yang dipergunakan untuk mengambil keputusan dapat bersifat tertutup atau terbuka. Sistem pengambilan tertutup menganggap bahwa keputusan dipisahkan dari masukan-masukan yang tidak diketahui dari lingkungannya. Dalam sistem ini pengambil keputusan dianggap : a) Mengetahui semua alternatif dan akibat atau hasil dari masing-masing alternatif. b) Mempunyai suatu metode (aturan, hubungan dan sebagainya) yang memungkinkan ia membuat urutan alternatif yang lebih disukainya, dan 6
c) Memilih alternatif yang memaksimalkan sesuatu seperti keuntungan, volume penjualan atau kegunaan. 7 Paham pengambilan keputusan yang tertutup jelas menganggap bahwa orang yang rasional secara logis menguji semua alternatif dan membuat urutan berdasarkan hasilnya. Dengan adanya pendekatan yang sistematis, maka keputusan tidak hanya dibuat akan tetapi juga akan diungkap oleh semua pihak. Ini berarti prosedur sistematika-nya jelas, masuk akal dan seluruh tahapannya mengikuti urutan yang benar dan kesimpulan akhirnya berupa hasil konsisten dari seluruh proses (Mangkusubroto, 1985). Pendekatan formal ini yang disebut dengan Analisa Keputusan. 2.1.1. Jenis-Jenis Keputusan Menurut Herbert A. Simon Menurut Herbert A. Simon jenis-jenis keputusan dalam suatu perusahaan dibedakan menjadi 2 yaitu keputusan terprogram dan keputusan tidak terprogram. Perbedaan keputusan terprogram dan tidak terprogram terlihat dari persyaratan operasionalnya yang berlainan bagi kedua jenis keputusan tersebut. Ciri-ciri keputusan terprogram dan keputusan tidak terprogram dapat diikhtisarkan sebagai berikut : Tabel 2.1. Ciri-ciri keputusan No 1 2 Berulang Keputusan Terprogram Dirumuskan dengan cermat Keputusan Tidak Terprogram Kadang-kadang Unik
8 3 Aturan atau algoritma keputusan bagi orang bawahan untuk digunakan Analisa baru untuk setiap kejadian Dengan kata lain, keputusan terprogram adalah keputusan yang dirumuskan dengan cermat dan cukup sering diulangi sehingga aturan keputusan atau algoritma keputusan dapat dirumuskan. Aturan-aturan dapat diuraikan sebelumnya, dan karena itu aturan-aturan tersebut biasanya dapat diberi kode untuk pengolahan komputer. Penggunaan komputer untuk mengolah aturan-aturan keputusan terprogram merupakan suatu proses pra pemilihan oleh seorang pengambil keputusan mengenai bagaimana keputusan harus diambil untuk waktu yang akan datang. Karena pengambilan keputusan itu merupakan suatu proses yang mahal ditinjau dari sudut sumber daya yang sangat langka, waktu dan tenaga manajerial, maka keputusan terprogram merupakan suatu metode yang efisien untuk menghemat sumber daya yang langka dan untuk meningkatkan produktifitas manajer. Sedangkan untuk keputusan tidak terprogram, keputusan ini tidak sering diulang atau dapat dikatakan keputusan ini sangat berbeda di setiap pengulangannya, sehingga tidak dapat dikembangkan suatu model umum sebagai suatu dasar untuk memogramnya. Kegiatan pengambilan keputusan baik yang terprogram ataupun tidak terprogram dapat mengikuti proses pengambilan keputusan termasuk pemahaman, perancangan dan pemilihan. Penentuan keputusan terprogram memerlukan lebih banyak pemecahan umum daripada keputusan tidak terprogram. Untuk keputusan
9 terprogram harus mempertimbangkan bermacam-macam kondisi sedangkan keputusan tidak terprogram hanya berhubungan dengan suatu situasi tertentu. Pengambilan keputusan memang bukan perkara mudah. Semakin besar perusahaan, semakin banyak aspek-aspek yang harus dipertimbangkan dalam mengambil keputusan (Hartono, 2013, h.114). Semakin besar perusahaan, semakin banyak barang yang dihasilkan dan atau jasa yang ditawarkan. Dengan demikian pelanggan atau klien perusahaan pun semakin beragam. Semakin besar perusahaan biasanya juga diikuti dengan semakin berkembangnya organisasi, sehingga strukturnya pun menjadi semakin rumit. Selain itu, keputusan-keputusan yang diambil oleh perusahaan yang sudah besar dapat berdampak luas terhadap kehidupan masyarakat, dalam segi-segi sosial, budaya, ekonomi dan bahkan politik (Hartono, 2013, h. 115). Sementara itu, di dunia yang diwarnai oleh perubahan ilmu pengetahuan dan teknologi yang sangat cepat, pengambilan keputusan juga harus mempertimbangkan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. 2.1.2. Tahapan Pengambilan Keputusan Menurut Herbert A. Simon Ada 4 tahapan dalam pengambilan keputusan menurut Herbert A. Simon yang dapat digambarkan seperti berikut :
10 Gambar 2.1. Siklus pengambilan keputusan menurut Herbert A. Simon Keterangan : a) Kegiatan Intelijen yaitu proses penjelajahan terhadap lingkungan untuk mengidentifikasi adanya kondisi-kondisi yang memerlukan pengambilan keputusan. Dalam tahapan ini, data dikumpulkan, diproses dan dianalisis untuk mendapatkan petunjuk-petunjuk bagi dirumuskannya permasalahan (berupa peluang atau kesulitan). b) Kegiatan Merancang yaitu menemukan, mengembangkan, dan manganalisa arah tindakan yang mungkin dapat dipergunakan. Dalam hal ini mengandung proses-proses untuk memahami masalah, untuk menghasilkan cara pemecahan masalah dan untuk menguji apakah cara pemecahan tersebut dapat dilaksanakan. c) Kegiatan Memilih yaitu memilih arah tindakan tertentu dari semua arah tindakan (alternatif) yang ada. Alternatif terbaik ditetapkan sebagai keputusan dan dilaksanakan. Menurut Simon, pengambilan keputusan adalah proses yang mengalir dari tahap intelijensi ke tahap perancangan sampai ke tahap pemilihan. Akan
11 tetapi di setiap tahap terdapat kemungkinan proses kembali ke tahap sebelumnya. Misalnya saja, pada tahap terakhir (pemilihan), bisa saja terjadi semua alternatif yang sudah dirumuskan ditolak, sehingga proses kembali lagi ke tahap sebelumnya (perancangan). 2.1.3. Tingkat-Tingkat Pengambilan Keputusan Pengambil keputusan mempunyai suatu cara untuk dapat memahami informasi yang menentukan efisiensi pengolahan informasinya. Pengetahuan seseorang digabungkan dengan kecakapannya mengolah informasi akan menentukan kesanggupannya mengambil keputusan. Dihadapkan dengan alternatif-alternatif, pengambil keputusan menentukan suatu tujuan, dan kemudian berusaha mencapainya dengan memilih alternatif yang terbaik berdasarkan pengetahuan yang dimilikinya. Pengambilan keputusan merupakan suatu proses penggunaan informasi secara rasional bukan secara emosional. Dengan demikian dalam hubungan ini, kesulitan dalam pengambilan keputusan dapat diakibatkan oleh kedua-duanya. Informasi yang tidak cukup ; yakni informasi yang tidak benar atau tidak lengkap mengenai bermacam-macam arah tindakan alternatif yang berpengaruh pada hasil akhir, Tujuan yang tidak jelas diuraikan, yakni tidak dapat menguraikan tujuan yang hasilnya lebih banyak diinginkan daripada yang lain. Pengambilan keputusan dapat terjadi mulai dari jenis keputusan sepintas lalu yang sangat rutin (keputusan terprogram) sampai keputusan kompleks yang mempunyai pengaruh besar terhadap sistem (keputusan tidak terprogram). Untuk
menggolongkannya, pengambilan keputusan dapat dibagi menjadi tiga tingkat yaitu: 12 a) Pengambilan keputusan tingkat strategis Yaitu keputusan yang ditandai oleh banyak ketidakpastian dan berorientasikan masa depan. Keputusan ini menentukan rencana jangka panjang yang mempengaruhi seluruh bagian perusahaan. Tujuan perusahaan ditentukan oleh beberapa strategi, oleh karena itu strategi berhubungan dengan perencanaan jangka panjang dan meliputi penentuan tujuan, penentuan kebijaksanaan, pengorganisasian, dan pencapaian keberhasilan organisasi secara menyeluruh. b) Pengambilan keputusan tingkat taktis Pengambilan keputusan tingkat taktis berhubungan dengan kegiatan jangka pendek dan penentuan sumber daya untuk mencapai tujuan. Jenis pengambilan keputusan ini berhubungan dengan bidang-bidang seperti perumusan anggaran, analisis aliran dana, penentuan tata ruang, masalah kepegawaian, perbaikan produk, serta penelitian dan pengembangan. c) Pengambilan keputusan tingkat teknis Pada tingkat pengambilan keputusan ini standar-standar ditentukan dan hasil keputusan sifatnya menentukan. Pengambilan keputusan teknis adalah suatu proses untuk menjamin agar tugas-tugas khusus dapat dilaksanakan dengan cara efektif dan efisien. Pengambilan keputusan ini memerlukan diberikannya perintah-perintah khusus yang mengawasi operasi-operasinya.
13 2.2. Analytical Hierarchy Process (AHP) 2.2.1. Pengertian AHP ( Analitycal Hierarchy Process ) AHP merupakan suatu model pendukung keputusan yang dikembangkan oleh Thomas L. Saaty. Model pendukung keputusan ini akan menguraikan masalah multi faktor atau multi kriteria yang kompleks menjadi suatu hirarki, menurut Saaty (1993), hirarki didefinisikan sebagai suatu representasi dari sebuah permasalahan yang kompleks dalam suatu struktur multi level dimana level pertama adalah tujuan, yang diikuti level faktor, kriteria, sub kriteria, dan seterusnya ke bawah hingga level terakhir dari alternatif. Dengan hirarki, suatu masalah yang kompleks dapat diuraikan ke dalam kelompok-kelompoknya yang kemudian diatur menjadi suatu bentuk hirarki sehingga permasalahan akan tampak lebih terstruktur dan sistematis. AHP sering digunakan sebagai metode pemecahan masalah dibanding dengan metode yang lain karena alasan-alasan sebagai berikut : a) Struktur yang berhirarki, sebagai konsekuesi dari kriteria yang dipilih, sampai pada subkriteria yang paling dalam. b) Memperhitungkan validitas sampai dengan batas toleransi inkonsistensi berbagai kriteria dan alternatif yang dipilih oleh pengambil keputusan. c) Memperhitungkan daya tahan output analisis sensitivitas pengambilan keputusan. 2.2.2. Tahapan AHP Dalam metode AHP dilakukan langkah-langkah sebagai berikut (Kadarsyah Suryadi dan Ali Ramdhani, 1998) :
14 a) Mendefinisikan masalah dan menentukan solusi yang diinginkan. Dalam tahap ini masalah yang akan dipecahkan secara jelas, detail dan mudah dipahami. Dari masalah yang ada akan dicoba solusi yang mungkin cocok bagi masalah tersebut. Solusi dari masalah mungkin berjumlah lebih dari satu. Solusi tersebut nantinya akan dikembangkan lebih lanjut dalam tahap berikutnya. b) Membuat struktur hierarki yang diawali dengan tujuan utama. Setelah menyusun tujuan utama sebagai level teratas, akan disusun level hirarki yang berada di bawahnya yaitu kriteria-kriteria yang cocok untuk mempertimbangkan atau menilai alternatif yang diberikan dan menentukan alternatif tersebut. Tiap kriteria mempunyai intensitas yang berbeda-beda. Hirarki dilanjutkan dengan subkriteria (jika mungkin diperlukan). c) Membuat matrik perbandingan berpasangan yang menggambarkan kontribusi relatif atau pengaruh setiap elemen terhadap tujuan atau kriteria yang setingkat di atasnya. Matriks yang digunakan bersifat sederhana, memiliki kedudukan kuat untuk kerangka konsistensi, mendapatkan informasi lain yang mungkin dibutuhkan dengan semua perbandingan yang mungkin dan mampu menganalisis kepekaan prioritas secara keseluruhan untuk perubahan pertimbangan. Pendekatan dengan matriks mencerminkan aspek ganda dalam prioritas yaitu mendominasi dan didominasi. Perbandingan dilakukan berdasarkan judgment dari pengambil keputusan dengan menilai tingkat kepentingan suatu elemen dibandingkan elemen lainnya. Untuk memulai proses perbandingan berpasangan dipilih sebuah kriteria
dari level paling atas hirarki misalnya K dan kemudian dari level di bawahnya diambil elemen yang akan dibandingkan misalnya E1,E2,E3,E4,E5. 15 d) Melakukan Mendefinisikan perbandingan berpasangan sehingga diperoleh jumlah penilaian seluruhnya sebanyak n x [(n-1)/2] buah, dengan n adalah banyaknya elemen yang dibandingkan. Hasil perbandingan dari masing-masing elemen akan berupa angka dari 1 sampai 9 yang menunjukkan perbandingan tingkat kepentingan suatu elemen. Apabila suatu elemen dalam matriks dibandingkan dengan dirinya sendiri maka hasil perbandingan diberi nilai 1. Skala 9 telah terbukti dapat diterima dan bisa membedakan intensitas antar elemen. Hasil perbandingan tersebut diisikan pada sel yang bersesuaian dengan elemen yang dibandingkan. Skala perbandingan perbandingan berpasangan dan maknanya yang diperkenalkan oleh Saaty bisa dilihat di bawah. Tabel 2.2. Skala Perbandingan berpasangan menurut Saaty Intensitas Kepentingan 1 Kedua elemen sama pentingnya, Dua elemen mempunyai pengaruh yang sama besar Elemen yang satu sedikit lebih penting daripada elemen yanga lainnya, 3 Pengalaman dan penilaian sedikit menyokong satu elemen dibandingkan elemen yang lainnya Elemen yang satu lebih penting daripada yang lainnya, Pengalaman dan 5 penilaian sangat kuat menyokong satu elemen dibandingkan elemen yang lainnya
16 7 Satu elemen jelas lebih mutlak penting daripada elemen lainnya, Satu elemen yang kuat disokong dan dominan terlihat dalam praktek Satu elemen mutlak penting daripada elemen lainnya, Bukti yang 9 mendukung elemen yang satu terhadap elemen lain memeliki tingkat penegasan tertinggi yang mungkin menguatkan Nilai-nilai antara dua nilai pertimbangan-pertimbangan yang berdekatan, Nilai ini diberikan bila ada dua kompromi di antara 2 2,4,6,8 pilihan Kebalikan = Jika untuk aktivitas i mendapat satu angka dibanding dengan aktivitas j, maka j mempunyai nilai kebalikannya dibanding dengan i e) Menghitung nilai eigen dan menguji konsistensinya. Jika tidak konsisten maka pengambilan data diulangi. f) Mengulangi langkah 3,4, dan 5 untuk seluruh tingkat hirarki. g) Menghitung vektor eigen dari setiap matriks perbandingan berpasangan yang merupakan bobot setiap elemen untuk penentuan prioritas elemenelemen pada tingkat hirarki terendah sampai mencapai tujuan. Penghitungan dilakukan lewat cara menjumlahkan nilai setiap kolom dari matriks, membagi setiap nilai dari kolom dengan total kolom yang bersangkutan untuk memperoleh normalisasi matriks, dan menjumlahkan nilai-nilai dari setiap baris dan membaginya dengan jumlah elemen untuk mendapatkan rata-rata. h) Memeriksa konsistensi hirarki.
17 Yang diukur dalam AHP adalah rasio konsistensi dengan melihat index konsistensi. Konsistensi yang diharapkan adalah yang mendekati sempurna agar menghasilkan keputusan yang mendekati valid. Walaupun sulit untuk mencapai yang sempurna, rasio konsistensi diharapkan kurang dari atau sama dengan 10 %. 2.2.3. Prinsip Dasar AHP AHP didasarkan atas 3 prinsip dasar yaitu: a) Dekomposisi Dengan prinsip ini struktur masalah yang kompleks dibagi menjadi bagian-bagian secara hierarki. Tujuan didefinisikan dari yang umum sampai khusus. Dalam bentuk yang paling sederhana struktur akan dibandingkan tujuan, kriteria dan level alternatif. Tiap himpunan alternatif mungkin akan dibagi lebih jauh menjadi tingkatan yang lebih detail, mencakup lebih banyak kriteria yang lain. Level paling atas dari hirarki merupakan tujuan yang terdiri atas satu elemen. Level berikutnya mungkin mengandung beberapa elemen, di mana elemen-elemen tersebut bisa dibandingkan, memiliki kepentingan yang hampir sama dan tidak memiliki perbedaan yang terlalu mencolok. Jika perbedaan terlalu besar harus dibuatkan level yang baru. b) Perbandingan penilaian/pertimbangan (comparative judgments). Dengan prinsip ini akan dibangun perbandingan berpasangan dari semua elemen yang ada dengan tujuan menghasilkan skala kepentingan relatif dari elemen. Penilaian menghasilkan skala penilaian yang berupa angka. Perbandingan berpasangan dalam bentuk matriks jika dikombinasikan akan menghasilkan prioritas.
18 c) Sintesa Prioritas Sintesa prioritas dilakukan dengan mengalikan prioritas lokal dengan prioritas dari kriteria bersangkutan di level atasnya dan menambahkannya ke tiap elemen dalam level yang dipengaruhi kriteria. Hasilnya berupa gabungan atau dikenal dengan prioritas global yang kemudian digunakan untuk memboboti prioritas lokal dari elemen di level terendah sesuai dengan kriterianya. 2.3. Sistem Penunjang Keputusan ( Decision Support System / DSS ) 2.3.1. Definisi DSS Secara umum DSS adalah sistem berbasis komputer yang interaktif, yang membantu mengambil keputusan dengan memanfaatkan data dan model untuk menyelesaikan masalah-masalah yang terstruktur. Sedangkan secara khusus DSS adalah Sebuah sistem yang mendukung kerja seorang manajer maupun sekelompok manajer dalam memecahkan masalah semi-terstruktur dengan cara memberikan informasi ataupun usulan menuju pada keputusan tertentu. DSS mendayagunakan resources individu-individu secara intelek dengan kemampuan komputer untuk meningkatkan kualitas keputusan. Jadi ini merupakan sistem pendukung yang berbasis komputer untuk manajemen pengambilan keputusan yang berhubungan dengan pemecahan masalah. 2.3.2. Konsep DSS Konsep DSS dimulai akhir tahun 1960 dengan time sharing komputer yaitu untuk pertama kalinya seseorang dapat berinteraksi langsung dengan komputer tanpa harus melalui spesialis informasi. Istilah DSS diciptakan pada tahun 1971 oleh Anthony Gory dan Scott Morton untuk mengarahkan aplikasi komputer pada pengambilan keputusan manajemen. Konsep DSS menggunakan
19 informasi spesifik yang ditujukan untuk membantu manajemen dalam mengambil keputusan dengan menggunakan model sebagai dasar pengembangan alternatif yang secara interaktif dapat digunakan oleh pemakai. Dari penjelasan tersebut maka dapat diketahui bahwa DSS mempunyai karakteristik tersendiri, antara lain : a) DSS dirancang untuk membantu pengambil keputusan dalam memecahkan masalah yang bersifat semi terstruktur ataupun tidak terstruktur, b) Dalam proses pengolahannya, DSS mengkombinasikan penggunaan model-model/teknik-teknik analisis dengan teknik pemasukan data konvensional serta fungsi-fungsi pencari/interogasi informasi, c) DSS dirancang sedemikian rupa, sehingga dapat digunakan dengan mudah oleh orang yang tidak memiliki dasar kemampuan pengoperasian komputer yang tinggi, d) DSS dirancang dengan menekankan pada aspek fleksibilitas serta kemampuan adaptasi yang tinggi, sehingga mudah disesuaikan dengan kebutuhan pemakai. 2.3.3. Tujuan DSS Bila diterapkan dalam sebuah organisasi atau perusahaan tujuan utama DSS adalah membantu manajer dan orang-orang yang terlibat dalam proses pengambilan keputusan untuk meningkatkan kemampuannya dalam memutuskan pemecahan suatu masalah. Keputusan yang dihasilkan nantinya diharapkan dapat memenuhi batasan kognitif, waktu dan ekonomis. Menurut Holsapple dan Winston, 1996 tujuan dari DSS adalah sebagai berikut :
20 a) DSS membantu pengambil keputusan dalam mengenali masalah dan kemudian memformulasikan data pendukung untuk keperluan analisis dan pengambilan tindakan. b) DSS memfasilitasi salah satu atau semua fase pengambilan keputusan agar prosesnya berjalan secara lancar dan cepat (efektif dan efisien). Fase pengambilan keputusan itu sendiri menurut Herbert A. Simon yang ditulis oleh Mc Leod (2007) adalah : Intellegence Activity yaitu proses pencarian informasi dan data dari lingkungan yang berguna bagi pemecahan masalah, Design Activity yaitu menemukan, mengembangkan dan menganalisa kemungkinan dari tindakan yang akan dijadikan solusi, Choice Activity yaitu memilih salah satu tindakan yang telah dianalisa pada fase sebelumnya yang kemudian dijadikan sebagai alternatif solusi, Review Activity yaitu mengimplementasikan solusi. DSS menjadi bantuan untuk memecahkan masalah yang semi terstruktur atau yang tidak terstruktur. DSS membantu dalam memanajemen informasi / pengetahuan. Hal ini dimungkinkan karena DSS dapat memiliki kemampuan untuk menerima, menyimpan, menggunakan, menurunkan dan mempresentasikan informasi / pengetahuan yang sesuai dengan keputusan yang akan diambil. DSS mendukung penilaian manajer tanpa bermaksud untuk menggantikannya. 2.3.4. Komponen-komponen DSS Menurut Turban (2005), komponen Sistem Pengambilan Keputusan dapat dibangun dari subsistem berikut ini, dapat dilihat pada Gambar 2.2. :
21 Gambar 2.2. Komponen-komponen DSS a) Subsistem Manajemen Data (Data Management Subsystem), meliputi basis data basis data yang berisi data yang relevan dengan keadaan dan dikelola software yang disebut DBMS (Database Management System). b) Subsistem Manajemen Model (Model Management Subsystem), berupa sebuah paket software yang berisi model-model finansial, statistik, management science, atau model kuantitatif, yang menyediakan kemampuan analisa dan software management yang sesuai. c) Subsistem Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management Subsystem), merupakan subsistem (optional) yang dapat mendukung subsistem lain atau berlaku sebagai komponen yang berdiri sendiri (independent). d) Subsistem Antarmuka Pengguna (User Interface Subsystem), merupakan subsistem yang dapat dipakai oleh user untuk berkomunikasi dan memberi perintah (menyediakan user interface). e) Pengguna (user), termasuk di dalamnya adalah pengguna (user), manager, dan pengambil keputusan.
22 2.3.5. Ciri-ciri DSS Ciri Decision Support System a) DSS dirancang untuk membantu pengambil keputusan dalam memecahkan masalah yang bersifat semi terstruktur ataupun tidak terstruktur, b) Dalam proses pengolahannya, DSS mengkombinasikan penggunaan model-model atau teknik-teknik analisis dengan teknik pemasukan data konvensional serta fungsi-fungsi pencari/interogasi informasi, c) DSS dirancang sedemikian rupa, sehingga dapat digunakan dengan mudah oleh orang yang tidak memiliki dasar kemampuan pengoperasian komputer yang tinggi, d) DSS dirancang dengan menekankan pada aspek fleksibilitas serta kemampuan adaptasi yang tinggi, sehingga mudah disesuaikan dengan kebutuhan pemakai, e) Menghasilkan acuan data untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh manajer yang kurang berpengalaman, f) Fasilitas untuk mengambil data dapat memberikan kesempatan bagi beberapa manajer untuk berkomunikasi dengan lebih baik, g) Meningkatkan produktifitas dan kontrol dari manajer. 2.3.6. Keuntungan Decision Support System a) DSS memperluas kemampuan pengambil keputusan dalam memproses data/informasi bagi pemakainya, b) DSS membantu pengambil keputusan dalam penghematan waktu yang dibutuhkan untuk memecahkan masalah,
23 c) DSS dapat menghasilkan solusi dengan lebih cepat serta hasilnya dapat diandalkan, d) DSS mampu menyajikan berbagai alternatif, e) DSS dapat menyediakan bukti tambahan untuk memberikan pembenaran sehingga dapat memperkuat posisi pengambil keputusan. 2.3.7. Keterbatasan DSS a) Beberapa kemampuan manajemen dan bakat manusia yang tidak dapat dimodelkan, b) Kemampuan terbatas pada pembendaharaan pengetahuan yang dimilikinya, c) Proses tergantung pada peragkat lunak yang digunakan, d) Tidak memiliki kemampuan intuisi (berpikir) seperti pada manusia. 2.3.8. Sistem Penunjang Keputusan Kelompok / (Group Decision Support System) GDSS Adalah suatu sistem berbasis komputer yang mendukung kelompokkelompok orang yang terlibat dalam suatu tugas (tujuan) bersama dan yang menyediakan interface bagi suatu lingkungan yang digunakan bersama. Atau bisa dikatakan GDSS adalah sistem pendukung keputusan kelompok yang berusaha memperbaiki komunikasi diantara para anggota kelompok dengan menyediakan lingkungan yang mendukung dan mendukung para pengambil keputusan dengan menyediakan perangkat lunak GDSS yang disebut groupware. Nama lain dari GDSS antara lain : Group Support System (GSS)
24 Computer Supported Cooperative Work (CSCW) Computerzed Collaborative Work Support Electronic Meeting System Pengaturan GDSS adalah: a) Ruang keputusan; merupakan pengaturan untuk rapat kelompok kecil serta tatap muka. Ruangan tersebut mendukung komunikasi melalui kombinasi perabot, peralatan dan tata letak. b) Jaringan keputusan; dalam hal ini yang dimaksud adalah LAN. Jika kelompok kecil tidak mungkin bertemu secara bertatap muka maka para abggota dapat berinteraksi melalui jaringan. c) Pertemuan Legislatif; jika kelompok terlalu besar untuk ruang keputusan maka pertemuan legislatif diperlukan. d) Konferensi bermedia komputer; beberapa aplikasi kantor virtual memungkinkan komunikasi antara kelompok-kelompok besar dengan anggota yang tersebar secara geografis. 2.3.9. Flowchart Flowchart adalah cara penyajian visual aliran data melalui sistem informasi, operasi dilakukan dalam sistem dan urutan di mana mereka dilakukan (www.edrawsoft.com/flowchart-definition.php). Flowchart dapat membantu menjelaskan pekerjaan yang saat ini dilakukan dan bagaimana cara meningkatkan atau mengembangkan perkerjaan tersebut. Dengan menggunakan flowchart dapat juga membantu untuk menemukan elemen inti dari sebuah proses, selama garis
digambarkan secara jelas antara di mana suatu proses berakhir dan proses selanjutnya dimulai. 25 Dalam penulisan Flowchart dikenal dua model, yaitu Sistem Flowchart dan Program Flowchart 1. System Flowchart yaitu : Bagan Yang memperlihatkan urutan prosedure dan proses dari beberapa file di dalam media tertentu. Melalui flowchart ini terlihat jenis media penyimpanan yang dipakai dalam pengolahan data. Selain itu juga menggambarkan file yang dipakai sebagai input dan output. Tidak digunakan untuk menggambarkan urutan langkah untuk memecahkan masalah. Hanya untuk menggambarkan prosedur dalam sistem yang dibentuk. 2. Program Flowchart yaitu : Bagan yang memperlihatkan urutan dan hubungan proses dalam suatu program. Dua jenis metode penggambaran program flowchart : a) Conceptual flowchart, menggambarkan alur pemecahan masalah secara global. b) Detail flowchart, menggambarkan alur pemecahan masalah secara rinci. Simbol-simbol yang di pakai dalam flowchart dibagi menjadi 3 kelompok : 1. Flow direction symbols Digunakan untuk menghubungkan simbol satu dengan yang lain Disebut juga connecting line
26 Tabel 2.3. Flow Direction Symbols Simbol arus / flow, yaitu menyatakan jalannya arus suatu proses Simbol connector, berfungsi menyatakan sambungan dari proses ke proses lainnya dalam halaman yang sama Simbol offline connector, menyatakan sambungan dari proses ke proses lainnya dalam halaman yang berbeda 2. Processing symbols Menunjukan jenis operasi pengolahan dalam suatu proses / prosedur Tabel 2.4. Processing Symbols Simbol process, yaitu menyatakan suatu tindakan (proses) yang dilakukan oleh komputer Simbol manual, yaitu menyatakan suatu tindakan (proses) yang tidak dilakukan oleh komputer Simbol decision, yaitu menujukkan suatu kondisi tertentu yang akan menghasilkan dua kemungkinan jawaban : ya / tidak Simbol predefined process, yaitu menyatakan penyediaan tempat penyimpanan suatu pengolahan untuk memberi harga awal Simbol terminal, yaitu menyatakan permulaan atau akhir suatu program Simbol keying operation, Menyatakan segala jenis operasi yang diproses dengan menggunakan suatu mesin yang mempunyai keyboard Simbol offline-storage, menunjukkan bahwa data dalam simbol ini akan disimpan ke suatu media tertentu
27 Simbol manual input, memasukkan data secara manual dengan menggunakan online keyboard 3. Input / Output symbols Menunjukan jenis operasi pengolahan dalam suatu proses / prosedur Menunjukkan jenis peralatan yang digunakan sebagai media input atau output. Tabel 2.5. Input / Output Symbols Simbol input/output, menyatakan proses input atau output tanpa tergantung jenis peralatannya Simbol punched card, menyatakan input berasal dari kartu atau output ditulis ke kartu Simbol magnetic tape, menyatakan input berasal dari pita magnetis atau output disimpan ke pita magnetis Simbol disk storage, menyatakan input berasal dari dari disk atau output disimpan ke disk Simbol document, mencetak keluaran dalam bentuk dokumen (melalui printer) Simbol display, mencetak keluaran dalam layar monitor
28 2.4. Database Database adalah koleksi dari data-data yang terkait secara logis dan deskripsi dari data-data tersebut, yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi dari suatu organisasi. [3] Database is a self-describing collection of integrated tables, yang berarti database adalah sebuah koleksi data yang menggambarkan integrasi antara tabel yang satu dengan tabel yang lainnya. Database is a self-describing, disini dijelaskan bahwa struktur data saling terintegrasi dalam suatu tempat yang dikenal sebagai kamus data atau metadata. [3] Jadi, database adalah suatu koleksi data yang saling berhubungan secara logis dan menggambarkan integrasi antara suatu tabel dengan tabel lainnya, yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi dari suatu organisasi. [3] Berikut ini merupakan alasan dari penggunaan database: [4] a) Padat. Tidak perlu lagi membuat arsip kertas dalam ukuran besar. b) Kecepatan Mesin dapat mendapatkan kembali dan mengubah data jauh lebih cepat daripada yang manusia yang dapat lakukan. c) Mengurangi pekerjaan yang membosankan Rasa bosan dari proses memelihara arsip arsip berupa kertas dapat dikurangi. d) Aktual
Informasi yang terbaru dan akurat selalu tersedia disetiap waktu ketika dibutuhkan. 29 Terdapat 8 keuntungan dengan menggunakan pendekatan database, yaitu: [4] a) Redundansi dapat dikurangkan b) Ketidakkonsistenan dapat dihindari c) Data dapat dibagikan. d) Standar-standar dapat diselenggarakan. e) Pembatasan keamanan dapat diselenggarakan. f) Integritas dapat dipertahankan. g) Keperluan yang bertentangan dapat diseimbangkan. h) Tersedianya dukungan untuk transaksi. Pada umumnya data dalam database bersifat integrated dan shared. Maksud dari integrated adalah database merupakan penggabungan beberapa file data yang berbeda, dengan membatasi pengulangan baik keseluruhan file ataupun sebagian. Pengertian shared artinya adalah data individu dalam database dapat digunakan secara bersamaan antara beberapa pengguna yang berbeda. 2.4.1. DBMS (Database Management System) DBMS adalah sistem perangkat lunak yang memungkinkan pengguna untuk mendefinisikan, membuat, memelihara dan mengontrol akses ke database. [1] DBMS adalah perangkat lunak khusus yang digunakan untuk membuat, mengakses, mengontrol, dan mengatur sebuah database. [3] DBMS merupakan kumpulan data yang saling berhubungan dan juga mengandung kumpulan program untuk mengakses data tersebut. [4]
30 Jadi, DBMS adalah perangkat lunak yang berinteraksi dengan program aplikasi pengguna dan database. DBMS menyediakan beberapa fasilitas sebagai berikut : a) DDL (Data Definition Language) memungkinkan pengguna untuk mendefinisikan tipe data, struktur, dan batasan batasan pada data yang disimpan ke dalam database. b) DML (Data Manipulation Language) memungkinkan pengguna untuk memasukkan, mengubah menghapus, dan menampilkan data dari database. 2.4.2. Abstraksi Data Salah satu tujuan dari DBMS adalah untuk menyediakan tampilan antarmuka (interface) dalam mengelola data yang lebih ramah (user friendly) kepada pemakai. Untuk itu, sistem tersebut akan menyembunyikan detail tentang bagaimana data disimpan dan dikelola. Karena itu, seringkali data yang terlihat oleh seorang pemakai dapat berbeda dengan yang sesungguhnya tersimpan secara fisik. Abstraksi data mengacu pada tingkatan atau level dalam bagaimana melihat data dalam sebuah sistem basis data. Ada 3 level abstraksi data yaitu: a) Level Fisik (Physical Level) Merupakan level terendah dalam abstraksi data, yang menunjukkan bagaimana sesungguhnya suatu data disimpan. Pada level ini, pemakai melihat data sebagai gabungan dari struktur dan datanya sendiri. b) Level Konseptual (Conceptual Level) Merupakan level berikutnya dalam abstraksi data yang menggambarkan data secara fungsional yang disimpan dalam basis data serta hubungannya dengan data yang lain.
31 c) Level Penampakan (View Level) Merupakan level tertinggi dari abstraksi data yang hanya menunjukkan sebagian dari basis data. Banyak user dalam sistem basis data tidak akan terlibat dengan semua data atau informasi yang disimpan. Para user umumnya hanya membutuhkan sebagian data dalam basis data yang kemunculannya di mata pemakai diatur oleh aplikasi end-user. Gambar 2.3. Abstraksi Data 2.5. SQL Server SQL Server adalah sistem manajemen database relasional / Relational Database Management System (RDBMS) yang dirancang untuk aplikasi dengan arsitektur client/server. Istilah client, server, dan client/server dapat digunakan untuk merujuk kepada konsep yang sangat umum atau hal yang spesifik dari perangkat keras atau perangkat lunak. Pada level yang sangat umum, sebuah client adalah setiap komponen dari sebuah sistem yang meminta layanan atau sumber daya (resource) dari komponen sistem lainnya. Sedangkan sebuah server adalah setiap komponen sistem yang menyediakan layanan atau sumber daya ke komponen sistem lainnya.
32 Gambar 2.4. Sistem Client /Server Sistem client/server dirancang untuk memisah layanan basisdata dari client, dengan penghubungnya menggunakan jalur komunikasi data. Layanan basisdata diimplementasikan pada sebuah komputer yang berdaya guna, yang memungkinkan manajeman tersentralisasi, keamanan, dan berbagai sumber daya. Oleh karena itu, server dalam client/server adalah basisdata dan layanannya. Aplikasi-aplikasi client diimplementasikan pada berbagai flatform, menggunakan berbagai alat pemrograman. SQL Server adalah server basisdata yang secara fungsional adalah proses atau aplikasi yang menyediakan layanan basisdata. Client berinteraksi dengan layanan basisdata melalui antar muka komunikasi tertentu yang bertujuan untuk pengendalian dan keamanan. Client tidak mempunyai akses langsung kedata, tetapi selalu berkomunikasi dengan server basisdata. SQL Server menggunakan tipe dari database yang disebut database relasional. Database relasional adalah database yang digunakan sebuah data untuk mengatur atau mengorganisasikan kedalam tabel. Tabel-tabel adalah alat bantu untuk mengatur atau mengelompokan data mengenai subyek yang sama dan
mengandung informasi dan kolom dan baris. Tabel-tabel saling berhubungan dengan mesin database ketika dibutuhkan. 33 SQL Server mendukung beberapa tipe data yang berbeda, termasuk untuk karakter, tanggal (datetime) dan uang (money), SQL Server digunakan untuk menggambarkan model dan implementasi pada database. Keuntungan menggunakan SQL Server dapat didefinisikan menjadi dua bagian yaitu satu bagian untuk menjalankan pada server dan bagian lain untuk client. 2.5.1. Keuntungan Client a) Mudah digunakan. b) Mendukung berbagai perangka keras. c) Mendukung berbagai aplikasi perangkat lunak. d) Biasa untuk digunakan 2.5.2. Keuntungan Server a) Dapat diandalkan (Reliable) b) Toleransi kesalahan (Fault Tolerant) c) Konkurensi (Concurrent) d) Performa tingggi dalam perangkat keras (High-performance Hardware) e) Pengendalian terpusat (Centralized Control) f) Penguncian yang canggih (Sophisticated Locking) 2.6. Software Microsoft Access Microsoft Access adalah salah satu aplikasi dalam Microsoft Office. Microsoft Access harus dijalankan (membutuhkan) sistem operasi Windows, dan hingga saat ini hanya Windows yang dipasang pada komputer desktop/laptop saja
34 yang bisa menjalankan Microsoft Access. Sistem operasi Windows yang dipasang pada tablet atau mobile device (termasuk pada Cloud) belum bisa menjalankan Microsoft Access (Haer, 2013). Microsoft Access termasuk kelompok program aplikasi Database Management System (DBMS) yang banyak digunakan dewasa ini. Model data yang digunakan pada Microsoft Access ini adalah suatu model data relasional, di mana data diorganisasikan ke dalam tabel dua dimensi yang terdiri dari baris dan kolom. Data yang terletak dalam satu kolom yang sama disebut data field / item, sedangkan data yang terletak dalam satu baris dan mewakili satu objek disebut data record. Hal hal yang perlu diperhatikan dalam Microsoft Access : a) Menentukan struktur dari data (format data) b) Menginput, memanipulasi data (menghapus, menambah, merubah, dan melakukan perhitungan pada data) c) Memanggil data sesuai dengan jenis kriteria pencarian d) Bekerja dengan lapisan-lapisan data untuk berbagai kriteria pilihan e) Merancang form untuk menginput, memeriksa serta memperbarui data f) Merancang laporan, label, gambar dan tampilan layar untuk menyajikan informasi yang terpilih, bahkan dalam hal pencetakan g) Menggabungkan maupun menambah data dari satu atau beberapa file Sebuah Database Microsoft Access terdiri dari :
35 Tabel 2.6. Komponen database pada Microsoft Access Tabel Query Form Report Macro Modul Data yang menggambarkan kumpulan karakteristik suatu entitas Perintah yang digunakan untuk memanipulasi data Sebuah fasilitas yang ditampilkan pada monitor dan digunakan untuk memanipulasi data. Mencetak atau menampilkan suatu informasi dalam bentuk laporan Bahasa pemrograman sederhana yang digunakan untuk menjalankan rangkaian perintah yang dapat diulangi lagi Program-program yang berisi fungsi-fungsi dan prosedur-prosedur yang ada dalam Access dengan platform Visual Basic 2.6.1. Definisi Tabel Tabel merupakan bagian utama dalam sebuah pengaturan Database. Sebuah tabel bisa diartikan sebagai sebuah ruang yang berisi data-data karakter pada suatu informasi. Seperti telah dijelaskan bahwa untuk penyimpanan data digunakan tabel dua dimensi yang terdiri dari baris dan kolom. Kolom biasa disebut dengan field atau atribut yang merupakan ciri dari suatu objek, sedangkan baris atau record atau tupel adalah kumpulan field yang sama. Gambar 2.5. Contoh penulisan tabel
36 Sebuah tabel atau relasi mempunyai sifat-sifat : a) Urutan baris tidak teratur b) Urutan kolom tidak teratur c) Harga field adalah atomik (tidak dapat terbagi lagi) d) Setiap baris dalam relasi / tabel berbeda, tidak boleh ada 2 baris yang semua fieldnya berharga sama. e) Setiap relasi / tabel harus mempunyai kode pengenal yang unik (sebagai key). Untuk memenuhi sifat terakhir, digunakan primary key yaitu sebuah atau kumpulan nilai field yang unik dipakai untuk membedakan satu baris dengan baris lainnya. Primary key harus bersifat not null (tidak boleh kosong). Adapun tujuan dari primary key adalah a) Menjamin bahwa setiap record memiliki penunjuk yang unik b) Menetapkan urutan tampilan default (standar) dalam View Datasheet c) Menetapkan hubungan antar tabel 2.6.2. Hubungan antar Tabel (Relationship) Dalam menggunakan tabel sering kali membutuhkan beberapa tabel sekaligus sehingga perlu adanya hubungan antara satu tabel dengan tabel lainnya. Dalam konsep relationship ini, dikenal tabel primer sebagai tabel utama. Untuk dapat saling berhubungan antara tabel primer dengan pasangannya diperlukan field yang mempunyai karakteristik sama sehingga dapat mengenali record pasangannya. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam hubungan antara tabel adalah :
37 a) Tidak dapat menambah sebuah record pada tabel terhubung bila tidak ada record yang cocok dalam tabel primer. b) Tidak dapat menghapus sebuah record dari tabel primer bila terdapat record yang cocok dalam tabel terhubungnya. c) Tidak dapat mengubah primary key dalam tabel primernya bila record yang cocok terdapat pada tabel terhubungnya. d) Tidak dapat mengubah foreign key dalam tabel terhubungannya sehingga tidak ada record terhubung yang sia-sia. (Foreign key adalah field pada tabel primer yang merupakan primary key tetapi pada tabel pasangannya hanya sebagai field biasa). 2.6.3. Definisi Query Query adalah objek database yang merupakan sebuah filter yang serba guna. Query digunakan untuk memilih record-record atau field-field yang ingin dilihat tanpa harus menyembunyikan kolom-kolom setiap kali membuka data sheet, juga dapat menetapkan kolom-kolom perhitungan yang terlihat seperti field-field sebenarnya, meskipun tidak disimpan dalam suatu tabel. Query memiliki kemampuan untuk bekerja dengan data dari dua tabel atau lebih dengan cara yang sangat intuitif. Query dapat digunakan sebagai sumber data (seperti tabel) untuk sebuah form, report atau sebagai sebuah Query lain. 2.6.4. Fungsi Form Form berfungsi sebagai tampilan interaktif bagi para pengguna langsung pada Microsoft Access. Secara umum, para pengisi atau pembaca data dapat memasukkan data ke dalam tabel secara langsung. Namun hal demikian kurang efektif apalagi jika data yang akan dimasukkan begitu banyak. Maka dengan
semakin banyaknya database, akan lebih mudah bila pengguna ingin memasukkan/mengubah data yang ada dengan menggunakan Form, karena bentuknya yang intuitif. Gambar 2.6. Bentuk Form 2.6.5. Fungsi Report Data atau isi field yang ada tentunya akan disuguhkan dalam bentuk laporan atau Report untuk keperluan-keperluan tertentu. Membuat Report sama caranya dengan membuat Form, bisa dibuat dengan cepat menggunakan AutoReport, atau bisa juga dibuat dengan cara Report Wizard untuk mendapatkan hasil yang sesuai dengan kebutuhan kita. Dan kalau ingin membuat Report dengan tampilan khusus, bisa dibuat perubahan atau membuat sendiri Report sesuai dengan kebutuhan. 38