8 BAB II KAJIAN TEORETIS A. Administrasi pada Umumnya Pada umumnya pengertian administrasi yang dimaksudkan oleh kebanyakan orang dalam kehidupan sehari-hari adalah terjemahan dari kata administratie (Belanda) yang sama dengan clerical-work (Inggeris) yang berarti tata usaha. Pengertian ini adalah benar sesuai dengan pengamatan sepintas yang pernah dialami, akan tetapi masih berada dalam pandangan yang sempit, yang menyangkut kegiatankegiatan dari suatu kantor seperti menyelenggarakan surat-menyurat, mengatur dan mencatat penerimaan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan dan pengeluaran barang-barang, mengurus keuangan, pengarsipan, dan sebagainya. Keseluruhan kegiatan tersebut di atas adalah merupakan kegiatan ketatausahaan yang baru merupakan gambaran sebagian kecil dari keseluruhan proses administrasi yang sesungguhnya (Purwanto, 2007: 49). Administrasi dalam pengertian luas adalah terjemahan dari kata administration (Inggris). Secara etimologis, istilah tersebut berasal dari bahasa Latin Administrare. Kata administrare terdiri dari kata ad + ministrare. Kata Ad mempunyai arti yang sama dengan kata to dalam bahasa Inggeris yang berarti ke atau kepada; dan kata ministrare mempunyai arti yang sama dengan to serve atau to conduct dalam bahasa Inggeris yang berarti melayani, membantu, menolong, memenuhi, atau mengarahkan. Jadi kata administrasi dapat diartikan sebagai suatu
9 usaha untuk melayani, usaha untuk membantu, usaha untuk menolong, usaha untuk memenuhi, usaha untuk mengarahkan dan atau usaha untuk memimpin semua kegiatan yang telah direncanakan untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Sedangkan orang yang diberi wewenang dan tanggung jawab formal dalam hierarki organisasi (kelompok kerjasama) untuk memberikan bantuan, pelayanan, pertolongan dalam usaha itu dinamakan administrator, yang pada hakekatnya adalah seorang pelayan atau pembantu yang memberikan service dalam usaha mencapai tujuan tersebut (Purwanto, 2007: 78). Berdasarkan pengertian di atas, lalu orang mulai menyusun resep dalam pengertian yang umum tentang administrasi sebagaimana para ahli di bawah ini. Herbert Alexander Simon, dalam bukunya Public Administration menyatakan: In its broadest sense, administration can be defined as the activities of group cooperating to accomplish common goals. Pengertiannya kurang lebih sebagai berikut: Dalam pengertian yang terluas, administrasi dapat dirumuskan sebagai kegiatan dari kelompok orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama (Simon, 2006: 3). Menurut Sondang P. Siagian, dalam bukunya Filsafat Administrasi, memberikan definisi administrasi sebagai keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. (Siagian 2005: 13). Sedangkan The Liang Gie dan Sutarto dalam bukunya Pengertian, Kedudukan dan Perincian Ilmu Administrasi mengemukakan definisi administrasi sebagai berikut: Administrasi
10 adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh kelompok orang dalam kerjasama mencapai tujuan tertentu. (Sutisna, 2007: 13). Berdasarkan ketiga definisi administrasi di atas, penulis memberikan suatu kesimpulan bahwa administrasi adalah keseluruhan proses penataan kegiatan dari kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Dari definisi ini, dapat dipetik beberapa pokok pikiran yang merupakan kesamaan pendapat dari para ahli administrasi, yaitu antara lain: a. Administrasi merupakan rangkaian kegiatan penataan b. Kegiatan penataan itu dilakukan oleh sekelompok orang c. Usaha kerjasama sekelompok orang itu mempunyai tujuan tertentu yang disepakati untuk dicapainya. Pokok pikiran tersebut di atas ini memuat beberapa aspek penting yang merupakan faktor penyebab terjadinya administrasi, yaitu: (a) adanya manusia (dua orang atau lebih); (b) adanya tujuan yang hendak dicapai; (c) adanya serangkaian tugas pekerjaan yang harus dikerjakan; dan (d) ada proses kerjasama (proses penataan). B. Administrasi Pendidikan Pengertian administrasi pendidikan sampai pada abad ini masih belum terdapat suatu komitmen yang uniform dari para ahli tentang definisi administrasi pendidikan. Masing-masing ahli memberikan definisi yang berbeda-beda dengan
11 dukungan argumentasi yang cukup kuat dan rasional. Dalam realitasnya, ternyata masih terdapat sebagian orang yang memandang administrasi pendidikan itu sama dengan administrasi sekolah. (Periksa Pedoman Administrasi dan Supervisi Pendidikan Buku III-b, Kurikulum 1975 dalam pemakaian istilah tersebut). Kecenderungan inilah yang mengilhami keyakinan mereka sehingga dalam mendefinisikan administrasi pendidikan cenderung pula mempersempit pengertiannya, yaitu dalam konteks yang sama dengan tata usaha sekolah, administrasi pengajaran, dan administrasi sekolah. Sesungguhnya administrasi pendidikan itu lebih luas dibanding dengan administrasi tata usaha atau administrasi pengajaran maupun dengan administrasi sekolah. Untuk menghindari terjadinya interpolasi penerapan pengertian, dan untuk menunjukkan bukti-bukti bahwa administrasi pendidikan itu lebih luas dari yang lainnya, maka ada beberapa alasan yang menjadi dasar pertimbangan dalam penulisan ini, yaitu: a) Administrasi pendidikan di Indonesia adalah merupakan bagian atau cabang dari ilmu administrasi umum, khususnya administrasi negara dimana dalam praktek penyelenggaraan administrasi pendidikan pada umumnya tetap berhubungan dengan pola penyelenggaraan sistem administrasi negara. Karena itu, administrasi pendidikan di Indonesia dilaksanakan berdasarkan ketentuanketentuan yang diatur oleh negara (pemerintah). b) Masalah pendidikan di Indonesia adalah juga masalah negara. Dasar dan tujuan pendidikan di Indonesia sama dengan dasar dan tujuan negara, yakni berdasarkan
12 Pancasila dan UUD 1945. Karena itu, bagaimana bentuk dan sistem negara kita maka begitu pula pendidikannya. Administrasi pendidikan pada dasarnya menunjukkan ruang lingkup atau ruang gerak administrasi ke dalam bidang pendidikan. Dengan kata lain, administrasi pendidikan pada hakekatnya merupakan aplied ilmu administrasi dalam ilmu pendidikan, dimana dalam kegiatan pembinaan, pengembangan dan pengendalian usaha-usaha pendidikan yang diselenggarakan dalam bentuk kerjasama sejumlah orang adalah merupakan obyek atau sasaran kegiatan administrasi pendidikan. Demikian pula tujuan administrasi pendidikan berkaitan erat dengan tujuan pendidikan nasional, sebab administrasi pendidikan merupakan alat untuk mencapai tujuan umum pendidikan nasional. c) Wilayah cakupan administrasi pendidikan sama luasnya dengan wilayah cakupan pendidikan nasional yang dalam praktek penyelenggaraannya meliputi pendidikan formal, pendidikan non formal, dan pendidikan informal. Penyelenggaraan administrasi dalam arti luas tidak hanya dilaksanakan dalam sistem persekolahan akan tetapi meliputi pula kegiatan di luar sistem persekolahan, termasuk administrasi pendidikan yang berlangsung di dalam lingkungan keluarga. Demikian pula fungsi administrator pendidikan. d) Administrasi pendidikan memang lebih luas dari administrasi sekolah. Administrasi sekolah hanya merujuk kepada kegiatan-kegiatan administrasi yang diselenggarakan di sekolah, sedangkan administrasi pendidikan berkonfusi dan tersirat dalam konteks yang lebih luas meliputi pula administrasi pendidikan di
13 luar sistem persekolahan. Ini berarti kontent administrasi pendidikan di dalamnya memuat sebagian masalah-masalah administrasi yang diselenggarakan di sekolah. Gambaran tentang luas-sempitnya administrasi pendidikan telah jelas bagi kita, namun untuk merumuskan suatu pengertian yang lengkap rasanya sulit bagi kita untuk melepaskan begitu saja dari bayangan kita mengenai pengertian administrasi pada umumnya. Walaupun suatu rumusan tidak terlalu dapat menjelaskan pengertian secara lengkap dari keinginan kita, akan tetapi dalam banyak hal paling tidak dapat membantu mengurangi kesalahtafsiran kita tentang pengertian administrasi pendidikan yang sesungguhnya. Pada kesimpulannya berpendapat bahwa administrasi pendidikan adalah rangkaian kegiatan atau keseluruhan proses pengendalian usaha kerjasama sejumlah orang untuk mencapai tujuan pendidikan secara berencana dan sistematis yang diselenggarakan di lingkungan tertentu, terutama berupa lembaga pendidikan formal. (Nawawi, 2001: 11). Sedangkan M.Ngalim Purwanto, dalam bukunya Administrasi Pendidikan, dijelaskan bahwa: Administrasi pendidikan adalah suatu proses keseluruhan kegiatan bersama dalam bidang pendidikan yang meliputi perencanaan, pelaporan dan pembiayaan, dengan menggunakan atau memanfaatkan fasilitas yang tersedia baik personil, material, maupun spiritual untuk mencapai tujuan pendidikan secara efektif dan efisien (Purwanto, 2005:12).
14 Akhir dari seluruh rumusan pengertian di atas disimpulkan bahwa: Administrasi pendidikan adalah suatu proses keseluruhan usaha kerjasama sekelompok orang dalam bidang pendidikan dengan memanfaatkan atau mendayagunakan segala sumber potensi yang tersedia, baik personil, material maupun spiritual secara berencana dan sistematis untuk mewujudkan tujuan pendidikan yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien. Administrasi sebagai suatu proses keseluruhan menunjukkan rangkaian seluruh kegiatan, mulai dari kegiatan pimpinan sampai dengan kegiatan pelaksana, dari pemikiran penentuan tujuan pelaksanaan sampai tercapainya tujuan melalui serangkaian kegiatan pokok yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, pengarahan, komunikasi, pengawasan dan penilaian, pembiayaan, pelaporan hingga perencanaan ulang. Keseluruhan proses kegiatan dimaksud adalah semua proses kegiatan tersebut di atas dan bukan menunjukkan pada jumlah proses kegiatan tersebut. Usaha kerjasama sekelompok orang dalam bidang pendidikan adalah usaha sadar tujuan, yang diselenggarakan oleh orang-orang yang memang memiliki kesadaran dan kemampuan serta rasa tanggung jawab atas terselenggaranya pendidikan di lingkungan tertentu, baik formal, maupun nonformal. C. Administrasi Sekolah Administrasi sekolah dalam uraian ini difokuskan pada aplied = penerapan ilmu administrasi pendidikan di lingkungan lembaga pendidikan (persekolahan). Pembatasan ini memberi bingkai pembahasan yang dikonsentrasikan pada wadah
15 (institusi) tertentu yaitu khusus pada lembaga pendidikan formal (sekolah), dengan maksud untuk mengurangi atau meniadakan uraian lebih jauh dan meluas pada halhal lain di luar dari sistem persekolahan. Selain itu, pada administrasi pendidikan cakupannya meliputi kantor-kantor pendidikan dan kebudayaan dari pusat sampai daerah, maka pada administrasi sekolah hanya dikonsentrasikan pemikiran khusus pada administrasi lembaga pendidikan formal termasuk tata usaha sekolah, (Suprajitno, 2004: 183). Stephen, dalam bukunya administration of Public Education, mengemukakan pengertian administrasi sekolah sebagai berikut: School administration is a process concerned with creating, maintaining, stimulating, and unifying the energies within an education toward realization of the pre determined objective. (Sahertian, dkk, 2002: 5). Maksudnya administrasi sekolah adalah suatu proses yang terdiri dari usaha mengkreasi, memelihara, menstimulir, dan mempersatukan semua daya yang ada pada suatu lembaga pendidikan agar tercapai tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu. Jan Turang, dalam bukunya Administrasi Sekolah mengemukakan pengertian administrasi sekolah sebagai keseluruhan proses pengendalian, pengurusan dan pengaturan usaha-usaha untuk mencapai dan melaksanakan tujuan sekolah. (Ahmad Suhendra, 2003: 14). Sedangkan oleh Oteng Sutisna, dalam bukunya Guru dan Administrasi Sekolah, mengemukakan bahwa administrasi sekolah sebagai keseluruhan rangkaian kegiatan memimpin dengan mana tujuan-tujuan sekolah dan cara-cara
16 untuk mencapainya dikembangkan dan dijalankan. Ini meliputi kegiatan mengorganisasi personil, membentuk berbagai hubungan-hubungan organisasi, menyalurkan tanggung jawab, merencanakan kegiatan-kegiatan, mengkoordinasikan pelayanan-pelayanan pengajaran, membangun semangat guru-guru, mendorong inisiatif orang-orang dan kerjasama dalam kelompok ke arah tercapainya tujuantujuan dan nilai hasil-hasil dari rencana, prosedur, serta pelaksanaannya oleh guruguru di sekolah (Sutisna, 2009: 3). Dengan menganalisis maksud dan tujuan serta hakekat dari pengertian administrasi sekolah tersebut di atas, kiranya cukup sebagai sampel yang dapat memberikan masukan bagi kita untuk menetapkan suatu kesimpulan sebagai berikut: yang dimaksud dengan administrasi sekolah adalah keseluruhan proses kegiatan segala sesuatu urusan sekolah yang dilaksanakan oleh personil sekolah (Kepala Sekolah, dan Stafnya, guru-guru dan karyawan sekolah lainnya) dalam suatu kerjasama yang harmonis untuk mencapai tujuan pendidikan dan pengajaran di sekolah secara efektif dan efisien. Berdasarkan uraian-uraian di atas, maka administrasi sekolah sebagai aplied administrasi pendidikan ke dalam lembaga pendidikan formal (sekolah) dapat diartikan sebagai berikut: a) Administrasi sekolah adalah suatu proses keseluruhan kegiatan yang berupaya merencanakan, mengatur (mengurus), melaksanakan dan mengendalikan semua urusan sekolah untuk mencapai tujuan pendidikan dan pengajaran di sekolah.
17 b) Administrasi sekolah merupakan suatu proses pemanfaatan segala sumber (potensi) yang ada di sekolah, baik personil (Kepala sekolah dan stafnya serta guru-guru dan karyawan sekolah lainnya) maupun material (kurikulum, alat/media) dan fasilitas (sarana dan prasarana) serta dana yang ada di sekolah secara efektif. c) Administrasi sekolah merupakan suatu proses kerjasama yang meliputi proses social, proses teknis, proses fungsional dan proses operasional penyelenggaraan pendidikan di sekolah. d) Administrasi sekolah sebagai suatu alat untuk melaksanakan dan mewujudkan tujuan pendidikan di sekolah yang meliputi: tujuan umum pendidikan, tujuan institusional (tujuan lembaga), tujuan kurikuler (tujuan bidang studi atau mata pelajaran), tujuan instruksional umum (TUP) dan tujuan instruksional khusus (TKP). e) Administrasi sekolah merupakan suatu proses yang berlangsung dalam suatu wadah (organisasi) yang disebut organisasi sekolah dan juga dalam suatu sistem dan mekanisme yang bersifat normal, karena seluruh penyelenggaraan administrasi sekolah diatur dan diurus berdasarkan aturan-aturan tertentu yang ditetapkan oleh pemerintah. Aturan-aturan formal inilah yang membatasi kegiatan-kegiatan pengelolaan pendidikan yang berhubungan dengan jenis dan tingkat sekolah tertentu, sehingga kita kenal adanya administrasi SD, administrasi sekolah menengah (SMTP dan SMTA), administrasi perguruan tinggi, dan sebagainya.
18 Kesimpulan dari seluruh pengertian administrasi sekolah di atas, pada hakekatnya dapat diklasifikasikan atas dua kegiatan utama, yaitu kegiatan administrasi sebagai usaha pengendalian kegiatan pencapaian tujuan pendidikan di satu pihak, dan kegiatan operasional kependidikan untuk mencapai tujuan tersebut di pihak yang lain. Kegiatan operasional kependidikan adalah kegiatan teknis edukatif, seperti kegiatan belajar mengajar, bimbingan dan konseling, supervisi pendidikan, dan lain-lain. Untuk melaksanakan tugas-tugas operasional tersebut secara efektif diperlukan sejumlah tenaga profesional dalam bidang kependidikan termasuk juga kemampuan profesional di bidang penguasaan materi bidang studi/mata pelajaran di luar bidang kependidikan. Sedangkan kegiatan administratif kependidikan adalah menyangkut kemampuan mengendalikan kegiatan operasional tersebut agar secara serempak seluruhnya bergerak dan terarah pada pencapaian tujuan yang ditetapkan. Tujuan mana pada dasarnya untuk mewujudkan efektivitas dan efisiensi kerja yang tinggi dalam menyelenggarakan tugas-tugas operasional yang bersifat teknis edukatif di lingkungan lembaga pendidikan formal tertentu. D. Tenaga Administrasi Sekolah Peran tenaga administrasi Sekolah (TAS) pada sistem pengelolaan sekolah belakangan ini semakin penting. Pada masa lalu tenaga administrasi sekolah berfungsi sebagai juru kelola administrasi sekolah yang berkaitan dengan pengelolaan data siswa, data pendidik dan tenaga kependidikan, persuratan, arsip, administrasi sarana-prasarana, dan administrasi keuangan.
19 Peran kepemimpinan Kepala Sekolah, yaitu perilaku Kepala Sekolah yang mampu memprakasai pemikiran baru didalam proses intekasi dilingkungan sekolah dengan melakukan perubahan atau penyesuaian tujan, sasaran, konfigurasi, prosedur, input, proses, atau output dari suatu sekolah sesuai dengan tuntutan perkembangan. Sejalan dengan penerapan manajemen berbasis sekolah dengan membawa implikasi pada berkembangnya pengambilan keputusan bersama sebagai pusat pergerakan pengelolaan sekolah, maka TAS idealnya menjadi tim pengelola data sebagai bahan pengambilan keputusan. Meskipun TAS bukan satu-satunya sumber informasi sekolah, tetapi peran TAS sebagai dapur utama sumber informasi sekolah peran TAS menjadi makin strategis. Penerapan standar yang saat ini menjadi fokus utama seluruh negara dalam meningkatkan mutu pendidikan telah menempatkan data sebagai energi utama penggerak sekolah. Data hasil evaluasi menjadi landasan pengembangan kebijakan sekolah. Data juga menjadi dasar pertimbangan untuk menentukan target pencapaian. Atas dasar data hasil evaluasi sekolah menentukan strategi peningkatan mutu. Dalam fungsi ini sekolah memerlukan peran TAS yang handal sebagai tim yang memastikan bahwa data untuk kebutuhan pengembangan tersedia. Meningkatnya upaya meningkatkan efektivitas sistem pengelolaan sekolah melalui penerapan standar seharusnya menempatkan tenaga administrasi sekolah sebagai tim yang menunjang sistem pengelolaan data hasil evaluasi yang menjadi dasar pengembangan perencanaan pada seluruh bidang pengembangan mutu, data pelaksanaan program, data hasil penjaminan mutu, dan data perbaikan.
20 TAS juga berperan aktif dalam memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh pihak yang berkepentingan. Dalam hal ini kantor TAS telah berubah menjadi pusat pelayanan publik. Tiap hal yang tampak di ruang TAS menjadi bagian pencitraan sekolah TAS berperan penting setidaknya berperan penting dalam dua hal. Pertama dalam menentukan mutu kebijakan sekolah. Semakin tepat data yang ada ditangan tenaga administrasi sekolah makin tinggi mutu kepuasan. Di samping itu,peran dalam menentukan mutu pelayanan sekolah, sebagai public relation sekolah. Kepala Sekolah dan guru disekolah sangat memerlukan data-data tentang siswa, kurikulum, sarana dan sebagainya untuk pengelolaan sekolah sehari-hari. Pengaws tingkat MTs/SMP/SMPLB memerlukan data-data tersebut sebagai bahan sarana supervisi. Untuk tingkat yang lebih tinggi misalnya Dinas Penididikan mulai tingkat kecamatan sampai propinsi memerlukan data-data tersebut untuk pelaporan yang lebih tinggi, untuk melakukan pembinaan, serta untuk menyusun rencana atau program pendidikan pada masa mendatang. Di tingkat pusat (nasional) data pendidikan diperlukan untuk perencanaan yang lebih makro, melakukan pembinaan, pengawasan, penilaian (evaluasi), dan keperluan administrasi lainnya. Data pendidikan yang terdapat disekolah sangat banyak macam dan jenisnya. Ada yang bersifat relatif tetap dan ada yang selalu berubah. Untuk mendapatkan gambaran perubahan data dari waktu ke waktu, perlu dilakukan pencatatan yang teratur dan berkelanjutan dengan menggunakan sistem yang baku dalam satu sistem. Agar pencatatan data lebih akurat dan benar sesuai yang diharapkan tenaga
21 administrasi yang terampil dan mengetahui apa yang menjadi tugasnya. Di lembaga pendidikan tingkat menengah hampir sebagian besar belum ada tenaga administrasi sesuai yang diharapkan. Kepala Sekolah sebagai administrtor di lingkungan sekolah yang dipimpinnya, dalam melaksanakan tugas administrasi dibantu oleh guru dengan cara membagi tugas administrasi mereka. Agar dalam melaksanakan tugas administrasi dan pelaporan, cepat dan benar diperlukan pedoman administrasi SMP Negeri 6 Wonosari.