EVALUASI TATA KELOLA SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN PERSEDIAAN PADA PT. PENGUIN INDONESIA Yordan Indra Perdana, AL Yasser ObrinansaA, Daniel Candra Wijaya School of Information Systems Bina Nusantara University Jl. K.H. Syahdan 9, Kemanggisan, Palmerah, Jakarta Barat YordanIndra@gmail.com, Obrinansa@yahoo.com, danielcandra23@gmail.com Abstrak TUJUAN PENELITIAN, Melakukan proses pengevaluasian terhadap tata kelola sistem informasi penjualan dan persediaan pada PT.Penguin Indonesia. METODE PERANCANGAN, yang digunakan adalah kualitatif. Proses analisis menggunakan kerangka kerja penilaian Capability dan Rating Scale COBIT 5 pada 3 bagian yaitu penjualan, persediaan dan IT. kami mengambil 2 responden yaitu COO dan koordinator IT. ANALISIS yang ditemukan menggunakan penilaian capability level dan rating scale COBIT 5 menunjukan, saat ini PT.Penguin Indonesia telah mencapai level 3 dengan status largely Achieved. HASIL YANG DICAPAI menjelaskan bahwa PT.Penguin Indonesia telah mencapai level 3 dengan status largely Achieved, namun proses yang diterapkan belum optimal untuk mencapai level 5 dan mencapai status fully achieved. SIMPULAN Tata kelola pada PT.Penguin Indonesia belum sepenuhnya berjalan sesuai dengan standar kerangka kerja COBIT 5 Kata Kunci : Evaluasi. Penjualan, Persediaan, COBIT 5, Capability level. Abstract The purpose of research is to evaluate governance sales and inventory information system on PT.penguin Indonesia Research method is using the qualitative method. the analysis process is conducted with COBIT 5 capability level and rating scale in 3 divison,the sales division,inventory division and information technology division. we took 2 respondents, COO and IT coordinator. Analysis were found using assessment capability level rating scale and indicates the current COBIT 5 PT.Penguin Indonesia has reached level 3 with largly Achieved status. The Result is explain that the PT.Penguin Indonesia is not fully applied according to the COBIT 5 framework standards.
Conclusion, The Gorvenance on PT.Penguin Indonesia has not fully achieved according to the COBIT 5 framework standards. Keyword : Evaluation, Sales, Inventory, Capability Level, COBIT 5. PENDAHULUAN Sistem informasi dalam perusahaan yang sangat penting salah satunya adalah sistem penjualan dan persediaan. Menurut Andres Gui, Sanyoto dan Japari (2010) penjualan dan persediaan merupakan salah satu bagian yang memegang peranan terpenting dalam setiap perusahaan, setiap perusahaan dalam melaksanakan kegiatan penjualan tidak terlepas akan kebutuhan akan barang-barang dagangan yang menjadi faktor utama dalam menunjang jalannya aktivitas pemasaran perusahaan, tanpa adanya sistem penjualan barang dagangan yang akurat, perusahaan akan menghadapi resiko dimana pada suatu waktu perusahaan mengalami kerugian yang cukup signifikan. Adanya sistem informasi pada penjualan dan persediaan, memudahkan pengelolaan informasi dan data barang yang memungkinkan perusahaan untuk dapat menentukan perencanaan yang baik yang tentunya akan meningkatkan efisiensi kinjerja mereka. Jadi dapat disimpulkan bahwa informasi yang valid dan berkualitas dalam sistem penjualan dan persediaan sangatlah penting untuk memastikan ketepatan guna kinerja perusahaan. Untuk mendapatkan informasi valid dan berkualitas, diperlukan prosedur pengumpulan data dan sistem informasi yang baik sesuai dengan standar kerja yang berlaku. Dan untuk menjaga kualitas prosedur tersebut agar sesuai dengan standar yang seharusnya, sangatlah diperlukan proses pengevaluasian sistem informasi yang baik. Menurut akshai Aggarwal (2008) proses pengevaluasian sistem informasi telah menjadi kunci utama dalam memastikan kualitas informasi, dengan diterapkan proses pengevaluasian sistem informasi yang tepat sasaran, dapat penanggulangan resiko yang dapat dilakukan perusahaan untuk menjaga kualitas, ketepatan sasaran dan ketepatan guna sistem informasi dan sumber daya data mereka terhadap potensi resiko yang ada dan mungkin terjadi. PT Penguin Indonesia adalah perusahaan yang memproduksi tangki air/tempat penampungan air yang berdiri sejak tahun 1982 Penguin terus bertumbuh dan berkembang menjadi Pemimpin dan Pelopor Produsen Tanki Air & Kimia Polyethelene dengan jumlah lebih dari 800.000 unit per tahunnya. Pada tahun 2012 PT Penguin menerapkan program aplikasi ERP yang bernama Adempiere sejak tahun 2012/2013 mereka mengintergrasikan seluruh sistem perusahaan mereka, aplikasi ini mencangkup seluruh sistem bisnis perusahaan untuk mendukung proses bisnis yang berjalan. Melihat prosedur pernjualan dan persediaan PT.Penguin Indonesia yang sudah terintegrasi dengan sistem informasi, mereka membutuhkan kelancaran sistem dan informasi yang berkualitas untuk memastikan kegiatan operasional mereka berjalan dengan baik dan tepat guna. Dalam upaya untuk mengevaluasi dan mengoptimalkan proses operasional sistem informasi penjualan dan persediaan perusahaan, mereka membutuhkan pengendalian internal, pengevaluasian dan penilaian capability level sistem informasi dalam prosedur bisnis mereka tersebut untuk dapat mengambil keputusan strategis dan memaksimalkan seluruh potensi sistem informasi mereka yang dapat dikembangkan secara tepat guna dan tepat sasaran. Dengan adanya latar belakang inilah maka kami penulis memutuskan untuk
menggunakan Evaluasi Tata Kelola Sistem Informasi Penjualan dan Persediaan yang Diterapkan pada PT.Penguin Indonesia sebagai judul penelitian tugas ahkir. METODOLOGI PENELITIAN Metode pengumpulan dan yang digunakan untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan dalam penyusunan skripsi ini meliputi beberapa bagian yaitu : - Studi Kepustakaan Mencari dan mengumpulkan teori-teori dan literatur yang mendukung penulisan skripsi melalui buku, hasil penelitihan ilmiah dan sumber lainnya yang membantu dalam pengumpulan referensi. -Studi Lapangan Melakukan penelitian langsung tempat yang menjadi objek penelitian untuk mengumpulkan data dan informasi terkait yang dibutuhkan. Metode pengumpulan yang kami gunakan dalam penulisan skripsi ini antara lain : 1. Observasi Metode pengumpulan data yang meliputi pengaamatan secara langsung maupun tidak langsung pada prosedur operasional penjualan dan persediaan yang diterapkan PT. Penguin Indonesia. 2. Wawancara Dilakukan dengan melakukan tanya jawab langsung dengan manajer bagian atau staff yang berhubungan dengan sistem informasi penjualan dan persediaan pada PT. Penguin Indonesia. 3. Metode Analisis dan Evaluasi Sistem Melakukan analisa dan pengevaluasian pada sistem informasi penjualan dan persediaan yang diterapkan PT. Penguin Indoenesia dengan menggunakan motode penelitian COBIT 5 (Control Objective for Information and related Technology) sesuai standar ISACA. 4. Check List Metode pengumpulan data yang berupa daftar berisi faktor-faktor dan subjek yang diamati oleh observer, observer bertugas dalam memberi tanda check pada list.faktor-faktor yang menjelaskan prilaku subjek untuk mengevaluasi sistem penjualan dan persediaan pada PT.Penguin Indonesia.
Hasil Perhitungan Capability Level dan Rating Scale Berdasarkan Total persentase yang di dapatkan melalui Total nilai yang didapatkan dari hasil kuesioner maka dapat ditentukan tingkat Capability level dan Rating Scale dari 5 Proses COBIT yang di evaluasi,sebagai berikut : Tabel 4.12 Pemetaan Hasil Evaluasi Proses Persentase Capability Level Rating Scale EDM01 Ensure Gorvenance Framework Setting and Maintenance 77% Level4 L EDM02 Ensure benefit delivery 73% Level 4 L EDM03 Ensure risk optimisation 36% Level 2 P EDM04 Ensure Resource Optimization 66% Level 4 L EDM05 Ensure Stakeholder Transparency 100% Level 5 F Deskripsi : Level 0 Incomplete process (0%-10%) Level 1 Performed process (>10%-20%) Level 2 Manage process (>20%-40%) Level 3 Established process (>40%-60%) Level4 Predictable process (>60%-80%) Level 5 Optimizing process (>80%) N = Not Achieved (0 to 15 achievement) P = Partially achieved (>15% to 50% achievement) L = Largely achieved (50% to 85% achievement) F = Fully achieved (>85% to 100% achievement)
Berdasarkan dari data yang didapatkan dari proses penilaian capability level yang dilakukan pada proses yang dievaluasi kami melakukan perhitungan untuk menentukan besarnya ratarata capability level yang dimiliki PT.Penguin Indonesia saat ini, kami melakukan perhitungannya berdasarkan rumus berikut ini : Capability Level = (0*y 0 ) + (1*y 1 ) + + (5*y 5 ) z Keterangan: y n (y 0... y 5 ) = jumlah proses yang berada dilevel n z = jumlah proses yang dievaluasi Berdasarkan data pencapaian level masing-masing proses, maka perhitungan rata-rata capability level adalah sebagai berikut: Capability Level = (0*0) + (1*0) + (2*1) + (3*0) + (4*3) + (5*1) 5 Capability Level = 3,8 Menentukan besarnya rata-rata Rating Scale : Rating Scale N z Keterangan : N = jumlah Persentase z= jumlah proses yang dievaluasi Berdasarkan data pencapaian rating scale masing-masing proses,maka perhitungan rata-rata rating scale adalah sebagai berikut : Rating Scale = 77%+73%+36%+66%+100% Rating Scale = 70,4 % 5
Dalam proses perhitungan rata-rata yang dilakukan pada data hasil dari penilaian capability level dan Rating Scale semua proses yang dievaluasi, dapat disimpulkan bahwa nilai capability level yang dimiliki PT. Penguin Indonesia saat ini adalah 3,8, dan nilai Rating Scale saat ini adalah 70,4%. Hasil tersebut membuktikan bahwa saat ini kondisi Tata kelola IT pada PT. Penguin Indonesia berada pada level 4 Pretdictable process dengan status L atau Largely achieved. SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Berdasarkan hasil evaluasi yang kami lakukan pada pengelolaan dan sistem informasi dalam PT. Penguin Indonesia, dapat kami simpulkan beberapa kesimpulan sebagai berikut : 1. Berdasarkan hasil evaluasi kami dengan menggunakan kerangka kerja COBIT 5 Domain EDM, saat ini tidak ada proses perusahaan yang berada pada level 0, level 1 dan level 3, terdapat 1 proses pada level 2, 3 proses pada level 4 dan 1 proses pada level 5, yang telah dihitung semua rata-ratanya, menunjukan bahwa capability level, tata kelola sistem informasi PT.Penguin Indonesia saat ini berada pada level 4 Predictable process, dengan status L atau Largly achieved. 2. Tata kelola sistem informasi yang diterapkan pada PT.Penguin Indonesia sudah dapat dikategorikan baik berdasarkan hasil evaluasi yang kami lakukan. Proses monitoring sudah diterapkan dengan baik.tata kelola sudah ada, sudah dijalankan dan dibuat sesuai dengan Proses bisnis dari kebutuhan perusahaan yaitu berupa SOP. 3. Berdasarkan hasil perhitungan dan rata-rata, capability level dan rating scale PT. Penguin Indonesia saat ini adalah 3,8 dan dengan status L atau Largely achieved, karena pihak perusahaan tidak memberikan target level yang ditentukan, maka tidak ada gap antara hasil evaluasi dengan target level perusahaan, sehingga kami hanya memberikan saran-saran agar perusahaan mencapai level maksimal atau level 5 dengan status F atau Fully Achieved. Saran Berdasarkan evaluasi yang telah dilakukan, adapun saran-saran yang perlu ditimbangkan untuk meningkatkan pengelolaan teknologi informasi dan sistem informasi yang ada di dalam perusahaan adalah :
1. Perusahaan segera melengkapi proses activity yang belum dijalankan, agar dapat mencapai level maksimal dengan status fully achieved. 2. Membuat Tata kelola IT berupa SOP pada bagian IT yang belum kami temukan pada saat melakukan evaluasi. 3. Menjadikan IT risk sebagai salah satu prioritas perusahaan dengan membuat SOP mengenai IT risk yang didalamnya terdapat Remedial action, Approved risk tolerance level dan management issue. 4. PT. Penguin Indonesia disarankan untuk menindak lanjuti saran,atas temuan yang kami lakukan selama melakukan penelitian ini, untuk dapat memaksimalkan dan mengoptimalkan tata kelola sistem informasi mereka dengan standar COBIT 5.