20 BAB III METODOLOGI PENELITIAN 3.1 Kerangka Pikir Proses lama atau yang sedang berjalan saat ini memiliki masalah seperti redundansi kegiatan yang mengakibatkan lamanya hasil pendapatan rawat inap, tidak akuratnya hasil pendapatan rawat inap. Integrasi dalam proses yang saling berhubungan antara sub bagian keuangan harus dapat disederhanakan. Gambaran proses yang sedang berjalan, prosedur dan DFD mengidentifikasi masalah yang ada dan akar penyebab diindentifikasi dengan diagram sebab akibat. Dengan dilakukannya Business Process Improvement maka diharapkan proses yang lebih cepat dalam arti tingkat akurasi yang tinggi, memberikan tingkat pengambilan keputusan manajemen yang lebih cepat dalam meningkatkan pelayanan kesehatan kepada pasien yaitu pembelian alat baru untuk penunjang diagnostik, memuat produk kesehatan yang baru dan memberikan peningkatan pelayanan kepada pasien. Proses yang yang lebih baik dalam arti memberikan tingkat kepuasan yang lebih tinggi kepada pasien dan manajemen. Proses yang lebih efisien dalam menghasilkan keuangan pendapatan rawat inap, dalam
21 arti meniadakan proses redundansi pembayaran pasien rawat inap yang berteletele dan rumit. Gambar 3.1. Kerangka pikir metodologi penelitian Mendokumentasikan Proses saat ini Menetapkan Pengukuran Melakukan Proses Perbaikan Pengukuran Proses Baru - Gambaran Proses Bisnis Rawat Inap - Prosedur - Data Flow Diagram - Waktu Proses -Tk Kesalahan isi - Nilai Kesalahan - Kebutuhan Inf - Akurasi Laporan - Bisnis Proses Baru - Teknologi Informasi - ERD ( Entity Relationship Diagram) - Waktu Proses -Tk Kesalahan isi - Nilai Kesalahan - Kebutuhan Inf - Akurasi Laporan Analisis penyebab Kelemahan sistem dengan diagram sebab akibat Mencatat serta meneliti perbaikan yang dilakukan Perbandingan Proses yang baru dan lama 3.2 Tempat dan Waktu Penelitian Penelitian dilakukan di Rumah Sakit Tebet tipe rumah sakit C plus yang terletak di Jl. Let. Jend.Haryono MT no.8 Jakarta Selatan dengan kapasitas 130 tempat tidur. Waktu Penelitian dan pengambilan data untuk penelitian dilakukan pada bulan Januari 2002 sampai dengan bulan Juni 2002. 3.3 Metode Pengumpulan Data Metode yang digunakan dalam pengumpulan data sebagai data utama dalam penelitian ini adalah metode dokumentasi sistem yang diperoleh dari wawancara dengan pihak-pihak yang terkait dalam penelitian ini yaitu Direktur Keuangan,
22 Kepala Penata Rekening dan Kepala Verifikasi. Metode ini menggambarkan bagaimana proses bisnis sesungguhnya dari suatu sistem dan dokumentasi tertulis akan memudahkan pengkajian ulang dan analisis. Kuisioner dilakukan untuk mendapatkan sebab-sebab permasalahan terhadap proses yang sedang berjalan yang dianalisis dengan menggunakan metode sebab akibat ( Diagram Ishikawa ). 1. Dokumentasi Organisasi dan Prosedur Sistem Akutansi Bertujuan untuk memperoleh gambaran mengenai lingkungan permasalahan dan melakukan pengkajian terhadap organisasi dan prosedur untuk memperoleh gambaran mengenai sumber daya yang ada, serta realisasi pengalokasian sumberdaya ke dalam operasionalisasi sistem. Informasi yang diperlukan yaitu : 1. Struktur dan fungsi Organisasi RST 2. Prosedur-prosedur layanan rawat inap dalam persiapan pembuatan rincian tagihan rawat inap 2. Dokumentasi Pengolahan Data Bertujuan untuk memperoleh gambaran tentang proses input sampai dengan proses output yang menghasilkan pendapatan rawat inap. Informasi yang diperlukan yaitu: 1. Model proses dalam sistem yang sedang berjalan adalah Data Flow Diagram (DFD) dengan menggunakan notasi yang dibangun oleh De Marco/ Yourdon. DFD merupakan suatu model driven yang digunakan untuk menganalisis sistem yang ada dengan mengilustrasikan pecahan-
23 pecahan komponen sistem yang berhubungan dengan input,output dan files yaitu dengan menggambarkan kumpulan proses dalam sistem yang ada. Prosedur-prosedur yang dilakukan adalah : - Diagram Dekomposisi Rawat Inap - Diagram Event - Diagram Konteks Sistem Rawat Inap - DFD Level 1 Rawat Inap - The Top Level DFD - Diagram Rinci Proses 2. External Agent yaitu menerangkan orang, unit, organisasi atau sistem lain yang berada diluar ruang lingkup penelitian tetapi berinteraksi dengan sistem yang sedang dianalisis yaitu : Pendaftaran adalah bagian yang menerima pasien baik pasien lama atau baru pada saat pasien datang ke RST dan mengajukan diri untuk dijadikan sebagai pasien RST. Bagian ini yang menerima informasi lengkap mengenai data pasien dan membuat medical record pasien. Perawatan adalah bagian dari rawat inap yang memperoleh dan menyimpan semua informasi data medik dan non medik terhadap pasien, kemudian informasi tersebut diteruskan ke bagian penata rekening untuk diproses.
24 Penata rekening adalah bagian yang menerima semua data pemeriksaan pasien selama mendapatkan perawatan di RST, memproses data-data tersebut ke dalam komputer dan membuat rincian dari keseluruhan data pemeriksaan. Verifikasi adalah bagian yang melakukan pemeriksaan terhadap hasil kerja bagian penata rekening, kemudian memberikan otorisasi terhadap semua data yang telah dimasukkan tersebut untuk diperiksa kebenarannya. Kasir adalah bagian yang memperoleh dan menyimpan semua transaksi pembayaran atau pelunasan biaya perawatan pasien rawat inap. Deposit dokter adalah bagian yang berhubungan dengan aktivitas dokter selama memberikan tindakan kepada pasien rawat inap. Akuntasi adalah bagian yang memperoleh, mengolah dan menyimpan semua informasi keuangan. Bagian ini yang membuat keuangan sebagai gambaran kepada pihak manajemen mengenai kinerja RST. 3.4 Metode Analisis Untuk kebutuhan analisis maka akan digunakan beberapa teknik Continuous Improvement Model yaitu:
25 1.Pengumpulan data, dilakukan dengan cara wawancara dan kuisioner untuk Identifikasi permasalahan yang ada. 2. Membuat model proses yang sedang berjalan dengan menggunakan proses bisnis, prosedur dan DFD 3.Pengukuran proses yang sedang berjalan 4. Melakukan Business Process Improvement dengan perbaikan proses bisnis, Teknologi Informasi dan Sistem Manajemen Data. 5.Melakukan perbandingan antara proses lama dan proses baru.
26