BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Salah satu bentuk customer behaviour yang sangat umum adalah keinginan konsumen untuk membeli barang yang murah tetapi berkualitas terbaik. Hal ini sesuai dengan prinsip ekonomi, yaitu dengan pengorbanan seminimal mungkin berusaha untuk mendapatkan manfaat sebesar-besarnya. Tetapi pada kenyataannya tidak semua konsumen memiliki perilaku demikian. Beberapa konsumen merasa lebih senang jika dapat membeli barang yang mahal. Ini adalah anomali-anomali yang nyata terjadi disebabkan oleh berbagai faktor X yang beragam untuk mendapatkan penjelasan mengapa tingkah laku konsumen berbeda-beda. Bagaimanapun perilaku konsumen, mereka hanyalah end user yang tidak terlibat dalam proses produksi. Yang mereka perlu tahu adalah harga, berapa mereka harus mengeluarkan uang untuk membeli barang. Sebaliknya, sebagai produsen untung atau rugi perusahaan adalah hal yang sangat sensitif dan harus dicari strateginya supaya perusahaan dapat survive. Produsen tetap harus peka bahwa tendensi masyarakat adalah membeli dengan harga murah. Disinilah pengendalian biaya produksi diperlukan. Semakin perusahaan dapat menekan biaya produksinya maka perusahaan semakin memiliki kemungkinan untuk menjual barang dengan harga yang tidak terlalu mahal sehingga perusahaan dapat bertahan dalam persaingan usaha. Banyak perusahaan, baik perusahaan industri maupun jasa, tidak mengetahui dengan jelas berapa biaya yang dikeluarkan perusahaan atas satu produk yang dihasilkan. Adanya faktor-faktor biaya yang diabaikan oleh perusahaan
menyebabkan biaya produk atau jasa tersebut tidak akurat dan membengkakkan biaya produksi. Salah satu alternatif untuk mengetahui besarnya biaya produksi adalah dengan menggunakan Job Order Costing. Penerapan Job Order Costing didukung dengan adanya sistem informasi akan memperlengkapi manajer dengan data-data aktual, lengkap, dan dapat tersaji dengan cepat sehingga membantu manajer dalam melakukan evaluasi atau dalam mengambil keputusan yang tepat. Pada saat proses produksi berlangsung, pasti terdapat aktivitas perpindahan barang antardepartemen. Jika proses perpindahan barang tidak diatur dengan yang baik, maka besar kemungkinan terjadi kehilangan barang, kelebihan atau kurang dari kuantitas produksi yang seharusnya. Sering kali penyebab dari kehilangan barang, kelebihan, ataupun kekurangan kuantitas ini tidak diketahui karena tidak adanya data pada dokumen pengantar perpindahan. Kemungkinan lainnya adalah informasi diperoleh dari keterangan pegawai berdasarkan memori pegawai. Berdasarkan uraian fakta diatas, maka penulisan skripsi ini akan diberi judul Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Pengendalian Biaya dan Kuantitas Produksi pada PT. Biginusindo Permai 1.2 Ruang Lingkup Penelitian skripsi dilakukan di PT. Biginusindo Permai yang bergerak di usaha konveksi, yang dititikberatkan pada: 1. Pengendalian Biaya - Menghasilkan informasi anggaran produksi, yang meliputi anggaran bahan baku, tenaga kerja, dan overhead. Untuk menghasilkan anggaran bahan baku maka akan dibuat indeks pemakaian bahan. Anggaran tenaga 2
kerja dan overhead diperoleh dengan tarif pembebanan yang datanya diambil dari akumulasi tahun sebelumnya dibagi dengan dasar alokasi yang paling sesuai. - Membuat prosedur pencatatan biaya-biaya aktual untuk dapat di-entry ke sistem. - Mendesain sistem informasi pengendalian biaya produksi berdasarkan Job Order Costing yang dapat menghasilkan laporan berkaitan dengan biaya produksi dengan cepat yang dapat menyajikan data teraktual. 2. Pengendalian Kuantitas - Merancang sistem informasi pengendalian kuantitas, yang akan mencatat perpindahan barang antardepartemen. - Menambahkan fitur didalam sistem untuk memantau progress produksi yang berjalan Asumsi-asumsi yang digunakan adalah kuantitas order produksi, tanggal order, tanggal selesai, indeks pemakaian bahan, bahan baku yang digunakan merupakan data given yang seharusnya dihasilkan oleh bagian perencanaan produksi. 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan yang ingin dicapai dari penulisan skripsi ini adalah: 1. Menganalisis kondisi perusahaan yang berjalan dalam melakukan produksi untuk menemukan kelemahan dan requirement yang diperlukan. 2. Merancang sistem informasi pengendalian biaya dan kuantitas produksi yang baru untuk dapat mengatasi kelemahan-kelemahan yang terjadi sekarang. 3
Manfaat dari penulisan skripsi ini adalah: 1. Manajemen dapat memperoleh informasi anggaran biaya produksi yang akan dikeluarkan dari berapapun kuantitas order produksi yang diminta oleh Marketing dengan mudah dan cepat. 2. Menghasilkan daftar bahan baku beserta kuantitas bahan baku yang dibutuhkan untuk setiap order produksi yang masuk. 3. Mempermudah manajemen untuk mengetahui informasi besarnya biaya yang sudah terpakai per order secara aktual walaupun order produksi belum selesai. 4. Manajemen dan khususnya PPC memperoleh informasi progress produksi per order. 5. Mempermudah manajemen dalam memantau departemen yang kinerjanya baik dan yang kurang, sehingga manajer dapat melakukan follow-up untuk mengatasi inefisiensi yang terjadi. 1.4 Metodologi Penelitian Dalam mengumpulkan serta mendapatkan data yang relevan dalam penyusunan skripsi ini, metode pengujian yang digunakan adalah: 1. Metode Analisis Yaitu dengan mengumpulkan data yang menjadi objek penelitian dan melakukan riset pada perpustakaan dimana tersedia literatur literatur serta sumber data lainnya. Berikut ini adalah beberapa hal yang akan dilakukan : A. Survey atas sistem yang berjalan B. Analisis terhadap penemuan survey 4
C. Identifikasi informasi yang diperlukan 2. Metode Perancangan Yaitu dengan menggunakan metode perancangan sistem informasi terstruktur dengan membuat: A. Data Flow Diagram (DFD) B. Kamus Data C. Normalisasi Data D. Spesifikasi Tabel E. Diagram Hubungan Entitas (ERD) F. Bagan Terstruktur G. Spesifikasi Proses H. Formulir I. Layar Masukan dan Keluaran 1.5 Sistematika Penulisan Sistematika isi dan pembahasan skripsi ini adalah sebagai berikut: Bab 1 PENDAHULUAN Pada bagian ini akan diuraikan mengenai latar belakang penulisan skripsi, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian yang digunakan, serta sistematika penulisan skripsi. Bab 2 LANDASAN TEORI Dalam bab ini diuraikan teori-teori pendukung yang digunakan untuk membahas dan menganalisa masalah yang berhubungan dengan pengendalian biaya dan kuantitas produksi dan perancangan sistem informasi. 5
Bab 3 PEMBAHASAN SISTEM BERJALAN Pada bab ini akan diuraikan mengenai gambaran umum organisasi, tata laksana sistem berjalan, masalah yang dihadapi selama didalam sistem berjalan tersebut, dan alternatif pemecahan masalah yang dilakukan. Bab 4 PERANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN Bagian ini berisi tentang rancangan cara kerja sistem informasi pengendalian biaya dan kuantitas produksi usulan yang direpresentasikan dalam beberapa bentuk gambar dan disertai dengan evaluasi terhadap rancangan sistem tersebut. Bab 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini merupakan bagian terakhir. Setelah menganalisis dan merancang sistem pengendalian biaya dan kuantitas produksi yang baru maka dapat diambil kesimpulan dan saran yang bermanfaat dalam pengembangan konsep dan juga implementasi dari sistem yang dibuat. 6