ANALISIS DAN DESAIN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI UNTUK AKSES E-JOURNAL DI BADAN LITBANG KEMKOMINFO Putri Pradnyawidya Sari dan Aries Tjahyanto Program Studi Magister Manajemen Teknologi Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya ABSTRAK Sementara ini jurnal yang dihasilkan dari Balitbang dan BPPKI Kemenkominfo sudah cukup banyak, pendistribusiannya pun juga cukup memakan banyak biaya karena pengiriman dilakukan via pos. Sistem informasi yang ada saat ini masih belum terlihat adanya efektifitas dan efisiensi yang optimal dalam mendistribusikan hasil kajian ke Balitbang SDM pusat maupun antar BPPKI didaerah, sehingga perlu adanya sebuah sistem informasi yang dapat mendesiminasikan hasil kajian yang berupa jurnal tersebut kedalam sebuah digital jurnal atau yang biasa disebut dengan e-journal. Dalam merancang aplikasi e-journal pada penelitian ini menggunakan metode rekayasa web (web engineering) yang merupakan gabungan antara web publishing dan aktifitas rekayasa perangkat lunak. Aplikasi e-journal yang akan dibangun menggunakan jenis software Open source electronic publishing system yaitu Open Journal System (OJS) karena bersifat multiple platform. Hasil dari analisa dan desain e-journal adalah berupa document design yang diharapkan dapat ditindak lanjuti oleh Balitbang SDM Kemenkominfo untuk mewujudkannya menjadi sebuah sistem informasi e-journal yang terintegrasi dengan situs www.kemenkominfo.go.id. Kata kunci: e-journal, web engineering, open journal system PENDAHULUAN Latar Belakang Kementerian Komunikasi dan Informatika (Kemkominfo) memiliki situs website dengan alamat www.kemkominfo.go.id, content dari website tersebut adalah situs pemerintah yang terdapat fasilitas pelayanan elektronik berbasis web. Pelayanan tersebut berupa layanan informasi dan layanan operasional bagi masyarakat. Namun dari fasilitas layanan elektronik tersebut masih ada layanan elektronik yang belum dimiliki oleh kemkominfo, layanan tersebut adalah e-journal. Kemkominfo perlu memiliki e-journal karena didalam struktur organisasinya terdapat sebuah lembaga penelitian yaitu Badan Penelitian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (Balitbang SDM) yang tugasnya adalah melaksanakan penelitian dan pengembangan di bidang komunikasi, informatika dan sumber daya manusia. Penelitian yang dikerjakan oleh Balitbang SDM adalah policy riset dengan output berupa jurnal ilmiah. Sementara ini jurnal yang dihasilkan dari Balitbang dan BPPKI sudah cukup banyak dan pendistribusiannya pun juga cukup memakan banyak biaya, karena pengiriman dilakukan via pos. Sistem informasi yang ada saat ini masih belum terlihat adanya efektifitas dan efisiensi yang optimal dalam mendistribusikan hasil kajian ke Balitbang SDM maupun antar BPPKI, sehingga perlu adanya sebuah sistem informasi
yang dapat mendesiminasikan hasil kajian yang berupa jurnal tersebut kedalam sebuah digital journal. Untuk itu, makalah ini mencoba menganalisa dan mendesain bagaimana proses pengembangan situs web kemkominfo dengan menghadirkan portal e-journal didalamnya dengan melibatkan partisipasi dari unit kerja dan unit pelaksana teknis balitbang sdm kemkominfo. Rumusan Masalah Dari uraian yang telah dikemukakan di atas, maka dapat dirumuskan permasalahan, yaitu : 1. Bagaimana menganalisa kebutuhan sistem e-journal yang sesuai dengan kebutuhan sebuah badan penelitian di kemkominfo? 2. Bagaimana membuat desain sistem e-journal berdasarkan analisa kebutuhan sistem e-journal? 3. Bagaimana sistem e-journal dapat terintegrasi dengan website yang sudah ada (www.kemkominfo.go.id)? Manfaat Penelitian Dengan adanya e-journal maka diharapkan dapat membantu memberikan kemudahan bagi Balitbang SDM Kemkominfo dan BPPKI dalam mendistribusikan dan mempublikasikan hasil jurnal penelitian secara efektif dan efisien. Selain itu e-journal dapat digunakan sebagai data storage jurnal sehingga mengurangi penggunaan kertas. E-journal mempermudah dalam sharing informasi antar instansi serta salah satu cara bagi peneliti untuk mempublikasikan dan mengkomunikasikan hasil penelitiannya. Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini dimaksudkan untuk mengintegrasikan, menganalisa dan mendesain e-journal sehingga dapat: a) Membuat e-journal dengan tepat dan jelas sesuai dengan kebutuhan kemkominfo. b) Menyediakan fasilitas e-journal yang terintegrasi dengan website kemkominfo yang sudah tersedia. c) Mendapatkan desain/rancangan sistem e-journal sehingga menjadi kontribusi bagi kemkominfo dalam mengimplementasikan sistem e-journal di badan litbang. Batasan Masalah Fokus pembahasan dari penelitian ini adalah : 1. Analisa kebutuhan dan spesifikasi sistem e-journal khusus untuk kebutuhan e- journal intern Badan Litbang SDM Kemkominfo dan UPT BPPKI Kemkominfo. 2. Desain dengan menggunakan diagram arus data (data flow diagram) dan terintegrasi dengan sumber data dan sistem yang sudah ada. METODOLOGI PENELITIAN Untuk merancang aplikasi e-journal pada penelitian ini menggunakan metode rekayasa web (web engineering). Rekayasa web mengadaptasi rekayasa perangkat lunak dalam hal konsep dasar yang menekankan pada aktifitas teknis dan manajemen. Rekayasa web gabungan antara web publishing (suatu konsep yang berasal dari printed publishing) dan aktifitas rekayasa perangkat lunak. Menurut Roger S. Pressman secara garis besar tahap-tahap yang dilakukan untuk mendapatkan aplikasi e-journal pada badan litbang depkminfo adalah: C-30-2
1. Customer Communication (Analysis / Formulation) 2. Planning (Schedulling) 3. Modelling 4. Kesimpulan dan saran Tahap-tahap proses web application tersebut dapat diilustrasikan pada bagan diagram seperti pada gambar berikut ini : Gambar 1. WebApp Process Framework Implementasi sistem e-journal menggunakan software yang disebut dengan Open Journal System (OJS). OJS ditulis dengan PHP, menggunakan basis data MySQL ditempatkan pada server berbasis *NIX maupun Windows. C-30-3
ANALISA DAN DESAIN Analisa Untuk menghasilkan sistem e-journal yang tepat untuk Badan Litbang Kominfo dibuat penggabungan antara analisa workflow jurnal badan litbang kominfo saat ini dengan analisa workflow e-journal dari Open Journal System (OJS) sehingga menghasilkan workflow e-journal yang baru. Workflow e-journal yang baru terdapat pada gambar dibawah ini : C-30-4
Desain Gambar 1. Alur Kerja E-Journal System Admin backup data layout ejournal Jadwal Penerbitan Penulis Admin Redaksi data jadwal data anggota data jurnal data review penyunting data penulis data penyunting data mitra bestari 0 E_JOURNAL + lap kritik saran Laporan_review_jurnal naskah jurnal laporan naskah jurnal searching anggota login kritik saran anggota Anggota tampilan statistik Penyunting data review Mitra Bestari comment review jurnal comment proofreader Abstrak Jurnal kritik saran review jurnal penyunting Gambar 2. DFD Level Konteks searching non anggota Non Anggota Dari DFD level konteks dapat dijelaskan bahwa dalam proses sistem e-journal memerlukan beberapa data, seperti data penulis, penyunting, mitra bestari dan beberapa data artikel jurnal, data-data tersebut diperoleh dari entitas yang berhubungan dengan sistem. Proses sistem e-journal pada Data Flow Diagram level konteks perlu dijabarkan kembali. Gambar dibawah ini menggambarkan penjabaran dari Data Flow Diagram level konteks yakni DFD Level 1. C-30-5
data edit anggota data edit penyunting data anggota data mitra bestari data penulis data penyunting data edit mitra bestari 1 MAINTENANCE USER + data edit penulis data mitra bestari edit mitra bestari data penyunting edit penyunting data anggota edit data anggota data penulis edit penulis 9 Data Mitra Bestari 10 Data Penyunting 11 Data Anggota 12 Data Penulis data backup mitra bestari data backup penyunting data backup anggota data backup penulis data jadwal 5 jadwal penerbitan data login anggota 2 Admin Redaksi data jadwal JADWAL PENERBITAN Jadwal Penerbitan Penulis data review penyunting lap kritik saran data jurnal Mitra Bestari comment proofreader Non Anggota review jurnal penyunting Penyunting searching non anggota Abstrak Jurnal data review 3 PROSES JURNAL arsip jurnal comment review jurnal 5 + PROSES SEARCHING naskah jurnal antrian naskah jurnal data judul 17 Data Login Laporan_review_jurnal naskah jurnal 6 naskah abstrak nama penulis tgl penerbitan data antrian jurnal 7 arsip jurnal data backup arsip jurnal 4 MAINTENANCE SYSTEM + layout ejournal backup data kritik saran password download naskah jurnal System Admin 9 tampilan statistik KRITIK & SARAN 8 STATISTIK Pengukuran statistik 7 DOWNLOAD searching anggota hak akses download 6 PROSES AUTOTENTIFIKASI login kritik saran anggota laporan naskah jurnal Anggota tampilan statistik anggota Gambar 3. DFD Level 1 CDM merupakan fase perencanaan awal dari hubungan antar entitas. Antar entitas akan dihubungkan dengan menggunakan kardinalitas yaitu one-to-one relationship, one-to-many relationship, dan many-to-many relationship. Berikut adalah gambar ERD tahap CDM. C-30-6
Conceptual Data M odel Project : TESIS PUTRI Model : JURNAL Author : PUTRI Version 1.1 5/30/2011 email penulis menyimpan Data Penulis IDP First name Middle name Last name Initials Gender Affiliation Email URL Phone Fax Mailing Address Country Bio Statement Register As mengupload jurnal data antrian jurnal Number queue Submit date Tittle Abstract review Proofreading email penyunting Data Penyunting IDPG First name Middle name Last name Initials Gender Affiliation Email URL Phone Fax Mailing Address Country Bio Statement Register As jadwal penerbitan Number Volume Year Issues per volume Volumes per year tgl penerbitan email mitra bestari Data Mitra Bestari IDM First name Middle name Last name Initials Gender Affiliation Email URL Phone Fax Mailing Address Country Bio Statement Register As arsip jurnal ID Tittle Divisi Abstract Keyword Fulltext download Data Login ID Log in UserName Password Gambar 4. ERD-Conceptual Data Model (CDM) Pada desain interface akan dijelaskan mengenai tampilan halaman e-journal sebagai interaksi antara sistem dengan user. Desain interface berikut menggunakan open source OJS. Dibawah ini adalah tampilan index atau home pada e-journal. login Data Ang gota IDA First name Middle name Last name Initials Gender Affiliation Email URL Phone Fax Mailing Address Country Bio Statement Register As C-30-7
KESIMPULAN Gambar 5. Desain Interface Halaman Index Kesimpulan yang didapatkan dalam penelitian tesis ini adalah : 1. Dalam menganalisa kebutuhan dari sistem e-journal yang sesuai dengan kebutuhan sebuah badan penelitian di kemkominfo memerlukan interview dan observasi. Dari hasil interview dan observasi maka diperoleh analysis requirement dari penerbitan jurnal yang ada di badan litbang kemkominfo. 2. Perlu menganalisa kebutuhan dan alur kerja OJS tersebut, hasil analisa tersebut digabungkan dengan analisa kebutuhan yang ada di badan litbang kemkominfo, penggabungan tersebut menghasilkan kebutuhan dan alur kerja yang baru sesuai dengan sistem e-journal yang diperlukan oleh balitbang sdm kemkominfo. 3. Desain dibuat berdasarkan hasil analisa, desain tersebut meliputi desain arsitektur menggunakan Data Flow Diagram (DFD), desain database menggunakan ERD yang terdiri dari 2 kategori yaitu CDM ( Conceptual Data Model) dan PDM (Physical Data Model). Terakhir adalah desain interface dengan menginstal OJS sehingga dapat terlihat interface dari penggunaan e-journal. DAFTAR PUSTAKA Pressman, Roger.S. "Software Engineering : A Practioner's Approach." 5 th. McGrawHill. 2001. Powell, Thomas A. Web Site Engineering. Prentice Hall. 1998. Basuki, S., 1991. Pengantar Ilmu Pengantar, Gramedia Pustaka Utama. Jakarta. Hoffer, A.J., George, F.J., Valacich, S.Y., 1999. Modern System Analysis and Design (2ᴺᵈ), Addison-Wesley Longman.Inc., Massachusetts. O Brien, J.A., 2004, Management Information Systems: Managing Information Technology in The Business Enterprise (6ᵗ ), McGraw Hill Irwin, Boston. Rowley, J., 2002. The Electronic Library, Facet Publishing, London. C-30-8