BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Dalam era globalisasi saat ini pengetahuan tentang teknologi dan informasi sangat diperlukan bagi setiap perusahaan ataupun instansi. Untuk mengelola informasi dibutuhkan teknologi yang baik, karena informasi mempunyai nilai yang sangat besar bagi suatu perusahaan atau instansi tersebut, dan disadari bahwa perkembangan teknologi dan informasi menjadi sesuatu yang sangat penting dalam segala bidang aktifitas. Agar mampu mengikuti perkembangan dengan baik dan sekaligus memberikan solusi terhadap segala permasalahan yang akan ditimbulkan. Instansi pemerintah membutuhkan teknologi komputer baik itu pada sistem informasi, sistem komunikasi dan aplikasi yang dapat mempermudah proses pekerjaan sehari-hari. Dengan menggunakan komputer sebagai alat bantu, maka penyelesaian pekerjaan akan menjadi lebih efektif dan efisien. Demikian juga yang dialami oleh PDAM Tirta Kahuripan Cabang VIII Parungpanjang, yang merupakan salah satu Instansi Pemerintah yang bergerak dibidang pelayanan masyarakat dalam pengelolaan air minum. PDAM Tirta Kahuripan Cabang VIII Parungpanjang menyadari bahwa pengelolaan data merupakan aktivitas yang sangat penting di perusahaan mereka. Khususnya pada pengelolaan persediaan barang dan pelayanan pengaduan, aktivitas tersebut masih dilakukan dengan cara manual yang sederhana, sehingga proses pengelolaan data persediaan barang dan respon pengaduan pelanggan menjadi kurang baik, maka akan lebih baik jika dibuat website untuk aktivitas pengelolaan data persediaan barang dan layanan pengaduan agar aktivitas mengolah data barang inventaris bisa berjalan dengan lebih baik. Untuk mengatasi masalah, maka perlu informasi yang didistribusikan secara komputerisasi agar infomasi yang diberikan lebih akurat, efisien dan tepat guna untuk aktivitas mengolah data persediaan barang dan layannan pengaduan bisa berjalan dengan lebih baik. Maka di buatlah suatu Sistem Informasi Persediaan Barang dan Pelayanan 1
2 Pengaduan pada Perusahaan Daerah Air Minum Tirta Kahuripan Cabang VIII Parungpanjang yang akan membantu dalam proses pengolahan data secara tersistem. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan uraian dari latar belakang diatas, maka dapat rumusan masalah yaitu: 1. Daftar peralatan yang akan dibeli masih dicatat secara manual, sehingga memperlambat proses pembelian barang. 2. Sulitnya mencari data persediaan barang secara cepat dan lengkap, karena data persediaan barang yang terlalu banyak. 3. Terjadinya kesalahan pada pencatatan data-data persediaan barang, sehingga laporan yang dihasilkan tidak akurat. 4. User mengalami kendala saat membuat laporan, karena user harus membuat laporan dalam cara manual, dan hal itu memperlambat proses pembuatan laporan. 5. Petugas mengalami kendala dalam proses pemesanan dan pembelian barang dikarenakan petugas masih harus mengisi form secara manual dan banyaknya data yang harus ditulis didalam form tersebut. 6. Pelanggan yang ingin melapor jika terjadi kerusakan atau kebocoran harus datang langsung ke kantor untuk mengurusnya. 1.3 Batasan Masalah Batasan masalah yang akan dilakukan dalam penulisan penelitian ini adalah : 1. Proses sistem persediaan barang hanya meliputi proses pemakaian barang, pemesanan barang, data persediaan barang yang baru masuk, pengembalian barang dan pembuatan laporan. 2. Pembuatan form Pemakaian, Permintaan Pembelian, Purchase Order, Tanda Terima, Bukti Kas, Retur(pengembalian barang). 3. Pembuatan laporan meliputi laporan pemakaian barang rutin setiap bulan, laporan persediaan barang, dan laporan mengenai pengembalian barang tiap bulannya 4. Setiap data-data yang ada akan disimpan didalam basis data sehingga petugas dapat dengan mudah mengelola data tersebut, dan petugas dapat dengan mudah mencari dan menemukan data dengan cepat dan akurat
3 5. Tidak membahas tentang perhitungan anggaran secara detail, hanya perhitungan pengeluaran secara umum saja pada laporan pemakaian barang. 6. Laporan status dan evaluasi keluhan yang di terima dan yang telah ditangani. 1.4 Tujuan Dan Manfaat Adapun tujuan dan manfaat penelitian ini adalah: 1.4.1 Tujuan Penelitian Tujuan dari perancangan sistem informasi persediaan barang dan pelayanan pengaduan pada perusahaan air minum daerah tirta kahirupan cabang VIII Parungpanjang adalah : 1. Mempermudah kinerja user dalam kegiatan mengelola data persediaan barang kantor. 2. Membuat website persediaan barang kantor untuk mengetahui peralatan kantor yang baru masuk, peralatan yang akan dibeli, dan laporan yang selalu di update. 3. Memberikan informasi terbaru mengenai persediaan barang kantor. 4. Membuat laporan dengan cepat dan sesuai dengan data yang telah di input oleh user. 5. Membantu pelanggan untuk mempermudah melaporkan jika terjadi kebocoran. 6. Memberikan informasi status pelaporan pelanggan sudah sampai sejauh mana penangananya. 7. Membuat laporan pengaduan include didalam workflow. 8. Memberikan informasi approvment pengaduan dalam evaluasi laporan. 1.4.2 Manfaat penelitian Manfaat dari perancangan sistem informasi persediaan barang dan pelayanan pengaduan pada perusahaan air minum daerah tirta kahirupan cabang VIII Parungpanjang adalah :
4 1. Mengurangi kesalahan yang terjadi dalam proses pencarian data persediaan barang. Akan lebih mudah mencari data persediaan barang karena seluruh data persediaan barang akan dimasukan ke dalam database. 2. Kinerja user menjadi lebih cepat dan lebih teratur dalam mengelola data persediaan barang kantor. 3. Menghasilkan laporan yang cepat, akurat, terkini. 4. Dapat dengan cepat merespon pelanggan yang mengalami ganguan. 5. Mempermudah pelanggan untuk melakukan pengaduan. 1.5 Metodologi Penelitian Adapun metodologi penelitian yang dilakukan adalah sebagai berikut: 1. Studi lapangan a. Wawancara Mengadakan wawancara langsung kepada pegawai instansi untuk memperoleh data yang diperlukan. b. Observasi Mengamati secara langsung sistem pengelolaan persediaan barang dan pelayanan pengaduan di PDAM Tirta Kahuripan Cabang VIII Parungpanjang 2. Studi kepustakaan Mengumpulkan data dengan cara membaca buku-buku yang berhubungan dengan data-data yang diinginkan demi penyempurnaan data yang telah dikumpulkan melalui wawancara maupun observasi. I.6 Sistematika Penulisan Dalam hal ini, sistematika penulisan dibagi dalam beberapa bab, dan setiap bab dibagi dalam beberapa sub bab, antara lain : BAB I Pendahuluan Berisi latar belakang masalah, identifikasi masalah, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian, sistematika penulisan.
5 BAB II Landasan teori Bab ini membahas mengenai pengertian sistem informasi, pengertian Database dan tentang bahasa pemograman yang digunakan. BAB III Analisa dan Perancangan Sistem Bab ini akan menjelaskan tentang analisis yaitu meliputi uraian tentang gambaran sistem yang sedang berjalan, perancangan sistem yang meliputi penjelasan dari tahap-tahap merancang sistem. Disamping itu juga bab ini membahas tentang permodelan system yang menggambarkan muatan dan aliran informasinya. Menggambarkanya menggunakan Unified Modeling Language (UML) yang berupa activity diagram, use case diagram, classdiagram, sequence diagram dan kemudian mengidentifikasi kebutuhan system yang akan datang BAB IV Implementasi dan Pengujian Bab ini berisikan menjelaskan tentang uraian spesifikasi program dan pengelolaan data yang terdiri dari hasil perancangan program dan perancangan hasilnya atau output.. BAB V Penutup Bab ini berisikan kesimpulan dan saran setelah menyelesaikan Tugas Akhir.