Rancang Bangun Aplikasi Pencatatan Pengeluaran Biaya Dan Pelaporan Anggaran Biaya Karyawan Marketing And Admission Universitas Ciputra Berbasis Blackberry Ivan Sebastian Tjandra Universitas Ciputra UC Town, Citraland Surabaya 60219 isebastian@student.ciputra.ac.id Rinabi Tanamal Universitas Ciputra UC Town, Citraland Surabaya 60219 r.tanamal@ciputra.ac.id ABSTRAK Sebagai departemen promosi dan penerimaan pendaftaran mahasiswa baru, Marketing And Admission (MNA) sering mengirimkan staffnya menjalankan tugas ke daerah target prospektif, baik dalam kota maupun luar kota, bahkan ke luar pulau. Staff yang berjumlah sangat terbatas harus secara maksimal beredar ke calon customer, terutama pada bulan-bulan sibuk, Agustus sampai Oktober. Jeda waktu antar perjalanan dinas bisa sangat pendek, namun setiap staff diwajibkan melaporkan perincian biaya dinasnya maksimal 3 hari setelah kepulangan. Kendala kurangnya waktu pembuatan laporan menyebabkan laporan terlambat, dan berujung pada kurang akuratnya pengaturan anggaran dana departemen. Penelitian ini mengusulkan solusi pengelolaan dan penyusunan laporan penggunaan biaya dinas melalui aplikasi pada gadget yang dimiliki oleh mayoritas staff MNA, Blackberry. Kata Kunci: BlackBerry, Anggaran Belanja, keuangan, pencatatan, laporan anggaran biaya, MNA, Marketing and Admission 1. PENDAHULUAN Departemen Marketing And Admission (MNA) Universitas Ciputra (UC), dalam menjalankan tanggung jawab promosi, kerap mengirimkan staffnya untuk perjalanan dinas ke berbagai tujuan untuk mempromosikan UC kepada siswa sekolah, khususnya sekolah yang berada di luar kota dan di luar pulau. Pada bulan bulan tertentu seperti Agustus sampai Oktober, frekuensi perjalanan dinas mencapai puncaknya. Sedemikian sibuknya seluruh staff departemen MNA, sehingga laporan pertanggungjawaban penggunaan biaya dinas, atau Pertanggung- Jawaban Keuangan (PJK), yang seharusnya sudah diberikan kepada departemen Finance maksimal 3 hari setelah perjalanan dinas dilakukan, tidak dapat terpenuhi. Hal itu disebabkan jeda waktu antar perjalanan dinas yang satu dengan yang berikutnya sangat berdekatan. Laporan PJK dibuat oleh staff MNA yang menjadi ketua perjalanan dinas 58 TIM
tersebut. Laporan PJK harus dibuat sebanyak jumlah anggota tim yang mengikuti perjalanan dinas yang bersangkutan. Masalah berikutnya yang muncul karena kurang tertibnya laporan PJK adalah tidak diketahuinya jumlah anggaran biaya yang tersisa dalam perjalanan dinas tersebut. Karyawan yang perjalanan dinas hanya menaruh uang atau anggaran perjalanan di sebuah amplop, bersama dengan nota atau bon dan tidak menghitung berapa sisa anggaran yang tersisa. Penelitian ini mengusulkan pembuatan solusi berupa aplikasi pencatatan anggaran perjalanan dinas sebagai pendukung pembuatan laporan PJK, yang mampu membantu staff MNA menepati batas waktu pelaporan. Aplikasi bantu ini akan dirancang untuk berjalan pada Blackberry, gadget yang dimiliki oleh mayoritas staff MNA. 2. LANDASAN TEORI 2.1. Blackberry Blackberry adalah sebuah smartphone yang diproduksi dan diperkenalkan pada tahun 1999 oleh perusahaan RIM (Research in Motion). Fitur fitur yang dimiliki oleh smartphone adalah fitur yang dapat digunakan untuk memaksimalkan dalam bekerja, seperti push email secara real time. Push email secara real time sangat penting untuk menerima email tepat waktu, mengirim email dengan cepat sehingga client tidak perlu menunggu balasan yang lama. Fitur push email real time menarik perhatian bagi pengusaha atau profesional yang memiliki mobilitas yang tinggi. Blackberry Messenger juga jadi daya pikat orang menggunakan smartphone ini. Kedua fitur yang ditawarkan tersebut membuat beberapa perusahaan mengharuskan anggota atau karyawan dari perusahaan tersebut menggunakan smartphone ini untuk mempermudah hubungan komunikasi baik antar sesama karyawan maupun juga karyawan dengan client perusahaan. 2.2. Anggaran Anggaran merefleksikan rencanarencana perusahaan yang dijadikan sebagai pedoman pelaksanaan operasional. Pengelolaan anggaran yang baik akan mendukung kegiatan operasional dan pemanfaatan sumber daya menjadi optimal. Menurut kamus besar bahasa indonesia, anggaran memiliki 4 arti, yaitu: perkiraan, perhitungan, taksiran mengenai penerimaan dan kas yang diharapkan untuk periode yang akan datang, dan rencana penjatahan sumber daya yang dinyatakan dengan angka. 2.3. SQLite SQLite merupakan sebuah library 59 TIM
database yang bersifat mandiri, tidak menggunakan server, dan tidak memerlukan pengaturan. Sifat mandiri dari SQLite mengartikan bahwa SQLite ini membutuhkan hanya sedikit dukungan dari library eksternal atau dari sistem operasi. Selain itu, tidak menggunakan server berarti SQLite dapat perintah write dan read langsung ke file database tanpa perlu melalui penengah proses server. Serta tidak memerlukan pengaturan yang berarti bahwa SQLite ini tidak perlu instalasi terlebih dahulu. 3. PERANCANGAN SISTEM 3.1. Diagram Use Case Fungsi yang ditawarkan oleh aplikasi kepada pengguna digambarkan sebagai use case, yang dikelompokkan berdasarkan jenis pengguna: admin dan ketua event perjalanan dinas. 3.1.1. Use Case untuk Admin Fungsi yang bisa dilakukan oleh admin dalam sistem ini ditunjukkan oleh Gambar 1. Admin memiliki fitur login dan logout, create budget dan create pos. Semua fitur administratif diimplementasikan pada sisi server, berbasis web. Melalui fiturfitur ini, admin dapat membuat anggaran biaya tahunan baru dan menetapkan jumlah anggaran biaya pada masing-masing pos yang akhirnya akan digunakan dalam setiap perjalanan dinas. Akun admin ini cocok diberikan kepada manager MNA. Gambar 1. Use Case Diagram Admin 3.1.2. Use Case untuk Ketua Event Ketua event adalah koordinator perjalanan dinas, dan penanggung jawab anggaran. Fitur yang dapat digunakan oleh user ini ditunjukkan dalam Gambar 2, diagram use case. Gambar 2. Use case diagram Ketua Event User dapat membuat sebuah event baru, yang berisi tanggal, kota, jenis pos yang 60 TIM
akan dipakai serta jumlah anggaran biaya untuk perjalanan dinas. User juga diharuskan untuk memilih anggota staff siapa saja yang akan ikut serta dalam perjalanan dinas tersebut. Setelah semuanya telah diisi, user sudah dapat mulai menggunakan aplikasi ini untuk mencatat setiap yang dilakukan. Jika ada kesalahan pada input, user dapat mengubah bahkan menghapus tersebut. Setelah semuanya telah dicatat, user dapat meminta aplikasi untuk membuat sebuah laporan PJK yang siap di print. 3.2. Diagram Database Hubungan antar entitas dalam database ditunjukkan oleh diagram (entity relationship diagram, ERD) pada Gambar 3. Entitas dalam diagram dapat dikelompokkan Gambar 3. Entity Relationship Diagram 61 TIM
menjadi tiga bagian: budgeting, user account, dan lookup data. Budgeting terdiri dari tabel penyimpan data anggaran dan pencatatan nya, seperti budget, pos, event, expense, jenis_expense. User account terdiri dari table penyimpan data pengguna aplikasi ini (staff MNA), seperti user, role, member, dan lainnya. Sedangkan lookup data terdiri dari tabel yang menyimpan data rujukan seperti nama kota dan sejenisnya. Tabel budget merupakan tabel yang diisi terlebih dahulu dan menjadi kunci untuk merujuk data lain pada database. 4. PENERAPAN DAN PENGUJIAN 4.1. Lingkungan Penerapan Aplikasi yang dibuat pada penelitian ini akan terdiri dari dua bagian, client dan server. Bagian client akan ditulis dengan bahasa Java Micro Edition, kemudian dipasang pada Blackberry Bold 9780 dengan spesifikasi Blackberry OS versi 6.0.666 dan memiliki kartu memori 2GB. Gadget ini juga dilengkapi modul Wi-Fi yang dapat digunakan untuk sinkronisasi (sync) dengan lebih mudah. Bagian server, yang berfokus pada perekaman dan pengelolaan data, akan ditulis dengan script PHP, kemudian dipasang pada web server yang memiliki dukungan terhadap PHP. Sinkronisasi yang di-trigger dari client adalah proses duplikasi data ke database server ini. Pengelolaan data di sisi server akan menggunakan MySQL database engine, sedangkan di sisi aplikasi client akan didukung oleh SQLite. 4.2. Pengujian Fungsionalitas 4.2.1. Use case login Gambar 4. Layar login Fungsi login adalah fungsi awal dalam penggunaan aplikasi di sisi client. Tampilan dari halaman login ditunjukkan oleh Gambar 4, diuji dengan menggunakan skenario pengujian yang ditunjukkan oleh Tabel 1. Tabel 1. Skenario pengujian fungsi login Fitur # 1 1) user username dan password sesuai data yang ada dan yang telah dimasukkan ke dalam database 2) user tombol login Login Mengotentikasi akun pengguna User berhasil login dan melanjutkan ke layar berikutnya. Met Expectations berhasil login dan melanjutkan ke halaman berikutnya ditahan pada layar login. 62 TIM
4.2.2. Use case create new event Setiap perjalanan dinas akan dikaitkan dengan suatu event, dan dengan fungsi create event inilah event baru dibuat. Gambar 5. Layar create new event Tampilan layar untuk membuat event ditunjukkan oleh Gambar 5, dan diuji dengan skenario pengujian pada Tabel 2. Tabel 2. Skenario pengujian create new event Fitur # 2 1) nama event, memilih kateogori wilayah, jumlah anggaran untuk event tersebut Create New Event Membuat Event Baru membuat event baru yang akan disimpan di database 4.2.3. Use case choose member Met Expectations berhasil membuat event baru yang akan dimasukkan ke database, user melanjutkan ke halaman berikutnya. tidak berhasil membuat dan event baru di dalam database, user tidak dapat melanjutkkan ke halaman berikutnya. Fungsi choose member digunakan untuk mendaftarkan nama tim perjalanan dinas. Gambar 6. Layar choose member Tampilan layar choose member ditunjukkan oleh Gambar 6, sedangkan skenario pengujiannya ada pada Tabel 3. Tabel 3. Skenario pengujian choose member Fitur # 3 1) user memilih dengan cara mencentang nama member yang ikut dalam perjalanan dinas. 2) user tombol next, mengisi tanggal mulai dan akhir, lalu tombol next Create Member Join Event Mengdaftarkan nama anggota perjalanan dinas Met Expectations mendaftarkan anggota, dan namanya tersimpan di database 4.2.4. Use case create new expense berhasil data member siapa saja yang ikut, info tanggal dimulai serta berakhir event tersebut ke dalam database. tidak berhasil membuat dan data member ke dalam sistem. Fungsi ini digunakan untuk mencatat data atau pemakaian anggaran dana. 63 TIM
Gambar 7. Layar create new expense Tampilan layar create new expense ditunjukkan oleh Gambar 7, sedangkan skenario pengujiannya ada pada Tabel 4. Tabel 4. Skenario pengujian create new expense Fitur # 4 1) memilih menu option add new expense di halaman list expense 2) nama acara, jumlah, jenis dan tanggal 3) user tombol add Create New Expense Membuat Pengeluaran Baru membuat baru dan data tersebut tersimpan dalam database. 4.2.5. Use case edit expense Met Expectations berhasil membuat baru dan disimpan dalam database tidak berhasil membuat baru dan data tidak tersimpan dalam database. Fungsi ini digunakan untuk mengubah catatan. Tampilan layar edit expense ditunjukkan oleh Gambar 8, sedangkan skenario pengujiannya ada pada Tabel 5. Tabel 5. Skenario pengujian edit expense Fitur # 5 Edit Expense Merubah Pengeluaran yang telah dibuat Met Expectations 1) user memilih yang akan dirubah pada daftar 2) user tombol menu Blackberry dan memilih update 3) user merubah data yang sudah tersimpan di database lalu tombol update perubahan pada yang telah dibuat sebelumnya 4.2.6. Use case delete expense berhasil perubahan data baik di halaman list maupun di database tidak berhasil perubahan data baik di halaman list maupun di database Fungsi ini digunakan untuk menghapus catatan atau pemanfaatan anggaran. Gambar 8. Layar edit expense Gambar 9. Layar delete expense Tampilan layar delete expense 64 TIM
ditunjukkan oleh Gambar 9, sedangkan skenario pengujiannya ada pada Tabel 6. Tabel 6. Skenario pengujian delete expense Fitur # 6 1) user memilih yang akan diubah pada daftar. 2) User tombol menu Blackberry dan memilih delete. Delete Expense Menghapus yang telah dibuat 4.2.7. Use case settle menghapus data, data hilang dari daftar di layar maupun dari database. Met Expectations berhasil penghapusan catatan, baik di daftar tampilan maupun database. gagal menghapus data catatan. Fungsi ini digunakan untuk memberitahu aplikasi bahwa pencatatan untuk event atau perjalanan dinas tertentu sudah selesai dan siap untuk dijadikan laporan PJK. Fitur # 7 1) user mengarahkan fokus ke arah tab settle 2) user alamat email 3) user tombol settle Settle Membuat PJK berupa file PDF membuat sebuah file pdf yang siap untuk di-print 4.2.8. User case sync Met Expectations berhasil membuat sebuah file PJK dalam bentuk pdf yang dikirimkan di alamat email yang telah diisi tidak berhasil membuat sebuah file PJK dalam bentuk pdf yang dikirimkan di alamat email yang telah diisi Fungsi ini bermanfaat untuk menduplikasi data pencatatan dari lokal client ke sisi server. Gambar 10. Layar settle Tampilan layar settle ditunjukkan oleh Gambar 10, sedangkan skenario pengujiannya ada pada Tabel 7. Tabel 7. Skenario pengujian settle Gambar 11. Layar sync Tampilan layar sync ditunjukkan oleh Gambar 11, sedangkan skenario pengujiannya ada pada Tabel 8. Fitur # 8 Tabel 8. Skenario pengujian sync Sync Melakukan Backup untuk mencegah kehilangan data 65 TIM
1) User tombol menu Blackberry 2) user memilih dan menu item Sync 3) user tombol sync sinkronisasi antara data yang ada di SQLite dengan data yang ada di MySQL Met Expectations berhasil sinkronisasi tidak berhasil sinkronisasi 4.3. Pengujian Kepuasan Pengujian penggunaan aplikasi dalam kasus nyata dilakukan secara langsung terhadap departemen MNA. Aplikasi dipasang di gadget staff dan digunakan sebagai pendukung aktivitas perjalanan dinas. Hasil pengujian yang diinginkan adalah penilaian dari pengguna, empat orang staff MNA. yang ditangkap melalui wawancara setelah mereka memanfaatkan aplikasi ini dalam perjalanan dinasnya. Hasil wawancara dirangkum dalam Tabel 9. Jenis Aspek Tabel 9. Rangkuman hasil wawancara No Jawaban Sistem kerja aplikasi 1 MNA: Sangat memudahkan, karena tidak terlalu banyak prosedur yang harus dilakukan untuk menjalankan aplikasi ini dalam membuat hasil akhir yaitu PJK. Administrator MNA: Cukup mudah dan efisien, waktu yang diperlukan sangat singkat. Sekertaris MNA : Pencatatan sangat mudah dilakukan karena semua yang dibutuhkan dan apa yang ada di dalam program tersebut sangat tepat. Kepala MNA: Sangat bagus dan sesuai dengan yang diminta, PJK sesuai dengan format yang telah ditetapkan. 2 departemen MNA: Untuk membuat perjalanan dinas, sangat sesuai karena hanya menentukan kota yang akan dituju, anggota yang berpartisipasi dan periode dari perjalanan dinas tersebut. Administrator MNA: Sangat cepat dalam membuat sebuah perjalanan dinas Sekretaris MNA : Semuanya sangat tepat untuk membuat sebuah perjalanan dinas. Kepala MNA: Efisien dan efektif terutama dalam sebuah perjalanan dinas, seperti diharuskan untuk mengisi data yang tepat untuk membuat perjalanan dinas tersebut. 3 MNA: Sangat tepat dan memudahlan karena apa yang harus diisi sangat sedikit dan jelas. Administrator MNA: Data yang harus diisi memang sesuai dengan apa yang harus ada di PJK. Sekretaris MNA: Efisien dan efektif dalam, terlebih dapat diubah ketika ada pemasukan data yang salah. Kepala MNA: Sesuai dengan apa yang diminta sebelumnya. 66 TIM
4 MNA: Sangat sesuai dengan format yang diminta. Administrator MNA: Sesuai dengan format yang diharuskan. Sekretaris MNA: Format PJK yang dihasilkan sangat baik, terlebih lagi dokumen tersebut siap untuk di-print. Kepala MNA: Sangat bagus dan sesuai. 5. KESIMPULAN DAN SARAN Dari pengujian yang dilakukan, disimpulkan bahwa aplikasi ini mampu menjadi solusi masalah pencatatan penggunaan anggaran dan pembuatan laporan PJK khusus untuk perjalanan dinas dalam departemen MNA UC. Beberapa saran pengembangan agar aplikasi ini semakin bermanfaat, antara lain: 1) Penambahan fitur penamaan dokumen PJK yang akan dikirim. 2) Pengaturan format angka nominal uang, seperti tanda titik pada kelipatan ribuan. 3) Aplikasi dikembangkan untuk platform selain Blackberry. 6. DAFTAR PUSTAKA Rudianto. 2009. Anggaran Dan Fungsi Manajemen. Akuntansi Manajemen. Jakarta: Grasindo. Munandar. 2007. Budgeting: Perencanaan kerja, pengkoordinasian kerja, pengawasan kerja. Yogyakarta: BPFE Yogyakarta, 2007. 67 TIM