BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Analisa Masalah Mini market adalah sebuah toko yang menjual segala macam barang dan makanan, seperti perlengkapan rumah sehari hari dan juga makanan pokok. Berbeda dengan toko kelontong, mini market telah menerapkan sistem penjualan seperti pada swalayan untuk menghitung total pembelanjaan pelanggannya. Total perhitungan di setiap transaksinya akan disimpan di dalam database yang akan digunakan sebagai acuan untuk menentukan barang yang akan dijual pada periode berikutnya. Penentuan barang yang akan dijual dilakukan oleh seorang manager store dimana orang tersebut yang mengatur seluruh barang yang ada pada mini market. Penentuan barang yang akan dijual pada periode berikutnya akan dicatat oleh manager store dan akan dilaporkan kepada pemilik mini market (owner). Permasalahan yang terjadi adalah penentuan barang yang akan dijual pada periode berikutnya oleh manager store masih belum menggunakan perhitungan yang tepat, karena hanya kira kira dari data historikal. Dengan permasalahan tersebut, maka dibuatlah perancangan sistem peramalan penjualan ini yang akan digunakan oleh manager store dalam menentukan barang yang akan dijual pada periode berikutnya. Dalam sistem ini pun menghasilkan sebuah laporan perhitungan yang akan diberikan kepada pemilik mini market (owner). 3.2 Sistem Berjalan Peramalan Penjualan pada Mini Market Peramalan penjualan item pada beberapa mini market masih menggunakan perhitungan manual dan hanya menggunakan satu rumus untuk menghitung barang yang akan dijual pada periode berikutnya. Namun, peramalan tersebut tidak diaplikasikan ke seluruh barang yang dijual. Hanya barang-barang tertentu yang menggunakan perhitungan peramalan. Untuk barang-barang kecil yang memiliki tanggal kadaluarsa satu tahun atau lebih (seperti obat salep, bedak, minyak kayu putih), mereka tidak menggunakan teknik peramalan dalam penjualan. Melainkan langsung membeli barang tersebut dengan kisaran total yang ditentukan sesuai dengan kebiasaan masyarakat di lingkungan mini market. 20

Dikarenakan perhitungan peramalan yang kurang tepat, toko tersebut mendapatkan kerugian. Beberapa barang yang memiliki tanggal kadaluarsa satu minggu hingga dua minggu (seperti roti tawar, buah, sayuran) yang terkena dampak. Barang yang kurang laku tidak dapat digunakan kembali karena barang tersebut telah mencapai tanggal kadaluarsa dan akan dibuang sia sia. Peramalan penjualan dilakukan oleh pemilik mini market dan kepala mini market (manager store). Menggunakan historikal data penjualan, kepala mini market (manager store) menghitung kisaran barang yang akan dibeli pada periode berikutnya dan menyimpan data hasil perhitungan dalam file excel bersamaan dengan data historikal penjualan. Laporan yang diberikan kepada pemilik mini market setiap bulannya adalah file excel tersebut. Gambar 3.1 Bisnis proses yang terjadi saat ini 3.3 Rancangan Sistem Peramalan Penjualan Untuk meminimalisir tingkat kerugian pada mini market dikarenakan perhitungan peramalan penjualan barang yang kurang tepat, maka diciptakan aplikasi ini untuk membantu pemilik mini market dalam menghitung perkiraan barang yang akan dijual pada periode berikutnya. Dalam aplikasi ini, pencatatan penjualan tiap barang juga lebih terorganisir. Proses pencatatan penjualan yang sebelumnya dilakukan secara manual menggunakan buku dan file excel membuat aplikasi ini dibutuhkan. Karena dengan adanya aplikasi ini, 21

proses pencatatan penjualan tiap barang akan otomatis tersimpan pada database sistem. Sehingga dapat membantu mempercepat proses perhitungan jumlah barang yang terjual pada periode tertentu dan dapat menetapkan berapa banyak barang yang akan dijual pada bulan depan. Gambar 3.2 Bisnis proses sistem yang akan dikembangkan 3.4 Rancangan Sistem Menggunakan Metode Trend Linier dan Trend Non Linier Pada perancangan sistem peramalan penjualan ini digunakan metode trend linier dan trend non linier. Trend linier adalah suatu trend yang kenaikan atau penurunan nilai yang akan diramalkan naik atau turun secara linier/lurus. Sedangkan trend non linier adalah trend yang kenaikan atau penurunan nilai yang akan diramalkan naik atau turun secara bukan garis lurus/tidak linier atau terjadi parabola(melengkung). Hasil perhitungan dari trend linier yang menggunakan rumus Y = a + bx, akan dibandingkan dengan rumus trend non linier yaitu Y = a + bx + cx 2. Untuk mendapatkan angka a, b, dan c pada rumus tersebut dibutuhkan data penjualan yang akan dihitung angka peramalannya. Setelah itu, dihitung nilai peramalan dari tiap data penjualan yang digunakan dengan metode trend linier dan trend non linier, serta menghitung selisih antara nilai peramalan dan nilai penjualan nyata. Selisih penjualan nyata dan peramalan tersebut digunakan untuk mencari nilai ketepatan dari tiap metode dengan rumus MAD = selisih penjualan nyata&peramalan / total data penjualan. Hasil dari MAD itu yang menentukan metode mana yang lebih baik digunakan. Angka MAD yang terkecil adalah angka dari metode yang lebih baik digunakan untuk peramalan penjualan. 22

Gambar 3.3 Proses Perhitungan Peramalan Penjualan 3.5 Perancangan Sistem Untuk membuat sebuah sistem yang dapat berjalan dengan baik dan sesuai harapan yang diinginkan maka tentunya terlebih dahulu membuat tahapan perencanaan sistem yang menggunakan diagram UML (Unified Modeling Language) yang terdiri dari use case diagram, class diagram, sequence diagram, dan activity diagram. 3.5.1 Use Case Use case diagram dari sistem peramalan penjualan adalah sebagai berikut : 3.5.1.1 Diagram Use Case 23

Gambar 3.4 Use Case Diagram Aplikasi Peramalan Penjualan 3.5.1.2 Definisi Aktor Tabel 3.1 Definisi Aktor pada Use Case No Aktor Deskripsi 1 Pemilik Mini Admin adalah orang yang bertugas dan memiliki hak Market / Owner akses untuk melakukan verifikasi data yang telah diinput oleh staff serta memiliki hak akses untuk menambahkan, mengedit, serta menghapus user. 2 Kepala Mini Manager store adalah orang yang melakukan Market / perhitungan kisaran barang yang akan dijual pada Manager Store periode berikutnya dan mencetak hasil perhitungan, serta melaporkan ke pemilik mini market. 3 Staff Staff adalah orang yang betugas melakukan input data historikal penjualan ke dalam sistem. 24

3.5.1.3 Skenario Use Case Tabel 3.2 Skenario Use Case Manage User Division Nama Use Case Actor Deskripsi Pra Kondisi Skenario Post Kondisi Manage User Division Pemilik Mini Market / Owner Merupakan halaman untuk manage divisi yang digunakan untuk menentukan hak akses pada sistem Pemilik Mini Market ingin mencari, menambahkan atau mengedit data divisi Pemilik Mini Market mengklik menu manage division pada halaman utama dan mengisi form yang ada pada halaman tersebut Halaman manage division tampil, data yang ditambahkan dan diedit akan tersimpan ke dalam database Tabel 3.3 Skenario Use Case Manage User Nama Use Case Manage User Actor Pemilik Mini Market / Owner Deskripsi Merupakan halaman untuk manage user yang digunakan untuk menambahkan dan mengedit data user yang digunakan untuk mengakses sistem Pra Kondisi Pemilik Mini Market ingin mencari, menambahkan atau mengedit data user Skenario Pemilik Mini Market mengklik menu manage user pada halaman utama dan mengisi form yang ada pada halaman tersebut Post Kondisi Halaman manage user tampil, data yang ditambahkan dan diedit akan tersimpan ke dalam database Tabel 3.4 Skenario Use Case Import Historical Data Nama Use Case Actor Deskripsi Import Historical Data Staff Merupakan proses mengambil data dari file excel lalu memproses data tersebut agar tersimpan ke database 25

Pra Kondisi Skenario Post Kondisi Staff ingin menambahkan data penjualan ke dalam database agar dapat digunakan dalam proses perhitungan peramalan Staff mengklik menu import sales history pada halaman utama, lalu akan tampil halaman untuk import. Klik tombol browse untuk memilih file yang akan diproses, lalu klik tombol import untuk menampilkan data dari file ke list pada halaman tersebut. Jika data yang tertera telah sesuai, lalu klik tombol submit untuk memproses agar data tersebut tersimpan ke dalam database. Data yang dipilih akan tersimpan dalam database Tabel 3.5 Skenario Use Case Calculate Forecast Nama Use Case Actor Deskripsi Pra Kondisi Skenario Post Kondisi Calculate Forecast Kepala Mini Market / Manager Store Merupakan proses mengkalkulasi data penjualan yang ada di database dan menghasilkan peramalan penjualan barang untuk periode berikutnya Kepala Mini Market ingin menghitung total penjualan pada periode berikutnya Kepala Mini Market mengklik menu forecast calculator pada halaman utama, lalu akan tampil halaman untuk menghitung peramalan penjualan. Pilih data penjualan yang berada pada combobox dalam halaman, lalu klik calculate, maka seluruh kolom yang kosong akan terisi angka hasil perhitungan menggunakan metode trend linier dan trend non linier. Pilih urutan nomor dengan angka urutan berikutnya dari total data penjualan untuk mengetahui nilai peramalan penjualan pada periode berikutnya. Rincian perhitungan peramalan penjualan akan tampil pada halaman kalkulasi dan mengetahui nilai peramalan penjualan pada periode berikutnya Tabel 3.6 Skenario Use Case Print Result Nama Use Case Actor Print Result Kepala Mini Market / Manager Store 26

Deskripsi Merupakan hasil proses import dan kalkulasi data peramalan untuk penjualan pada periode berikutnya dalam format excel. Print result merupakan hasil dari seluruh proses mulai dari import, kalkulasi data, hingga hasil kalkulasi. Pra Kondisi Kepala Mini Market membutuhkan dokumen tercetak untuk dilaporkan kepada pemilik Mini Market Skenario Kepala Mini Market melakukan perhitungan seperti yang telah dijelaskan pada skenario use case forecast calculator. Setelah itu klik tombol print result yang ada pada halaman forecast calculator. Lalu file excel akan otomatis terunduh. Post Kondisi File excel terunduh dan data pada file sesuai dengan data pada halaman forecast calculator 3.5.2 Class Diagram Class diagram untuk peramalan penjualan adalah sebagai berikut : Gambar 3.5 Class Diagram Aplikasi Peramalan Penjualan 27

Class diagram di atas adalah data model yang digunakan dalam sistem sesuai dengan rancangan pada penyimpanan data (database). Terdapat dua paket pada class di atas, yaitu User Management dan Transaction untuk mengelompokan class yang digunakan dalam mengelola user dan transaksi. 3.5.3 Sequence Diagram Sequence diagram untuk peramalan penjualan adalah sebagai berikut : 1. Login Gambar 3.6 Sequence Login Pada sequence login, terdapat class user dan class division yang di dalamnya memiliki metode untuk mengecek user dan hak akses yang tersimpan pada database apakah user dan hak akses yang digunakan aktif atau tidak. Jika aktif, maka user tersebut dapat digunakan untuk mengakses sistem. 2. Sequence Add Division 28

Gambar 3.7 Sequence Add Division Sequence diagram add division terdiri dari class division yang digunakan pada form division. Terdapat metode untuk validasi data input, pengecekan duplikasi data, dan menyimpan data input ke dalam database. 3. Sequence Manage Division Gambar 3.8 Sequence Manage Division Sequence diagram manage division terdiri atas class division yang digunakan pada form division sama seperti sequence add division, yang berbeda adalah metode yang digunakan pada manage division yaitu metode untuk update data divisi. 4. Sequence Add User 29

Gambar 3.9 Sequence Add User Sequence diagram add user terdiri dari class user dan class division yang digunakan pada form user. Terdapat metode untuk mengambil indikator hak akses yang berada pada class division, validasi input, pengecekan duplikasi terhadap data user, dan menambahkan data user baru. 5. Sequence Manage User Gambar 3.10 Sequence Manage User Sequence diagram manage user terdiri atas class user yang digunakan pada form user sama seperti sequence add user, yang berbeda adalah metode yang digunakan pada manage user yaitu metode untuk update data user. 6. Sequence Import Historical Data 30

Gambar 3.11 Sequence Import Historical Data Sequence diagram import historical data terdiri atas class transaction yang digunakan pada form import. Pada class transaction terdapat metode untuk menambahkan data historikal penjualan. 7. Sequence Calculate Forecast Gambar 3.12 Sequence Calculate Forecast Sequence calculate forecast terdiri dari class transaction yang digunakan pada form calculate. Terdapat metode untuk menghitung peramalan menggunakan metode trend linier dan trend non linier, serta menghitung perbandingan antar kedua metoda hingga mendapatkan peramalan penjualan untuk bulan berikutnya. 31

3.5.4 Activity Diagram Activity diagram untuk peramalan penjualan adalah sebagai berikut : 1. Activity User Management Gambar 3.13 Activity Diagram User Management Aktivitas user management dimulai dari modul user division, yaitu dengan menambahkan divisi yang akan digunakan pada modul user. Dari proses penambahan, divisi disimpan pada tabel penyimpanan divisi. Jika divisi tersebut active, saat penambahan user, divisi akan tampil pada list divisi di halaman user. 2. Activity Transaction 32

Gambar 3.14 Activity Diagram Transaction Pada aktivitas transaksi ini menggunakan tiga use case, yaitu import historical data, calculate forecast, dan print result. Saat import data akan disimpan pada transaction_history_header dan transaction_detail, yang dari tabel tersebut data penjualan digunakan dalam proses kalkulasi menggunakan metode trend linier dan trend non linier. Hasil dari perhitungan disimpan dalam tabel transaction_formula dan digunakan untuk menampilkan hasil perhitungan. Data dalam tabel transaction_formula digunakan untuk membuat laporan dalam bentuk file excel. 3.6 Struktur Basis Data Dalam sistem dibutuhkan sebuah rancangan basis data yang berguna sebagai penampung data-data yang akan diolah oleh sistem. Berikut adalah struktur basis data yang akan digunakan untuk penyimpanan data : 3.6.1 Struktur Basis Data Divisi 33

Tabel 3.3 Struktur Basis Data Divisi NO NAMA FIELD KEY JENIS LEBAR KETERANGAN 1 Division_ID PRIMARY KEY char 5 Kode Divisi 2 Division_Name varchar 15 Nama Divisi 3 Menu_division bool Indikator untuk menu division (hak akses) 4 Menu_user bool Indikator untuk menu user (hak akses) 5 Menu_sales_da bool Indikator untuk menu ta sales data/import (hak akses) 5 Menu_forecast bool Indikator untuk menu transaksi/perhitungan kisaran (hak akses) 6 isprivate bool Indikator untuk pemberitahuan apakah divisi yang dimaksud tersebut active 3.6.2 Struktur Basis Data User Tabel 3.4 Struktur Basis Data User NO NAMA FIELD KEY JENIS LEBAR KETERANGAN 1 ID PRIMARY KEY Int 11 ID Sequence 2 Username varchar 8 Kode user yang digunakan saat login 3 Password varchar 10 Kode keamanan yang digunakan saat login 4 Name varchar 30 Nama lengkap staff 5 Address varchar 100 Alamat tinggal staff 6 Phone_Number varchar 13 Kontak staff yang dapat dihubungi 7 Division_ID FOREIGN KEY Char 5 Kode divisi 34

8 Status enum( Status user, apakah A, N ) aktif atau sudah tidak aktif 9 Regis_Date Char 10 Informasi tanggal registrasi 10 Last_Update Char 10 Informasi tanggal terakhir kali data diperbaharui 11 Updated_By varchar 8 Berisikan username yang melakukan update data 3.6.3 Struktur Basis Header Transaksi Tabel 3.5 Struktur Basis Transaction History Header NO NAMA FIELD KEY JENIS LEBAR KETERANGAN 1 ID PRIMARY KEY int 11 ID Sequence 2 Product_Name varchar 25 Nama produk dari transaksi 3 Year varchar 11 Tahun transaksi 3.6.4 Struktur Basis Detail Transaksi Tabel 3.6 Struktur Basis Transaction Detail NO NAMA FIELD KEY JENIS LEBAR KETERANGAN 1 ID FOREIGN KEY int 11 ID Sequence dari header transaksi 2 Month_Tr varchar 10 Bulan transaksi 3 Total_Sales int 11 Jumlah item yang terjual pada bulan tertentu 35

3.6.5 Struktur Basis Formula Transaksi Tabel 3.7 Struktur Basis Transaction Formula NO NAMA FIELD KEY JENIS LEBAR KETERANGAN 1 ID FOREIGN KEY int 11 ID Sequence dari header transaksi 2 Linear_Formul varchar 20 Rumus untuk a perhitungan peramalan dari transaksi 3 Nonlinear_For varchar 30 Rumus untuk mula perhitungan peramalan dari transaksi 3.7 Rancangan Layar Setelah perancangan diagram telah dibuat maka selanjutnya adalah perancangan user interface sebagai berikut : 1. Halaman Login Gambar 3.15 Halaman Login Halaman yang digunakan untuk masuk ke dalam sistem. Pada halaman ini, username dan password akan dicek. Jika telah sesuai dengan ketentuan, maka user dapat masuk ke dalam sistem. Ketentuannya adalah user harus memiliki status active untuk dapat menggunakan sistem. 2. Halaman Utama 36

Gambar 3.16 Halaman Utama Halaman utama yang terdapat pilihan menu sesuai dengan fungsinya, yaitu User Management yang di dalamnya terdapat sub menu Manage Division dan Manage User, Import Sales History, Forecast Calculator, dan Logout. Seluruh fungsi hanya dapat digunakan oleh admin, sedangkan untuk user selain admin dapat mengakses fungsi sesuai dengan hak akses pada divisi. 3. Halaman Menu Divisi Gambar 3.17 Halaman Manu Divisi 37

Halaman divisi akan tampil setelah menu manage division diklik. Pada halaman ini user dapat menambahkan satu divisi yang akan digunakan pada user dalam menentukan hak akses dan data akan langsung ditampilkan pada list sebelah form. Selain itu, user dapat mengedit data divisi. 4. Halaman Menu User Gambar 3.18 Halaman Menu User Halaman user akan tampil setelah menu manage user diklik. Pada halaman ini user dapat menambahkan satu user yang akan digunakan untuk login ke dalam sistem dan data akan langsung ditampilkan pada list sebelah form. Selain itu, admin dapat mengedit data user. 5. Halaman Menu Import Sales History Gambar 3.19 Halaman menu import sales history 38

Halaman import sales history digunakan untuk mengambil data dari file excel yang disimpan pada database, sehingga data siap untuk diolah oleh aplikasi. 6. Halaman Menu Forecast Calculate Gambar 3.20 Halaman Calculate Menu Halaman dari menu forecast calculate adalah yang paling kompleks karena terdapat beberapa data yang digunakan dalam perhitungan peramalan. Dari halaman ini akan tampak data hasil perhitungan menggunakan trend linear dan trend non linear. Setelah mendapatkan rumus dari trend linear dan trend non linear, lalu sistem akan menghitung selisih antara angka penjualan nyata dengan peramalan yang akan digunakan untuk perhitungan MAD (Mean Absolute Deviation), yaitu angka rata rata simpangan penjualan. MAD tersebut akan dibandingkan antara trend linear dengan trend non linear. Rumus yang memiliki angka MAD terkecil lah yang seharusnya digunakan untuk menghitung barang yang harus dijual pada periode berikutnya. 39