Quality Cost And Productivity : Measurement, Reporting, and Control (Biaya Kualitas dan Produktivitas) Kualitas yang rendah dapat menjadikan produk sangat mahal bagi produsen dan konsumennya. Konsekuensi rendahnya kualitas adalah tingginya biaya produk. Solusi terhadap permasalahan ini adalah penerapan manajemen kualitas. Manajemen kualitas menekankan perhatiannya pada bagaimana menghasilkan produk yang tepat waktu, tepat tempat, tepat barang, tepat layanan, dan tepat harga. Salah satu isi utama yang akan dibahas pada bab ini adalah bagaimana menyediakan produk berkualitas dan tepat harga. A. KUALITAS Kualitas (quality) dapat diartikan berbeda antara satu orang dan orang lain. Biasanya kualitas dapat dilihat dari dua faktor utama berikut ini. 1. Memuaskan harapan konsumen yang berkaitan dengan atribut-atribut harapan konsumen. 2. Memastikan seberapa baik produk dapat memenuhi aspek-aspek teknis dari desain produk tersebut, kesesuaian kinerja dengan standar yang diharapkan, dan kesesuaian dengan standar pembuatannya. Harapan konsumen atas produk atau jasa tentu saja berbeda antara satu konsumen dan konsumen lainnya. Harapan konsumen ini dapat dilihat dari beberapa dimensi yang mewakili kualitas seperti berikut ini. 1. Kinerja (performance) adalah tingkat konsistensi dan seberapa baik produk dapat berfungsi. Kinerja jasa berarti tingkat keberadaan layanan pada saat diminta konsumen.
2. Estetika (aesthetic) adalah tingkat keindahan penampilan produk (seperti kecantikan dan gaya) dan penampilan dari fasilitas, perlengkapan, personel, dan materi komunikasi untuk jasa. 3. Kemampuan servis (serviceability) adalah ukuran yang menunjukkan mudah tidaknya suatu produk dirawat atau diperbaiki setelah di tangan konsumen. 4. Fitur (features) adalah karakteristik produk yang membedakan secara fungsional dengan produk yang mirip atau sejenis. 5. Keandalan (reliability) adalah kemungkinan atau peluang produk atau jasa dapat bekerja sesuai yang di spesifikasikan dalam jangka waktu yang ditentukan. 6. Keawetan (durability) adalah lama produk dapat berfungsi atau digunakan. 7. Kualitas kesesuaian (quality of conformance) adalah tingkat kesesuaian produk dengan spesifikasi kualitas yang ditentukan pada desainnya. 8. Kesesuaian dalam penggunaan (fitness of use) adalah kecocokan produk untuk menghadirkan fungsi seperti yang diiklankan. Pada industry jasa, kinerja diatributkan dengan ukuran daya tanggap (responsiveness), jaminan (assurance), dan empati (emphaty). Dayatanggap adalah kemampuan dalam melayani konsumen, menyediakan petunjuk, serta memberikan layanan yang konsisten. Sedangkan empati berarti kepedualian dan perhatian individual yang diberikan kepada konsumen. Kualitas merupakan harapan konsumen sehingga upaya meningkatkan kualitas (improving quality) merupakan kewajiban
produsen. Oleh karena itu, peningkatan salah satu atau lebih dari dimensi kualitas merupakan upaya peningkatan kualitas. Dimensi kualitas yang dipilih kemudian dimasukkan dalam spesifikasi desai produk. Selanjutnya, produksi dilakukan untuk memenuhi spesifikasi yang ditentukan. Pendekatan Kualitas Jika ada produk berkualitas maka lawannya adalah produk tidak berkualitas atau produk cacat (defective product). Produk cacat berarti produk yang tidak memenuhi spesifikasi. Pendekatan strategis yang digunakan untuk dapat memenuhi spesifikasi dapat dipilih satu dari dua pendekatan, yaitu pendekatan tradisional atau dikenal sebagai pendekatan nilai target (target value) dan pendekatan kontemporer yang disebut pendekatan kualitas optimal (robust quality). Pendekatan Nilai Target Dalam pendekatan inin, kesesuaian kualitas diartikan sebagai suatu rentang nilai untuk setiap spesifikasi atau karakteristik kualitas. Sebuah nilai target dengan batasan nilai tertinggi dan terendah ditentukan sebagai rentang variasi produk yang dapat diterima. Nilai Target adalah semua unit yang berada dalam nilai rentang tersebut dikategorikan sebagai produk yang tidak cacat atau berkualitas. Pendekatan Kualitas Optimal Dalam pendekatan ini, kesesuaian kualitas ditekankan pada dimensi kesesuaian untuk digunakan (fitness for use). Spesifikasi kualitas ditentukan dalam nilai tertentu yang sudah teruji tanpa ada toleransi
sedikitpun terhadap penyimpangan (tidak diperbolehkan adanya rentang nilai). B. PENGUKURAN DAN PELAPORAN BIAYA KUALITAS Perusahaan harus melakukan pengukuran dan pelaporan terhadap biaya kualitas agar dapat menjaga produk yang dihasilkan tetap berkualitas tinggi. Dengan adanya pelaporan biaya kualitas yang terukur secara akurat maka akan diketahui apakah upaya-upaya peningkatan kualitas yang telah dijalankan sudah sesuai dengan tujuan perusahaan, yaitu menghasilkan produk berkualitas tinggi dan pengurangan biaya produksi. Biaya Kualitas Biaya kualitas (cost of quality) merupakan biaya yang terjadi atau mungkin akan terjadi karena adanya kualitas yang rendah. Berdasarkan definisi tersebut maka biaya kualitas dapat dibedakan menjadi dua kelompok, yaitu biaya kualitas yang berkaitan dengan aktivitas pengendalian (control activity) dan biaya yang berkaitan dengan aktivitas kegagalan (failure activity). Aktivitas pengendalian dilaksanakan dengan tujuan untuk meningkatkan kualitas. Sedangkan aktivitas kegagalan terjadi karena adanya kegagalan dalam menjalankan aktivitas atau adanya produk yang berkualitas rendah. Ada dua kelompok biaya kualitas yaitu biaya pengendalian dan biaya kegagalan. Kedua kelompok tersebut dapat dipecah lagi dalam empat subkelompok biaya, yaitu biaya pencegahan (prevention cost), biaya penilaian (appraisal cost), biaya kegagalan internal ( internal failure cost), serta biaya kegagalan eksternal (external failure cost). Definisi masing-masing biaya tersebut adalah sebagai berikut.
1. Biaya pencegahan adalah biaya yang terjadi karena adanya usaha untuk mencegah terjadinya kegagalan dalam menjalankan aktivitas jasa dan/atau produk yang berkualitas rendah. Pada umumnya, peningkatan biaya pencegahan diharapkan akan menghasilkan penurunan biaya kegagalan. 2. Biaya penilaian adalah biaya yang terjadi karena dilakukannya penentuan apakah produk dan/atau jasa yang dihasilkan telah sesuai dengan permintaan atau kebutuhan konsumen. 3. Biaya kegagalan internal adalah biaya yang terjadi pada saat produk dan/atau jasa jasa dihasilkan tidak sesuai dengan permintaan atau kebutuhan konsumen. Ketidaksesuaian ini terdeteksi pada saat produk masih berada di pihak perusahaan atau sebelum dikirimkan ke pihak luar perusahaan. 4. Biaya kegagalan eksternal adalah biaya yangterjadi padaa saat produk dan/atau jasa yang dihasilkan tidak sesuai dengan permintaan atau kebutuhan konsumen dan diketahui setelah produk berada di luar perusahaan atau sudah di tangan konsumen. Pengukuran Biaya Kualitas Biaya kualitas dapat juga di klasifikasikan menjadi dua menurut kemudahan dalam pengamatannya. Pertama adalah biaya kualitas yang dapat diamati (observable qualitycost) dan kedua biaya kualitas yang tersembunyi (hidden quality). Biaya kualitas yang dapat diamati merupakan biaya kualitas yang secara langsung dapat diukur dan biasanya datanya tersedia dalam laporan perusahaan. Termasuk dalam kelompok ini adalah biaya pencegahan, penilaian, kegagalan internal, serta beberapa biaya yang termasuk dalam subkelompok
kegagalan\eksternal, misalnya biaya garansi dan penggantian produk. Sedangkan biaya kualitas tersembunyi merupakan biaya atas hilangnya kesempatan yang diakibatkan oleh rendahnya kualitas. Biaya ini biasanya tidak terdapat dalam laporan akuntansi. Tentu tidak mudah dalam mengukur jumlah biaya-biaya tersebut. Namun, biaya kualitas tersembunyi bisa jadi jumlahnya signifikan dan menjadi penting dalam proses penentuan kebijaksanaan perusahaan. Oleh karena itu, penentuan biaya ini menjadi hal penting. Metode Multiplier Berdasarkan metode ini dasumsikan bahwa total biaya kualitas merupakan multiplikasi dari beberapa ukuran biaya kegagalan sehingga untuk mengestimasikan biaya kegagalan total dapat dilakukan dengan mengalikan dengan menggunakan suatu angka pengali yang ditentukan dengan biaya kegagalan total terobservasi. Hal ini dapat diformulasikan sebagai berikut. Biaya kegagalan eksternal total = k x biaya kegagalan eksternal terobservasi Simbol k merupakan angka pengali yang merefleksikan efek multiplier. Perusahaan menentukan k berdasarkan data-data di masa lalu atau pengalaman perusahaan. Misalnya di perusahaan Trigold berhasil menghitung biaya kegagalan eksternal terobservasi tahun 2012 sebesar Rp2.000.000. Bedasarkan data tahun-tahun sebelumnya k ditentukan sebesar 4, maka tahun 2012 biaya kegagalan eksternal total ditentukan sebesar Rp8.000.000 (4 x Rp2.000.000)
Metode Taguchi Quality Loss Function Pandangan dalam metode taguchi ini berbeda dengan pandangan tradisional yang mengizinkan adanya penyimpangan selama masih dalam rentang target. Perhitungan biaya kegagalan eksternal total dengan metode taguchi dapat diformulasikan sebagai berikut. L(y) = k(y T) 2 Keterangan: k = Konstanta proposional yang tergantung pada struktur biaya kegagalan eksternal perusahaan. Simbol k merupakan nilai yang diestimasi dan dihitung dengan membagi nilai biaya dengan cara : k = c d 2 c = Kerugian pada limit terendah atau tertinggi d = Jarak limit dari nilai target y = Nilai actual karakteristik kualitas T = Nilai target karekteristik kualitas L = Kerugian akibat kualitas (biaya kegagalan eksternal total) Contoh perhitungan Biaya Kegagalan Eksternal Unit Diameter Sesungguhnya (y) y - t (y-t)2 k (y t )2 Ke - 1 19,80-0,20 0,0400 Rp800 Ke - 2 20,00 0 0 0 Ke - 3 20,10 0,10 0,0100 200 Ke - 4 20,15 0,15 0,0225 450 Ke - 5 19,90 0,10 0,0100 200 Total Rp1.650 Rata rata Rp330
Pelaporan Biaya Kualitas Pelaporan biaya kualitas dapat menjadi sumber informasi terpenting dalam pembuatan keputusan perbaikan kualitas dan penurunan biaya kualitas. Langkah pertama dalam membuat pelaporan biaya kualitas adalah menentukan baiaya kualitas sesungguhnya untuk setiap komponen kualitas. Langkah berikutnya adalah mengelompokkan komponen-komponen biaya kualitas tersebut dalam kelompok-kelompok biaya kualitas. Supaya penyusunan laporan biaya kualitas mudah dilakukan dan dipahami lazimnya dalam bentuk presentase dari penjualan sesungguhnya. Terdapat dua pandangan terkait biaya kualitas optimal, yaitu dalam pandangan tradisional disebut dengan tingkat kualitas dapat diterima (acceptable quality level), sedangkan pandangan kontemporer disebut pengendalian kualitas total (total quality control/zero defect). Setiap pandangan memilki cara yang berbeda dalam pengelolaan biaya kualitas. C. Pengelolaan Biaya Kualitas PandanganTradisional Pandangan ini pertama kali dikemukakan oleh J.M. Juran yang mengemukakan model biaya kualitas optimal. Dalam model ini, kualitas dibagi dalam tiga zona relatif terhadap titik total biaya kualitas minimum. Aktivitas peningkatan kualitas dipilih pada daerah di bawah zona tingkat kualitas optimal, zona kesempurnaan berada diatasnya, dan di antara keduanya terdapat zona tidak berbeda (indifference). Pada zona kesempurnaan terdapat banyak permasalah untuk mencapai cacat nol (zero difect) produk.
Pandangan Kontemporer Inti dari pandangan ini adalah untuk mendapatkan manfaat biaya maka tidak diperbolehkan adanya produk yang tidak sesuai dengan spesifikasi target akan menghasilkan peningkatan biaya kualitas. Perusahaan yang tidak menghasilkan produk tidak sesuai spesifikasi paling sedikit yang akan unggul. Oleh karena itu, dalam pandangan ini, tingkat optimal dari kualitas akan terjadi pada kondisi cacat nol (zero defect) yang berarti total biaya kualitas terendah dicapai pada saat tidak cacat. Activity Based Management dan Biaya Kualitas Optimal ABM membedakan biaya kualitas menjadi dua kelompok, yaitu biaya bernilai tambah dan biaya tidak bernilai tambah. Dengan menggunakan kriteria penentuan biaya bernilai tambah maka biaya kualitas kelompok penilain serta kegagalan internal dan eksternal adalah biaya tidak bernilai tambah. Apabila aktivitas pencegahan tidak dilakukan secara efisien dengan pemilihan, pengurangan, atau bahkan berbagai aktivitas (sharing of activity) dapat dimanfaatkan untuk menjadikan aktivitas pencegahan menjadi bernilai tambah. Analisis Trend Perbandingan dilakukan untuk semua komponen biaya kualitas, baik secara total maupun secara komponen. Dengan menggunakan grafik trend akan diketahui perkembangan total dan per komponen dari periode ke periode. Kemudian, dengan melakukan perbandingan antar komponen kualitas akan diketahui hubungan dan
pengaruh antar komponen. Misalnya, sebuah perusahaan memiliki data biaya kualitas sebagai berikut. Tahun Biaya Kualitas Penjualan % Biaya dari sesungguhnya Penjualan 2007 Rp1.800.000.000 Rp9.000.000.000 20% 2008 1.650.000.000 9.167.000.000 18% 2009 1.400.000.000 9.333.000.000 15% 2010 1.325.000.000 11.041.700.000 12% 2011 1.200.000.000 12.000.000.000 10% 2012 1.000.000.000 12,500.000.000 8% D. PENGIDENTIFIKASIAN PERMASALAHAN PENGENDALIAN KUALITAS Program manajemen kualitasyang efektif termasuk didalamnya adalah identifikasi permasalahan-permasalahan pengendalian kualitas. Salah satu metode yang dapat digunakan untuk mengidentifikasikan permasalahan tersebut adalah metode diagram sebab-akibat atau fishbone diagram (karena bentuknya mirip tulang ikan). Diagram kausal (casual diagram) yang penyebab atau alasan adanya ketidaksempurnaan adalah sumber dari penyimpangan. Penyebab penyimpangan kualitas biasanya dikelompokkan sebagai berikut. 1. Manusia adalah semua orang yang terlibat dalam proses. 2. Metode adalah cara bagaimana proses dilakukan dan setiap permintaan spesifik untuk dapat melakukannya, seperti kebijakan, aturan-aturan, dan hukum.
3. Mesin adalah semua peralatan, computer, atau perlengkapan lain yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan. 4. Bahan adalah bahan baku ataupun bahan penolong untuk menghasilkan produk akhir. 5. Pengukuran adalah data yang diperoleh dari proses yang digunakan untuk mengukur kualitas. 6. Lingkungan merupakan suatu kondisi, seperti wakil di lokasi, suhu, cuaca, budaya, dan lainnya. E. PRODUKTIVITAS DAN EFISIENSI Efisiensi proses adalah kemampuan untuk mengubah input menjadi output antara (throughtput) pada biaya terendah. Output antara merupakan jumlah barang atau jasa yang dihasilkan dan disampaikan pada konsumen pada suatu periode waktu pengukuran yang diukur dalam ukuran keuangan atau ukuran fisik. Manajer membutuhkannya untuk mengetahui seberapa baik mereka mengelola proses dan aktivitas dalam organisasi. Organisasi mengelola dua tipe proses, yaitu proses produksi dan proses bisnis. Proses produksi secara langsung menghasilkan produk atau jasa. Contoh proses produksi perusahaan roti membuat roti tawar untuk konsumen, dan perusahaan hard disk memproduksi hard disk mini untuk pemutar MP3. Sebagai contoh, proses pemesanan tepung di perusahaan roti dan proses pengelolaan persediaan bahan baku hard disk di perusahaan hard disk. Ukuran-ukuran yang biasa digunakan untuk efisiensi proses produksi dan bisnis diantaranya adalah sebagai berikut. 1. Produktivitas 2. Waktu Siklus (cycle time)
3. Rasio Waktu Hubungan antara Ukuran-Ukuran Efisiensi Proses Kualitas tinggi Produktivitas tinggi KeluaranKelua ran tinggi F. PENGUKURAN PRODUKTIVITAS Produktivitas (productivity) menekankan pada bagaimana menghasilkan output secara efisien, dan secara khusus ditunjukkan pada hubungan antara output dan input untuk menghasilkan output. Efisiensi produktivitas total terjadi saat dua kondisi terpenuhi, yaitu: (1) untuk semua perpaduan input yang akan menghasilkan output pada tingkat ditentukan, tidak ada satu komponen input-pun yang digunakan melebihi yang ditentukan untuk menghasilkan output tertentu, (2) pada berbagai perpaduan untuk memenuhi nkondisi pertama yang dipilih adalahperpaduan dengan tingkat biaya terendah. Kondisi pertama disebut efisiensi teknis (technical efficiency) karena dipicu oleh hubungan teknis, sedangkan kondisi kedua disebut efisiensi pertukaran (trade-off efficiency). Kondisi kedua dipicu oleh hubungan harga input secararelatif. Pada kondisi kedua, harga input ditentukan oleh proporsi
relative dari setiap komponen input yang digunakan untuk menghasilkan output. EfisiensiTeknis Upaya peningkatan produktivitas dapat dicapai melalui tiga cara berikut ini 1. Menghasilkan output yang sama dengan input lebih sedikit. 2. Menghasilkan output yang lebih banyak dengan input yang sama. 3. Menghasilkan output lebih banyak dengan input yang lebih sedikit. Efisiensi Pertukaran Peningkatan efisiensi juga dapat dicapai dengan melakukan pertukaran antara input yang lebih mahal dengan inputyang lebih murah. Sebagai contoh, diasumsikan bahwa input tenaga kerja langsung lebih mahal daripada input peralatan (modal) sehingga mengurangi input peralatan untuk menghasilkan output yang sama dapat meningkatkan efisiensi. Pengukuran Produktivitas Parsial Pengukuran produktivitas berarti mengkuantitatifkan perubahan produktivitas. Tujuannya adalah untuk memudahkan manajemen dalam memonitor naik turunnya produktivitas. Pengukuran aktual dipergunakan oleh manajer untuk mengetahui perkembangan program peningkatan produktivitas, menentukan perbaikan yang diperlukan, dan mengendalikan perubahan. Pengukuran produktivitas input demi input satu persatu disebut dengan pengukuran produktivitas parsial (partial productivity measurement). Pengukuran dilakukan dengan membandingkan
banyaknya output tunggal yang dihasilkan dengan input yang digunakan. Formulasi pengukuran produktivitas parsial sebagai berikut. Rasio produktivitas = Output Input Kelebihan Pengukuran Produktivitas Parsial. Pengukuran produktivitas parsial akan mengarahkan manajemen lebih fokus pada input tertentu. Selain itu, hasil pengukuran operasional cepat diketahui. Contohnya, tenaga kerja langsung dapat dikaitkan dengan berapa banyak unit yang dihasilkan untuk setiap satu unit bahan digunakan. Apabila menggunakan suatu standar produktivitas tertentu maka trend produktivitas akan dapat direkam perkembangannya. Kelemahan Pengukuran Produktivitas Parsial. Pengukuran parsial yang dilakukan dengan cara satu per satu input diukur secara terpisah dapat memberikan suatu gambaran yang salah tentang produktivitas. Hal tersebut disebabkan karena input dalam menghasilkan output tidak semuanya independen terhadap input lain. Kinerja suatu input bisa jadi dipengaruhi oleh kinerja input yang lain. Sebagai contoh, mengubah spesifikasi bahan baku yang digunakan untuk menghasilkan output yang sama bias jadi akan mengakibatkan peningkatan limbah dan bahan sisa, sedangkan jam tenaga kerja tetap berkurang. Akibatnya kinerja produktivitas tenaga kerja meningkat sedangkan kinerja produktivitas bahan baku menurun. Pengukuran Produktivitas Total
Produktivitas total didapatkan dengan cara mengukur produktivitas semua input yang digunakan untuk menghasilkan output. Pengukuranb Profil dilakukan dengan cara mengukur beberapa input utama yang dipergunakan untuk menghasilkan output yang hasilnya berupa ukuran operasional. Sebagai contoh, perusahaan Enola menerapkan proses produksi baru tahun 2012. Diasumsikan proses baru hanya mempengaruhi dua input yaitu tenaga kerja dan bahan baku. Berikut ini disajikan data produksi tahun 2011 dan 2012. 2011 2012 Jumlah televisi LCD 10.000 12.000 dihasilkan Tenaga kerja dipergunakan 5.000 4.000 Bahan baku dipergunakan 100.000 150.000 Walaupun begitu, perbandingan profit produktivitas antar tahun setidaknya mampu memberikan pandangan bagi manajer untuk mengetahui sifat perubahan produktivitas. Namun dalam beberapa kasus, sulit untuk mengetahui apakah perubahan tersebut baik atau buruk. Pengukuran Profit-linked Productivity. Profi-linked productivity mengukur jumlah perubahan laba yang diakibatkan oleh perubahan produktivitas. Penentuan pengaruh perubahan produktivitas terhadap laba merupakan salah satu cara untuk melihat bilai perubahan produktivitas. Sebagian perubahan laba tersebut merupakan hasil perubhan produktivitas. Dengan mengetahui dampak perubahan laba yang diakibatkan perubahan produktivitas, manajer akan terbantu dalam
memahami arti penting perubahan produktivitas secara ekonomis. Dampak profit-linked productivity dapat dihitung dengan rumus berikut. Dampak profit-linked = Biaya PQ total Biaya periode amatan total Keterangan : PQ adalah jumlah input yang dibutuhkan untuk menghasilkan output pada waktu yang diamati jika produktivitas sama dengan tahun dasar yang dihitung dengan cara berikut. PQ = Output periode amatan Rasio produktivitas tahun dasar Komponen Pemulihan Harga. Komponen pemulihan harga adalah kemampuan perubahan pendapatan dalam mengimbangi pengaruh perubahan harga input. Pengukuran pemulihan harga dilakukan dengan cara perubahan pendapatan dikurangi perubahan biaya input dengan asumsi tidak ada perubahan produktivitas. Untuk mengetahui besaran harga harus dihitung terlebih dahulu perubahan laba pada setiap periodenya. Pemulihan harga = Perubahan laba Dampak profit-linked Pengukuran Waktu Siklus Waktu siklus adalah waktu yang dibutuhkan untuk menghasilkan satu produk atau jasa. Pada jasa waktu siklus dihitung sejak konsumen mengajukan permintaan layanan sampai selesai. Waktu siklus rata-rata setara dengan total waktu proses untuk semua unit. Agar lebih bermanfaat, waktu siklus rata-rata harus dimasukkan rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk mengirim semua unit produk dan pengerjaan ulang atau waktu pembuangan jika terdapat produk cacat atau sisa bahan dan limbah (yang merupakan aktivitas tidak bernilai tambah).