2 Dari uraian diatas, penulis tertarik membuat suatu rancangan aplikasi dalam kerja praktek ini dengan judul SISTEM INFORMASI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR KANTOR SATUAN KERJA PENGEMBANGAN KAWASAN PERMUKIMAN DAN PERBATASAN KEPULAUAN RIAU. 1.2 Identifikasi Masalah Berdasarkan uraian dari latar belakang diatas, maka perumusan masalah yang muncul adalah sebagai berikut: 1. Proses pengolahan data surat masuk dan surat keluar serta proses mencetak lembar disposisi masih bersifat manual. 2. Belum adanya keamanan pada data-data yang ada. 3. Masih sering terjadinya kesulitan dalam mengetahui keberadaan surat dan informasi data-data yang diperlukan. 1.3 Tujuan Kerja Praktek Adapun tujuan penulis dalam penyusunan kerja praktek ini adalah untuk merancang suatu aplikasi pengolahan data yang akan dilaksanakan pada Kantor Satuan Kerja Pengembangan Kawasan Permukiman dan Perbatasan Kepulauan Riau. Adapun tujuan tersebut adalah sebagai berikut : 1. Tujuan Bagi Penulis : a. Sebagai salah satu syarat lulus mata kuliah kerja praktek program studi sistem informasi.
3 b. Sebagai aplikasi diri terhadap ilmu pengetahuan yang diperoleh selama duduk di bangku perkuliahan. 2. Tujuan Bagi Perusahaan / institusi yang diteliti : a. Untuk merancang sebuah Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar yang diharapkan bisa mempermudah perusahaan/institusi dalam mengolah data. b. Membantu dalam pemrosesan surat menjadi lebih cepat dan efisien. 3. Tujuan Bagi Sekolah Tinggi Teknologi Indonesia : a. Sebagai referensi (studi pustaka) yang nantinya bisa dimanfaatkan oleh mahasiswa lainnya. 1.4 Rumusan Masalah Masalah yang ingin dibahas dalam penelitian ini dapat dirumuskan kedalam beberapa pertanyaan berikut : 1. Bagaimana merancang Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar pada Kantor Satuan Kerja Pengembangan Kawasan Permukiman dan Perbatasan Kepulauan Riau untuk bisa menghasilkan manfaat yang lebih baik dari sistem yang sebelumnya? 2. Bagaimana proses disposisi surat masuk yang di lakukan pada Kantor Satuan Kerja Pengembangan Kawasan Permukiman dan Perbatasan Kepulauan Riau? 3. Bagaimana membangun media penyimpanan surat masuk dan surat keluar secara elektronik dengan menggunakan database?
4 1.5 Batasan Masalah Agar permasalahan yang tercakup tidak berkembang terlalu jauh atau menyimpang, maka penulis menguraikan beberapa batasan masalah yang akan dianalisa, yaitu : 1. Sistem ini hanya dapat digunakan pada Kantor Satuan Kerja Pengembangan Kawasan Permukiman dan Perbatasan Kepulauan Riau. 2. Sitem yang dikerjakan nantinya mampu melakukan pengolahan data surat masuk dan surat keluar serta proses pencarian surat. 3. Pencetakan Lembar Disposisi. 4. Laporan yang dihasilkan nantinya hanya tentang data surat masuk dan surat keluar serta laporan disposisi. 1.6 Waktu Dan Tempat Kerja Praktek Penulis melakukan kerja praktek di Kantor Satuan Kerja Pengembangan Kawasan Permukiman dan Perbatasan Kepulauan Riau yang berlokasi di Jl. D.I Panjaitan Komp. Bintan Centre Blok. O No. 10 KM. IX Tanjungpinang. Kerja Praktek yang dilakukan dalam rentang waktu sekitar 4 bulan dari bulan Oktober 2013 hingga akhir Januari 2014. 1.7 Metode Penelitian Kerja Praktek Merupakan suatu teknik atau cara untuk mengumpulkan data atau fakta yang nantinya akan dipelajari dan akhirnya sebagai bahan untuk di
5 analisa serta digunakan untuk memudahkan pencarian dan pemecahan suatu masalah. 1. Metodologi Pengumpulan Data a. Observasi Melakukan observasi/peninjauan tempat sebelum pelaksanaan kegiatan pengumpulan data dengan mengadakan pengenalan terhadap objek kerja praktek, aktivitas kerja dan bahan kajian. b. Wawancara Melakukan wawancara secara langsung dengan pihak-pihak yang terlibat dalam sistem. c. Studi Kepustakaan Melakukan pengumpulan data secara tidak langsung dengan melakukan studi kepustakaan, yaitu dengan mengumpulkan data-data dan teori-teori yang berhubungan dengan penulisan laporan kerja praktek ini. 2. Metode Pengembangan Perangkat Lunak Metode pengembangan perangkat lunak yang digunakan dalam membangun sistem informasi pengolahan data ini menggunakan model Waterfall (Classic Life Cycle) yang menyarankan pengembangan perangkat lunak secara sistematik dan berurutan yang dimulai dari tingkatan sistem tertinggi dan berlanjut ke tahap analisis, desain, pengkodean, pengujian dan pemeliharaan. Kelebihan dari metode ini adalah terstruktur, dinamis, dan
6 sequential. Metode Waterfall dapat di lihat pada gambar 1.1, yang diambil oleh Adi Nugroho dari buku Object Oriented Programming With C++ tulisan Balagurusamy (199 9) (Modifikasi dilakukan penulis untuk lebih mengakomodasi pengembangan sistem berorientasi objek). Gambar 1.1. Diagram Waterfall 1 Paradigma dari tahapan model waterfall adalah sebagai berikut: a. Perencanaan Tahap dimana menentukan kebutuhan-kebutuhan bagi seluruh elemenelemen sistem seperti perangkat lunak, perangkat keras, dan sumber daya manusia. 1 Adi Nugroho, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi dengan Metodologi Berorientasi Objek (Bandung:Informatika,2005) hal.125.
7 b. Analisis Tahap dimana berlangsung proses pengumpulan kebutuhan secara lengkap untuk dianalisis dan didefinisikan kebutuhan apa saja yang harus dipenuhi oleh aplikasi yang akan dibuat. c. Perancangan Tahap dimana mengubah kebutuhan-kebutuhan diatas menjadi tampilan program atau aplikasi yang menarik sebelum proses coding dimulai. Desain yang dibuat harus sesuai dengan kebutuhan penggunanya. d. Implementasi Tahap dimana dilakukan proses penerjemahan desain kedalam bahasa pemrograman yang sesuai kebutuhan. Atau dapat disebut juga tahap pengkodean/coding. e. Pengujian Tahap ini dikerjakan setelah kode dirancang dan difokuskan untuk menutupi jumlah kesalahan serta menjamin sistem sesuai dengan kebutuhan. f. Pemeliharaan Tahap dimana melakukan pemeliharaan terhadap perangkat lunak dari mulai pengoperasian sistem dan jika diperlukan kita melakukan perbaikan-perbaikan kecil.
8 1.8 Perencanaan Jadwal Kerja Praktek Tabel 1.1 Perencanaan Penulisan Kerja Praktek 1.9 Sistematika Penulisan Dalam penyusunan laporan kerja praktek ini berdasarkan suatu laporan yang telah ditentukan. Untuk lebih memahami pembahasan pada laporan kerja praktek ada beberapa bagian yang harus diketahui antara lain : BAB I Pendahuluan Pada bab ini menjelaskan secara umum latar belakang masalah, identifikasi masalah, tujuan kerja praktek, rumusan masalah, batasan masalah, waktu dan tempat kerja praktek, metode penelitian kerja praktek, perencanaan jadwal kerja praktek serta sistematika penulisan. BAB II Landasan Teori Pada bab ini menjelaskan mengenai teori-teori yang di analisis, perangkat lunak yang di gunakan terutama yang berkaitan langsung dengan objek penelitian.
9 BAB III Analisis Sistem Berjalan Pada bab ini menerangkan tentang analisis sistem dan prosedur yang ada sebelumnya atau yang berjalan di Kantor Satuan Kerja Pengembangan Kawasan Permukiman dan Perbatasan Kepulauan Riau. BAB IV Perancangan Sistem Pada bab ini penulis menerangkan rancangan form, penerapan sistemnya berupa rancangan input dan output program serta algoritma dari program tersebut. BAB V Implementasi Sistem Pada bab ini penulis menerangkan penerapan sistem berupa hardware, software, dan brainware serta segala sesuatu yang perlu dalam menerapkan sistem. BAB VI Penutup Pada bab ini merupakan bab terakhir berisi kesimpulan dari hasil analisis, perancangan dan pembangunan sistem serta saran untuk mengembangkan sistem lebih jauh. DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN