BAB I.PENDAHULUAN A. Latar Belakang Kemajuan di bidang teknologi informasi saat ini mengalami perkembangan yang sangat pesat. Perkembangan arus globalisasi yang diiringi dengan kemajuan teknologi informasi ini menyebabkan arus informasi yang dulunya sulit didapatkan kini dapat dengan mudah diperoleh sesuai dengan kebutuhan. Seiring dengan perkembangan jaman, tuntutan akan adanya layanan mutu yang lebih baik, menyebabkan pula adanya perubahan sistem yang dilakukan, salah satu contohnya perubahan sistem manual menjadi sistem terkomputerisasi. Banyaknya instansi perusahaan besar dan modern memanfaatkan komputer sebagai alat bantu dalam menyelesaikan permasalahan yang sedang dihadapi, masalah ini dapat berupa informasi yang diperoleh dari data-data lapangan yang kemudian diolah sesuai kebutuhan. Bagi perusahaan yang bergerak dibidang perekonomian sangatlah penting diperlukan suatu sistem yang mampu memberikan informasi secara efektif dan efisien. Kebutuhan akan pentingnya teknologi yang menjadi syarat utama untuk menunjukan kualitas bidang pelayanan juga dirasakan oleh Hotel Gunung Slamet yang merupakan salah satu badan usaha yang bergerak di bidang perhotelan. Badan usaha ini beralamatkan di Jl. Overste Isdiman no.20 Purwokerto, Banyumas Jawa Tengah 53114. Sistem yang digunakan saat ini kiranya belumlah efektif menjawab peningkatan-peningkatan transaksi penginapan yang terjadi Hotel Gunung Slamet, terkadang banyaknya jumlah kamar yang disediakan sering mengalami kesalahan. Kesalahan yang terjadi seperti pencatatan laporan atau buku tamu untuk setiap kamar yang terisi tidak tercatat oleh receptionist sehingga merugikan pihak Hotel, bahkan untuk proses penghitungannya pun masih terbilang kurang efektif yang harus mengumpulkan satu persatu setiap masing-masing tagihan jika terdapat penambahan fasilitas-fasilitas tambahan pada tiap kamar. Maka seiring dengan perkembangan yang dialami Hotel Gunung Slamet, informasi yang disajikan pun harus juga mengalami perkembangan.
Berdasarkan data diatas maka Hotel Gunung Slamet harus memiliki suatu sistem informasi billing guna memenuhi pelayanan tamu yang terkomputerisasi sehingga memudahkan pengolahan data tamu, data kamar, data penambahan fasilitas dan data laporan serta mempercepat proses pengolahan data dan mampu memberikan informasi yang tepat dan akurat untuk setiap transaksi sehingga mengurangi kesalahan-kesalahan yang terjadi. Dengan adanya sistem tekomputerisasi yang seiring dengan perkembangan teknologi diharapkan dapat membantu receptionist dalam hal mengolah data-data tamu yang menginap dan memudahkan pemberian informasi kamar yang dipesan serta dapat membantu proses pemantauan antara manager dengan karyawan khususnya dalam proses admistrasi. Atas dasar latar belakang tersebut, dalam tugas akhir ini akan membuat sebuah sistem informasi yang terkomputerisasi untuk Hotel Gunung Slamet sehingga dengan adanya sistem ini diharapkan dalam pengolahan data-data administrasi menjadi lebih cepat dengan tingkat kesalahan minimal serta dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya. Sistem informasi billing ini digunakan untuk mengolah data tamu mulai dari check in/booking, check out, penambahan fasiltas dan keseluruhan data informasi yang disimpan dalam sistem. B. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang dari permasalahan tersebut, maka masalah yang akan dikaji dalam penelitian ini adalah bagaimana merancang dan membangun sebuah sistem informasi billing hotel yang dapat memudahkan manager dan pegawai/receptionist dalam mengelola data setiap transaksi manual menjadi terkomputerisasi. C. Batasan Masalah Dalam pembuatan sistem informasi billing hotel ini penyusun membuat batasan masalah agar penyusunan tugas akhir menjadi terarah dan sesuai dengan ketentuan. Adapun batasan masalahnya adalah sebagai berikut:
1. Sistem hanya menangani masalah check in/booking (datang langsung), check out, penambahan fasilitas untuk tiap kamar, serta pembuatan datadata laporan administrasi. 2. Laporan yang disusun meliputi laporan hasil pengeluaran keuangan pegawai receptionist maupun manager, laporan transaksi check in/ booking/ check out, laporan data kamar dan tamu serta laporan penambahan fasilitas yang terpakai. 3. Sistem tidak menangani pemesanan online karena sistem ini hanya digunakan oleh manager dan pegawai/ receptionist untuk pencatatan laporan. D. Tujuan Penelitian 1. Mengetahui sistem pelayanan tamu yang akan menginap mulai dari proses check in/ booking/ check out, penambahan fasilitas, dan pembuatan laporan sehingga dapat diketahui permasalahan yang terjadi pada proses sistem tersebut. 2. Membuat perancangan sistem informasi billing yang terkomputerisasi dan mempermudah proses check in/ booking/ check out, penambahan fasilitas, dan pembuatan laporan administrasi. 3. Mengimplementasikan sistem informasi billing pelayanan hotel yang terkomputerisasi ke dalam bahasa pemrograman sehingga menghasilkan program aplikasi database yang mampu mengolah data tamu, data kamar, data fasilitas tambahan,dan laporan-laporan administrasi secara otomatis. E. Manfaat Penelitian Manfaat dari pembuatan sistem informasi billing ini adalah dapat mengurangi permasalahan yang ada dan membuat suatu alternatif pemecahan masalah, sehingga mempermudah jalannya sistem sesuai fungsinya dengan mengandalkan proses komputerisasi untuk meminimalisir segala bentuk pekerjaan menggunakan sumber daya manusia.
F. Metode Penelitian Metode yang digunakan penyusun dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Pengumpulan Data a. Wawancara Wawancara merupakan pengambilan data secara lisan langsung dengan sumber data, baik melalui tatap muka atau lewat telepon maupun teleconference. Dalam hal ini, penyusun melakukan wawancara langsung dengan pemilik serta manager Hotel Gunung Slamet. Wawancara ini dilakukan dengan tujuan untuk memperoleh informasi mengenai sistem pelayanan terhadap tamu serta sistem informasi (manual) yang digunakan saat ini. Dengan harapan sistem yang akan dibuat dapat diimplementasikan secara efektif untuk meringankan tugas tugas manager dan pegawai receptionist. b. Studi Literatur Studi literatur adalah mencari referensi teori yang relefan dengan kasus atau permasalahan yang ditemukan. Studi dari beberapa buku, literatur, situs website, modul kuliah, modul praktikum, dan referensi yang digunakan sebagai pembanding terhadap kasus yang ditemui. 2. Pengembangan system a. Analisis sistem Pada tahap analisis selain dilakukan tahap pengumpulan data yang diintensifkan dan difokuskan pada sistem informasi tamu yang akan melakukan check in/ booking. Merinci kebutuhan fungsional dan kebutuhan nonfungsional sistem. b. Perancangan Sistem Proses ini merupakan kelanjutan dari proses analisis. Desain yang dibuat adalah desain proses dengan menggunakan data flowchart, desain basis data dengan menggunakan Entity Relationship Diagram (ERD), desain struktur menu, dan desain antarmuka pengguna. c. Implementasi Tahapan ini merupakan tahapan pembangunan dari sistem berdasarkan perancangan yang telah dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP serta basis data MySQL. d. Pengujian Untuk dapat menghasilkan sistem yang benar benar layak untuk diimplementasikan maka dilakukan pengujian terhadap sistem tersebut.
G. Sistematika Penulisan Untuk menjelaskan sistem yang dibuat, maka sistematika penulisan laporan tugas akhir ini dibagi menjadi beberapa bab, antara lain : BAB I. PENDAHULUAN Menguraikan tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, metode penelitian, serta sistematika penulisan. BAB II. LANDASAN TEORI Berisi tentang uraian dasar teori yang digunakan untuk mendukung analisis dan rancangan sistem informasi secara umum. BAB III. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Berisi tentang rancangan sistem informasi yang direncanakan seperti desain sistem, basis data, struktur menu, dan tampilan antar muka. Menganalisa dan menjelaskan mengenai perancangan sistem beserta analisis yang dibuat pada pembangunan sistem disertai cara kerja dan penggunaan sistem. BAB IV. IMPLEMENTASI SISTEM DAN PEMBAHASAN Membahas hasil implementasi sistem dan hasil pengujian beserta pembahasan dari sistem informasi billing. BAB V. PENUTUP Berisi penutup dari laporan tugas akhir ini yang memuat kesimpulan dari uraian sebelumnya serta saran untuk pengembangan sistem selanjutnya.