RENCANA IMPLEMENTASI SISTEM ERP EPICOR ISCALA 2.3 SR3 MODUL SALES MANAGEMENT PADA PT. X Tika Oktora Arifiani 1301058226 Jennie Sutanty 1301058926 Agustina Pertiwi 1301066322 Pembimbing : Johan S.Kom, MM ABSTRACT THE PURPOSE of this research were to analyze current business process to get the Business Requirement Review for implementing ERP System EPICOR iscala 2.3 SR 3, to analyze current information system on PT. X, and to develop implementation plans of ERP systems EPICOR iscala 2.3 SR3 Sales Management Module in the PT. X using Signature Methodology s Prepare, Plan, and Collaboration stages. THE METHOD used in this thesis was Signature Methodology which is a specific method for implementation of EPICOR s products. ANALYSIS was done by understanding current business process to get Business Requirement Review, and developing implementation plans using Signature Methodology s Prepare, Plan, and Collaboration stages. RESULTS show that in the prepare stage project team and hardware, software, infrastructure recommendation were established. Implementation schedule, kick off agenda, dan project scope arranged in the plan stage. In the collaboration stage, Business Requirement Review, To Be process discussion, master data preparation, setup and configuration, and user manual were composed. CONCLUSION of this study are Business Requirements Review has been produced, current system is unable to meet the business needs of the company. It required a new system that is ERP system EPICOR iscala 2.3 SR3 which is implemented by Signature Methodology s Prepare, Plan, and Collaboration stages. Keywords : Implementation, ERP, EPICOR, Signature Methodology
ABSTRAK TUJUAN PENELITIAN adalah melakukan analisa proses bisnis sistem berjalan untuk mendapatkan business requirement yang mendasari proses implementasi sistem ERP Epicor iscala 2.3 SR3, menganalisa sistem informasi berjalan pada PT. X, serta menyusun rencana implementasi sistem ERP Epicor iscala 2.3 SR3 modul Sales Management pada PT. X menggunakan Signature Methodology dengan tahapan Prepare, Plan dan Collaboration. METODE yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah signature methodology yang merupakan metode implementasi khusus dari produk EPICOR. ANALISIS dilakukan dengan memahami proses bisnis berjalan untuk mendapatkan business requirement review, melakukan analisa mengenai sistem berjalan, serta menyusun rencana implementasi menggunakan Signature Methodology dengan tahap prepare, plan, dan collaboration. HASIL YANG DICAPAI adalah dalam tahap prepare dibentuk project team dan hardware, software, infrastructure recommendation. Implementation schedule, kick off agenda, dan project scope disusun pada tahap plan. Dalam tahap collaboration dilakukan penyusunan Business Requirement Review, To Be process discussion, master data preparation, setup and configuration, serta user manual. SIMPULAN dari penelitian adalah Business Requirement Review telah dihasilkan, serta ditemukan masalah yang membuktikan bahwa sistem berjalan tidak mampu memenuhi kebutuhan bisnis perusahaan. Untuk itu diperlukan sistem baru yaitu sistem ERP Epicor iscala 2.3 SR3 yang diimplementasikan dengan signature methodology yang terdiri dari tahap Prepare, Plan, dan Collaboration. Kata Kunci : Implementasi, ERP, EPICOR, Signature Methodology PENDAHULUAN Pada masa kemajuan teknologi seperti saat ini, teknologi informasi dan sistem informasi turut berkembang dimana keduanya memiliki peranan penting dalam dunia bisnis. Dalam hal ini, peranan teknologi informasi dan sistem informasi adalah sebagai alat bantu untuk mendukung kegiatan bisnis sebagai upaya memenangkan persaingan. Salah satu peran teknologi informasi dan sistem informasi dalam mendukung kegiatan bisnis perusahaan adalah membantu mengurangi biaya-biaya operasional serta meminimalkan kegiatan yang dilakukan secara manual yang seringkali membutuhkan waktu lebih banyak. Salah satu konsep sistem informasi yang sedang berkembang pesat adalah penerapan Enterprise Resource Planning (ERP). ERP merupakan sistem yang dapat diterapkan oleh perusahaan guna mendukung proses bisnis yang berjalan. Dengan adanya penerapan ERP, informasi yang terdapat dalam area bisnis seperti Finance, Human Resource, Sales & Distribution, serta Material Management dapat saling terintegrasi. Berbagai manfaat dari penerapan ERP di perusahaan adalah peningkatan dari performa bisnis, proses bisnis yang terintegrasi, terjadinya proses bisnis secara real time, meningkatkan fleksibilitas, serta penurunan penggunaan biaya. Skripsi ini akan membahas mengenai rencana implementasi ERP dengan menggunakan Epicor iscala 2.3S R3 yang akan dilakukan oleh PT. X. Berikut ini adalah batasan penulisan skripsi mengenai rencana implementasi ERP pada PT. X dengan menggunakan Epicor iscala 2.3SR3 : 1. Proses bisnis yang meliputi : Sales Process pada PT. X. 2. Prepare yang meliputi :Project Team dan Hardware, Software Infrastructure Recommendation. 3. Plan yang meliputi : Implementation Schedule dan Kick Off Agenda and Presentation. 4. Collaboration :Collaboration merupakan bagian dari Analyze, Design dan Validate. Adapun tujuan dari skripsi ini adalah : 1. Melakukan analisa proses bisnis sistem berjalan untuk mendapatkan business requirement yang mendasari proses implementasi sistem ERP Epicor iscala 2.3 SR3.
2. Menganalisa sistem informasi berjalan pada PT. X 3. Menyusun rencana implementasi sistem ERP Epicor iscala 2.3 SR3 modul Sales Management pada PT. X menggunakan Signature Methodology dengan tahapan Prepare, Plan dan Collaboration. Manfaat yang dapat diperoleh dari skripsi ini adalah : 1. Sebagai dasar dalam pelaksanaan implementasi tahap Deploy pada PT. X. 2. Implementasi dapat berjalan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan. 3. Business Requirement Review (BRR) dalam skripsi ini dapat dijadikan sebagai indikator keberhasilan proses implementasi selanjutnya. Adapun masalah yang ada pada PT.X sehingga dibutuhkan adanya implementasi sistem ERP adalah minimnya fungsi yang dapat diproses dalam sistem berjalan, keamanan pada sistem berjalan kurang terjaga dan tidak adanya resources yang dapat meng-customize sistem berjalan. METODE PENELITIAN Skripsi dilakukan dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut : Objek skripsi yang terdiri dari PT. X, Proses bisnis Sales Cycle yang berjalan pada perusahaan serta Sistem ERP Epicor iscala 2.3 SR3 modul Sales Management. Metode penulisan yang digunakan meliputi : 1. Metode studi kepustakaan. Dilakukan pencarian, pengumpulan dan pembelajaran informasi dari berbagai buku, internet ataupun media informasi lainnya yang berhubungan dengan objek skripsi sehingga dapat dijadikan sebagai landasan teori. 2. Wawancara, yang melibatkan pihak-pihak dari perusahaan, meliputi para head officer serta user yang menggunakan sistem yang lama sehingga dapat menganalisa dan mengidentifikasi kekurangan sistem lama dan menyesuaikan dengan sistem ERP yang akan di implementasikan agar sesuai dengan kebutuhan user. 3. Observasi secara langsung, dilakukan dengan mengamati kegiatan operasional serta berjalannya proses implementasi pada PT. X, melalui jalur internship. 4. Signature Methodology Dalam rencana implementasi sistem ERP pada PT X digunakan Signature Methodology. Signature Methodology merupakan metodologi yang digunakan dalam proses implementasi ERP khusus produk Epicor. Signature Methodology terdiri dari 6 tahap yaitu : 1. Prepare merupakan tahap awal yang dilakukan dalam pelaksanaan Signature Methodology. Tahap pertama ini dilakukan sebagai persiapan dalam proses implementasi ERP Epicor dengan mengexplore yang lebih mendalam mengenai business requirement serta mendapatkan informasi dari client yang dibutuhkan pada tahap selanjutnya. 2. Plan merupakan tahap yang dapat dilakukan setelah persiapan selesai dilakukan. Dalam tahap ini kedua belah pihak yaitu consultant dan client mendiskusikan mengenai apa yang ingin dicapai dari proses implementasi ERP serta menetapkan tujuan dan target dari pelaksanaan implementasi pada kick off meeting.
3. Analyze merupakan tahap ketiga yang dilakukan dengan menganalisa data yang telah dipersiapkan sebelumnya untuk menghasilkan informasi yang akan dijadikan sebagai input maupun output bagi jalannya pelaksanaan proses implementasi. 4. Design merupakan tahap keempat dalam Signature Methodology. Dengan adanya design maka client mendapatkan gambaran sistem yang akan mereka gunakan dan memberikan masukan agar sistem berjalan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 5. Validate merupakan tahap yang dilakukan untuk memastikan semua tahapan yang dilakukan sebelumnnya sesuai dengan rencana dan mulai melakukan set-up serta persiapan tahap deploy. 6. Deploy merupakan tahap terakhir yang dilakukan dalam pelaksanaan implementasi ERP Epicor dengan Signature Methodology. Dimana pada tahap ini sistem sudah Go Live dan sistem ERP yang diimplementasikan siap untuk diterapkan. Pada tahap deploy pula, consultant akan memberikan limited support untuk maintenance sistem ERP tersebut. HASIL DAN BAHASAN Berdasarkan masalah yang disebutkan sebelumnya maka dibutuhkan satu sistem baru yang dapat membantu PT. X dalam mengatasi masalah yang timbul pada sistem berjalan yaitu sistem ERP Episor iscala 2.3 SR3. Proses implementasi sistem ERP ini menggunakan Signature Methodology yang merupakan metodologi khusus dalam implementasi produk-produk Epicor. Signature Methodology terdiri dari 6 tahap yaitu Prepare,Plan, Analyze, Design, Validate dan Deploy. Gambar 1 Signature Methodology Dalam penyusunan skripsi ini tahapan dari Signature methodology yang digunakan adalah prepare, plan, collaboration. Dalam tahap prepare dibentuk project team yang akan terlibat dalam proses implementasi sistem ERP ini. Setelah project team terbentuk akan direkomendasikan mengenai software, hardware serta infrastructure apa yang harus dipersiapkan untuk menunjang kesuksesan proses implemenntasi ini.
Gambar 2 Project Team Tahap selanjutnya adalah tahap Plan,dimana pada tahap ini jadwal implementasi akan disusun agar proses implementasi dapat berjalan dan selesai sesuai dengan target. Kick Off Agenda and Presentation juga dilakukan untuk menetapkan aturan dasar mengenai bagaimana membangun proyek yang sukses serta membangun antusiasme dalam pengerjaan proyek implementasi. Dalam Kick Off Agenda and Presentation, dihasilkan Project Approach yang memberikan gambaran mengenai perencanaan yang akan dilaksanakan dalam proses.
Gambar 3 Project Approach Tahap Collaboration merupakan gabungan dari tahap Analyze, Design, dan Validate. Tahap tersebut dapat dijalankan pada waktu yang bersamaan tanpa harus menunggu tahap sebelumnya selesai terlebih dahulu. Dalam tahap Collaboration, Business Requirements Review (BRR) mulai disusun. Dokumen ini dibuat untuk mencatat ringkasan kebutuhan bisnis PT. X dalam rangka memanfaatkan teknologi Enterprise Resource Planning (ERP) yaitu Epicor iscala 2.3 SR3 dari Epicor solution. BRR terdiri dari Objectives, proses bisnis yang berjalan VS proses bisnis yang diinginkan, target implementasi, project team, hardware, software serta infrastructure yang harus disiapkan dan fungsi khusus yang ditambahkan.
Gambar 4 Perbandingan Sistem Berjalan dengan Sistem yang Akan Diimplementasi Gambar 5 Target Implementasi
Tahap Collaboration juga mencakup To Be Process Discussion, dimana dalam To Be Process Discussion dilakukan analisa secara lebih mendalam mengenai Sales process yang akan dijalankan menggunakan Epicor iscala 2.3 SR3, serta memberikan penjelasan mengenai input, process, dan output dari Sales process tersebut. Bersamaan dengan To Be Process Discussion, Master Data Preparation juga mulai dilakukan oleh project team. Master data ini nantinya akan dimasukkan ke dalam Epicor iscala 2.3 SR3 sebagai elemen penting dalam transaksi yang berlangsung di PT. X. Setelah Master Data Preparation, dilakukan setup and configuration. Serta tahap terakhir adalah penyusunan user manual yang nantinya diharapkan dapat membantu user setelah sistem selesai diimplementasikan. SIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan dari skripsi ini adalah adanya Business Requirements Review (BRR) mulai disusun. Dokumen ini dibuat untuk mencatat ringkasan kebutuhan bisnis untuk mendapatkan business requirement PT. X dalam rangka memanfaatkan teknologi Enterprise Resource Planning (ERP) yaitu Epicor iscala 2.3 SR3 dari Epicor solution. Setelah analisa sistem informasi berjalan dilakukan, ditemukan masalah yang membuktikan bahwa sistem berjalan tidak mampu memenuhi kebutuhan bisnis perusahaan. Untuk itu diperlukan sistem baru yaitu sistem ERP Epicor iscala 2.3 SR3 yang diimplementasikan dengan signature methodology yang terdiri dari tahap Prepare, Plan, dan Collaboration. Saran yang dapat diberikan adalah PT X diharapkan dapat menyesuaikan proses bisnisnya dengan menu-menu yang ada dalam Epicor iscala sehingga sistem yang diterapkan nantinya dapat digunakan secara maksimal dan membawa manfaat positif bagi perusahaan. Selain itu dibutuhkan koordinasi yang baik antara PT. X dengan consultant saat proses implementasi berlangsung agar target yang telah ditentukan sebelumnya dapat tercapai serta diharapkan PT.X dapat membentuk divisi yang dapat mengelola sistem yang diimplementasikan. RIWAYAT PENULIS Tika Oktora Arifiani lahir di kota Tangerang pada 22 Oktober 1990. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang Komputerisasi Akuntansi pada 2013. Jennie Sutanty lahir di kota Pekanbaru pada 20 September 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang Komputerisasi Akuntansi pada 2013. Agustina Pertiwi lahir di kota Jakarta pada 13 Agustus 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang Komputerisasi Akuntansi pada 2013.