PENGEMBANGAN APLIKASI PENGENDALIAN ANGGARAN Antonius H Purba FAKULTAS ILMU KOMPUTER & TEKNOLOGI INFORMASI UNIVERSITAS GUNADARMA ABSTRAK Aplikasi Pengendalian Anggaran adalah sebuah aplikasi yang digunakan untuk melakukan pengontrolan terhadap rencana anggaran dan pengeluaran yang sudah direncanakan, aplikasi ini dibangun untuk meningkatkan kinerja perusahaan PT Indo Pratama Teleglobal., karena selama ini, proses yang berlangsung masih secara manual sehingga waktu yang dibutuhkan lebih lama untuk menyetujui proposal anggaran yang diajukan. Proses pertama adalah staf akan membuat rencana anggaran dengan jumlah tertentu, kemudian semua rencana anggaran tersebut akan diperiksa oleh manager. Jika rencana anggaran tidak sesuai dengan kriteria, maka rencana anggaran tersebut akan ditolak oleh manager. Setiap rencana anggaran yang belum disetujui oleh manager akan diperbaiki kembali oleh staf dan akan di cek kembali oleh manager. Semua rencana anggaran akan disimpan dalam database. Rencana anggaran yang sudah disetujui oleh manager akan direalisasikan ke sumbersumber pengeluaran perusahaan. Sumber-sumber pengeluaran tersebut adalah : Purchase Requisition (PR), Purchase Order (PO), Pembelian Langsung (PL), Job Order Request (JOR), Surat Perintah Kerja (SPK). Sumber pengeluaran mempunyai laporan yang bisa dilihat oleh pengguna aplikasi setiap saat. Deskripsi sumber pengeluaran dijelaskan sebagai berikut : Permintaan pembelian (Purchase Requisition) dibuat oleh staf dan akan diperiksa oleh manager. Manager akan menentukan status dari permintaan pembelian apakah disetujui atau ditolak. 1
Setiap pengeluaran permintaan pembelian (Purchase Requisition) yang sudah disetujui oleh manager akan dipakai untuk pengeluaran melakukan pembelian langsung (PL) dan pemesanan pembelian (Purchase Order) oleh perusahaan. Pembelian Langsung bisa dilakukan berdasarkan permintaan pembelian dan tanpa pemesanan pembelian. Sumber pengeluaran untuk permintaan pekerjaan (Job Order Request) akan direncanakan oleh staf dan akan diperiksa oleh manager. Manager akan menentukan status dari permintaan pekerjaan apakah ditolak atau disetujui. Jika permintaan pekerjaan (Job Order Request) sudah disetujui maka permintaan tersebut akan dipakai untuk menghasilkan Surat Perintah Kerja (SPK) berdasarkan permintaan pekerjaan (Job Order Request). Semua data pengeluaran akan disimpan dan dibuat dalam bentuk laporan pengeluaran. Laporan pengeluaran ini bisa dilihat oleh semua user yang menggunakan aplikasi kecuali administrator. Aplikasi ini dibangun dengan menggunakan bahasa pemograman PHP dan menggunakan database SQL Server 2000. Kata Kunci : Pengendalian Anggaran, PHP, SQL Server. PENDAHULUAN Memasuki era globalisasi sekarang ini merupakan suatu kewajiban setiap bangsa dituntut untuk mampu berkomunikasi disegala bidang tanpa ada halangan yang cukup berarti. Kemajuan teknologi yang besar mampu mendorong semua itu terjadi. Di Indonesia sebagai salah satu negara berkembang dituntut untuk mampu menyiapkan diri untuk menghadapi globalisasi disegala bidang khususnya dibidang perekonomian. Dewasa ini banyak perusahaan yang berkembang sangat 2
pesat dan memegang peranan penting dalam pembangunan. Dengan semakin luasnya kesempatan usaha, maka persaingan antar perusahaan sejenis akan semakin ketat. Untuk mampu bersaing antar perusahaan sejenis lainnya, perusahaan harus dapat mengerahkan sumber daya dan teknologi yang dimilikinya untuk mencapai tingkat produksi yang paling optimal dan menguntungkan. Dengan demikian dibutuhkan manajemen perusahaan yang mampu bekerja secara efisien dan efektif demi tercapainya tujuan yang telah ditetapkan yaitu untuk memperoleh laba dan mempertahankan kelangsungan hidup perusahaan. Keberhasilan perusahaan tidak lepas dari upaya pengelolaan yang dilakukan oleh manajemen (manager) yang terampil dan berbakat dalam mengelola perusahaan tersebut, manajemen bertumpu pada fungsi perencanaan, fungsi pelaksanaan, dan fungsi pengendalian sehingga diharapkan tujuan yang telah ditetapkan perusahaan dapat tercapai. Dengan demikian nampaklah bahwa anggaran adalah alat bagi manajemen untuk membantu menjalankan fungsifungsinya. Anggaran lazim dipergunakan sebagai sistem perencanaan, koordinasi dan pengawasan dalam perusahaan. Anggaran nampaknya cukup memadai untuk dipergunakan sebagai alat perencanaan yang baik, sehingga koordinasi dan pengawasan yang dilaksanakan dapat memadai pula. Dengan demikian jelaslah bahwa anggaran dapat dipergunakan sebagai salah satu alat pengendalian kegiatan perusahaan. Anggaran menjadi masalah yang cukup menarik untuk dibahas, karena dengan disusunnya anggaran. Maka dapat dilihat taksiran-taksiran dari hasil-hasil atau pengeluaran-pengeluaran, jauh sebelum kegiatan dilaksanakan. Sistem pengontrolan rencana anggaran dan pengeluaran di PT Indo Pratama Teleglobal masih berjalan secara konvensional. Sistem sekarang belum mampu mempermudah staf dalam pengajuan rencana anggaran dan pengeluaran. Setiap rencana anggaran dan pengeluaran yang akan diberikan ke manager untuk disetujui, masih dilakukan secara manual dan belum menggunakan teknologi informasi. Cara seperti ini tidak efektif dan tidak efisien. Dimana selama proses 3
pengajuan rencana anggaran dan pengeluaran yang dibuat oleh staff, sampai disetujui oleh Manager, membutuhkan waktu 3-5 hari kerja. Sehingga diperlukan suatu aplikasi untuk mempermudah staff dalam pengajuan rencana anggaran dan pengeluaran, dimana para manager terlebih dahulu akan login ke dalam aplikasi untuk menyetujui segala anggaran dan pengeluaran yang telah dimasukkan ke dalam system. Aplikasi ini disebut Pengendalian Anggaran. Diharapkan setelah adanya aplikasi ini, proses pengajuan rencana anggaran dan pengeluaran yang dibuat oleh staff, sampai disetujui oleh Manager, dapat selesai pada hari yang sama. METODE PENILITIAN Untuk mencapai tujuan yang diharapkan, maka digunakan beberapa metode yang mendukung penelitian, berupa : 1. Studi pustaka Penulis memperoleh data dengan cara mencari buku-buku, diktat-diktat yang ada hubungan dengan masalah yang akan dibahas untuk dipelajari dan digunakan sebagai pegangan teoritis, juga sebagai data pelengkap laporan ini. 2. Studi lapangan Metode pengumpulan data yang dilakukan langsung di lapangan untuk mendapatkan data yang diperlukan. Riset lapangan meliputi aktifitas sebagai berikut : a. Wawancara. Mengadakan wawancara dengan para karyawan atau petugas yang mempunyai hubungan langsung dengan masalah perencanaan anggaran di PT Indo Pratama Teleglobal. b. Observasi. Penulis memperoleh data dengan cara melakukan pengamatan secara langsung terhadap hal-hal yang menyangkut masalah anggaran di PT Indo Pratama Teleglobal, dan mencatat kejadian-kejadian yang berhubungan 4
dengan kegiatan prosedur penyusunan dan pelaksanaan anggaran untuk memperoleh pengertian dengan jelas. c. Daftar Pertanyaan. Yaitu pengisian daftar pertanyaan yang penulis isi berdasarkan data-data yang berhubungan dengan masalah yang diteliti pada perusahaan. DEFINISI DFD DAN ERD DFD (Data Flow Diagram) adalah suatu modeling tool yang memungkinkan sistem analis menggambarkan suatu sistem sebagai suatu jaringan kerja proses dan fungsi yang dihubungkan satu sama lain oleh penghubung yang disebut alur data. Beberapa fungsi DFD yaitu : 1. DFD membantu para analis sitem meringkas informasi tentang sistem, mengetahui hubungan antar sub-sub sistem, membantu perkembangan aplikasi secara efektif. 2. DFD berfungsi sebagai alat komunikasi yang baik antara pemakai dan analis sistem. 3. DFD dapat menggambarkan sejumlah batasan otomasi untuk pengembangan alternative sistem fisik. Entity Relationship Diagram (ERD) adalah diagram yang dipakai untuk mendokumentasikan data-data yang ada dengan cara mengidentifikasi tiap jenis entitas (entity) beserta hubungannya (relationship). Etode ini digunakan untuk menjelaskan suatu skema database. Terdapat dua macam ERD, yaitu conceptual ERD dan physical ERD. PROSES BISNIS PERENCANAAN ANGGARAN Berikut akan dijelaskan proses bisnis yang terjadi dalam Pengendalian Anggaran. Proses pertama adalah staf akan membuat rencana anggaran dengan jumlah tertentu, kemudian semua rencana anggaran tersebut akan diperiksa oleh manager. Jika rencana anggaran tidak sesuai dengan kriteria, maka rencana anggaran 5
tersebut akan ditolak oleh manager. Setiap rencana anggaran yang belum disetujui oleh manager akan diperbaiki kembali oleh staf dan akan di cek kembali oleh manager. Semua rencana anggaran akan disimpan dalam database. Rencana anggaran yang sudah disetujui oleh manager akan direalisasikan ke sumbersumber pengeluaran perusahaan. Sumber-sumber pengeluaran tersebut adalah : Purchase Requisition (PR) Purchase Order (PO) Pembelian Langsung (PL) Job Order Request (JOR) Surat Perintah Kerja (SPK) Sumber pengeluaran mempunyai laporan yang bisa dilihat oleh pengguna aplikasi setiap saat. Deskripsi sumber pengeluaran dijelaskan sebagai berikut : Permintaan pembelian (Purchase Requisition) dibuat oleh staf dan akan diperiksa oleh manager. Manager akan menentukan status dari permintaan pembelian apakah disetujui atau ditolak. Setiap pengeluaran permintaan pembelian (Purchase Requisition) yang sudah disetujui oleh manager akan dipakai untuk pengeluaran melakukan pembelian langsung (PL) dan pemesanan pembelian (Purchase Order) oleh perusahaan. Pembelian Langsung bisa dilakukan berdasarkan permintaan pembelian dan tanpa pemesanan pembelian. Sumber pengeluaran untuk permintaan pekerjaan (Job Order Request) akan direncanakan oleh staf dan akan diperiksa oleh manager. Manager akan menentukan status dari permintaan pekerjaan apakah ditolak atau disetujui. Jika permintaan pekerjaan (Job Order Request) sudah disetujui maka permintaan tersebut akan dipakai untuk menghasilkan Surat Perintah Kerja (SPK) berdasarkan permintaan pekerjaan (Job Order Request). Semua data pengeluaran akan disimpan dan dibuat dalam bentuk laporan pengeluaran. 6
Laporan pengeluaran ini bisa dilihat oleh semua user yang menggunakan aplikasi kecuali administrator. PROSEDUR PERENCANAAN ANGGARAN Prosedur perencanaan anggaran dapat digambarkan sebagai berikut : Gambar Prosedur Perencanaan Anggaran Prosedur perencanaan anggaran: 1. Proses perencanaan anggaran akan dilakukan oleh staf. Setiap anggaran yang sudah direncanakan oleh staf harus melalui proses persetujuan dari manager. 2. Jika anggaran yang direncanakan belum disetujui oleh manager, maka akan kembali ke proses perencanaan anggaran yang dilakukan oleh staf. Tapi jika rencana anggaran sudah disetujui oleh manager maka rencana anggaran tersebut akan disimpan ke database. 7
3. Rencana anggaran dapat juga direvisi oleh staf. Setiap melakukan revisi pada rencana anggaran, harus mendapat persetujuan dari manager. Jika revisi anggaran sudah disetujui oleh manager maka revisi tersebut dimasukkan ke database. Tapi jika revisi anggaran belum disetujui maka akan kembali ke proses revisi anggaran yang dilakukan oleh staf. PROSEDUR PERENCANAAN PENGELUARAN Gambar Prosedur Perencanaan Pengeluaran Setiap rencana anggaran yang sudah disetujui oleh manager akan dialokasikan ke sumber pengeluaran perusahaan yang disebut dengan rencana pengeluaran. Sumber pengeluaran terdiri dari lima sumber yaitu : Permintaan pembelian / Purchase Requisition (PR) adalah proses permintaan pembelian oleh staf untuk perusahaan dengan spesifikasi yang sudah ditentukan. 8
Job Order Request (JOR) adalah proses untuk memesan permintaan pekerjaan oleh staf dengan spesifikasi yang sudah ditentukan. Purchase Order (PO) adalah proses untuk memesan pembelian untuk perusahaan dengan spesifikasi yang sudah ditentukan. Pembelian langsung (PL) adalah proses membeli langsung suatu barang bagi perusahaan tanpa terlebih dahulu melalui proses pemesanan barang. Pembelian Langsung bisa dilakukan dengan permintaan pembelian (Purchase Requsition) dan tanpa permintaan pembelian (Purchase Requsition). Surat Perintah Kerja (SPK) adalah proses untuk memberikan perintah kerja kepada staf yang sudah disetujui oleh pihak perusahaan dengan spesfikasi yang sudah ditentukan. Hasil dari setiap proses Job Order Request (JOR) dan Purchase Requisition (PR) akan diklarifikasi oleh sebuah proses penawaran (bidding). Setiap Job Order Request (JOR) yang sudah melalui proses penawaran (bidding) akan menghasilkan Surat Perintah Kerja (SPK). Purchase Requsition (PR) yang sudah melalui proses penawaran (bidding) akan menghasilkan Purchase Order (PO) dan Pembelian Langsung (PL). PROSEDUR PELAPORAN Gambar Prosedur Pelaporan Semua rencana anggaran dan pengeluaran akan diproses untuk menghasilkan laporan. 9
DESKRIPSI FUNGSIONAL Deskripsi fungsi merupakan penjelasan proses dari aplikasi, yang digambarkan dalam bentuk ERD dan DFD. Pada DFD akan digambarkan bagaimana data akan mengalir dari setiap proses yang terjadi sebagai data yang masuk ataupun data yang keluar. Pada DFD ini juga akan dijelaskan bagaimana proses penambahan data yang akan mempengaruhi data yang lain. Selain itu dalam DFD terdapat data store sebagai tempat penyimpanan data atau sumber data, dimana data store pada DFD ini merupakan entity pada ERD. Data store tersebut akan menjadi tabel yang akan digunakan pada database budget control. Pada DFD diusahakan setiap data store pada proses level berikutnya atau proses pengembangan dari level sebelumnya harus berasal dari entity pada ERD, sehingga tidak akan terdapat data store yang muncul tiba-tiba pada suatu proses. KONTEKS DIAGRAM Diagram konteks atau dengan kata lain disebut dengan DFD level 0 adalah diagram yang digunakan untuk menggambarkan input dan output dari Aplikasi Pengendalian Anggaran. Diagram konteks tersebut terdiri atas eksternal entity, aplikasi yang dibangun, dan data flow. Gambar Konteks Diagram 10
DFD LEVEL 1 DFD level 1 merupakan pengembangan dari diagram konteks aplikasi. Dalam DFD terdapat proses-proses yang terjadi pada aplikasi dan juga data store sebagai tempat penyimpanan data. Data store pada aplikasi akan menjadi tabeltabel untuk menyimpan data-data yang dibutuhkan. Gambar DFD Level 1 DFD LEVEL 2 LOGIN DFD ini merupakan pengembangan dari DFD level 1. Proses yang terjadi pada DFD level 2 adalah proses registrasi user yang hanya bisa dilakukan oleh administrator, mengganti password yang bisa dilakukan oleh semua user dan proses authentikasi. Gambar DFD Level 2 Login 11
DFD LEVEL 2 MENAMPILKAN DATA DFD ini merupakan pengembangan dari DFD level 1. Proses yang terjadi pada DFD level 2 adalah proses menampilkan data budget, menampilkan data Pembelian Langsung (PL), menampilkan data Purchase Order (PO), menampilkan data Purchase Requisition (PR), menampilkan data Job Order Request (JOR), menampilkan data Surat Perintah Kerja (SPK) dan menampilkan statistik data. Gambar DFD Level 2 Menampilkan Data 12
DFD LEVEL 2 MENAMBAH DATA DFD ini merupakan pengembangan dari DFD level 1. Proses yang terjadi pada DFD level 2 adalah proses menambah data budget, Pembelian Langsung (PL), Purchase Order (PO), Purchase Requisition (PR), Job Order Request (JOR), Surat Perintah Kerja (SPK). Gambar DFD Level 2 Menambah Data 13
DFD LEVEL 2 MENGUBAH DATA DFD ini merupakan pengembangan dari DFD level 1. Proses yang terjadi pada DFD level 2 adalah proses mengubah data budget, mengubah data Pembelian Langsung (PL), mengubah data Purchase Order (PO), mengubah data Purchase Requisition (PR), mengubah data Job Order Request (JOR), mengubah data Surat Perintah Kerja (SPK). Gambar DFD Level 2 Mengubah Data 14
DFD LEVEL 2 MENGHAPUS DATA DFD ini merupakan pengembangan dari DFD level 1. Proses yang terjadi pada DFD level 2 adalah proses menghapus data budget, menghapus data Pembelian Langsung (PL), menghapus data Purchase Order (PO), menghapus data Purchase Requisition (PR), menghapus data Job Order Request (JOR), menghapus data Surat Perintah Kerja (SPK). Gambar DFD Level 2 Menghapus Data 15
DFD LEVEL 3 MENAMPILKAN STATISTIK DATA DFD ini merupakan pengembangan dari DFD level 2. Proses yang terjadi pada DFD level 3 adalah proses menampilkan data statistik budget, menampilkan data statistik Pembelian Langsung (PL), menampilkan data statistik Purchase Order (PO), menampilkan data statistik Purchase Requisition (PR), menampilkan data statistik Job Order Request (JOR), menampilkan data statistik Surat Perintah Kerja (SPK). Gambar DFD Level Menampilkan Statistik Data 16
E R DIAGRAM Berikut adalah gambar Entity Relationship Diagram : Gambar E-R Diagram 17
Kesimpulan KESIMPULAN DAN SARAN Aplikasi Pengendalian Anggaran dibangun untuk mengelola dan mengendalikan data anggaran di PT Indo Pratama Teleglobal. Aplikasi Pengendalian Anggaran memiliki beberapa fungsi antara lain : mencari data anggaran, menghapus data anggaran, menambah data anggaran, mengubah data anggaran, mencari data pengeluaran, menghapus data pengeluaran, menambah data pengeluaran, mengubah data pengeluaran, mencari data user, menghapus data user, menambah user, mengubah data user, laporan data anggaran per perioda, laporan data pengeluaran per perioda, statistik anggaran per perioda. Penggunaan bahasa pemograman PHP pada pengembangan aplikasi pengendalian karena PHP merupakan bahasa pemrograman berbasis web yang memiliki kemampuan untuk memproses data dinamis untuk pengolahan database. PHP mendukung untuk mengakses data diluar dari database native yang dimilikinya, seperti SQL Server, Oracle, mysql, dan lain sebagainya. Hal ini sangat mendukung dan mempermudah untuk pembuatan aplikasi Pengendalian Anggaran. Saran Pada aplikasi yang dibuat ini tidak menangani proses pemberitahuan bahwa ada rencana anggaran atau pengeluaran yang harus mendapat proses approval dan kemudahan bagi manager melakukan proses approval tersebut, baik berupa email maupun sms, sehingga diharapkan pada pengembangan aplikasi pengendalian anggaran di masa yang akan datang, ide ini dapat digunakan. 18
DAFTAR PUSTAKA [1] Paul Bocij, Dave Chaffey, Andrew Greasley, Simon Hickie, 1999, Business Information Systems, Prentice Hall. [2] URL : http://en.wikipedia.org/wiki/information_systems, Mei 2009 [3] URL : http://id.wikipedia.org/wiki/data_flow_diagram, Mei 2009 [4] URL : http://jalinas.staff.gunadarma.ac.id/downloads/files/1026/ DFD.pdf, Mei 2009 [5] URL : http://en.wikipedia.org/wiki/entity-relationship_model, Mei 2009 [6] URL : http://iaprima.staff.gunadarma.ac.id/downloads/files/5459/ Bahasan9a_ERD.pdf, Mei 2009 19