BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Perpustakaan adalah suatu unit kerja dari suatu lembaga pendidikan yang berupa tempat penyimpanan koleksi baik tercetak maupun terekam, dan mengelolanya secara sistematis agar dapat dimanfaatkan oleh penggunanya dalam menunjang proses belajar mengajar. Pengelolaan perpustakaan merupakan kegiatan yang dilakukan untuk menghimpun, mengelola dan menyebarluaskan informasi dalam berbagai bentuk. Informasi yang dimaksud merupakan bahan pustaka dalam bentuk buku, majalah/jurnal, audiovisual seperti kaset, CD, film dan sebagainya yang diperoleh dari internal maupun eksternal. Kegiatan pengelolaan perpustakaan antara lain: pengembangan koleksi (collection development), pemeliharaan bahan pustaka, automasi perpustakaan, promosi dan jaringan kerjasama. Unsur yang terlibat dalam pengelolaan perpustakaan meliputi: SDM, pengguna/pemustaka, sarana dan prasarana berbagai fasilitas yang mendukung dan koleksi yang disusun berdasarkan sistem tertentu. Pengelolaan perpustakaan dapat dilakukan dengan cara manual/konvensional dan pengelolaan perpustakaan berbasis teknologi informasi. Pengelolaan perpustakaan secara manual adalah semua pekerjaan dalam setiap kegiatan dilakukan hanya dengan menggunakan kemampuan manusia. Pekerjaan yang rutinitas sering dilakukan berulang ulang akan menimbulkan kejemuan bagi pelaksananya. Kemampuan tenaga manusia untuk melakukan dan meningkatkan frekwensi pekerjaan sangatlah terbatas padahal pada kondisi tertentu ada kalanya suatu pekerjaan harus diselesaikan dengan waktu yang cepat dan akurat. Keterbatasan ini sering terjadi dan dialami oleh perpustakaan. Keadaan ini memicu munculnya keinginan untuk mengotomasikan kegiatan di perpustakaan. Pengelolaan perpustakaan berbasis teknologi informasi adalah pekerjaan atau kegiatan yang dilakukan dengan pemanfaatan hardware dan software yang digunakan untuk penyimpanan (store), penemuan kembali
(retrieve), dan memanfaatkan (use) informasi. Penggunaan teknologi informasi di perpustakaan dapat difungsikan dalam berbagai bentuk, salah satunya sebagai sistem informasi perpustakaan. Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan sistem informasi perpustakaan adalah : pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan pustaka, pengelolaan anggota, statistik dan sebagainya. Fungsi ini diistilahkan sebagai otomasi perpustakaan, yang tujuannya untuk memudahkan integrasi berbagai kegiatan perpustakaan, membantu menghindari duplikasi kegiatan di perpustakaan. Dengan adanya otomasi perpustakaan maka beberapa pekerjaan manual dapat dipercepat dan diefisienkan. Selain itu proses pengolahan data koleksi menjadi lebih akurat dan cepat untuk ditelusur kembali. Penggunaan sistem informasi perpustakaan berkembang dengan pesatnya ada yang disediakan gratis, sampai dengan sistem yang dikembangkan oleh perpustakaan. Perpustakaan diberi kebebasan memilih sistem informasi yang paling baik dan sesuai dengan kebutuhan perpustakaannya dan sistem informasi yang mampu terimplementasi dengan baik dan diterima penggunanya. Perpustakaan perguruan tinggi adalah salah satu jenis perpustakaan yang berada di perguruan tinggi baik berupa universitas, akademi, sekolah tinggi maupun institut yang tugas dan fungsinya melaksanakan tridharma perguruan tinggi meliputi pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Perpustakaan perguruan tinggi bergerak dalam berbagai bidang ilmu akan berfungsi sebagaimana yang diharapakan oleh civitas akademika atau lembaga induknya apabila perpustakaan tersebut dikelola dengan baik. Hal ini disebabkan karena eksistensi perpustakaan dapat dipengaruhi beberapa hal antara lain: informasi (koleksi) yang disediakan, cara pengelolaan dan kemampuan pustakawan mencukupi kebutuhan penggunanya. Agar perpustakaan tetap eksis dan diakui keberadaanya oleh lembaga induk dan civitas akademika maka tantangan bagi seorang pustakawan dengan cara mengoptimalkan perannya sebagai information Provider dan mengelola perpustakaan agar berfungsi sebagai information center.
Poltekkes Kemenkes Medan memiliki 10 perpustakaan yang tersebar di beberapa lokasi yaitu: Perpustakaan Keperawatan di Medan, Perpustakaan Kebidanan di Medan, Perpustakaan Farmasi di Medan, Perpustakaan Analis Kesehatan Medan, Perpustakaan Kesehatan Lingkungan di Kaban Jahe, Perpustakaan Kesehatan Gigi di Medan, Perpustakaan Gizi di Lubuk Pakam dan Perpustakaan Terpadu di Medan. Perpustakaan di lingkungan Poltekkes Kemenkes Medan adalah salah satu Unit Pelaksana Teknis yang secara khusus sebagai unit penunjang proses kegiatan belajar mengajar dan mendukung serta membantu di dalam pelaksanaan tridharma perguruan tinggi dan sebagai pilar utama dalam melestarikan dan menyediakan informasi bagi seluruh civitas akademinya. Poltekkes Kemenkes Medan dalam mengelola perpustakaan sebelum tahun 2012 masih menggunakan sistem manual/konvensional. Semua kegiatan dilakukan pustakawan di atas kertas. Dalam pelaksanaannya pengelolaan perpustakaan belum berjalan dengan semestinya dan masih banyak keluhan dari pustakawan maupun pengguna karena sistem yang di gunakan lambat. Inventarisai dengan menggunakan buku besar, layanan sirkulasi masih dicatat di buku peminjaman, penelusuran melalui kartu katalog dan sebagainya. Kurang efektifnya pengelolaan perpustakaan di lingkungan poltekkes Kemenkes Medan diakibatkan terbatasnya ruang perpustakaan dan letaknya kurang strategis, keterbatasan koleksi dari segi jumlah dan mutunya, kurangnya pengetahuan pengelola perpustakaan dalam hal kepustakawanan, kurangnya jumlah dan kualitas tenaga pengelola, fasilitas kurang memadai, dana yang terbatas dan kurangnya dukungan dari pimpinan. Keterbatasan ini memicu munculnya keinginan untuk mengotomasikan sejumlah kegiatan di perpustakaan. Untuk itu sangat diperlukan sentuhan teknologi informasi untuk menanggulangi keluhan keluhan tersebut. Poltekkes Kemenkes Medan menerapkan sistem informasi pada tahun 2012 yaitu sistem informasi perpustakaan poltekkes (SIPUS Poltekkes). SIPUS Poltekkes merupakan program aplikasi yang dirancang oleh programmer dengan meminta saran dari pustakawan. Pengelolaan dan manajemennya menerapkan sistem informasi perpustakaan agar perpustakaan senantiasa dapat memberikan
layanan yang berkualitas bagi penggunanya. Penerapan sistem informasi perpustakaan ini untuk otomasi perpustakaan yang online, menggunakan bercode dan terintegrasi dengan internet yang memudahkan pengelola perpustakaan dalam menjalankan tugasnya serta memungkinkan mahasiswa memperoleh informasi koleksi yang ada pada perpustakaan. Fitur fitur yang tersedia dalam sistem ini adalah: penyediaan catalog (OPAC), katalogisasi (pengolahan), inventarisasi, sirkulasi, laporan dan input halaman depan. Berdasarkan observasi awal yang dilakukan peneliti, penerapan sistem informasi perpustakaan di lingkungan Poltekkes Kemenkes Medan telah dirasakan dampaknya untuk memudahkan pekerjaan pustakawan, menghemat waktu pekerjaan. Hal ini dikarenakan setiap pekerjaan kegiatan yang dilakukan secara komputerisasi akan lebih cepat dan akurat sehingga penggunaan komputer akan lebih menguntungkan dibandingkan dengan tenaga manualnya. Namun demikian, dalam kenyataannya penggunaan sistem ini masih banyak keluhan dan masalah dari pustakawan seperti belum optimalnya beberapa fitur yang ada, beberapa fitur terkadang lambat dalam memperbaharui pangkalan datanya, kurangnya fasilitas yang tersedia untuk mendukung sistem tersebut, entri data, sistem ini tidak berjalan tanpa adanya jaringan internet, komputer yang di gunakan harus bisa menampung sistem dan datanya. Hal tersebut akan sangat berpengaruh dalam proses pengelolaan perpustakaan. Berdasarkan dengan latar belakang yang telah diuraikan diatas, penulis tertarik untuk meneliti Pengaruh Penerapan Sistem Informasi Perpustakaan terhadap Pengelolaan Perpustakaan di Lingkungan Poltekkes Kemenkes Medan. 1.2. Rumusan Masalah Dari latar belakang dan permasalahan tersebut diatas, maka rumusan masalah dalam penelitian ini adalah: 1. Apakah terdapat pengaruh positif dan signifikan penerapan sistem informasi perpustakaan terhadap pengelolaan perpustakaan di lingkungan Poltekkes Kemenkes Medan?
2. Seberapa besar kontribusi penerapan sistem informasi perpustakaan terhadap pengelolaan perpustakaan di lingkungan Poltekkes Kemenkes Medan? 1.3. Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah 1. Untuk mengetahui pengaruh penerapan sistem informasi perpustakaan terhadap pengelolaan perpustakaan dilingkungan Poltekkes Kemenkes Medan. 2. Untuk mengetahui seberapa besar kontribusi penerapan sistem informasi perpustakaan terhadap pengelolaan perpustakaan di lingkungan Poltekkes Kemenkes Medan. 1.4. Manfaat Penelitian Adapun manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Bagi Perpustakaan di lingkungan Poltekkes Kemenkes Medan, sebagai bahan masukan dalam menerapkan kebijakan dalam pengelolaan perpustakaan dengan menerapkan sistem informasi perpustakaan 2. Bagi Pustakawan, sebagai tambahan pengetahuan dalam mengelola perpustakaan khususnya dalam penerapan sistem informasi. 3. Bagi Peneliti lain, hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadi referensi untuk penelitian selanjutnya. 4. Menambah khasanah ilmu perpustakaan khususnya di bidang sistem informasi perpustakaan (SIPUS). 5. Bagi Penulis, untuk menambah wawasan dan pengetahuan dalam bidang perpustakaan khususnya tentang penerapan sistem informasi di perpustakaan dalam meningkatkan pengelolaan perpustakaan.
1.5. Hipotesis Hipotesis penelitian ini adalah Penerapan Sistem Informasi Perpustakaan berpengaruh posistif dan signifikan terhadap pengelolaan perpustakaan di lingkungan Poltekkes Kemenkes Medan.