BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Inventory barang merupakan permasalahan operasional yang sering dihadapi oleh toko. Inventory bisa berupa jumlah barang yang diletakkan di etalase toko atau bisa berupa jumlah barang yang disimpan digudang. Jika jumlah inventory terlalu sedikit dan permintaan tidak dapat dipenuhi karena kekurangan persediaan, hal ini aka mengakibatkan konsumen akan kecewa dan ada kemungkinan konsumen tidak akan kembali lagi. Begitu juga jika inventory terlalu besar, hal ini akan menyebabkan kerugian bagi toko karena harus menyediakan tempat yang lebih besar, kemungkinan terjadinya penyusutan nilai guna barang, serta harus menyediakan biaya biaya tambahan yang terkait dengan biaya inventory seperti biaya pemeliharaan dan biaya akuntansi. Karena itu manajemen harus bisa memutuskan berapa banyak suatu barang harus di siapkan untuk keperluan toko. Selain itu, manajemen juga harus jeli dalam melihat kebutuhan konsumen sehingga mereka merasa puas karena mendapatkan apa yang dibutuhkannya. Untuk melihat dan mendapatkan jumlah inventori yang tepat serta bisa melihat kebutuhan konsumen, manajemen harus sering mengadakan kajian terhadap masalah tersebut. Mereka mmemerlukan survei pasar, menganalisa data penjualan, mengamati pola pembelian, mengamati keterkaitan barang yang dibeli konsumen, dan kegiatan lain-lainnya. Salah 1
2 satu kajian yang bisa dilakukan untuk mengetahui kondisi harga barang adalah dengan mengamati transaksi penjualan dan pegolahan data terhadap penjualan tersebut. Dengan proses pengolahan terhadap data pejualan ini, manajemen bisa mendapatkan informasi yang digunakan untuk keperluan manajemen inventory toko untuk menentukan jumlah barang yang harus disiapkan di gudang, mengatur jumlah minimal stok, jumlah stok aman, dan jumlah stok maksimal setiap barang. Selain itu dengan menggunakan informasi ini, manajemen bisa memutuskan kapan mereka harus melakukan re-order pembelian barang pada supplier. Penelitian yang dilakukan dalam aplikasi penjualan dan inventory barang ini mengelola data penjualan sehingga menghasilkan informasi yang bisa membantu manajemen toko memecahkan masalah secara cepat tepat dan akurat. 1.2 Identifikasi Masalah Dalam pelaksanaan sistem penjualan dan inventory barang pada toko masih menemui masalah, adapun masalah yang dihadapi oleh Toko R&R (Rokky & Randa ) ini antara lain sebagai berikut : 1. Pengolahan data masih belum efektif, karena masih menggunakan sistem manual. 2. Proses penjualan dan inventory memungkinkan terjadinya kesalahan pada pencatatan. 3. Proses pencarian barang memerlukan waktu yang lama, karena banyaknya jumlah barang.
3 4. Informasi yang dibutuhkan oleh pengelola toko tidak akurat karena masih menggunakan sistem manual, sehingga akan menghambat proses pembuatan laporan. 5. Sangat diperlukannya sistem yang berteknologi untuk menunjang pengolahan data yang lebih baik. 1.3 Rumusan Masalah Berdasarkan identifikasi masalah yang telah dikemukakan, maka penulis dapat merumuskan masalah sebagai berikut : 1. Bagaimana cara agar data yang diperoleh dapat akurat? 2. Bagaimana membuat dan menyusun laporan agar lebih efisien? 3. Bagaimana pengecekkan data barang secara fisik dengan laporan penjualan dan pembelian barang agar tidak terjadi kesalahan? 1.4 Tujuan dan Manfaat Tujuan dari adanya aplikasi inventory barang ini yaitu : 1. Menciptakan data dan informasi barang yang akurat. 2. Memberikan informasi mengenai jumlah stok barang yang tersedia ditoko. 3. Memberikan kemudahan pelayanan untuk melakukan proses penjualan 4. Memberikan informasi yang cepat, tepat dan akurat sehingga dapat membantu proses pembuatan laporan barang.
4 Manfaat yang diambil dari aplikasi ini adalah untuk memberikan suatu kemudahan dalam segala proses yang berhubungan dengan penjualan dan inventory barang ditoko. Juga sebagai alat bagi petugas toko untuk membuat proses pendataan menjadi lebih efektif dan efisien 1.5 Batasan Masalah Batasan masalah dimaksudkan untuk membatasi ruang lingkup pembahasan, agar sistem yang dirancang lebih terarah. Permasalahan yang akan dibahas dalam pembuatan aplikasi ini yaitu : 1. Menangani kegiatan operasional toko yang mencakup: a. Pengolahan stok barang b. Transaksi penjualan barang 2. Membantu karyawan toko dalam pembuatan laporan bulanan : a. Laporan stok barang b. Laporan penjualan barang 1.6 Waktu dan Tempat Kerja Praktek Penulis melakukan kerja praktek ini dilakukan selama 2 semester perkuliahan untuk mengumpulkan data dan analisis. N Kegiatan Bulan Minggu Realisasi o 1. Pengumpulan Data - Observasi November Pada hari Kamis, 4 Pertama 2012 November 2012 - Wawancara Jum at, 16 November 2012, dilakukan November wawancara langsung Kedua 2012 dengan Ibu Rainah selaku pimpinan toko R&R.
5 - Kajian Pustaka 2. Analisis Sistem November 2012 3. Desain November 2012 Ketiga Januari 4. Pengkodean Februari 5. Pengujian 6. Pemeliharaan 7. Pembuatan Laporan 8. Bimbingan Maret April November 2012 - Mei November 2012 - Mei Keempat Pertama Kedua - Keempat Pertama Pertama Mengumpulkan datadata dan teori-teori dari beberapa sumber. Menyimpulkan kebutuhan toko ke dalam sistem. Membuat gambaran sistem yang akan dibangun dengan permasalahan yang ada. Membangun sistem dengan aplikasi visual basic. Memastikan sistem yang dibuat sesuai dengan apa yang diharapkan. Melakukan perbaikanperbaikan kecil yang diperlukan. Pembuatan laporan yang dimulai dengan BAB I s.d BAB VI. Bimbingan dilakukan sebanyak kali, pada tanggal 29 November 2012, 04 Desember 2012, 1.7 Metodologi Penelitian Metodologi penelitian merupakan suatu proses yang digunakan untuk memecahkan suatu masalah secara logis, dimana memerlukan datadata untuk mendukung terlaksananya suatu penelitian. Metodologi ini akan dijelaskan dalam bentuk pengumpulan data dan metode pengembangan sistem.
6 1. Metode Pengumpulan Data Dalam pelaksanaan kegiatan pengumpulan data yang menjadi dasar dan untuk melengkapi laporan kerja praktek ini, maka digunakan teknik yang umum dalam kegiatan ilmiah, yaitu : a. Wawancara (Interview), yaitu kegiatan berupa tanya jawab langsung dengan orang yang berkaitan dengan pengelolaan data. b. Observasi, pengamatan langsung ke toko dimana dilaksanakan kerja praktek ini. c. Studi Literatur, yaitu dengan mengumpulkan data-data dan teoriteori yang berhubungan dengan penulisan laporan kerja praktek ini. 2. Metode Pengembangan Sistem Metode pengembangan sistem yang digunakan dalam membangun aplikas inventory barang ini menggunakan model waterfall yang menyarankan pengembangan perangkat lunak secara sistematik dan berurutan yang dimulai dari tingkatan sistem tertinggi dan berlanjut ke tahap analisis, desain, pengkodean, pengujian dan pemeliharaan. Kelebihan dari metode ini adalah terstuktur, dinamis, dan sequintal
7 Requirement system Analysis Design Coding Testing Maintenence Gambar 1.1 Paradigma Waterfall ( 1 Adi Nugroho, 2005) Keterangan ; 1. Kebutuhan sistem ( Requirement system ) Proses pencarian kebutuhan diintensifkan dan di fokuskan pada software. Untuk mengetahui sifat dari program yang akan dibuat, Melakukan pengumpulan data dan penetapan kebutuhan semua elemen sistem. 2. Analisa(Analysis) Melakukan analisis terhadap permasalahan yang dihadapi dan menetapkan kebutuhan perangkat lunak, fungsi performasi dan iterfacing. 3. Perancangan ( Design ) Proses ini digunakan untuk mengubah kebutuhan-kebutuhan diatas menjadi tampilan program atau aplikasi sebelum coding di mulai. Design harus dapat mengimplementasikan kebutuhan yang telah di sebutkan pada tahap sebelumnya. 1 Adi Nugroho, Analisa danperancangan Sistem Informasi dengan Metodologi Berorientasi Objek, hal.125.
8 4. Pembuatan Program/pengkodean ( Coding ) Pengkodean yang mengimplementasikan hasil dan design ke dalam kode/bahasa yang di mengerti oleh mesin komputer dengan bahasa pemrograman tertentu. 5. Pengujian ( Implementasi dan Testing ) Untuk dapat dimengerti oleh mesin, dalam hal ini komputer, maka design tadi harus di ubah bentuknya menjadi bentuk yang dapat dimengerti oleh mesin, yaitu ke dalam bahasa pemrograman melalui proses coding. Tahap ini merupakan implementasi dari tahap design yang secara teknis nantinya dikerjakan oleh programmer. Kegiatan ini untuk melakukan pengetesan program yang sudah benar atau belum diuji dengan cara manual jika testing sudah benar. 6. Perawatan ( Maintenence ) Pemeliharaan suatu software sangat di perlukan, termasuk di dalamnya adalah pengembangan, karena software yang dibuat tidak selamanya hanya seperti itu. Ketika di jalankan mungkin saja masih ada kesalahan kecil yang tidak di temukan sebelumnya, atau ada penambahan fitur-fitur yang belum ada pada software tersebut. Pengembangan diperlukan ketika adanya perubahan dari perusahaan seperti penggantian sistem operasi atau perangkat lainnya.
9 Dengan menggunakan Metode Waterfall sangat efektif, karena setiap tugas yang diberikan kepada setiap bagian harus diselesaikan terlebih dahulu, tahap demi tahap setelah itu dilanjutkan ketahap atau tugas berikutnya secara berurutan. 1.8 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan ini disusun dalam beberapa bab dan sub bab, yang masing-masing saling mempunyai keterkaitan dalam bahasannya. Adapun sistematika penulisan kerja praktek ini sebagai berikut : BAB I PENDAHULUAN, Bab ini berisi uraian tentang latar belakang masalah, rumusan masalah yang berisi identifikasi masalah, batasan masalah, tujuan kerja praktek, waktu dan tempat kerja praktek, metodologi penelitian serta sistematika penulisan yang berisikan penjelasan ringkasan per bab. BAB II LANDASAN TEORI, Membahas tentang teori-teori berupa pengertian aplikasi inventory, bahasa pemograman Visual Basic 2008, Database, Microsoft Office Access, dan DFD (Data Flow Diagram).. BAB III ANALISIS SISTEM, Bab ini menguraikan tentang masalah atau kelemahan yang terdapat di sistem yang lama dan menguraikan kebutuhan sistem agar dapat diusulkan untuk menyelesaikan masalah pada sistem yang lama.
10 BAB IV PERANCANGAN SISTEM, Bab ini menguraikan tentang perancangan proses yaitu flowmap, diagram konteks, data flow diagram (DFD), perancangan basis data yaitu perancangan media penyimpanan dan (ERD), serta perancangan antar muka. BAB V IMPLEMENTASI SISTEM, Bab ini berisi tentang uji coba sistem dan program, dan manual instalasi. BAB VI PENUTUP, Bab ini memberikan kesimpulan tentang hasil-hasil yang dicapai dalam perancangan perangkat lunak dan saran untuk pengembangan perangkat lunak berikutnya.