AUDIT INTERNAL PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA 09 007 06002 Revisi : 05 Tanggal : 19 Mei 2014 Disetujui oleh : Kepala Perpustakaan Tanggal: 19 Mei 2014 Tanggal: 19 Mei 2014 Tanggal: 19 Mei 2014 Disiapkan oleh: Dikaji ulang oleh: Disahkan oleh: Staf Administrasi Management Representative Kepala Perpustakaan
AUDIT INTERNAL Doc. No. : 09 007 06002 Rev. No. : 05 Date : 19 Mei 2014 1. Definisi 1.1. Audit Internal adalah Audit yang dilakukan untuk memastikan kesesuaian antara keberadaan sistem manajemen mutu perpustakaan dengan pelaksanaan unit-unit kerja di perpustakaan dengan sepengetahuan MR. 1.2. Perpustakaan adalah lembaga fungsional yang berfungsi sebagai institusional support system dan bertugas menyediakan dan memberikan sumber informasi ilmiah untuk menunjang proses belajar mengajar, penelitian dan pengabdian pada masyarakat bagi civitas akademika maupun masyarakat di sekitarnya. 1.3. (MR) adalah seseorang yang bertugas : - Memantau semua proses yang terkait sistem manajemen mutu (SMM) dengan pihak internal dan eksternal sehingga kegiatan terlaksana serta terpelihara - Merencanakan dan mengkoordinasi jadwal rutin tinjauan manajemen, audit internal serta perbaikan SMM Perpustakaan UB - Mengkoordinasi pengelolaan dokumen, rekaman dan sumberdaya di lingkungan Perpustakaan UB - Membantu Top Management merencanakan, merumuskan, memantau harapan kepuasan dan feedback pengguna perpustakaan - Memantau dan melaporkan ketercapaian indikator sasaran mutu minimal dua kali setiap tahun 1.4. Ketidaksesuaian Mayor adalah apabila ditemukan: - Tidak terdapat elemen sistem, - Suatu sistem gagal untuk memenuhi satu klausul dari persyaratan sistem mutu, - Penerapan suatu klausul sangat tidak konsisten, - Ketidaksempurnaan penerapan suatu sistem telah mengarah pada ketidakpuasan pelanggan, - Tindakan perbaikan yang tidak efektif dan terpantau dalam dua kali audit internal secara berturut-turut, 1.5. Ketidaksesuaian Minor (ringan), apabila ditemukan: - Suatu ketidaksesuaian dalam memenuhi suatu persyaratan dalam satu klausul ISO 9001:2008 atau dokumen referensi lain - Suatu ketidaksesuaian yang diamati dari suatu pengamatan dari satu prosedur organisasi 1.6. Observation adalah apabila ditemukan: - Ada aspek yang disarankan dapat dikembangkan tetapi kondisi yang ada saat ini bukan merupakan suatu ketidaksesuaian dalam sistem mutu. 2. Tujuan : 2.1. Melakukan verifikasi terhadap efektifitas dari penerapan sistem mutu secara efektif dan efisien. 2.2. Melaporkan hasil audit dengan data yang memadai dan memberikan masukan kepada bagian terkait agar dapat dilakukan perbaikan. 3. Ruang Lingkup : Semua kegiatan audit internal yang dilaksanakan di semua bidang terkait dalam penerapan sistem mutu di Perpustakaan UB mulai dari menetapkan jadwal kegiatan audit internal, melaksanakan kegiatan audit internal, dan melaporkan hasil audit internal. Page 1 of 9
AUDIT INTERNAL Doc. No. : 09 007 06002 Rev. No. : 05 Date : 19 Mei 2014 4. Garis Besar Prosedur 4.1. (MR) menetapkan jadwal pelaksanaan Audit Internal untuk semua bidang. 4.2. MR menetapkan tim auditor internal dan membuat daftar auditor internal. 4.3. Tim Auditor Internal berkoordinasi untuk mempersiakan pelaksanaan audit internal dan menginformasikan kepada auditee. 4.4. Tim Auditor Internal melaksanakan proses audit internal pada masing-masing bidang sesuai dengan daftar auditor internal yang ditetapkan. 4.5. Auditor membuat laporan ketidaksesuaian (CAR) yang ditemukan selama audit dan mengkonfirmasikan dengan auditee. Selama belum terdapat kesepakatan terhadap hasil audit dan tindakan koreksi/pencegahan dari auditee, maka Auditor masih bertanggung jawab terhadap status pelaporan. 4.6. Koordinator Bidang terkait menerima laporan ketidaksesuaian dari auditor dan mengajukan rencana tindakan perbaikan dan pencegahan. CAR harus ditandatangani oleh auditor sebelum diserahkan kepada Koordinator Bidang yang diaudit, untuk kesepakatan terhadap ketidaksesuaian, penentuan tindakan koreksi dan pencegahan yang harus dilakukan oleh auditee. 4.7. Koordinator Bidang terkait melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan terhadap CAR dari auditor. 4.8. Auditor mengadakan verifikasi terhadap tindakan pencegahan dan perbaikan yang dilakukan auditee. Apabila auditee telah melaksanakan tindakan koreksi dan pencegahan sebelum tanggal yang telah disepakati, maka auditee dapat memberitahukan kepada auditor untuk dilakukan verifikasi. Apabila auditor tidak mendapatkan informasi dari auditee tentang status tindakan koreksi dan pencegahan, maka auditor akan melakukan verifikasi pada waktu yang disepakati. Dan apabila tindakan koreksi dan pencegahan belum dilakukan pada waktu yang disepakati, maka Koordinator Bidang terkait sebagai penanggung jawab sistem di bagiannya harus membuat alasan secara tertulis dan menentukan waktu perbaikan. 4.9. Auditor melaporkan hasil audit internal dan verifikasi yang telah dilakukan terhadap tindakan perbaikan kepada MR. Apabila dianggap perlu, MR dapat mengusulkan tindakan atau perubahan terhadap tindakan koreksi atau pencegahan yang diusulkan oleh Koordinator Bidang yang bersangkutan, dengan beberapa pertimbangan untuk mendukung penerapan sistem mutu. Apabila dianggap perlu, MR dapat melakukan perubahan terhadap deskripsi dari ketidaksesuaian sebelum dibuat salinannya, baik perubahan redaksional, perubahan terhadap kategori, pembatalan karena alasan kurang/tidak didukung oleh bukti obyektif, atau perubahan jumlah karena telah digabung dalam ketidaksesuaian yang dikategorikan major. 4.10. MR melakukan verifikasi terhadap efektivitas hasil tindakan dan pencegahan yang telah dilakukan. 4.11. MR memantau tindakan perbaikan dan pencegahan yang dilakukan oleh auditee. 4.12. MR melaporkan hasil audit internal dalam Rapat Tinjauan Manajemen. Page 2 of 9
AUDIT INTERNAL Doc. No. : 09 007 06002 Rev. No. : 05 Date : 19 Mei 2014 5. Bagan Alir : Mulai Menetapkan jadwal pelaksanaan audit internal untuk semua bidang Jadwal audit internal 09 007 06002.01 Menetapkan tim dan membuat daftar auditor internal Daftar auditor internal 09 007 06002.02 Tim auditor internal Mengkoordinasikan tim audit internal untuk mempersiapkan pelaksanaan audit internal dan menginformasikan pada auditee Tim auditor internal Melaksanakan proses audit internal pada masing-masing bidang Auditor Membuat laporan ketidaksesuaian dan mengonfirmasikan pada auditee CAR 09 007 06002.03 Koordinator bidang terkait Menerima laporan ketidaksesuaian dan mengajukan rencana tindakan perbaikan dan pencegahan CAR 09 007 06002.03 Koordinator bidang terkait Melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan terhadap CAR dari auditor CAR 09 007 06002.03 Tim auditor internal Mengadakan verifikasi terhadap tindakan perbaikan dan pencegahan yang dilakukan Tidak Sudah dilakukan? Auditor Ya Melaporkan hasil audit internal dan verifikasi yang telah dilakukan tindakan perbaikan kepada MR Laporan audit internal 09 007 06002.04 Melakukan verifikasi terhadap efektivitas hasil tindakan dan pencegahan yang telah dilakukan Laporan audit internal 09 007 06002.04 Memantau tindakan perbaikan dan pencegahan yang telah dilakukan Laporan audit internal 09 007 06002.04 Melaporkan hasil audit internal dalam rapat tinjauan manajemen Laporan audit internal 09 007 06002.04 Selesai Page 3 of 9
AUDIT INTERNAL Doc. No. : 09 007 06002 Rev. No. : 05 Date : 19 Mei 2014 6. Referensi 6.1. Pengendalian Dokumen (09 007 06001) 6.2. Pengendalian Dokumen Tidak Sesuai (09 007 06003) 6.3. Tindakan Korektif dan Pencegahan (09 007 06004) 6.4. Pengendalian Rekaman (09 007 06005) Page 4 of 9
UB-LIB JADWAL AUDIT INTERNAL ISO 9001 : 2008 Jl. Veteran Malang 65145 Telp. (0341) 571032 Fax. (0341) 583966 Mail : library@brawijaya.ac.id hompage : http://digilib.brawijaya.ac.id No. Dok. 09 007 06002.01 Revisi 04 Tgl. Efektif 10 Juni 2010 Halaman JADWAL PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL PERPUSTAKAAN PERIODE 2009 2010 Audit Ke Audit Internal I Audit Internal II Audit Internal III Tahun 2009 Tahun 2010 Okt Nov Des Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Keterangan : - Rencana audit internal mengalami perubahan interval waktu setelah audit internal II, yaitu dari setiap 4 bulan menjadi setiap 6 bulan sekali sesuai dengan yang tertuang pada Manual Mutu (Revisi ke 3). Page 6 of 9
UB-LIB DAFTAR AUDITOR INTERNAL Jl. Veteran Malang 65145 Telp. (0341) 571032 Fax. (0341) 583966 Mail : library@brawijaya.ac.id hompage : http://digilib.brawijaya.ac.id No. Dok. 09 007 06002.02 Revisi 04 Tgl. Efektif 10 Juni 2010 Halaman DAFTAR NAMA AUDITOR INTERNAL 1. Hermintatik, S.AB., MA. 2. H. Samsul Arifin 3. Suprihatin, S.IP. 4. Sri Widarti 5. Dra. Widia Permana, S.Sos. 6. Nur Cholis 7. Endang Susworini 8. Bambang Suprihanto 9. Agung Suparapto, S.Sos., MA. 10. Agus Wicaksono 11. Lilik Tri Setyanti P.U. 12. Emy Sukartini, S.H. 13. Dra. Mamik Eko S., S.IP. 14. Sri Ledia Y. M. 15. Sri Ernawati 16. Daimul Khoir DAFTAR BIDANG YANG DIAUDIT 1. Bidang Layanan Pengguna 2. Bidang Layanan Teknis 3. Bidang Pengembangan dan Kerjasama 4. Bidang Administrasi dan Kerumahtanggaan Page 7 of 9
UB-LIB CORRECTIVE ACTION REQUEST (CAR) Jl. Veteran Malang 65145 Telp. (0341) 571032 Fax. (0341) 583966 Mail : library@brawijaya.ac.id hompage : http://digilib.brawijaya.ac.id No. Dok. 09 007 06002.03 Revisi 04 Tgl. Efektif 10 Juni 2010 Halaman Uraian Ketidaksesuaian : Bidang Teraudit Auditor : Tgl Audit : No. CAR : Kategori: 1. Major 2. Minor 3. Observasi Penyebab/ Akar masalah : Tanda tangan Kepala Bidang Rencana perbaikan/pencegahan yang dilakukan Auditee: Target Waktu Selesai Verifikasi : Status CAR Tanda tangan MR 1. OPEN 2. CLOSED Page 7 of 9
UB-LIB BORANG LAPORAN AUDIT INTERNAL DAN DAFTAR KETIDAK-SESUAIAN Jl. Veteran Malang 65145 Telp. (0341) 571032 Fax. (0341) 583966 Mail : library@brawijaya.ac.id hompage : http://digilib.brawijaya.ac.id No. Dok. 09 007 06002.04 Revisi 03 Tgl. Efektif 7 Desember 2009 Halaman Audit ke Tanggal No. CAR Kategori Temuan Tanggal Rencana Perbaikan Temuan I II III (1) (2) (3) (4) (5) 1 Status (1) Nomer CAR (2) Kategori temuan: Mayor, minor, observasi (3) Diskripsi temuan ketidaksesuaian (4) Tanggal target pelaksanaan perbaikan (5) Status temuan pada masing-masing tahap verifikasi Mengetahui, Kepala Perpustakaan, H. Muslech, Dip. Lib., M.Si. Drs. H. Syaifuddin, M.Hum Page 8 of 9