Mengenal dan Menaksir Resiko Reposisi Manajemen Keuangan dalam Menjawab Tuntutan Transparansi-Akuntabilitas Organisasi Nirlaba di Indonesia Lokakarya Keuangan bagi Para Pimpinan Mitra ICCO, Jakarta, 12 13 April 2012 PENGERTIAN Menurut Mulyadi (2001), meliputi organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipenuhinya kebijakan manajemen. Menurut Warren, Reeve& Fees (1999), Pengendalian Internal merupakan kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva dari penyalahgunaan, memastikan bahwa informasi akurat dan memastikan bahwa perundang-undangan serta peraturan dipatuhi sebagaimana mestinya 1
KOMPONEN 1. Lingkungan Pengendalian 2. Penaksiran Resiko 3. Aktivitas Pengendalian 4. Informasi dan Komunikasi 5. Pemantauan LINGKUNGAN PENGENDALIAN Tindakan, kebijakan dan prosedur yang merefleksikan seluruh sikap top manajemen, dewan pembina, pengawas dan pemilik entitas tentang pentingnya pengendalian internal. Lingkungan Pengendalian merupakan komponen SPI yang paling mendasar. Faktor-faktor yang mempengaruhi: Nilai dan etika Komitmen Partisipasi Filosofi dan gaya operasi Struktur Organisasi Pembagian wewenang dan tanggung jawab Kebijakan 2
PENAKSIRAN RESIKO Mengidentifikasi organisasi dan menganalisanya terhadap resiko yang relevan dalam pencapaian tujuannya. Resiko terdiri dari: Resiko Umum dan Resiko Bawaan. Hal-hal yang mempengaruhi resiko : 1. Perubahan lingkungan operasi 2. Perubahan struktur atau komposisi personel 3. Pengembangan sistem informasi 4. Pertumbuhan organisasi 5. Penggunaan teknologi baru 6. Pengembangan aktivitas dan wilayah operasi baru 7. Penerbitan standar baru 8. dan lain-lain AKTIVITAS PENGENDALIAN Kebijakan dan prosedur yang membantu menjamin bahwa arahan manajemen dilaksakan untuk menghadapi resiko yang ditaksir Aktivitas pengendalian dapat dilakukan melalui cara : Pemisahan tugas yang memadai Otorisasi yang tepat atas transaksi dan aktivitas Pendokumentasian dan pencatatan yang memadai Pengawasan aset dan pencatatan dengan fisik Pemeriksaan independen atas kinerja Kebijakan baru untuk mencegah resiko atas kejadian yang merugikan yang terjadi sebelumnya atau yang belum terjadi 3
ALUR PENGEMBANGAN INFORMASI DAN KOMUNIKASI Informasi meliputi pemilihan sistem informasi yang relevan dan kualitas informasi yang dihasilkan sistem. Komunikasi mencakup pemahaman peran dan tanggung jawab invidual berkenaan dengan pengendalian internal. PEMANTAUAN Pemantauan menjadi proses yang menentukan kualitas kinerja pengendalian internal sepanjang waktu. Aktivitas pemantauan dilakukan terus menerus dan terdapat kegiatan evaluasi secara terpisah. 4
ALUR PELAKSANAAN Informasi dan Komunikasi Pemantauan UNSUR-UNSUR POKOK apa saja yang perlu dipenuhi agar SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL dapat bekerja secara memadai? 5
UNSUR-UNSUR POKOK 1. Struktur organisasi yang MEMISAHKAN TANGGUNGJAWAB FUNGSIONAL secara tegas. 2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang MEMBERIKAN PERLINDUNGAN YANG CUKUP terhadap kekayaan, hutang, pendapatan dan biaya organisasi. 3. PRAKTIK YANG SEHAT dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. 4. KARYAWAN BERKUALITAS sesuai dengan tanggungjawabnya. PENAKSIRAN RESIKO Informasi dan Komunikasi Pemantauan 6
PENAKSIRAN RESIKO Informasi dan Komunikasi Pemantauan PENAKSIRAN RESIKO Pemisahan Tanggungjawab Fungsional Karyawan Berkualitas Perlindungan yang Cukup Praktik yang Sehat 7
Merancang Kata sistem berasal dari dari kata systema, dari bahasa Yunani, yang artinya himpunan bagian atau komponen yang saling berhubungan secara teratur dan merupakan suatu keseluruhan. Atau juga bisa diartikan: sekelompok elemen yang independen namun saling terkait sebagai satu kesatuan. Setiap sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar dan terdiri dari berbagai sistem yang lebih kecil, yang disebut subsistem. Sistemadalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok organisasi. Sedangkan proseduradalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi organisasi yang terjadi berulang-ulang. Jadi, suatu sistem terdiri dari jaringan prosedur, sedangkan prosedur merupakanurutan kegiatan klerikal. 8
Langkah praktis menyusun SOP (Standard Operational Procedures) Pengelolaan Keuangan, adalah : ANALISALAH: 1. Struktur organisasi 2. Kebijakan-kebijakan terkait dengan prosedur yang berjalan 3. Prosedur yang berjalan, termasuk yang belum dibakukan 4. Formulir yang digunakan 5. Output yang dibutuhkan/diharapkan SUSUNLAH: 1. Bagan struktur organisasi dan bagan struktur bagian keuangan 2. Peta prosedur pengelolaan keuangan 3. Kebijakan yang mendukung berjalannya masing-masing prosedur 4. Alur aktivitas pada setiap prosedur 5. Daftar formulir yang digunakan pada masing-masing prosedur SOSIALISASI DAN KOMUNIKASIKAN: 1. SOP yang telah disusun/diperbarui 2. Perubahan-perubahan yang akan dilakukan 3. Kebijakan-kebijakan baru yang terdapat dalam SOP 4. Format dan tatacara pengisian formulir yang digunakan 5. Output yang akan dihasilkan/diharapkan REVIEW DAN REVISI 1. Lakukanlah review terhadap SOP yang sudah dijalankan, minimal setahun sekali. Agar SOP tetap relevan dengan kondisi yang mempengaruhi berjalannya lembaga, baik internal maupun eksternal 2. Lakukanlah revisi SOP saat sebagian atau seluruh prosedur tidak lagi dapat dilakukan, karena perubahan yang terjadi di internal lembaga, maupun perubahan dari eksternal lembaga. 9